購買及報賬管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司購買及報賬管理，規(guī)范購買行為，提高資金使用效益，保障公司經(jīng)濟活動合法合規(guī)、資產(chǎn)安全完整，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及所屬單位發(fā)生的各類購買及報賬業(yè)務(wù)。（三）基本原則1.合法性原則：購買及報賬業(yè)務(wù)必須符合國家法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)定，確保各項活動合法合規(guī)。2.真實性原則：所提供的購買憑證及報賬資料必須真實、準(zhǔn)確、完整，如實反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的實際情況。3.合理性原則：購買行為應(yīng)具有合理的商業(yè)目的，報賬金額應(yīng)與實際發(fā)生的業(yè)務(wù)相符，杜絕不合理開支。4.審批流程規(guī)范原則：嚴(yán)格執(zhí)行審批程序，明確各環(huán)節(jié)審批權(quán)限和責(zé)任，確保購買及報賬業(yè)務(wù)經(jīng)過適當(dāng)?shù)氖跈?quán)和審批。5.財務(wù)監(jiān)督原則：財務(wù)部門應(yīng)加強對購買及報賬業(yè)務(wù)的審核監(jiān)督，對不符合規(guī)定的業(yè)務(wù)有權(quán)拒絕辦理。二、購買管理（一）購買預(yù)算管理1.各部門應(yīng)根據(jù)年度工作計劃和實際需求，編制本部門的購買預(yù)算，報公司財務(wù)部門審核匯總。2.財務(wù)部門會同相關(guān)部門對各部門的購買預(yù)算進行綜合平衡，結(jié)合公司資金狀況，編制公司年度購買預(yù)算草案，提交公司管理層審議通過后執(zhí)行。3.購買預(yù)算一經(jīng)確定，原則上不得隨意調(diào)整。如因特殊情況確需調(diào)整預(yù)算的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行申報和審批。（二）購買申請與審批1.各部門因工作需要進行購買時，應(yīng)填寫《購買申請表》，詳細(xì)注明購買項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、申請購買時間等內(nèi)容，并附上相關(guān)的采購需求說明。2.《購買申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，按照以下審批權(quán)限進行審批：購買金額在[X]元以下的，由部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批；購買金額在[X]元至[X]元之間的，由部門分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報公司財務(wù)負(fù)責(zé)人審批；購買金額在[X]元以上的，由部門分管領(lǐng)導(dǎo)、公司財務(wù)負(fù)責(zé)人審核后，報公司總經(jīng)理審批。3.對于重大購買項目，應(yīng)成立專門的采購小組進行論證和決策，采購小組應(yīng)包括財務(wù)、審計、業(yè)務(wù)等相關(guān)部門人員，確保購買決策的科學(xué)性和合理性。（三）采購方式選擇1.公司采購應(yīng)根據(jù)購買項目的特點、金額大小、市場供應(yīng)情況等因素，合理選擇采購方式。常見的采購方式包括公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購、詢價等。2.符合下列情形之一的購買項目，應(yīng)當(dāng)采用公開招標(biāo)方式：采購貨物或服務(wù)達到國家規(guī)定的公開招標(biāo)數(shù)額標(biāo)準(zhǔn)的；公司規(guī)定的其他應(yīng)當(dāng)公開招標(biāo)的項目。3.符合下列情形之一的購買項目，可以采用邀請招標(biāo)方式：具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的；采用公開招標(biāo)方式的費用占項目總價值的比例過大的。4.符合下列情形之一的購買項目，可以采用競爭性談判方式：招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的；采用招標(biāo)所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的。5.符合下列情形之一的購買項目，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。6.采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的購買項目，可以采用詢價方式采購。（四）采購合同簽訂1.采購部門應(yīng)在確定中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商后，及時與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購合同簽訂前，應(yīng)提交公司法律部門進行合法性審查，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，避免法律風(fēng)險。3.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本送財務(wù)部門備案，作為報賬和付款的依據(jù)。（五）采購驗收1.采購貨物到貨后，采購部門應(yīng)及時組織相關(guān)部門進行驗收。驗收人員應(yīng)根據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對貨物的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量等進行仔細(xì)核對，確保貨物符合要求。2.對于技術(shù)復(fù)雜、專業(yè)性強的采購項目，應(yīng)邀請專業(yè)技術(shù)人員或第三方檢測機構(gòu)進行驗收。驗收合格后，驗收人員應(yīng)簽署《驗收報告》。3.如發(fā)現(xiàn)采購貨物存在質(zhì)量問題或與合同約定不符的情況，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商采取補貨、換貨、退貨等措施，直至達到驗收標(biāo)準(zhǔn)。如協(xié)商不成，應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。三、報賬管理（一）報賬憑證要求1.報賬時應(yīng)提供真實、合法、有效的原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、審批單等。原始憑證應(yīng)具備以下要素：憑證名稱、填制日期、填制單位名稱或者填制人姓名、經(jīng)辦人的簽名或者蓋章、接受憑證單位名稱、經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、單價、金額等。2.發(fā)票應(yīng)符合國家稅收法律法規(guī)的規(guī)定，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實際發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)相符，發(fā)票上應(yīng)加蓋發(fā)票專用章。對于不符合規(guī)定的發(fā)票，財務(wù)部門有權(quán)拒絕受理。3.除發(fā)票外，其他原始憑證如有遺失，應(yīng)取得原開具單位蓋有公章的證明，并注明原來憑證的號碼、金額和內(nèi)容等，由經(jīng)辦單位會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員和單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，才能代作原始憑證。如果確實無法取得證明的，如火車、輪船、飛機票等憑證，由當(dāng)事人寫出詳細(xì)情況，由經(jīng)辦單位會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員和單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，代作原始憑證。（二）報賬流程1.報賬人員應(yīng)按照公司規(guī)定的格式填寫《費用報銷單》，將報銷憑證粘貼在《費用報銷單》后面，并按照報銷內(nèi)容進行分類整理。2.《費用報銷單》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，按照審批權(quán)限進行審批：報銷金額在[X]元以下的，由部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批；報銷金額在[X]元至[X]元之間的，由部門分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報公司財務(wù)負(fù)責(zé)人審批；報銷金額在[X]元以上的，由部門分管領(lǐng)導(dǎo)、公司財務(wù)負(fù)責(zé)人審核后，報公司總經(jīng)理審批。3.財務(wù)部門收到經(jīng)審批后的《費用報銷單》及相關(guān)報銷憑證后，應(yīng)按照財務(wù)制度進行審核。審核內(nèi)容包括報銷憑證的真實性、合法性、完整性、合理性，報銷金額是否與審批金額一致，報銷項目是否符合公司規(guī)定等。4.經(jīng)財務(wù)部門審核無誤后，按照公司的資金支付流程進行付款。對于不符合規(guī)定的報銷業(yè)務(wù)，財務(wù)部門應(yīng)及時通知報賬人員進行更正或補充資料，如仍不符合要求，有權(quán)拒絕報銷。（三）報賬時間規(guī)定1.報賬人員應(yīng)在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生后的規(guī)定時間內(nèi)辦理報賬手續(xù)。一般情況下，應(yīng)在取得報銷憑證后的[X]個工作日內(nèi)填寫《費用報銷單》并提交審批。2.對于跨年度的費用報銷，應(yīng)在次年[X]月[X]日前辦理完畢。如因特殊原因未能及時報賬的，應(yīng)向財務(wù)部門說明情況并經(jīng)批準(zhǔn)。（四）備用金管理1.公司根據(jù)業(yè)務(wù)需要，可設(shè)立備用金制度。備用金主要用于滿足公司日常經(jīng)營活動中臨時性、小額的現(xiàn)金支出需求。2.備用金的申請應(yīng)填寫《備用金申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報公司財務(wù)負(fù)責(zé)人審批。備用金的金額應(yīng)根據(jù)實際工作需要合理確定，一般不超過[X]元。3.備用金使用后，報賬人員應(yīng)及時填寫《費用報銷單》，按照報賬流程進行審批和報銷，沖減備用金。報賬人員應(yīng)定期與財務(wù)部門核對備用金余額，確保備用金賬實相符。4.如因工作變動等原因不再使用備用金的，報賬人員應(yīng)及時將備用金交回財務(wù)部門。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對購買及報賬業(yè)務(wù)進行審計監(jiān)督，檢查購買及報賬業(yè)務(wù)是否符合公司規(guī)定的流程和審批權(quán)限，是否存在違規(guī)違紀(jì)行為。2.內(nèi)部審計部門應(yīng)根據(jù)審計結(jié)果提出審計意見和建議，督促相關(guān)部門進行整改，確保公司購買及報賬管理工作規(guī)范有序。（二）財務(wù)監(jiān)督1.財務(wù)部門應(yīng)加強對購買及報賬業(yè)務(wù)的日常審核監(jiān)督，對每一筆報銷業(yè)務(wù)進行嚴(yán)格把關(guān)，確保報銷憑證真實、合法、有效，報銷金額合理合規(guī)。2.財務(wù)部門應(yīng)定期對購買及報賬業(yè)務(wù)進行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)存在的問題，并向公司管理層報告，為公司決策提供參考依據(jù)。（三）違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定的購買及報賬行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括責(zé)令改正、追回違規(guī)資金、通報