it資源采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司IT資源采購行為，加強(qiáng)采購管理，提高采購效率，確保采購的IT資源符合公司業(yè)務(wù)需求，保障公司信息系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有IT資源的采購活動，包括但不限于硬件設(shè)備（服務(wù)器、存儲、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等）、軟件產(chǎn)品（操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、辦公軟件等）、云計算服務(wù)、信息技術(shù)服務(wù)等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購過程合法合規(guī)。2.需求導(dǎo)向原則：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和發(fā)展戰(zhàn)略，合理確定IT資源采購需求，避免盲目采購。3.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定、技術(shù)先進(jìn)的IT資源產(chǎn)品和服務(wù)，確保滿足公司業(yè)務(wù)運(yùn)行和發(fā)展的要求。4.成本效益原則：在保證IT資源質(zhì)量和性能的前提下，充分考慮采購成本，優(yōu)化采購方案，實(shí)現(xiàn)成本效益最大化。5.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應(yīng)商享有平等的競爭機(jī)會，不得偏袒任何一方。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立IT資源采購決策委員會，負(fù)責(zé)審議和決策重大IT資源采購項目。采購決策委員會由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成，其職責(zé)如下：1.審議IT資源采購戰(zhàn)略和年度采購計劃。2.審批重大IT資源采購項目的采購方案、預(yù)算、供應(yīng)商選擇等事項。3.協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題和爭議。（二）采購執(zhí)行部門公司指定[采購執(zhí)行部門名稱]作為IT資源采購的執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)具體采購工作的組織實(shí)施。其職責(zé)如下：1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和采購決策委員會的決策，制定IT資源采購計劃并組織實(shí)施。2.收集、整理和分析IT資源采購需求，進(jìn)行市場調(diào)研，選擇合適的供應(yīng)商和采購產(chǎn)品。3.組織采購項目的招標(biāo)、談判、詢價等采購活動，起草和簽訂采購合同。4.協(xié)調(diào)采購項目的實(shí)施進(jìn)度，跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時解決采購過程中出現(xiàn)的問題。5.負(fù)責(zé)采購文件和資料的整理、歸檔和保管工作。（三）使用部門公司各使用部門負(fù)責(zé)提出本部門的IT資源采購需求，并配合采購執(zhí)行部門進(jìn)行采購工作。其職責(zé)如下：1.根據(jù)部門業(yè)務(wù)發(fā)展和工作需要，準(zhǔn)確提出IT資源采購需求，包括功能、性能、數(shù)量、預(yù)算等要求。2.參與采購項目的需求調(diào)研、技術(shù)方案評審、供應(yīng)商選擇等工作，提供專業(yè)意見和建議。3.負(fù)責(zé)采購IT資源的驗(yàn)收工作，確保采購的IT資源符合本部門需求和公司要求。4.反饋采購IT資源在使用過程中出現(xiàn)的問題，協(xié)助采購執(zhí)行部門進(jìn)行售后服務(wù)和技術(shù)支持工作。（四）財務(wù)部門公司財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核IT資源采購預(yù)算、采購合同付款條款等事項，監(jiān)督采購資金的使用情況。其職責(zé)如下：1.參與制定IT資源采購預(yù)算，對采購項目的資金安排進(jìn)行審核。2.審核采購合同中的付款條款，確保付款方式和時間符合公司財務(wù)規(guī)定和資金狀況。3.負(fù)責(zé)采購資金的支付和核算工作，定期對采購資金使用情況進(jìn)行檢查和分析。（五）審計部門公司審計部門負(fù)責(zé)對IT資源采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，確保采購過程合法合規(guī)、采購結(jié)果真實(shí)有效。其職責(zé)如下：1.制定IT資源采購審計計劃，對采購項目進(jìn)行定期或不定期審計。2.審查采購項目的采購程序、采購文件、采購合同等是否符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。3.監(jiān)督采購項目的實(shí)施過程，檢查采購資金的使用情況、采購產(chǎn)品的質(zhì)量和交付情況等。4.對采購過程中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)問題提出審計意見和建議，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。三、采購流程（一）采購需求提出1.使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和工作需要，填寫《IT資源采購申請表》，詳細(xì)說明采購IT資源的名稱、規(guī)格、數(shù)量、功能要求、預(yù)算金額、預(yù)計使用時間等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人對采購需求的合理性、必要性進(jìn)行審核，簽署意見后提交采購執(zhí)行部門。（二）采購需求評審1.采購執(zhí)行部門收到《IT資源采購申請表》后，組織相關(guān)技術(shù)人員和業(yè)務(wù)專家對采購需求進(jìn)行評審。評審內(nèi)容包括需求的完整性、準(zhǔn)確性、技術(shù)可行性、經(jīng)濟(jì)合理性等。2.根據(jù)評審結(jié)果，采購執(zhí)行部門對采購需求進(jìn)行調(diào)整和完善，形成明確的采購需求文檔。（三）采購預(yù)算編制1.采購執(zhí)行部門根據(jù)采購需求文檔，結(jié)合市場價格情況，編制IT資源采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)包括采購產(chǎn)品或服務(wù)的價格、運(yùn)輸費(fèi)、安裝調(diào)試費(fèi)、售后服務(wù)費(fèi)等所有相關(guān)費(fèi)用。2.采購預(yù)算編制完成后，提交財務(wù)部門審核。財務(wù)部門根據(jù)公司財務(wù)狀況和資金安排，對采購預(yù)算進(jìn)行審核，提出審核意見。（四）采購計劃制定1.采購執(zhí)行部門根據(jù)采購需求評審結(jié)果和采購預(yù)算審核意見，制定IT資源采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購項目的名稱、采購內(nèi)容、采購方式、采購時間安排、供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。2.采購計劃經(jīng)采購執(zhí)行部門負(fù)責(zé)人審核后，提交采購決策委員會審議。采購決策委員會對采購計劃進(jìn)行審議，批準(zhǔn)后下達(dá)采購任務(wù)。（五）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選采購執(zhí)行部門根據(jù)采購項目的特點(diǎn)和要求，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商庫。對供應(yīng)商庫中的供應(yīng)商進(jìn)行篩選，選擇符合公司采購要求的潛在供應(yīng)商。篩選標(biāo)準(zhǔn)包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、技術(shù)實(shí)力、售后服務(wù)等方面。2.供應(yīng)商評估采購執(zhí)行部門組織相關(guān)人員對潛在供應(yīng)商進(jìn)行評估。評估方式可以包括實(shí)地考察、問卷調(diào)查、樣品測試、業(yè)績評價等。根據(jù)評估結(jié)果，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行打分排序，確定入圍供應(yīng)商名單。3.采購方式選擇根據(jù)采購項目的金額、性質(zhì)、復(fù)雜程度等因素，選擇合適的采購方式。采購方式主要包括公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購、詢價等。對于符合公開招標(biāo)條件的采購項目，應(yīng)采用公開招標(biāo)方式進(jìn)行采購；對于因特殊原因不能采用公開招標(biāo)方式的采購項目，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定履行審批手續(xù)后，選擇其他合適的采購方式。4.采購合同簽訂采購執(zhí)行部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，起草采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。采購合同經(jīng)公司法律顧問審核后，提交采購執(zhí)行部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人等相關(guān)人員會簽，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后簽訂。（六）采購項目實(shí)施1.采購執(zhí)行部門按照采購合同約定，與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保采購項目按時、按質(zhì)、按量實(shí)施。2.采購執(zhí)行部門應(yīng)定期跟蹤采購項目的實(shí)施進(jìn)度，及時解決實(shí)施過程中出現(xiàn)的問題。對于重大采購項目，應(yīng)建立項目進(jìn)度報告制度，定期向采購決策委員會匯報項目進(jìn)展情況。3.在采購項目實(shí)施過程中，如因特殊原因需要變更采購合同條款，采購執(zhí)行部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并按照公司合同變更管理規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（七）采購驗(yàn)收1.采購項目完成后，采購執(zhí)行部門組織使用部門、質(zhì)量檢測部門等相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括采購產(chǎn)品或服務(wù)的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、性能等是否符合采購合同要求。2.驗(yàn)收合格后，使用部門填寫《IT資源采購驗(yàn)收報告》，經(jīng)相關(guān)人員簽字確認(rèn)后提交采購執(zhí)行部門。采購執(zhí)行部門將驗(yàn)收報告存檔，并作為支付采購款項的依據(jù)之一。3.如驗(yàn)收不合格，采購執(zhí)行部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商限期整改或更換產(chǎn)品。如供應(yīng)商未能按時整改或整改后仍不符合要求，采購執(zhí)行部門有權(quán)按照采購合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（八）采購付款1.采購執(zhí)行部門根據(jù)采購合同約定和驗(yàn)收報告，填寫《IT資源采購付款申請表》，提交財務(wù)部門審核。2.財務(wù)部門審核采購付款申請表，確認(rèn)采購項目已驗(yàn)收合格、采購合同條款已履行、付款金額符合合同約定后，按照公司財務(wù)審批流程辦理付款手續(xù)。3.對于分期付款的采購項目，財務(wù)部門應(yīng)按照采購合同約定的付款時間和金額進(jìn)行支付，并做好付款記錄和跟蹤管理工作。四、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購執(zhí)行部門應(yīng)定期對IT資源采購活動進(jìn)行風(fēng)險識別和評估，分析可能存在的風(fēng)險因素，如市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險、資金風(fēng)險等。2.根據(jù)風(fēng)險識別和評估結(jié)果，確定風(fēng)險等級，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險應(yīng)對加強(qiáng)市場調(diào)研，及時了解IT產(chǎn)品和服務(wù)的市場動態(tài)和價格走勢，合理制定采購預(yù)算和采購計劃。與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系，分散采購渠道，降低因供應(yīng)商壟斷或市場波動導(dǎo)致的采購風(fēng)險。2.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對建立嚴(yán)格的供應(yīng)商篩選和評估機(jī)制，選擇資質(zhì)良好、信譽(yù)可靠、實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商。在采購合同中明確供應(yīng)商的違約責(zé)任和賠償條款，加強(qiáng)對供應(yīng)商的監(jiān)督和管理，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)。3.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，加強(qiáng)采購產(chǎn)品的質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾和售后服務(wù)承諾，對采購產(chǎn)品的質(zhì)量問題及時進(jìn)行處理和解決。4.合同風(fēng)險應(yīng)對加強(qiáng)采購合同管理，嚴(yán)格按照合同簽訂流程起草、審核和簽訂采購合同。定期對采購合同進(jìn)行審查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。建立合同糾紛處理機(jī)制，對于合同糾紛及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，如協(xié)商不成，可通過法律途徑維護(hù)公司合法權(quán)益。5.資金風(fēng)險應(yīng)對加強(qiáng)采購資金預(yù)算管理，合理安排采購資金，確保采購資金的及時足額到位。嚴(yán)格按照公司財務(wù)審批流程辦理采購付款手續(xù)，加強(qiáng)對采購資金使用情況的監(jiān)督和檢查，防止資金挪用和浪費(fèi)。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.審計部門定期對IT資源采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購程序是否合規(guī)、采購文件是否齊全、采購合同是否履行、采購資金是否合理使用等情況。2.采購執(zhí)行部門應(yīng)定期向采購決策委員會匯報采購工作進(jìn)展情況，接受采購決策委員會的監(jiān)督和指導(dǎo)。3.公司內(nèi)部員工有權(quán)對IT資源采購活動中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報，公司將對舉報信息進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并對違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）考核評價1.建立IT資源采購工作考核評價制度，對采購執(zhí)行部門和相關(guān)人員的采購工作進(jìn)行考核評價?？己嗽u價指標(biāo)包括采購任務(wù)完成情況、采購質(zhì)量、