財(cái)務(wù)中心采購管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)財(cái)務(wù)中心采購管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，控制采購成本，防范采購風(fēng)險(xiǎn)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于財(cái)務(wù)中心及所屬各部門的采購活動(dòng)，包括辦公用品、辦公設(shè)備、軟件系統(tǒng)、服務(wù)等各類采購事項(xiàng)。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，充分考慮采購成本，追求采購效益最大化。3.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，對(duì)所有供應(yīng)商一視同仁，確保公平競(jìng)爭(zhēng)，公正選擇供應(yīng)商。4.內(nèi)部控制原則：建立健全采購內(nèi)部控制制度，加強(qiáng)對(duì)采購各個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)督和管理，防范采購風(fēng)險(xiǎn)。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)成立財(cái)務(wù)中心采購領(lǐng)導(dǎo)小組，由財(cái)務(wù)中心負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人為成員。采購領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)審議采購計(jì)劃、采購預(yù)算、采購重大事項(xiàng)等，對(duì)采購工作進(jìn)行決策和指導(dǎo)。（二）采購執(zhí)行部門財(cái)務(wù)中心綜合部作為采購執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)具體采購工作的組織實(shí)施。其主要職責(zé)包括：1.制定采購計(jì)劃和采購預(yù)算，報(bào)采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。2.組織采購項(xiàng)目的需求調(diào)研、供應(yīng)商選擇、采購談判、合同簽訂等工作。3.協(xié)調(diào)采購項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)度，跟蹤采購合同執(zhí)行情況，及時(shí)處理采購過程中的問題。4.建立和維護(hù)供應(yīng)商檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和管理。5.負(fù)責(zé)采購文件的整理、歸檔和保管工作。（三）采購監(jiān)督部門財(cái)務(wù)中心審計(jì)部門作為采購監(jiān)督部門，負(fù)責(zé)對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行全程監(jiān)督。其主要職責(zé)包括：1.審查采購計(jì)劃、采購預(yù)算的合理性和合規(guī)性。2.監(jiān)督采購過程的公開、公平、公正執(zhí)行情況，檢查采購程序是否符合規(guī)定。3.對(duì)采購合同進(jìn)行審查，確保合同條款合法合規(guī)、公平合理。4.對(duì)采購項(xiàng)目的驗(yàn)收情況進(jìn)行監(jiān)督，檢查采購質(zhì)量是否符合要求。5.受理對(duì)采購活動(dòng)的投訴舉報(bào)，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查和處理。（四）使用部門職責(zé)1.提出采購需求，明確采購項(xiàng)目的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等要求。2.參與采購項(xiàng)目的需求調(diào)研、供應(yīng)商選擇、采購談判等工作，提供專業(yè)意見和建議。3.負(fù)責(zé)采購項(xiàng)目的驗(yàn)收工作，對(duì)采購質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)。4.配合采購執(zhí)行部門和采購監(jiān)督部門做好采購相關(guān)工作。三、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各部門應(yīng)根據(jù)本部門工作需要和業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃，提前編制年度采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)詳細(xì)列出采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購金額等內(nèi)容。2.采購執(zhí)行部門匯總各部門采購預(yù)算，結(jié)合財(cái)務(wù)中心整體預(yù)算安排，編制財(cái)務(wù)中心年度采購預(yù)算草案，報(bào)采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。3.采購預(yù)算一經(jīng)批準(zhǔn)，必須嚴(yán)格執(zhí)行。因特殊情況需要調(diào)整采購預(yù)算的，應(yīng)按照規(guī)定程序報(bào)采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購執(zhí)行部門應(yīng)按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算組織采購活動(dòng)，嚴(yán)格控制采購成本，確保采購支出不超過預(yù)算額度。2.對(duì)于超預(yù)算采購項(xiàng)目，必須按照規(guī)定程序報(bào)采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得進(jìn)行超預(yù)算采購。（三）預(yù)算監(jiān)督1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，定期向采購領(lǐng)導(dǎo)小組報(bào)告預(yù)算執(zhí)行情況。2.采購監(jiān)督部門對(duì)采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。四、采購流程（一）采購申請(qǐng)1.使用部門根據(jù)工作需要，填寫《采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、采購用途、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交給采購執(zhí)行部門。2.《采購申請(qǐng)表》應(yīng)附相關(guān)的技術(shù)文件、規(guī)格說明等資料，以便采購執(zhí)行部門準(zhǔn)確了解采購需求。（二）需求調(diào)研與分析1.采購執(zhí)行部門收到采購申請(qǐng)后，對(duì)采購項(xiàng)目進(jìn)行需求調(diào)研與分析。必要時(shí)，組織相關(guān)人員與使用部門進(jìn)行溝通，進(jìn)一步明確采購需求。2.根據(jù)需求調(diào)研結(jié)果，制定采購方案，包括采購方式、采購時(shí)間安排、采購預(yù)算等內(nèi)容。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.采購執(zhí)行部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。供應(yīng)商應(yīng)具備合法經(jīng)營(yíng)資質(zhì)、良好的商業(yè)信譽(yù)、較強(qiáng)的供貨能力和質(zhì)量保證能力。2.根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)和需求，從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中篩選出若干潛在供應(yīng)商，并向其發(fā)出《采購詢價(jià)單》或《采購邀請(qǐng)書》。3.潛在供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交報(bào)價(jià)文件或投標(biāo)文件。采購執(zhí)行部門對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)文件或投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審，綜合考慮供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)、信譽(yù)等因素，選擇合適的供應(yīng)商。4.采購執(zhí)行部門與選定的供應(yīng)商簽訂《采購合同》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。5.建立供應(yīng)商評(píng)估機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等情況進(jìn)行評(píng)估。對(duì)于評(píng)估不合格的供應(yīng)商，及時(shí)采取警告、暫停合作、終止合作等措施。（四）采購合同簽訂與執(zhí)行1.《采購合同》經(jīng)采購執(zhí)行部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)財(cái)務(wù)中心負(fù)責(zé)人審批。審批通過后，由采購執(zhí)行部門與供應(yīng)商簽訂合同。2.采購執(zhí)行部門負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。3.供應(yīng)商交貨時(shí)，采購執(zhí)行部門應(yīng)組織使用部門等相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，填寫《采購驗(yàn)收單》。對(duì)于驗(yàn)收不合格的采購項(xiàng)目，采購執(zhí)行部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施，直至驗(yàn)收合格。（五）采購付款1.采購執(zhí)行部門根據(jù)《采購合同》和《采購驗(yàn)收單》，填寫《付款申請(qǐng)單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)《付款申請(qǐng)單》進(jìn)行審核，審核無誤后，按照合同約定的付款方式和時(shí)間辦理付款手續(xù)。3.對(duì)于預(yù)付款項(xiàng)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定進(jìn)行支付，并跟蹤預(yù)付款項(xiàng)的使用情況，確保預(yù)付款項(xiàng)的安全。五、采購方式（一）公開招標(biāo)1.公開招標(biāo)是指采購人以招標(biāo)公告的方式邀請(qǐng)不特定的供應(yīng)商參加投標(biāo)的采購方式。2.達(dá)到下列標(biāo)準(zhǔn)之一的采購項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)采用公開招標(biāo)方式：采購貨物、工程或服務(wù)的單項(xiàng)或批量采購金額達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)以上的。采購項(xiàng)目的技術(shù)復(fù)雜或性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或具體要求的。采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要的。不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的。3.公開招標(biāo)應(yīng)按照《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》等相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行操作，發(fā)布招標(biāo)公告、編制招標(biāo)文件、組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等工作。（二）邀請(qǐng)招標(biāo)1.邀請(qǐng)招標(biāo)是指采購人以投標(biāo)邀請(qǐng)書的方式邀請(qǐng)?zhí)囟ǖ墓?yīng)商參加投標(biāo)的采購方式。2.符合下列情形之一的采購項(xiàng)目，可以采用邀請(qǐng)招標(biāo)方式：具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的。采用公開招標(biāo)方式的費(fèi)用占采購項(xiàng)目總價(jià)值的比例過大的。3.采購執(zhí)行部門應(yīng)從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中選擇不少于三家符合條件的供應(yīng)商，向其發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)書。邀請(qǐng)招標(biāo)的程序與公開招標(biāo)基本相同，但在供應(yīng)商選擇范圍上有所不同。（三）競(jìng)爭(zhēng)性談判1.競(jìng)爭(zhēng)性談判是指采購人通過與多家供應(yīng)商進(jìn)行談判，最后從中確定成交供應(yīng)商的采購方式。2.符合下列情形之一的采購項(xiàng)目，可以采用競(jìng)爭(zhēng)性談判方式：招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的。技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的。采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要的。不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的。3.采購執(zhí)行部門成立談判小組，與符合資格條件的供應(yīng)商就采購項(xiàng)目的技術(shù)、價(jià)格、服務(wù)等方面進(jìn)行談判。談判小組應(yīng)按照談判文件規(guī)定的談判程序、談判內(nèi)容、評(píng)定成交的標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行談判，確定成交供應(yīng)商。（四）單一來源采購1.單一來源采購是指采購人向唯一供應(yīng)商進(jìn)行采購的方式。2.符合下列情形之一的采購項(xiàng)目，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的。發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的。必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。3.采用單一來源采購方式的，采購執(zhí)行部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行論證，并填寫《單一來源采購申請(qǐng)表》，報(bào)采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。審批通過后，與唯一供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，簽訂采購合同。（五）詢價(jià)1.詢價(jià)是指采購人向有關(guān)供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單讓其報(bào)價(jià)，在報(bào)價(jià)基礎(chǔ)上進(jìn)行比較并確定最優(yōu)供應(yīng)商的一種采購方式。2.采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購項(xiàng)目，可以采用詢價(jià)方式采購。3.采購執(zhí)行部門向不少于三家符合資格條件的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。采購執(zhí)行部門對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較，選擇報(bào)價(jià)最低且符合要求的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。六、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購執(zhí)行部門應(yīng)定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如供應(yīng)商違約、采購質(zhì)量問題、采購價(jià)格波動(dòng)、采購合同糾紛等。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估結(jié)果，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.對(duì)于供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)在采購合同中明確違約責(zé)任條款，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的監(jiān)督和管理，定期評(píng)估供應(yīng)商的信譽(yù)和履約能力。2.對(duì)于采購質(zhì)量問題風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)采購項(xiàng)目的驗(yàn)收管理，嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾和售后服務(wù)承諾。3.對(duì)于采購價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)建立價(jià)格監(jiān)測(cè)機(jī)制，關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，合理安排采購時(shí)間和采購數(shù)量，與供應(yīng)商協(xié)商簽訂價(jià)格調(diào)整條款。4.對(duì)于采購合同糾紛風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)采購合同管理，確保合同條款合法合規(guī)、公平合理，在合同履行過程中及時(shí)溝通協(xié)調(diào)，妥善處理合同糾紛。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)督與控制1.采購監(jiān)督部門定期對(duì)采購風(fēng)險(xiǎn)管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施的有效執(zhí)行。2.采購執(zhí)行部門應(yīng)及時(shí)總結(jié)采購風(fēng)險(xiǎn)管理經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷完善采購風(fēng)險(xiǎn)管理體系，提高采購風(fēng)險(xiǎn)管理水平。七、采購檔案管理（一）檔案內(nèi)容采購檔案應(yīng)包括采購申請(qǐng)文件、采購計(jì)劃、采購預(yù)算、采購詢價(jià)單、采購邀請(qǐng)書、投標(biāo)文件、報(bào)價(jià)文件、采購合同、采購驗(yàn)收單、付款申請(qǐng)單等與采購活動(dòng)相關(guān)的各類文件資料。（二）檔案整理與歸檔1.采購執(zhí)行部