紫砂壺采購(gòu)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司紫砂壺采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)行為，確保采購(gòu)的紫砂壺符合公司需求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有紫砂壺采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于辦公用紫砂壺、禮品用紫砂壺、工藝收藏用紫砂壺等的采購(gòu)。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。2.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、工藝精湛、符合公司需求的紫砂壺產(chǎn)品，保障公司的使用體驗(yàn)和形象。3.成本效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過(guò)合理的采購(gòu)策略和談判技巧，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。4.公正透明原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公正、公平、公開，接受公司內(nèi)部監(jiān)督，確保采購(gòu)信息透明。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購(gòu)決策委員會(huì)，負(fù)責(zé)審議和決策重大紫砂壺采購(gòu)項(xiàng)目。采購(gòu)決策委員會(huì)由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成，其職責(zé)包括：1.審批采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算。2.審議采購(gòu)策略和供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)。3.決策重大采購(gòu)項(xiàng)目的供應(yīng)商選定和合同簽訂。（二）采購(gòu)執(zhí)行部門公司采購(gòu)部為紫砂壺采購(gòu)的執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)具體采購(gòu)工作的組織和實(shí)施。其職責(zé)包括：1.根據(jù)公司需求，制定采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算。2.尋找、篩選和評(píng)估供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案。3.組織采購(gòu)談判，簽訂采購(gòu)合同。4.跟蹤采購(gòu)訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題。5.負(fù)責(zé)采購(gòu)文件的整理和歸檔。（三）需求部門公司各需求部門負(fù)責(zé)提出紫砂壺采購(gòu)需求，配合采購(gòu)部進(jìn)行供應(yīng)商評(píng)估和采購(gòu)驗(yàn)收等工作。其職責(zé)包括：1.根據(jù)工作需要，準(zhǔn)確填寫采購(gòu)申請(qǐng)單，明確采購(gòu)紫砂壺的規(guī)格、數(shù)量、用途等要求。2.參與供應(yīng)商評(píng)估，提供對(duì)供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)等方面的意見和建議。3.負(fù)責(zé)采購(gòu)到貨后的驗(yàn)收工作，確保所采購(gòu)紫砂壺符合需求。（四）質(zhì)量檢驗(yàn)部門公司質(zhì)量檢驗(yàn)部門負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)的紫砂壺進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司要求。其職責(zé)包括：1.制定紫砂壺質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和流程。2.對(duì)采購(gòu)到貨的紫砂壺進(jìn)行抽檢或全檢，出具檢驗(yàn)報(bào)告。3.對(duì)不合格產(chǎn)品提出處理意見，跟蹤整改情況。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.各需求部門根據(jù)工作需要，填寫《紫砂壺采購(gòu)申請(qǐng)單》，詳細(xì)注明采購(gòu)紫砂壺的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)的必要性、合理性進(jìn)行審核，簽署意見后報(bào)采購(gòu)部。（二）采購(gòu)計(jì)劃制定1.采購(gòu)部收到采購(gòu)申請(qǐng)單后，結(jié)合公司庫(kù)存情況、采購(gòu)預(yù)算等因素，制定采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)紫砂壺的品種、數(shù)量、時(shí)間安排、采購(gòu)方式等內(nèi)容。2.采購(gòu)計(jì)劃報(bào)采購(gòu)決策委員會(huì)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后的采購(gòu)計(jì)劃作為采購(gòu)執(zhí)行的依據(jù)。（三）供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，通過(guò)多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，主要考察供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。篩選出符合基本要求的供應(yīng)商名單。3.采購(gòu)部組織相關(guān)人員對(duì)入圍供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估，實(shí)地考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)車間、質(zhì)量管理體系、倉(cāng)儲(chǔ)物流等。評(píng)估人員根據(jù)考察情況填寫《供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告》，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)分。4.根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果，建立供應(yīng)商檔案，將供應(yīng)商分為A、B、C三類，A類為優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，B類為合格供應(yīng)商，C類為待改進(jìn)供應(yīng)商。采購(gòu)優(yōu)先選擇A類供應(yīng)商，對(duì)于C類供應(yīng)商應(yīng)加強(qiáng)管理和監(jiān)督，督促其改進(jìn)。（四）采購(gòu)談判與合同簽訂1.采購(gòu)部根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判。談判前應(yīng)制定詳細(xì)的談判策略和方案，明確談判目標(biāo)和底線。2.采購(gòu)談判內(nèi)容包括紫砂壺的價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、售后服務(wù)、付款方式等條款。談判過(guò)程中應(yīng)保持溝通順暢，充分協(xié)商，爭(zhēng)取達(dá)成雙方滿意的合作協(xié)議。3.采購(gòu)談判達(dá)成一致后，采購(gòu)部起草采購(gòu)合同，合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同條款合法、合規(guī)、清晰、明確。采購(gòu)合同經(jīng)公司法務(wù)部門審核后，由采購(gòu)部與供應(yīng)商簽訂。（五）采購(gòu)訂單下達(dá)1.采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部根據(jù)合同條款下達(dá)采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確采購(gòu)紫砂壺的具體規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息，并發(fā)送給供應(yīng)商。2.采購(gòu)部跟蹤采購(gòu)訂單執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通，了解生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。（六）采購(gòu)驗(yàn)收1.采購(gòu)到貨前，采購(gòu)部應(yīng)提前通知質(zhì)量檢驗(yàn)部門和需求部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。2.質(zhì)量檢驗(yàn)部門按照制定的質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和流程對(duì)采購(gòu)的紫砂壺進(jìn)行檢驗(yàn)，檢驗(yàn)內(nèi)容包括外觀、尺寸、工藝、材質(zhì)等方面。檢驗(yàn)合格的出具《質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告》，檢驗(yàn)不合格的及時(shí)通知采購(gòu)部和供應(yīng)商。3.需求部門根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)單和合同要求，對(duì)紫砂壺的規(guī)格、數(shù)量、用途等進(jìn)行核對(duì)驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后在《采購(gòu)驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)。4.對(duì)于驗(yàn)收不合格的紫砂壺，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等，確保公司利益不受損失。（七）采購(gòu)付款1.采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收情況，填寫《付款申請(qǐng)單》，附上采購(gòu)合同、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)憑證，報(bào)財(cái)務(wù)部門審核。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后按照公司財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)。付款方式應(yīng)符合合同約定，確保資金支付安全、準(zhǔn)確。四、采購(gòu)預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購(gòu)部每年年底根據(jù)公司下一年度的工作計(jì)劃和紫砂壺需求預(yù)測(cè)，編制采購(gòu)預(yù)算草案。采購(gòu)預(yù)算草案應(yīng)包括采購(gòu)紫砂壺的品種、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)金額等內(nèi)容。2.采購(gòu)預(yù)算草案報(bào)財(cái)務(wù)部門審核，財(cái)務(wù)部門結(jié)合公司財(cái)務(wù)狀況和資金安排，對(duì)采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行調(diào)整和完善，形成年度采購(gòu)預(yù)算方案。3.年度采購(gòu)預(yù)算方案報(bào)采購(gòu)決策委員會(huì)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后的采購(gòu)預(yù)算作為年度采購(gòu)工作的控制依據(jù)。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購(gòu)部應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)任務(wù)，不得超預(yù)算采購(gòu)。如因特殊情況需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，應(yīng)提前向采購(gòu)決策委員會(huì)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后執(zhí)行。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，定期分析采購(gòu)支出與預(yù)算的差異，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出改進(jìn)措施。（三）預(yù)算調(diào)整1.在采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中，如遇市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、需求變化等因素導(dǎo)致原采購(gòu)預(yù)算無(wú)法滿足實(shí)際采購(gòu)需求時(shí)，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)提出預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)。2.預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明調(diào)整的原因、調(diào)整的金額、調(diào)整后的預(yù)算安排等內(nèi)容，并附上相關(guān)證明材料。3.采購(gòu)預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)報(bào)采購(gòu)決策委員會(huì)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后財(cái)務(wù)部門對(duì)采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.新供應(yīng)商申請(qǐng)合作時(shí)，應(yīng)向采購(gòu)部提交營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書、業(yè)績(jī)證明等相關(guān)資質(zhì)文件。2.采購(gòu)部對(duì)新供應(yīng)商提交的資質(zhì)文件進(jìn)行審核，審核合格后安排實(shí)地考察。實(shí)地考察通過(guò)后，新供應(yīng)商方可進(jìn)入公司供應(yīng)商名錄。（二）供應(yīng)商考核1.采購(gòu)部定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)、合同履行情況等方面。2.考核方式采用定量與定性相結(jié)合的方法，通過(guò)收集供應(yīng)商的相關(guān)數(shù)據(jù)和信息，結(jié)合采購(gòu)人員和使用部門的評(píng)價(jià)意見，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)分。3.根據(jù)供應(yīng)商考核結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理和動(dòng)態(tài)調(diào)整。對(duì)于考核優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予更多的合作機(jī)會(huì)和優(yōu)惠政策；對(duì)于考核不合格的供應(yīng)商，及時(shí)發(fā)出整改通知，督促其改進(jìn)，如多次整改仍不合格，取消其供應(yīng)商資格。（三）供應(yīng)商激勵(lì)與淘汰1.公司建立供應(yīng)商激勵(lì)機(jī)制，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，如頒發(fā)榮譽(yù)證書、增加采購(gòu)份額、提供優(yōu)先付款等。2.對(duì)于出現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問(wèn)題、交貨延遲、違反合同約定等情況的供應(yīng)商，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、暫停合作、取消供應(yīng)商資格等處罰措施。3.采購(gòu)部定期對(duì)供應(yīng)商名錄進(jìn)行清理，淘汰不再符合公司要求的供應(yīng)商，確保供應(yīng)商隊(duì)伍的質(zhì)量和穩(wěn)定性。六、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.采購(gòu)部對(duì)紫砂壺采購(gòu)過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別范圍包括但不限于市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、資金風(fēng)險(xiǎn)等。2.針對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)，分析其產(chǎn)生的原因、可能造成的影響和后果。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.采購(gòu)部采用定性與定量相結(jié)合的方法，對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)和優(yōu)先級(jí)。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo)可包括風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性、風(fēng)險(xiǎn)影響的程度、風(fēng)險(xiǎn)的可控性等方面。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，繪制風(fēng)險(xiǎn)矩陣圖，直觀展示風(fēng)險(xiǎn)狀況。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.針對(duì)不同等級(jí)和類型的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。對(duì)于市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)，可通過(guò)關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)、建立價(jià)格預(yù)警機(jī)制等方式進(jìn)行應(yīng)對(duì)；對(duì)于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)質(zhì)量檢驗(yàn)和供應(yīng)商管理；對(duì)于供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)，建立備用供應(yīng)商體系；對(duì)于合同風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)合同審核和履行監(jiān)督；對(duì)于資金風(fēng)險(xiǎn)，合理安排資金預(yù)算和付款計(jì)劃。2.采購(gòu)部定期對(duì)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)調(diào)整和完善風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略，確保采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)得到有效控制。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)紫砂壺采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程是否合規(guī)、采購(gòu)合同是否履行、采購(gòu)資金使用是否合理等。2.審計(jì)部門根據(jù)審計(jì)結(jié)果出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改建議，并跟蹤整改情況。（二）采購(gòu)部門自查1.采購(gòu)部定期對(duì)自身采購(gòu)工作進(jìn)行自查，檢查采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行情況、供應(yīng)商管理情況、采購(gòu)合同簽訂與履行情況等。2.采購(gòu)部對(duì)自查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)