中辦國辦接待管理辦法一、總則（一）目的與宗旨本接待管理辦法旨在規(guī)范公司/組織的接待工作，確保接待活動(dòng)的有序進(jìn)行，展現(xiàn)公司/組織良好形象，促進(jìn)與各方的交流合作，同時(shí)嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，合理控制接待成本，提高資源利用效率。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)各類公務(wù)接待活動(dòng)，包括但不限于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研、兄弟單位來訪、合作伙伴洽談等涉及的接待安排。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：接待活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)規(guī)定，確保各項(xiàng)操作合法合規(guī)。2.必要性原則：根據(jù)來訪人員的身份、目的和工作需要，合理安排接待，避免不必要的接待活動(dòng)。3.節(jié)儉性原則：倡導(dǎo)簡約務(wù)實(shí)的接待風(fēng)格，反對(duì)鋪張浪費(fèi)，在保證接待質(zhì)量的前提下，降低接待成本。4.對(duì)等性原則：根據(jù)來訪人員的級(jí)別和規(guī)格，安排相應(yīng)級(jí)別的接待，體現(xiàn)對(duì)等接待。二、接待組織與職責(zé)分工（一）接待工作領(lǐng)導(dǎo)小組成立以公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)為組長的接待工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)接待工作的重大事項(xiàng)，制定接待工作方針和政策，審批重要接待方案。（二）接待部門指定專門的接待部門，負(fù)責(zé)接待工作的具體組織實(shí)施。其職責(zé)包括：1.提前與來訪單位溝通，了解來訪人員的基本信息、行程安排、接待需求等，制定詳細(xì)的接待方案。2.根據(jù)接待方案，協(xié)調(diào)安排交通、住宿、餐飲、會(huì)議場(chǎng)地、參觀考察等各項(xiàng)事宜。3.負(fù)責(zé)接待過程中的各項(xiàng)服務(wù)保障工作，確保接待活動(dòng)順利進(jìn)行。4.對(duì)接待活動(dòng)進(jìn)行總結(jié)評(píng)估，收集反饋意見，不斷改進(jìn)接待工作。（三）其他相關(guān)部門各相關(guān)部門按照職責(zé)分工，協(xié)同配合接待工作。例如，辦公室負(fù)責(zé)提供必要的辦公設(shè)備和后勤支持；宣傳部門負(fù)責(zé)接待活動(dòng)中的宣傳報(bào)道；安全保衛(wèi)部門負(fù)責(zé)保障接待場(chǎng)所的安全等。三、接待流程（一）接待申請(qǐng)與審批1.接待部門收到接待需求后，填寫《接待申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明來訪單位、人員信息、來訪目的、接待時(shí)間、接待地點(diǎn)、接待內(nèi)容及預(yù)計(jì)費(fèi)用等內(nèi)容。2.《接待申請(qǐng)表》經(jīng)接待部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于重要來訪或涉及較大接待規(guī)模的活動(dòng)，需報(bào)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批后的《接待申請(qǐng)表》作為接待工作的依據(jù)，接待部門按照審批意見組織實(shí)施接待活動(dòng)。（二）接待方案制定接待部門根據(jù)審批通過的《接待申請(qǐng)表》，結(jié)合來訪人員的具體情況和接待要求，制定詳細(xì)的接待方案。接待方案應(yīng)包括以下內(nèi)容：1.基本信息：來訪單位、人員名單、來訪時(shí)間、離返時(shí)間。2.接待日程安排：明確每日的活動(dòng)內(nèi)容、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、參與人員等，確?；顒?dòng)緊湊有序。3.交通安排：根據(jù)來訪人員的數(shù)量和交通方式，合理安排車輛接送，確保交通安全便捷。4.住宿安排：根據(jù)來訪人員的級(jí)別和需求，選擇合適的住宿酒店，確保住宿環(huán)境舒適、安全。5.餐飲安排：遵循節(jié)儉原則，合理安排餐飲標(biāo)準(zhǔn)和菜品，注重地方特色和飲食文化。6.會(huì)議與活動(dòng)安排：如有會(huì)議或其他活動(dòng)需求，提前預(yù)訂場(chǎng)地，準(zhǔn)備相關(guān)設(shè)備和資料，安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議組織和活動(dòng)策劃。7.參觀考察安排：根據(jù)來訪目的和興趣點(diǎn)，合理安排參觀考察路線和內(nèi)容，安排專業(yè)講解人員。8.陪同人員安排：確定陪同領(lǐng)導(dǎo)和工作人員名單，明確各自職責(zé)。9.費(fèi)用預(yù)算：詳細(xì)列出各項(xiàng)接待費(fèi)用預(yù)算，包括交通、住宿、餐飲、會(huì)議、參觀考察、禮品等費(fèi)用，確保費(fèi)用控制在預(yù)算范圍內(nèi)。（三）接待準(zhǔn)備工作1.交通準(zhǔn)備根據(jù)接待方案安排車輛，確保車輛性能良好、清潔衛(wèi)生。如需租用車輛，提前與正規(guī)租車公司簽訂合同，明確車輛型號(hào)、數(shù)量、租賃時(shí)間、費(fèi)用等條款。安排駕駛員提前熟悉行車路線，確保按時(shí)接送來訪人員。2.住宿準(zhǔn)備與選定的住宿酒店溝通協(xié)調(diào)，確定房間數(shù)量、房型、價(jià)格、入住和退房時(shí)間等細(xì)節(jié)。在來訪人員到達(dá)前，確保房間干凈整潔，配備齊全所需物品，如洗漱用品、飲用水、歡迎水果等。3.餐飲準(zhǔn)備根據(jù)接待方案確定餐飲標(biāo)準(zhǔn)和菜單，提前與合作餐廳溝通，確保菜品質(zhì)量和供應(yīng)時(shí)間。注意飲食衛(wèi)生和特殊飲食需求，如有清真、素食等要求，提前做好安排。4.會(huì)議與活動(dòng)準(zhǔn)備按照會(huì)議或活動(dòng)要求，布置場(chǎng)地，調(diào)試音響、燈光、投影儀等設(shè)備，確保正常運(yùn)行。準(zhǔn)備好會(huì)議資料、文具、茶水等物品，安排好會(huì)議記錄人員。對(duì)于參觀考察活動(dòng)，提前與相關(guān)單位溝通協(xié)調(diào)，確保參觀順利進(jìn)行，并安排好講解人員。5.禮品準(zhǔn)備如確有需要準(zhǔn)備禮品，應(yīng)選擇具有公司/組織特色、體現(xiàn)地方文化且價(jià)值適中的禮品。禮品的采購應(yīng)嚴(yán)格按照公司/組織的采購流程進(jìn)行，確保禮品質(zhì)量和來源正規(guī)。（四）接待實(shí)施1.迎送安排根據(jù)來訪人員的行程，安排專人在機(jī)場(chǎng)、車站、碼頭等交通樞紐迎接和送行。迎接人員應(yīng)提前到達(dá)指定地點(diǎn)，舉牌等候，確保能第一時(shí)間接到來訪人員。迎接時(shí)，主動(dòng)與來訪人員打招呼，協(xié)助搬運(yùn)行李，引導(dǎo)至車輛處。送行時(shí)，提前到達(dá)送行地點(diǎn)，與來訪人員握手道別，目送車輛離開。2.日?；顒?dòng)安排嚴(yán)格按照接待方案組織開展各項(xiàng)活動(dòng)，確保活動(dòng)有序進(jìn)行。接待過程中，安排專人負(fù)責(zé)引導(dǎo)、服務(wù)和協(xié)調(diào)工作，及時(shí)解決出現(xiàn)的問題。注重與來訪人員的溝通交流，了解其需求和意見，提供周到細(xì)致的服務(wù)，展現(xiàn)公司/組織的熱情好客和專業(yè)素養(yǎng)。3.安全保障安全保衛(wèi)部門負(fù)責(zé)接待場(chǎng)所的安全保衛(wèi)工作，提前對(duì)接待場(chǎng)所進(jìn)行安全檢查，消除安全隱患。在接待活動(dòng)期間，加強(qiáng)對(duì)人員和車輛的進(jìn)出管理，確保接待場(chǎng)所的安全秩序。同時(shí)，做好應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的突發(fā)安全事件。（五）接待后續(xù)工作1.費(fèi)用結(jié)算接待活動(dòng)結(jié)束后，接待部門及時(shí)整理各項(xiàng)費(fèi)用票據(jù)，按照公司/組織的財(cái)務(wù)制度進(jìn)行報(bào)銷結(jié)算。報(bào)銷時(shí)應(yīng)確保票據(jù)真實(shí)、合法、有效，與接待方案和審批內(nèi)容相符。2.總結(jié)評(píng)估接待部門對(duì)本次接待活動(dòng)進(jìn)行全面總結(jié)評(píng)估，撰寫接待工作總結(jié)報(bào)告。報(bào)告內(nèi)容包括接待活動(dòng)的基本情況、執(zhí)行情況、取得的效果、存在的問題及改進(jìn)措施等。3.資料歸檔將接待活動(dòng)中的相關(guān)資料，如接待申請(qǐng)表、接待方案、活動(dòng)照片、會(huì)議紀(jì)要等進(jìn)行整理歸檔，建立完善的接待檔案，為今后的接待工作提供參考。四、接待標(biāo)準(zhǔn)（一）住宿標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)來訪人員的級(jí)別和實(shí)際需求，合理確定住宿標(biāo)準(zhǔn)。原則上，省部級(jí)及以上領(lǐng)導(dǎo)可安排入住五星級(jí)酒店或同級(jí)別的住宿設(shè)施；司局級(jí)領(lǐng)導(dǎo)可安排入住四星級(jí)酒店或同級(jí)別的住宿設(shè)施；其他人員根據(jù)實(shí)際情況安排三星級(jí)及以下酒店或經(jīng)濟(jì)實(shí)惠型的住宿選擇。住宿費(fèi)用應(yīng)嚴(yán)格控制在預(yù)算范圍內(nèi)，不得超標(biāo)準(zhǔn)安排。（二）餐飲標(biāo)準(zhǔn)1.早餐可根據(jù)當(dāng)?shù)貙?shí)際情況和公司/組織習(xí)慣，提供簡單、營養(yǎng)的食品，如面包、牛奶、雞蛋、粥等。2.午餐和晚餐應(yīng)注重菜品質(zhì)量和搭配，突出地方特色，但不得鋪張浪費(fèi)。一般情況下，省部級(jí)及以上領(lǐng)導(dǎo)的餐飲標(biāo)準(zhǔn)可適當(dāng)放寬，其他人員應(yīng)嚴(yán)格控制在合理范圍內(nèi)。具體標(biāo)準(zhǔn)可根據(jù)當(dāng)?shù)叵M(fèi)水平和公司/組織實(shí)際情況制定，但每餐人均費(fèi)用不宜過高。3.接待過程中，嚴(yán)格控制酒水消費(fèi)。如需安排酒水，應(yīng)選擇適量、適度的品種，不得提供高檔奢侈酒水。（三）交通標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)來訪人員的身份和人數(shù)，合理安排交通方式。省部級(jí)及以上領(lǐng)導(dǎo)可安排專車接送；其他人員可根據(jù)實(shí)際情況選擇合適的公共交通或租車方式。如需租用車輛，應(yīng)選擇正規(guī)的租車公司，確保車輛安全、舒適。2.車輛使用過程中，嚴(yán)格控制車輛費(fèi)用，不得超標(biāo)準(zhǔn)使用或?yàn)E用車輛資源。（四）會(huì)議與活動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)1.會(huì)議場(chǎng)地的選擇應(yīng)根據(jù)會(huì)議規(guī)模和需求，選擇合適的場(chǎng)所，確保場(chǎng)地設(shè)施齊全、環(huán)境舒適。會(huì)議費(fèi)用應(yīng)合理控制，包括場(chǎng)地租賃、設(shè)備租賃、資料印刷等費(fèi)用。2.參觀考察活動(dòng)應(yīng)注重內(nèi)容的針對(duì)性和實(shí)效性，避免形式主義。參觀考察路線的安排應(yīng)合理規(guī)劃，確保能夠充分展示公司/組織的特色和優(yōu)勢(shì)，同時(shí)避免過度安排參觀項(xiàng)目，增加不必要的時(shí)間和費(fèi)用消耗。（五）禮品標(biāo)準(zhǔn)禮品的選擇應(yīng)注重實(shí)用性和紀(jì)念性，避免過于昂貴或奢華。禮品價(jià)值應(yīng)根據(jù)來訪人員的身份和接待活動(dòng)的性質(zhì)合理確定，一般情況下，人均禮品費(fèi)用不宜過高。禮品應(yīng)體現(xiàn)公司/組織的文化特色或地方特色，具有一定的紀(jì)念意義。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立接待工作監(jiān)督小組，由紀(jì)檢監(jiān)察部門牽頭，定期對(duì)接待工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)審查接待方案的執(zhí)行情況、費(fèi)用報(bào)銷情況、接待效果等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.接待部門應(yīng)定期向監(jiān)督小組匯報(bào)接待工作進(jìn)展情況，主動(dòng)接受監(jiān)督檢查。同時(shí)，建立接待工作反饋機(jī)制，及時(shí)收集來訪人員的意見和建議，不斷改進(jìn)接待工作。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本接待管理辦法的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。情節(jié)較輕的，給予批評(píng)教育，責(zé)令限期整改；情節(jié)較重的，對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并追究其相應(yīng)的責(zé)任；對(duì)于違反法律法規(guī)的行為，依法依規(guī)追究