業(yè)務(wù)合同簽訂管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司業(yè)務(wù)合同簽訂管理，規(guī)范合同簽訂流程，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高合同管理水平，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各類業(yè)務(wù)合同的簽訂、履行、變更、解除及終止等全過程管理。（三）基本原則1.依法簽訂原則。合同的簽訂必須遵守國家法律法規(guī)，不得損害國家利益、社會(huì)公共利益和他人合法權(quán)益。2.平等自愿原則。合同雙方當(dāng)事人在簽訂合同時(shí)應(yīng)遵循平等、自愿、公平、誠實(shí)信用的原則，充分協(xié)商一致。3.風(fēng)險(xiǎn)防范原則。在合同簽訂過程中，應(yīng)充分考慮各種風(fēng)險(xiǎn)因素，采取有效措施進(jìn)行防范和控制。4.統(tǒng)一管理原則。公司對(duì)業(yè)務(wù)合同實(shí)行統(tǒng)一管理，明確各部門職責(zé)，確保合同管理工作的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化。二、合同簽訂前的準(zhǔn)備（一）業(yè)務(wù)需求分析1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司戰(zhàn)略規(guī)劃和年度經(jīng)營目標(biāo)，結(jié)合市場(chǎng)需求和客戶要求，對(duì)業(yè)務(wù)項(xiàng)目進(jìn)行詳細(xì)的需求分析，明確業(yè)務(wù)內(nèi)容、范圍、標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量要求等。2.需求分析應(yīng)充分考慮業(yè)務(wù)的可行性、經(jīng)濟(jì)性和風(fēng)險(xiǎn)因素，確保業(yè)務(wù)項(xiàng)目具有良好的市場(chǎng)前景和經(jīng)濟(jì)效益。（二）合作方選擇與評(píng)估1.合作方選擇業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求，通過多種渠道尋找潛在合作方，如市場(chǎng)調(diào)研、行業(yè)推薦、網(wǎng)絡(luò)搜索等。對(duì)潛在合作方進(jìn)行初步篩選，篩選條件包括合作方的信譽(yù)、資質(zhì)、業(yè)績、技術(shù)能力、財(cái)務(wù)狀況等。2.合作方評(píng)估對(duì)于通過初步篩選的合作方，業(yè)務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括合作方的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、管理水平、質(zhì)量控制能力、售后服務(wù)能力等。收集合作方的相關(guān)資料，如營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績證明、財(cái)務(wù)報(bào)表等，并進(jìn)行認(rèn)真審查。根據(jù)考察和評(píng)估結(jié)果，對(duì)合作方進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，確定合作方的等級(jí)和合作意向。（三）合同文本起草1.合同文本起草應(yīng)由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)，根據(jù)業(yè)務(wù)需求和合作方協(xié)商意見，擬定合同草案。2.合同草案應(yīng)明確合同雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括業(yè)務(wù)內(nèi)容、范圍、標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量要求、價(jià)格、付款方式、交貨時(shí)間、地點(diǎn)、違約責(zé)任等條款。3.合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，表述準(zhǔn)確、清晰、完整，避免歧義。（四）合同審核1.合同草案擬定完成后，應(yīng)提交公司法律事務(wù)部門進(jìn)行審核。2.法律事務(wù)部門應(yīng)從法律角度對(duì)合同草案進(jìn)行審查，重點(diǎn)審查合同條款是否符合法律法規(guī)的規(guī)定，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)，合同雙方的權(quán)利和義務(wù)是否對(duì)等，違約責(zé)任是否明確等。3.法律事務(wù)部門審核后，應(yīng)出具審核意見，對(duì)于存在問題的條款，應(yīng)提出修改建議。4.業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)法律事務(wù)部門的審核意見，對(duì)合同草案進(jìn)行修改完善，確保合同文本符合法律法規(guī)和公司要求。三、合同簽訂流程（一）合同審批1.合同草案修改完善后，應(yīng)提交公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。2.審批流程根據(jù)合同金額大小和重要程度確定，一般合同由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重大合同由總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)審批。3.審批人員應(yīng)認(rèn)真審查合同文本，對(duì)合同條款的合法性、合理性、可行性進(jìn)行全面評(píng)估，簽署審批意見。（二）合同簽訂1.合同經(jīng)審批通過后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與合作方簽訂合同。2.簽訂合同前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)再次與合作方核對(duì)合同條款，確保雙方對(duì)合同內(nèi)容無異議。3.合同簽訂應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，由法定代表人或其授權(quán)代表簽字，并加蓋公司公章或合同專用章。4.合同簽訂過程中，應(yīng)注意留存相關(guān)證據(jù)，如合同談判記錄、往來信函、電子郵件等，以備后續(xù)查閱。（三）合同備案1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本提交公司合同管理部門進(jìn)行備案。2.合同管理部門應(yīng)建立合同臺(tái)賬，對(duì)合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保合同管理工作的規(guī)范化和信息化。3.合同管理部門應(yīng)定期對(duì)合同臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)和清理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同管理中存在的問題。四、合同履行管理（一）合同執(zhí)行計(jì)劃制定1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同條款制定詳細(xì)的合同執(zhí)行計(jì)劃，明確合同履行的各個(gè)環(huán)節(jié)和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。2.合同執(zhí)行計(jì)劃應(yīng)包括業(yè)務(wù)進(jìn)度安排、質(zhì)量控制措施、付款計(jì)劃、交貨計(jì)劃、售后服務(wù)計(jì)劃等內(nèi)容。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同執(zhí)行計(jì)劃提交相關(guān)部門和人員進(jìn)行審核，確保計(jì)劃的可行性和有效性。（二）合同履行跟蹤與監(jiān)督1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同執(zhí)行計(jì)劃，對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，及時(shí)掌握合同履行進(jìn)度和質(zhì)量情況。2.對(duì)于合同履行過程中出現(xiàn)的問題，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與合作方溝通協(xié)調(diào)，采取有效措施加以解決。3.公司相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)各自職責(zé)，對(duì)合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（三）合同變更管理1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與合作方協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、時(shí)間、雙方的權(quán)利和義務(wù)等條款，并按照合同簽訂流程進(jìn)行審批和備案。3.合同變更后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)調(diào)整合同執(zhí)行計(jì)劃，確保合同履行不受影響。（四）合同付款管理1.合同付款應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的付款方式和時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同執(zhí)行情況，及時(shí)向財(cái)務(wù)部門提交付款申請(qǐng)。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)認(rèn)真審核付款申請(qǐng)，核對(duì)合同條款和相關(guān)憑證，確保付款金額準(zhǔn)確無誤。3.對(duì)于不符合合同約定的付款申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)拒絕付款，并及時(shí)通知業(yè)務(wù)部門。（五）合同驗(yàn)收管理1.合同履行完畢后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)合同標(biāo)的進(jìn)行驗(yàn)收，確保合同標(biāo)的符合合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和要求。2.驗(yàn)收人員應(yīng)認(rèn)真填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況，包括驗(yàn)收時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、結(jié)果等。3.驗(yàn)收合格后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)辦理驗(yàn)收手續(xù)，并將驗(yàn)收?qǐng)?bào)告提交相關(guān)部門存檔。五、合同終止與解除管理（一）合同終止1.合同期滿或雙方按照合同約定履行完畢各自義務(wù)的，合同自然終止。2.合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)辦理相關(guān)手續(xù)，如清理債權(quán)債務(wù)、交接合同資料等。3.合同管理部門應(yīng)將合同終止情況記錄在合同臺(tái)賬中，并對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔。（二）合同解除1.合同履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除情形，合同雙方可以協(xié)商一致解除合同，并簽訂書面解除協(xié)議。2.解除協(xié)議應(yīng)明確解除的原因、時(shí)間、雙方的權(quán)利和義務(wù)等條款，并按照合同簽訂流程進(jìn)行審批和備案。3.合同解除后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)辦理相關(guān)手續(xù)，如返還財(cái)產(chǎn)、賠償損失等。六、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.公司各部門應(yīng)加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格按照合同簽訂流程和履行要求操作，避免因合同簽訂和履行不當(dāng)引發(fā)糾紛。2.業(yè)務(wù)部門在合同簽訂前應(yīng)充分了解合作方的信譽(yù)和經(jīng)營狀況，在合同履行過程中應(yīng)及時(shí)與合作方溝通協(xié)調(diào)，妥善解決出現(xiàn)的問題。3.公司法律事務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)合同管理情況進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正合同管理中存在的問題，防范合同糾紛的發(fā)生。（二）糾紛處理1.合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)，如合同文本、往來信函、電子郵件、送貨單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等，并與合作方進(jìn)行溝通協(xié)商，尋求解決方案。2.如協(xié)商不成，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向公司法律事務(wù)部門報(bào)告，法律事務(wù)部門應(yīng)根據(jù)具體情況制定糾紛處理方案，采取協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等方式解決糾紛。3.在糾紛處理過程中，公司各部門應(yīng)積極配合法律事務(wù)部門，提供必要的支持和協(xié)助，確保糾紛得到妥善解決。七、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂、履行、變更、解除等過程中形成的各種文件資料，如合同文本、審批文件、往來信函、電子郵件、送貨單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等，均應(yīng)作為合同檔案進(jìn)行收集。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的收集工作，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）檔案整理1.合同檔案收集后，應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行整理，分類編號(hào)，建立檔案目錄。2.檔案整理應(yīng)做到資料齊全、分類合理、編號(hào)清晰、裝訂整齊，便于查閱和保管。（三）檔案保管1.合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于專門的檔案柜或檔案室，確保檔案的安全和完整。2.檔案保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定確定，一般合同檔案保管期限為[X]年，重要合同檔案保管期限為[X]年。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)合同檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)