貨物收發(fā)卡管理辦法一、總則（一）目的為加強公司貨物收發(fā)管理，規(guī)范貨物收發(fā)流程，確保貨物收發(fā)準(zhǔn)確、及時、有序，保障公司資產(chǎn)安全，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門之間以及公司與外部供應(yīng)商、客戶之間的貨物收發(fā)業(yè)務(wù)。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：貨物收發(fā)信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，確保賬實相符。2.及時性原則：貨物收發(fā)應(yīng)及時辦理，避免延誤影響業(yè)務(wù)開展。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行貨物收發(fā)操作。4.安全性原則：確保貨物在收發(fā)過程中的安全，防止丟失、損壞等情況發(fā)生。二、貨物收發(fā)卡的管理（一）貨物收發(fā)卡的定義貨物收發(fā)卡是記錄貨物收發(fā)情況的憑證，包括入庫卡、出庫卡等，詳細(xì)記載貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、收發(fā)時間、收發(fā)部門等信息。（二）貨物收發(fā)卡的格式與內(nèi)容1.格式：貨物收發(fā)卡采用統(tǒng)一的格式，紙張規(guī)格為[具體規(guī)格]，以便于保存和管理。2.內(nèi)容：基本信息：包括貨物收發(fā)卡編號、貨物名稱、規(guī)格型號、批次、計量單位等。收發(fā)記錄：記錄貨物的入庫時間、入庫數(shù)量、入庫部門、出庫時間、出庫數(shù)量、出庫部門等。結(jié)存數(shù)量：根據(jù)每次收發(fā)記錄實時計算并填寫貨物的結(jié)存數(shù)量。備注：用于記錄特殊情況或其他需要說明的事項。（三）貨物收發(fā)卡的編號規(guī)則貨物收發(fā)卡編號采用[具體編號規(guī)則]，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。例如，編號由年份、月份、部門代碼、順序號組成，如20230801001，表示2023年8月由01部門辦理的第1張貨物收發(fā)卡。（四）貨物收發(fā)卡的發(fā)放與領(lǐng)取1.發(fā)放部門：公司設(shè)立專門的物資管理部門負(fù)責(zé)貨物收發(fā)卡的統(tǒng)一發(fā)放。2.領(lǐng)取流程：各部門如需領(lǐng)取貨物收發(fā)卡，應(yīng)填寫《貨物收發(fā)卡領(lǐng)取申請表》，注明所需貨物收發(fā)卡的類型、數(shù)量等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審核后，提交物資管理部門。物資管理部門根據(jù)申請進(jìn)行發(fā)放，并在《貨物收發(fā)卡發(fā)放登記表》上記錄發(fā)放情況。（五）貨物收發(fā)卡的使用要求1.專人專用：貨物收發(fā)卡應(yīng)由專人負(fù)責(zé)填寫和保管，不得轉(zhuǎn)借他人。2.及時填寫：貨物收發(fā)業(yè)務(wù)發(fā)生后，應(yīng)立即在貨物收發(fā)卡上進(jìn)行準(zhǔn)確記錄，不得拖延或事后補記。3.字跡清晰：填寫貨物收發(fā)卡時，應(yīng)使用藍(lán)黑墨水或碳素筆，字跡工整、清晰，不得涂改。如因特殊原因需要修改，應(yīng)在修改處加蓋修改人印章或簽字確認(rèn)。4.妥善保管：貨物收發(fā)卡應(yīng)妥善保管，防止丟失、損壞或涂改。如有丟失，應(yīng)及時報告物資管理部門，并采取相應(yīng)的補救措施。三、貨物入庫管理（一）入庫準(zhǔn)備1.采購計劃核對：采購部門應(yīng)根據(jù)采購合同和生產(chǎn)經(jīng)營需求，提前制定采購計劃。物資到貨前，采購部門應(yīng)將采購計劃與物資管理部門進(jìn)行核對，確保到貨物資與計劃相符。2.倉庫清理：倉庫管理人員應(yīng)在物資到貨前，清理倉庫存儲空間，確保有足夠的倉位存放貨物，并對倉庫進(jìn)行清潔和整理，為貨物入庫做好準(zhǔn)備。3.驗收人員安排：物資管理部門應(yīng)根據(jù)到貨物資的種類、數(shù)量等情況，安排合適的驗收人員，明確驗收職責(zé)。驗收人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能，熟悉驗收流程和標(biāo)準(zhǔn)。（二）到貨通知1.供應(yīng)商通知：供應(yīng)商發(fā)貨后，應(yīng)及時將發(fā)貨信息通知公司采購部門，包括貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、發(fā)貨時間、預(yù)計到貨時間等。采購部門收到通知后，應(yīng)立即將到貨信息傳遞給物資管理部門和倉庫管理人員。2.內(nèi)部溝通：物資管理部門在接到到貨通知后，應(yīng)及時與倉庫管理人員溝通協(xié)調(diào)，安排好貨物的驗收和入庫事宜。倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)到貨信息，做好貨物入庫的各項準(zhǔn)備工作，如準(zhǔn)備驗收工具、安排卸貨人員等。（三）驗收流程1.資料核對：驗收人員首先核對供應(yīng)商提供的送貨單、發(fā)票等資料與采購合同是否一致，包括貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格等信息。如發(fā)現(xiàn)資料不符，應(yīng)及時與采購部門或供應(yīng)商聯(lián)系，核實情況。2.外觀檢查：對到貨貨物的外觀進(jìn)行檢查，查看貨物是否有破損、變形、受潮等情況。對于有包裝的貨物，應(yīng)檢查包裝是否完好，標(biāo)識是否清晰。3.數(shù)量清點：按照送貨單和采購合同的要求，對到貨貨物的數(shù)量進(jìn)行清點。清點時應(yīng)注意貨物的規(guī)格、型號是否一致，確保數(shù)量準(zhǔn)確無誤。如發(fā)現(xiàn)數(shù)量短缺或溢余，應(yīng)及時記錄并與供應(yīng)商協(xié)商解決。4.質(zhì)量檢驗：對于需要進(jìn)行質(zhì)量檢驗的貨物，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檢驗。檢驗合格后方可辦理入庫手續(xù)，檢驗不合格的貨物應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，協(xié)商退貨、換貨或補貨等事宜。（四）入庫手續(xù)辦理1.驗收合格確認(rèn)：驗收人員完成驗收工作后，如貨物驗收合格，應(yīng)在送貨單上簽字確認(rèn)，并填寫《貨物入庫驗收單》，詳細(xì)記錄貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、驗收情況等信息。2.入庫卡填寫：倉庫管理人員根據(jù)《貨物入庫驗收單》，在貨物收發(fā)卡上填寫入庫信息，包括入庫時間、入庫數(shù)量、入庫部門等，并計算結(jié)存數(shù)量。入庫卡應(yīng)一式兩份，一份由倉庫管理人員留存，作為庫存管理的依據(jù)；另一份隨貨物一同存放，便于日后查詢。3.系統(tǒng)錄入：倉庫管理人員應(yīng)及時將貨物入庫信息錄入公司的物資管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與貨物收發(fā)卡和實際庫存一致。錄入完成后，應(yīng)對錄入數(shù)據(jù)進(jìn)行核對，確保準(zhǔn)確無誤。4.入庫上架：驗收合格的貨物應(yīng)及時辦理入庫上架手續(xù)，按照規(guī)定的存儲位置進(jìn)行存放。倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)貨物的性質(zhì)、特點等因素，合理安排倉位，確保貨物存放安全、有序，便于查找和管理。四、貨物出庫管理（一）出庫申請1.需求部門提交申請：各部門因生產(chǎn)、銷售、維修等業(yè)務(wù)需要領(lǐng)用貨物時，應(yīng)填寫《貨物出庫申請表》，注明貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審核。2.審批流程：《貨物出庫申請表》根據(jù)公司的審批權(quán)限進(jìn)行流轉(zhuǎn)審批。一般情況下，先由部門負(fù)責(zé)人審批，再提交至物資管理部門審核，最后由分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。審批通過后方可辦理貨物出庫手續(xù)。（二）出庫審核1.物資管理部門審核：物資管理部門收到《貨物出庫申請表》后，應(yīng)審核申請內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，貨物領(lǐng)用是否符合公司規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)。同時，核對庫存情況，確保有足夠的貨物可供發(fā)放。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與申請部門溝通，要求其補充或修改相關(guān)信息。2.庫存核對：倉庫管理人員根據(jù)物資管理部門的審核意見，核對庫存貨物的實際數(shù)量和結(jié)存情況。如庫存數(shù)量不足，應(yīng)及時反饋給物資管理部門，由物資管理部門協(xié)調(diào)相關(guān)部門解決。（三）出庫操作1.貨物發(fā)放：倉庫管理人員根據(jù)審批通過的《貨物出庫申請表》，在貨物收發(fā)卡上填寫出庫信息，包括出庫時間、出庫數(shù)量、出庫部門等，并計算結(jié)存數(shù)量。同時，按照申請表上的要求發(fā)放貨物，確保發(fā)放的貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量與申請一致。2.簽字確認(rèn)：貨物發(fā)放后，領(lǐng)取人應(yīng)在《貨物出庫申請表》和貨物收發(fā)卡上簽字確認(rèn)，表明已收到貨物。倉庫管理人員應(yīng)留存《貨物出庫申請表》，作為貨物出庫的憑證。3.系統(tǒng)錄入：倉庫管理人員應(yīng)及時將貨物出庫信息錄入公司的物資管理系統(tǒng)，更新庫存數(shù)據(jù)。錄入完成后，應(yīng)對錄入數(shù)據(jù)進(jìn)行核對，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與貨物收發(fā)卡和實際庫存一致。（四）特殊情況處理1.緊急出庫：如遇緊急情況需要立即出庫貨物，申請部門可先口頭向物資管理部門或倉庫管理人員說明情況，經(jīng)同意后先行出庫。事后應(yīng)及時補辦《貨物出庫申請表》和相關(guān)審批手續(xù)。2.退貨出庫：因質(zhì)量問題或其他原因需要退貨的貨物，由采購部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門填寫《貨物退貨申請表》，經(jīng)審批后辦理退貨出庫手續(xù)。退貨出庫流程與正常出庫流程相同，但應(yīng)在貨物收發(fā)卡和相關(guān)記錄上注明“退貨”字樣。五、貨物收發(fā)卡的盤點與核對（一）盤點計劃制定1.盤點周期：公司定期對貨物收發(fā)卡進(jìn)行盤點，盤點周期為[具體周期，如每月、每季度或每年]。物資管理部門應(yīng)根據(jù)公司實際情況，制定詳細(xì)的盤點計劃，明確盤點范圍、時間、人員安排等。2.人員安排：盤點工作由物資管理部門牽頭組織，倉庫管理人員、財務(wù)人員等相關(guān)人員參與。盤點人員應(yīng)具備認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度和較強的責(zé)任心，熟悉貨物收發(fā)流程和盤點方法。（二）盤點實施1.實物盤點：盤點人員按照盤點計劃，對倉庫內(nèi)的貨物進(jìn)行逐一清點，并與貨物收發(fā)卡上的記錄進(jìn)行核對。在盤點過程中，應(yīng)注意貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等信息是否與貨物收發(fā)卡一致，如有差異應(yīng)及時記錄。2.數(shù)據(jù)核對：倉庫管理人員應(yīng)將貨物收發(fā)卡上的結(jié)存數(shù)量與物資管理系統(tǒng)中的庫存數(shù)據(jù)進(jìn)行核對，確保賬卡相符、賬實相符。如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)不一致，應(yīng)查明原因，及時進(jìn)行調(diào)整。（三）盤點結(jié)果處理1.差異分析：盤點結(jié)束后，物資管理部門應(yīng)對盤點結(jié)果進(jìn)行分析，查找差異產(chǎn)生的原因。差異原因可能包括貨物收發(fā)記錄錯誤、貨物丟失、損壞、被盜等。2.處理措施：針對盤點中發(fā)現(xiàn)的差異，應(yīng)根據(jù)不同原因采取相應(yīng)的處理措施。如因記錄錯誤導(dǎo)致的差異，應(yīng)及時更正貨物收發(fā)卡和物資管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)；如因貨物丟失、損壞、被盜等原因?qū)е碌牟町悾瑧?yīng)查明責(zé)任，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，并及時補充庫存。3.盤點報告編制：物資管理部門應(yīng)根據(jù)盤點結(jié)果編制《貨物收發(fā)卡盤點報告》，詳細(xì)說明盤點情況、差異原因及處理結(jié)果等。盤點報告經(jīng)審核后存檔，作為公司貨物管理的重要資料。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對貨物收發(fā)卡管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查貨物收發(fā)流程是否合規(guī)、貨物收發(fā)卡記錄是否準(zhǔn)確、庫存管理是否規(guī)范等。對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）日常檢查物資管理部門應(yīng)加強對貨物收發(fā)卡管理工作的日常檢查，定期檢查貨物收發(fā)卡的填寫、保管情況，以及貨物收發(fā)流程的執(zhí)行情況。發(fā)現(xiàn)問題及時督促相關(guān)人員進(jìn)行整改，確保貨物收發(fā)卡管理工作規(guī)范、有序。（三）違規(guī)處理對于違反本管理辦法的行為，公司將