采購原材料管理辦法一、總則（一）目的為加強公司采購原材料管理，規(guī)范采購行為，確保原材料質(zhì)量，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有原材料采購活動，包括原材料的選型、供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂、采購訂單下達(dá)、原材料驗收、入庫、付款等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)，確保采購行為合法合規(guī)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商，確保所采購原材料符合公司生產(chǎn)要求。3.成本效益原則：在保證原材料質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。4.公開公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督，確保采購結(jié)果公正合理。二、采購計劃管理（一）需求預(yù)測1.各部門應(yīng)根據(jù)公司生產(chǎn)計劃、銷售訂單及庫存情況，定期對原材料需求進行預(yù)測，并提交需求預(yù)測報告。2.需求預(yù)測報告應(yīng)包括原材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間等信息，并附相關(guān)依據(jù)和說明。（二）采購計劃制定1.采購部門根據(jù)各部門提交的需求預(yù)測報告，結(jié)合原材料庫存情況，制定采購計劃。2.采購計劃應(yīng)明確采購原材料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、采購時間、預(yù)計到貨時間等信息，并經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）采購計劃調(diào)整1.在采購計劃執(zhí)行過程中，如因市場變化、生產(chǎn)計劃調(diào)整、原材料質(zhì)量問題等原因需要調(diào)整采購計劃，相關(guān)部門應(yīng)及時向采購部門提出申請。2.采購部門根據(jù)實際情況對采購計劃進行調(diào)整，并按規(guī)定程序重新審批。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，收集、整理供應(yīng)商基本信息、資質(zhì)證明、業(yè)績情況等資料。2.根據(jù)采購原材料的要求，從供應(yīng)商信息庫中篩選出潛在供應(yīng)商，并進行實地考察和評估。3.評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制能力、價格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面。4.經(jīng)評估合格的供應(yīng)商納入合格供應(yīng)商名錄，并定期進行更新和維護。（二）供應(yīng)商考核1.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進行考核，考核內(nèi)容包括原材料質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。2.考核方式可采用定期評估、不定期抽檢、客戶反饋等方式進行。3.根據(jù)考核結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對于不符合要求的供應(yīng)商進行警告、整改或淘汰。（三）供應(yīng)商關(guān)系維護1.采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況和原材料供應(yīng)情況。2.對于供應(yīng)商提出的問題和困難，應(yīng)積極協(xié)調(diào)解決，建立良好的合作關(guān)系。3.定期組織供應(yīng)商座談會，聽取供應(yīng)商意見和建議，共同探討改進采購工作的措施和方法。四、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購部門應(yīng)根據(jù)采購計劃和供應(yīng)商選擇結(jié)果，與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同。2.采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括原材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。3.采購合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)公司法律部門審核，確保合同條款合法合規(guī)。（二）合同執(zhí)行1.采購部門應(yīng)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時掌握供應(yīng)商的生產(chǎn)進度和交貨情況。2.如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商未能按時、按質(zhì)、按量交貨，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求其采取措施解決問題，并按合同約定追究其違約責(zé)任。（三）合同變更與解除1.在采購合同執(zhí)行過程中，如因市場變化、生產(chǎn)計劃調(diào)整等原因需要變更合同條款，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.如因不可抗力或其他原因需要解除采購合同，采購部門應(yīng)及時通知供應(yīng)商，并按合同約定辦理相關(guān)手續(xù)。五、采購訂單管理（一）訂單下達(dá)1.采購部門根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。2.采購訂單應(yīng)明確采購原材料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、交貨期、交貨地點等信息，并經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后發(fā)送給供應(yīng)商。（二）訂單跟蹤1.采購部門應(yīng)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時掌握供應(yīng)商的備貨情況和運輸情況。2.如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商未能按時發(fā)貨或運輸過程中出現(xiàn)問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求其采取措施解決問題，并及時向公司內(nèi)部相關(guān)部門反饋訂單執(zhí)行情況。（三）訂單變更與取消1.在采購訂單執(zhí)行過程中，如因市場變化、生產(chǎn)計劃調(diào)整等原因需要變更訂單條款，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.如因不可抗力或其他原因需要取消采購訂單，采購部門應(yīng)及時通知供應(yīng)商，并按合同約定辦理相關(guān)手續(xù)。六、原材料驗收管理（一）驗收標(biāo)準(zhǔn)1.采購部門應(yīng)根據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，制定原材料驗收標(biāo)準(zhǔn)。2.驗收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確原材料的質(zhì)量要求、檢驗方法、檢驗項目、合格判定標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。（二）驗收流程1.原材料到貨后，采購部門應(yīng)及時通知質(zhì)量檢驗部門進行驗收。2.質(zhì)量檢驗部門應(yīng)按照驗收標(biāo)準(zhǔn)對原材料進行檢驗，檢驗合格的原材料辦理入庫手續(xù)，檢驗不合格的原材料應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。3.對于重要原材料或批量較大的原材料，質(zhì)量檢驗部門可進行抽檢或全檢。（三）驗收記錄1.質(zhì)量檢驗部門應(yīng)做好原材料驗收記錄，記錄內(nèi)容包括原材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、到貨日期、檢驗項目、檢驗結(jié)果、檢驗人員等信息。2.驗收記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。七、原材料入庫管理（一）入庫流程1.檢驗合格的原材料，由采購部門通知倉庫辦理入庫手續(xù)。2.倉庫管理人員應(yīng)核對原材料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量證明文件等信息，確認(rèn)無誤后辦理入庫手續(xù)，并填寫入庫單。3.入庫單應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)采購部門留存，一聯(lián)財務(wù)部門留存。（二）庫存管理1.倉庫管理人員應(yīng)按照規(guī)定的存儲方式和條件，對原材料進行分類存放，并做好標(biāo)識和防護措施。2.定期對原材料進行盤點，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)及時查明原因，并進行處理。八、付款管理（一）付款申請1.采購部門應(yīng)根據(jù)采購合同和原材料驗收情況，及時向財務(wù)部門提交付款申請。2.付款申請應(yīng)包括采購合同編號、供應(yīng)商名稱、原材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、金額、付款方式、付款期限等信息，并附相關(guān)證明文件。（二）付款審批1.財務(wù)部門收到付款申請后，應(yīng)按照公司財務(wù)管理制度進行審核。2.審核內(nèi)容包括采購合同的執(zhí)行情況、原材料驗收情況、付款金額的準(zhǔn)確性、付款方式的合理性等方面。3.經(jīng)審核無誤后，付款申請報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）付款執(zhí)行1.財務(wù)部門根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的審批意見，按照規(guī)定的付款方式和付款期限向供應(yīng)商支付貨款。2.付款后，財務(wù)部門應(yīng)及時進行賬務(wù)處理，并將付款憑證交采購部門存檔。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對采購原材料管理情況進行審計監(jiān)督，檢查采購活動是否符合本辦法及相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。2.審計內(nèi)容包括采購計劃的制定與執(zhí)行、供應(yīng)商管理、采購合同管理、采購訂單管理、原材料驗收管理、入庫管理、付款管理等方面。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)接受政府相關(guān)部門