企業(yè)電子郵件管理規(guī)范及使用手冊(cè)一、引言在數(shù)字化辦公場(chǎng)景中，電子郵件作為企業(yè)內(nèi)外部溝通的核心載體，其規(guī)范使用與安全管理直接關(guān)系到信息傳遞效率、商業(yè)機(jī)密保護(hù)及企業(yè)品牌形象。為明確郵件使用邊界、保障信息安全、提升協(xié)同辦公質(zhì)量，結(jié)合企業(yè)實(shí)際運(yùn)營(yíng)需求，特制定本《企業(yè)電子郵件管理規(guī)范及使用手冊(cè)》，供全體員工參照?qǐng)?zhí)行。二、電子郵件管理規(guī)范（一）賬號(hào)管理1.賬號(hào)申請(qǐng)：?jiǎn)T工入職后，由行政或IT部門(mén)統(tǒng)一開(kāi)通企業(yè)郵箱賬號(hào)，賬號(hào)格式遵循“姓名首字母+工號(hào)尾碼”（或企業(yè)定制規(guī)則），初始密碼需在首次登錄時(shí)完成修改。2.賬號(hào)使用：郵箱賬號(hào)僅限本人使用，禁止轉(zhuǎn)借、共享或冒用他人賬號(hào)；離職員工需在離職手續(xù)辦理時(shí)移交郵箱權(quán)限，由IT部門(mén)注銷(xiāo)賬號(hào)，避免信息泄露。3.密碼管理：郵箱密碼需包含字母、數(shù)字、符號(hào)組合，建議每季度修改一次，避免使用生日、工號(hào)等易猜解信息；若懷疑密碼泄露，應(yīng)立即重置并通知IT部門(mén)核查。（二）郵件內(nèi)容規(guī)范1.主題清晰：郵件主題需簡(jiǎn)潔概括核心內(nèi)容，格式建議為“【事項(xiàng)類(lèi)型】+具體內(nèi)容”（如【審批】報(bào)銷(xiāo)單提交、【通知】部門(mén)例會(huì)調(diào)整），避免空白或模糊主題（如“急件”“幫忙看一下”）。2.正文規(guī)范：語(yǔ)言正式、簡(jiǎn)潔，避免口語(yǔ)化表述（如“醬紫”“吼吼”）或情緒化表達(dá)；重要信息可通過(guò)加粗、分段突出，但避免過(guò)度排版影響閱讀；對(duì)外郵件需使用企業(yè)統(tǒng)一簽名（包含姓名、部門(mén)、職務(wù)、聯(lián)系方式、企業(yè)logo等，由行政部門(mén)統(tǒng)一規(guī)范）。3.附件要求：附件命名需清晰（如“Q3銷(xiāo)售報(bào)表.xlsx”），避免使用亂碼或無(wú)意義名稱(chēng)；發(fā)送前確認(rèn)附件完整、格式兼容（優(yōu)先使用PDF、Office通用格式），超大附件建議通過(guò)企業(yè)云盤(pán)或合規(guī)傳輸工具共享，避免郵件發(fā)送失敗。（三）安全管理規(guī)范1.保密要求：涉密郵件（含客戶(hù)信息、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、商業(yè)計(jì)劃等）需標(biāo)記“【機(jī)密】”并加密發(fā)送，接收方需通過(guò)企業(yè)指定工具解密；禁止通過(guò)企業(yè)郵箱傳輸違法、違規(guī)、侵權(quán)或違反企業(yè)價(jià)值觀的內(nèi)容，包括但不限于謠言、盜版文件、惡意軟件等。2.釣魚(yú)郵件防范：3.外部郵件處理：對(duì)外發(fā)送郵件時(shí)，需確認(rèn)收件人身份及郵箱準(zhǔn)確性，避免誤發(fā)敏感信息；接收外部郵件后，若涉及合作、合同等重要事項(xiàng)，需與發(fā)件人電話(huà)確認(rèn)，防止偽造郵件詐騙。（四）收發(fā)與歸檔規(guī)則1.發(fā)送規(guī)則：群發(fā)郵件需明確“收件人”“抄送人”“密送人”的使用場(chǎng)景（如抄送給需知曉但無(wú)需操作的人員，密送給需隱藏收件人名單的場(chǎng)景）；重要郵件發(fā)送后，建議通過(guò)企業(yè)即時(shí)通訊工具提醒對(duì)方查收，避免延誤。2.接收管理：定期清理收件箱（建議每周一次），將重要郵件歸檔至對(duì)應(yīng)文件夾（如“項(xiàng)目A資料”“客戶(hù)溝通”），避免郵件堆積導(dǎo)致遺漏；自動(dòng)過(guò)濾垃圾郵件（由IT部門(mén)配置規(guī)則），但需定期檢查垃圾箱，防止正常郵件被誤判。3.歸檔要求：涉及項(xiàng)目、合同、客戶(hù)溝通的郵件需長(zhǎng)期歸檔，歸檔路徑遵循企業(yè)文檔管理規(guī)范；離職員工郵件需由直屬上級(jí)或指定人員備份，確保工作交接完整。（五）違規(guī)處理1.若員工違反本規(guī)范（如泄露企業(yè)機(jī)密、傳播違規(guī)內(nèi)容、濫用郵箱權(quán)限等），視情節(jié)輕重給予警告、記過(guò)、停職或解除勞動(dòng)合同等處罰；2.因違規(guī)使用郵箱導(dǎo)致企業(yè)損失的，需依法承擔(dān)賠償責(zé)任；涉嫌違法的，移交司法機(jī)關(guān)處理。三、電子郵件使用手冊(cè)（一）郵件客戶(hù)端設(shè)置以企業(yè)常用的Outlook、騰訊企業(yè)郵為例：1.Outlook設(shè)置：打開(kāi)Outlook，進(jìn)入“文件”→“添加賬戶(hù)”，輸入企業(yè)郵箱賬號(hào)、密碼；勾選“記住密碼”（非公共設(shè)備），完成設(shè)置后同步郵件。2.騰訊企業(yè)郵（網(wǎng)頁(yè)版）：可在“設(shè)置”中配置自動(dòng)回復(fù)、簽名、郵件分類(lèi)規(guī)則等。（二）郵件撰寫(xiě)技巧1.主題優(yōu)化：用關(guān)鍵詞概括核心需求，如“【需求確認(rèn)】產(chǎn)品A迭代方案反饋”，方便收件人快速識(shí)別優(yōu)先級(jí)。2.正文邏輯：采用“總-分-總”結(jié)構(gòu)，開(kāi)頭說(shuō)明目的，中間分點(diǎn)闡述（用序號(hào)或項(xiàng)目符號(hào)），結(jié)尾明確行動(dòng)要求（如“請(qǐng)于今日18:00前反饋修改意見(jiàn)”）。（三）收發(fā)操作指南1.發(fā)送前檢查：確認(rèn)收件人、抄送人名單無(wú)誤，避免誤發(fā)給無(wú)關(guān)人員；檢查附件是否正確添加，正文是否有錯(cuò)別字或格式混亂；重要郵件建議先發(fā)送給自己或同事測(cè)試，確認(rèn)顯示正常后再正式發(fā)送。2.接收與回復(fù)：收到需處理的郵件，可標(biāo)記為“已讀”“待辦”（通過(guò)客戶(hù)端功能），避免遺忘；回復(fù)時(shí)建議引用原文關(guān)鍵內(nèi)容（如“關(guān)于您提到的‘產(chǎn)品交付時(shí)間’，回復(fù)如下：”），保持溝通上下文清晰；若需多人協(xié)作，可轉(zhuǎn)發(fā)郵件并添加說(shuō)明（如“請(qǐng)@李四協(xié)助確認(rèn)該需求的技術(shù)可行性”）。（四）常見(jiàn)問(wèn)題處理1.郵件發(fā)送失?。簷z查網(wǎng)絡(luò)連接，或嘗試切換網(wǎng)絡(luò)（如從WiFi切為手機(jī)熱點(diǎn)）；確認(rèn)附件大小是否超限（企業(yè)郵箱通常限制20-50MB，超大附件用云盤(pán)分享）；聯(lián)系IT部門(mén)檢查郵箱服務(wù)器狀態(tài)或賬號(hào)權(quán)限。2.附件無(wú)法打開(kāi)：確認(rèn)本地是否安裝對(duì)應(yīng)軟件（如打開(kāi).xlsx需Excel或WPS）；若格式不兼容，可要求發(fā)件人轉(zhuǎn)換為PDF或通用格式；檢查附件是否損壞，可讓發(fā)件人重新發(fā)送。3.郵件丟失或未收到：檢查垃圾箱、歸檔文件夾，確認(rèn)是否被誤判為垃圾郵件；聯(lián)系發(fā)件人確認(rèn)發(fā)送時(shí)間、收件