會(huì)議紀(jì)要編寫與分發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化流程模板一、適用范圍與應(yīng)用價(jià)值本標(biāo)準(zhǔn)化流程模板適用于企業(yè)內(nèi)部各類工作會(huì)議（如周例會(huì)、項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)、跨部門協(xié)調(diào)會(huì)、專題研討會(huì)等）的紀(jì)要編寫與分發(fā)管理，旨在統(tǒng)一會(huì)議記錄規(guī)范、提升信息傳遞效率、明確責(zé)任分工，保證會(huì)議成果有效落地。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，可避免紀(jì)要內(nèi)容遺漏、表述模糊、分發(fā)不及時(shí)等問題，為后續(xù)工作推進(jìn)、責(zé)任追溯及經(jīng)驗(yàn)沉淀提供可靠依據(jù)。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）會(huì)前準(zhǔn)備：明確目標(biāo)，夯實(shí)基礎(chǔ)梳理會(huì)議核心目的會(huì)議發(fā)起人（或主持人）需提前明確本次會(huì)議的核心目標(biāo)（如決策事項(xiàng)、問題解決、進(jìn)度同步等），并告知記錄人，保證記錄方向與會(huì)議需求一致。確認(rèn)參會(huì)人員與分工提前向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知（含時(shí)間、地點(diǎn)、議程、所需材料等），記錄人需同步確認(rèn)參會(huì)人員名單（含主持人、核心發(fā)言人、記錄人等），明確缺席人員及原因（如需）。準(zhǔn)備會(huì)議記錄工具記錄人需提前準(zhǔn)備會(huì)議記錄模板（可參考本模板）、筆、筆記本或電子記錄設(shè)備（如電腦、錄音筆，需提前告知參會(huì)人員錄音安排），保證記錄工具狀態(tài)正常。（二）會(huì)中記錄：聚焦關(guān)鍵，準(zhǔn)確捕捉記錄核心信息，避免“流水賬”重點(diǎn)記錄以下內(nèi)容，無需逐字逐句復(fù)述發(fā)言：議題討論要點(diǎn)：針對每個(gè)議程，記錄不同參會(huì)人員的核心觀點(diǎn)、分歧意見及主要論據(jù)；決策事項(xiàng)：明確會(huì)議達(dá)成的共識、結(jié)論（如“通過方案”“確定時(shí)間為節(jié)點(diǎn)”等）；待辦事項(xiàng)：清晰記錄任務(wù)內(nèi)容、負(fù)責(zé)人、計(jì)劃完成時(shí)間（如“*負(fù)責(zé)完成報(bào)告，2024年X月X日前提交”）；懸而未決問題：未達(dá)成一致的事項(xiàng)需標(biāo)注“待議”，并明確后續(xù)跟進(jìn)方向。區(qū)分事實(shí)與觀點(diǎn)，標(biāo)注關(guān)鍵信息對發(fā)言內(nèi)容進(jìn)行客觀記錄，避免加入記錄人主觀評價(jià)；對重要數(shù)據(jù)、決議、負(fù)責(zé)人等關(guān)鍵信息（如時(shí)間、數(shù)字、人名）需重點(diǎn)標(biāo)注，便于后續(xù)整理。及時(shí)確認(rèn)模糊信息記錄過程中，對不確定的表述（如“大概下周”“可能需要資源”），需在會(huì)后及時(shí)向相關(guān)參會(huì)人員核實(shí)，保證信息準(zhǔn)確無誤。（三）會(huì)后整理：核對補(bǔ)充，形成規(guī)范整理會(huì)議記錄初稿會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)，記錄人需根據(jù)會(huì)中記錄補(bǔ)充細(xì)節(jié)（如遺漏的討論要點(diǎn)、待辦事項(xiàng)背景等），整理成結(jié)構(gòu)清晰的會(huì)議紀(jì)要初稿，保證邏輯連貫、表述準(zhǔn)確。審核與修訂紀(jì)要內(nèi)容初稿完成后，提交主持人審核，重點(diǎn)核對決議事項(xiàng)、待辦分工的準(zhǔn)確性；若涉及跨部門協(xié)作或敏感內(nèi)容，需同步相關(guān)參會(huì)人員確認(rèn)，避免信息偏差；根據(jù)審核意見修訂紀(jì)要，最終形成正式版本（需標(biāo)注“最終版”及審核人姓名，如“審核：*”）。（四）分發(fā)與歸檔：閉環(huán)管理，追蹤落實(shí)按需分發(fā)，保證覆蓋正式紀(jì)要需在會(huì)議結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)，通過企業(yè)內(nèi)部溝通工具（如OA系統(tǒng)、企業(yè)釘釘?shù)龋┓职l(fā)給所有參會(huì)人員、需知悉的部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并同步發(fā)送存檔部門（如行政部、項(xiàng)目管理部）。跟蹤待辦事項(xiàng)進(jìn)展記錄人或項(xiàng)目助理需建立《待辦事項(xiàng)跟蹤表》（見模板），定期（如每周）向負(fù)責(zé)人確認(rèn)任務(wù)進(jìn)展，對逾期未完成的任務(wù)及時(shí)提醒，保證會(huì)議成果落地。規(guī)范存檔，便于追溯會(huì)議紀(jì)要需按“會(huì)議名稱-日期”格式命名（如“2024年項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)-20240315紀(jì)要”），存儲(chǔ)至指定共享文件夾（如“公司檔案-會(huì)議紀(jì)要”），保存期限不少于2年（涉密紀(jì)要按保密規(guī)定延長保存期限）。三、會(huì)議紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)模板會(huì)議基本信息項(xiàng)目內(nèi)容會(huì)議名稱例：2024年Q2產(chǎn)品規(guī)劃評審會(huì)會(huì)議時(shí)間例：2024年3月15日14:00-16:30會(huì)議地點(diǎn)例：公司3樓會(huì)議室A/線上會(huì)議（騰訊會(huì)議號：*）主持人*記錄人*參會(huì)人員（部門）、（部門）、*（部門）等共人缺席人員及原因（部門）：因出差缺席；（部門）：臨時(shí)緊急事務(wù)未到場會(huì)議議程1.上季度產(chǎn)品銷售數(shù)據(jù)回顧（）；2.Q2新品功能規(guī)劃匯報(bào)（）；3.跨部門資源協(xié)調(diào)討論；4.會(huì)議總結(jié)與決議會(huì)議議程與內(nèi)容記錄議題序號議題名稱討論要點(diǎn)共識決議/待辦事項(xiàng)1上季度產(chǎn)品銷售數(shù)據(jù)回顧匯報(bào)：上季度銷售額萬元，同比增長X%，主要增長來自華東區(qū)域；補(bǔ)充：華南區(qū)域銷量未達(dá)預(yù)期，主競品降價(jià)沖擊。無待辦，數(shù)據(jù)詳見附件《2024Q1銷售報(bào)告》。2Q2新品功能規(guī)劃匯報(bào)建議新增“智能推薦”功能，預(yù)計(jì)開發(fā)周期8周；提出需優(yōu)先優(yōu)化“支付模塊”穩(wěn)定性，當(dāng)前投訴率較高。待辦1：負(fù)責(zé)組織技術(shù)團(tuán)隊(duì)評估“智能推薦”功能開發(fā)可行性及資源需求，3月22日前提交方案；待辦2：牽頭協(xié)調(diào)支付模塊優(yōu)化，4月5日前完成問題修復(fù)。3跨部門資源協(xié)調(diào)討論（市場部）：需研發(fā)部配合提供新功能Demo用于4月展會(huì)；（研發(fā)部）：當(dāng)前人力緊張，需延遲1周交付。決議：研發(fā)部優(yōu)先保障Demo核心功能展示，4月10日前提供簡化版Demo，市場部同步準(zhǔn)備宣傳物料。待辦事項(xiàng)跟蹤表任務(wù)編號任務(wù)描述負(fù)責(zé)人計(jì)劃完成時(shí)間所需資源/支持當(dāng)前狀態(tài)完成情況備注W-20240315-01評估“智能推薦”功能開發(fā)可行性及資源需求*2024-03-22研發(fā)部*提供技術(shù)數(shù)據(jù)支持進(jìn)行中已收集80%基礎(chǔ)數(shù)據(jù)W-20240315-02牽頭協(xié)調(diào)支付模塊優(yōu)化*2024-04-05測試部*配合測試，預(yù)算元未開始待研發(fā)部排期W-20240315-03準(zhǔn)備新功能Demo宣傳物料*2024-04-08設(shè)計(jì)部*協(xié)助海報(bào)制作進(jìn)行中素材收集已完成會(huì)議總結(jié)核心成果：明確Q2新品功能開發(fā)優(yōu)先級，確定跨部門資源協(xié)作方案，落實(shí)2項(xiàng)關(guān)鍵待辦事項(xiàng)；后續(xù)計(jì)劃：下次會(huì)議時(shí)間暫定4月12日，重點(diǎn)跟進(jìn)“智能推薦”功能方案及支付模塊優(yōu)化進(jìn)展；其他說明：本次會(huì)議紀(jì)要及附件已同步至共享文件夾，路徑：/會(huì)議紀(jì)要/2024年/03月/。四、使用關(guān)鍵提示與常見問題規(guī)避客觀記錄，避免主觀評價(jià)紀(jì)要需以“事實(shí)陳述”為主，不記錄個(gè)人情緒、主觀臆斷或與會(huì)議無關(guān)的閑聊內(nèi)容（如“*發(fā)言冗長，偏離主題”等表述需避免）。待辦事項(xiàng)“三明確”原則所有待辦任務(wù)必須明確“做什么（任務(wù)描述）、誰來做（負(fù)責(zé)人）、何時(shí)完成（截止時(shí)間）”，避免使用“盡快”“適時(shí)”等模糊詞匯，保證責(zé)任可追溯。分發(fā)后及時(shí)確認(rèn)接收情況對于重要會(huì)議紀(jì)要，分發(fā)后可通過口頭或消息方式確認(rèn)相關(guān)人員是否收到，避免因信息遺漏導(dǎo)致工作延誤。涉密內(nèi)容需標(biāo)注保密等級若會(huì)議涉及商業(yè)秘密、敏感數(shù)據(jù)等，需在紀(jì)要首頁標(biāo)注“內(nèi)部文件，注意保密”，并按企業(yè)保密制度限定分發(fā)范圍，禁止外傳。定期回顧紀(jì)要推動(dòng)執(zhí)行項(xiàng)