規(guī)范資料傳遞管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司資料傳遞的規(guī)范化管理，確保資料傳遞的準確、及時、安全，提高工作效率，保障公司各項業(yè)務的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門之間以及公司與外部合作伙伴之間的資料傳遞管理。（三）基本原則1.準確性原則：資料傳遞應確保內(nèi)容準確無誤，避免因信息錯誤導致工作失誤或損失。2.及時性原則：資料傳遞應按照規(guī)定的時間節(jié)點進行，確保信息的時效性，不影響工作的正常推進。3.安全性原則：資料傳遞過程中要確保資料的安全，防止資料泄露、丟失或損壞。4.可追溯性原則：對資料傳遞的全過程進行記錄，以便于查詢和追溯。二、資料分類與定義（一）公司文件1.行政文件：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報、報告等。2.業(yè)務文件：涉及公司各項業(yè)務活動的策劃方案、合同協(xié)議、業(yè)務報表等。（二）技術資料1.產(chǎn)品設計資料：如產(chǎn)品圖紙、技術規(guī)格書、設計說明書等。2.工藝文件：包括工藝流程、操作規(guī)程、質(zhì)量控制文件等。（三）客戶資料1.客戶基本信息：客戶的名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍等。2.客戶需求資料：客戶的訂單、需求規(guī)格、反饋意見等。（四）其他資料1.財務資料：財務報表、預算報告、審計資料等。2.人力資源資料：員工檔案、考勤記錄、培訓資料等。三、資料傳遞流程（一）發(fā)起1.各部門或個人因工作需要傳遞資料時，應填寫《資料傳遞申請表》，詳細注明資料的名稱、類別、傳遞對象、傳遞原因、預計傳遞時間等信息。2.《資料傳遞申請表》經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至資料管理部門。（二）審核1.資料管理部門收到《資料傳遞申請表》后，對傳遞資料的必要性、準確性、完整性進行審核。2.對于重要資料或涉及多個部門的資料傳遞，資料管理部門應組織相關部門進行會審。（三）傳遞1.審核通過的資料，由資料管理部門按照規(guī)定的傳遞方式進行傳遞。2.內(nèi)部資料傳遞可采用專人送達、郵件發(fā)送、內(nèi)部辦公系統(tǒng)流轉(zhuǎn)等方式；與外部合作伙伴的資料傳遞可根據(jù)實際情況選擇快遞、郵寄、電子數(shù)據(jù)交換等方式。3.在資料傳遞過程中，傳遞人員應確保資料的安全和完整，避免資料丟失或損壞。（四）接收1.接收部門或個人收到傳遞的資料后，應及時進行核對和簽收。2.如發(fā)現(xiàn)資料存在問題，應及時與傳遞部門溝通，要求其進行更正或補充。（五）存檔1.資料接收部門應按照公司檔案管理規(guī)定，對接收的資料進行整理、歸檔。2.資料管理部門應定期對歸檔資料進行檢查和清理，確保資料的完整性和可查閱性。四、資料傳遞方式（一）專人送達1.對于重要、緊急且不宜通過其他方式傳遞的資料，可安排專人送達。2.專人送達時，傳遞人員應填寫《資料傳遞登記表》，詳細記錄資料的名稱、數(shù)量、送達時間、接收人等信息。（二）郵件發(fā)送1.一般資料可通過公司內(nèi)部郵件系統(tǒng)或外部電子郵箱進行發(fā)送。2.郵件主題應明確資料的名稱和類別，郵件內(nèi)容應清晰、準確，并附上相關的附件。3.發(fā)送郵件時，應確保收件人地址準確無誤，并在郵件發(fā)送后及時通知收件人查收。（三）內(nèi)部辦公系統(tǒng)流轉(zhuǎn)1.公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)應具備資料傳遞功能，各部門可通過該系統(tǒng)進行資料的上傳、下載和流轉(zhuǎn)。2.在內(nèi)部辦公系統(tǒng)中傳遞資料時，應按照系統(tǒng)規(guī)定的流程進行操作，填寫相關的表單和說明。3.資料管理部門應定期對內(nèi)部辦公系統(tǒng)中的資料進行清理和備份，確保系統(tǒng)的正常運行。（四）快遞/郵寄1.與外部合作伙伴傳遞資料時，可根據(jù)實際情況選擇快遞或郵寄方式。2.選擇快遞或郵寄服務時，應選擇信譽良好、服務質(zhì)量高的快遞公司或郵政部門，并確保資料包裝完好、標識清晰。3.快遞或郵寄資料時，應保留好快遞單號或郵寄憑證，以便于查詢和跟蹤。（五）電子數(shù)據(jù)交換1.對于業(yè)務往來頻繁、數(shù)據(jù)量大的合作伙伴，可采用電子數(shù)據(jù)交換（EDI）方式進行資料傳遞。2.采用EDI方式傳遞資料時，應按照相關標準和規(guī)范進行數(shù)據(jù)格式的轉(zhuǎn)換和傳輸，確保數(shù)據(jù)的準確性和一致性。3.公司應建立EDI系統(tǒng)的管理制度，加強對系統(tǒng)的維護和管理，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。五、資料傳遞的安全管理（一）保密措施1.涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密等敏感信息的資料傳遞，應嚴格遵守公司的保密制度，采取加密、專人傳遞等保密措施。2.傳遞人員應簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務，確保資料在傳遞過程中的安全性。（二）數(shù)據(jù)備份1.對于重要資料，應定期進行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。2.數(shù)據(jù)備份的頻率應根據(jù)資料的重要程度和變化情況確定，確保數(shù)據(jù)的完整性和可恢復性。（三）安全檢查1.資料管理部門應定期對資料傳遞過程中的安全情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.對于存在安全隱患的資料傳遞方式或環(huán)節(jié)，應及時調(diào)整和改進，確保資料傳遞的安全。六、資料傳遞的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司設立資料傳遞管理監(jiān)督小組，負責對資料傳遞管理辦法的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應定期對各部門的資料傳遞工作進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）考核辦法1.將資料傳遞工作納入部門和個人的績效考核體系，對資料傳遞及時、準確、安全的部門和個人給予獎勵。2.對資料傳遞過程中出現(xiàn)延誤、錯誤、丟失等問題的部門和個人，視情節(jié)輕重給予相應的處罰。（三）責任追究1.對于因資料傳遞失誤給公司造成重大損失的，將追究相關部門和個人的責任。2.責任追究方式包括批評教育、經(jīng)濟處罰、行政處分等，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任。七、附則（一）解釋權本辦法由公司資料管理部門負責解釋。（二）修訂與廢止本辦法將根據(jù)公司