記錄與憑證管理辦法一、總則（一）目的為加強公司記錄與憑證的管理，規(guī)范記錄與憑證的生成、收集、整理、存儲、檢索、使用和銷毀等流程，確保記錄與憑證的真實性、完整性、準確性和可追溯性，依據(jù)相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門在經營管理活動中所產生的各類記錄與憑證的管理。（三）定義1.記錄：指公司在各項活動中形成的，反映活動過程和結果的各種信息載體，包括但不限于文件、報表、合同、協(xié)議、數(shù)據(jù)、圖表、影像等。2.憑證：指能夠證明經濟業(yè)務發(fā)生、明確經濟責任，并據(jù)以登記賬簿的書面證明，如發(fā)票、收據(jù)、支票、報銷單等。（四）管理原則1.依法合規(guī)原則：記錄與憑證的管理應符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司內部規(guī)章制度的要求。2.真實準確原則：記錄與憑證應如實反映公司經營管理活動的實際情況，數(shù)據(jù)準確、內容完整。3.及時有效原則：記錄與憑證應及時生成、收集和整理，確保其有效性和時效性，能夠為公司決策和管理提供有力支持。4.安全保密原則：記錄與憑證應妥善保管，確保其安全性和保密性，防止信息泄露、丟失或損壞。二、記錄與憑證的分類及編號（一）記錄與憑證的分類1.行政類：包括公司文件、會議記錄、通知、報告、工作計劃與總結等。2.財務類：包括會計憑證、賬簿、報表、發(fā)票、收據(jù)、銀行對賬單等。3.業(yè)務類：包括銷售合同、采購合同、訂單、發(fā)貨單、收貨單、驗收報告等。4.人事類：包括員工檔案、考勤記錄、工資表、培訓記錄、績效考核記錄等。5.其他類：包括質量檢驗報告、環(huán)境監(jiān)測記錄、設備維護記錄、安全檢查記錄等。（二）記錄與憑證的編號1.編號規(guī)則記錄與憑證應按照一定的編號規(guī)則進行編號，以便于識別、檢索和管理。編號應具有唯一性，不得重復。編號應包含年份、部門代碼、類別代碼、順序號等信息。2.編號示例行政類記錄編號：[年份][部門代碼][XZ][順序號]，如202301XZ001，表示2023年1部門的第1份行政類記錄。財務類憑證編號：[年份][部門代碼][CW][順序號]，如202302CW005，表示2023年2部門的第5份財務類憑證。業(yè)務類合同編號：[年份][部門代碼][YW][順序號]，如202303YW010，表示2023年3部門的第10份業(yè)務類合同。人事類記錄編號：[年份][部門代碼][RS][順序號]，如202304RS003，表示2023年4部門的第3份人事類記錄。其他類記錄編號：[年份][部門代碼][QT][順序號]，如202305QT007，表示2023年5部門的第7份其他類記錄。三、記錄與憑證的生成與收集（一）記錄與憑證的生成1.責任部門：各部門應明確記錄與憑證的生成責任人，確保記錄與憑證的及時、準確生成。2.生成要求記錄與憑證應按照規(guī)定的格式和內容要求進行生成，確保其真實性、完整性和準確性。記錄與憑證應使用黑色或藍色中性筆填寫，不得使用鉛筆、圓珠筆或其他易褪色的筆填寫。記錄與憑證如有修改，應在修改處加蓋修改人印章或簽字，并注明修改日期。（二）記錄與憑證的收集1.收集責任人：各部門應指定專人負責記錄與憑證的收集工作，確保記錄與憑證及時、完整地收集到指定地點。2.收集時間行政類記錄應在活動結束后5個工作日內收集完畢。財務類憑證應在每月末結賬后10個工作日內收集完畢。業(yè)務類記錄應在業(yè)務活動完成后3個工作日內收集完畢。人事類記錄應在相關業(yè)務完成后2個工作日內收集完畢。其他類記錄應根據(jù)實際情況及時收集，確保記錄的時效性。3.收集要求收集的記錄與憑證應齊全、完整，不得遺漏。收集的記錄與憑證應按照類別和編號順序進行整理，確保便于查閱和管理。四、記錄與憑證的整理與存儲（一）記錄與憑證的整理1.整理責任人：各部門收集的記錄與憑證應及時移交至公司檔案室，由檔案室專人負責整理。2.整理要求整理記錄與憑證時，應按照類別和編號順序進行分類，去除重復、無效的記錄與憑證。對整理后的記錄與憑證應進行編號、裝訂，確保其整齊、美觀。整理后的記錄與憑證應編制目錄，便于查閱和檢索。（二）記錄與憑證的存儲1.存儲方式記錄與憑證應采用紙質存儲和電子存儲相結合的方式進行存儲，確保數(shù)據(jù)的安全性和可追溯性。紙質記錄與憑證應存放在檔案室的專用檔案柜中，按照類別和編號順序排列，便于查閱和管理。電子記錄與憑證應存儲在公司的服務器或存儲設備中，并進行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.存儲環(huán)境檔案室應保持干燥、通風、防火、防潮、防蟲、防盜等良好的存儲環(huán)境，確保記錄與憑證的安全。電子存儲設備應定期進行維護和檢查，確保其正常運行，防止數(shù)據(jù)損壞或丟失。3.存儲期限記錄與憑證的存儲期限應根據(jù)相關法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求執(zhí)行，一般情況下，行政類記錄存儲期限為5年，財務類憑證存儲期限為10年，業(yè)務類記錄存儲期限為5年，人事類記錄存儲期限為5年，其他類記錄存儲期限根據(jù)實際情況確定。超過存儲期限的記錄與憑證，應按照規(guī)定的程序進行銷毀。五、記錄與憑證的檢索與使用（一）記錄與憑證的檢索1.檢索方式檔案室應建立記錄與憑證檢索系統(tǒng)，便于快速、準確地檢索到所需的記錄與憑證。檢索方式可采用按類別、編號、日期、關鍵詞等多種方式進行檢索。2.檢索流程使用部門如需查閱記錄與憑證，應填寫《記錄與憑證查閱申請表》，注明查閱的類別、編號、日期、關鍵詞等信息，并提交部門負責人審批。部門負責人審批通過后，將申請表提交至檔案室。檔案室根據(jù)申請表的要求，在檢索系統(tǒng)中進行檢索，并將檢索到的記錄與憑證提供給使用部門查閱。（二）記錄與憑證的使用1.使用要求使用部門應按照規(guī)定的用途使用記錄與憑證，不得擅自更改、偽造或銷毀記錄與憑證。使用記錄與憑證時，應注意保護其完整性和保密性，不得泄露記錄與憑證中的敏感信息。使用完畢后，應及時將記錄與憑證歸還至檔案室。2.借閱管理如需借閱記錄與憑證，應填寫《記錄與憑證借閱申請表》，注明借閱的類別、編號、日期、借閱期限等信息，并提交部門負責人審批。部門負責人審批通過后，將申請表提交至檔案室。檔案室根據(jù)申請表的要求，辦理借閱手續(xù)，并將記錄與憑證提供給借閱人。借閱人應在規(guī)定的借閱期限內歸還記錄與憑證，如需延期借閱，應提前辦理延期手續(xù)。六、記錄與憑證的銷毀（一）銷毀條件1.記錄與憑證已超過存儲期限，且無需繼續(xù)保存的。2.記錄與憑證因自然災害、意外事故等原因導致?lián)p壞、丟失，無法繼續(xù)使用的。3.記錄與憑證涉及的經濟業(yè)務已完成，且無其他用途的。（二）銷毀程序1.申請：使用部門或檔案室應填寫《記錄與憑證銷毀申請表》，注明銷毀的類別、編號、日期、數(shù)量等信息，并提交部門負責人審批。2.審批：部門負責人審批通過后，將申請表提交至公司分管領導審批。3.銷毀：經公司分管領導審批同意后，由檔案室組織專人對記錄與憑證進行銷毀。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀的時間、地點、方式、參與人員等信息。4.監(jiān)銷：銷毀記錄與憑證時，應指定專人進行監(jiān)銷，確保銷毀過程的合規(guī)性和徹底性。監(jiān)銷人員應在銷毀記錄上簽字確認。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司內部審計部門負責對記錄與憑證的管理情況進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內容1.記錄與憑證的生成、收集、整理、存儲、檢索、使用和銷毀等流程是否符合本辦法的規(guī)定。2.記錄與憑證的真實性、完整性、準確性和可追溯性是否得到保證。3.記錄與憑證的存儲環(huán)境是否安全，存儲期限是否符合規(guī)定。4.記錄與憑證的檢索與使用是否規(guī)范，借閱管理是否嚴格。（三）檢查頻率公司內部審計部門應定期對記錄與憑證的管理情況進行檢查，每年至少檢查一次。（四）問題整改對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，公司內部審計部門應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。責任部門應認真分析問題產生的原