銷售詢證函管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司銷售詢證函的管理，確保銷售信息的真實性、準(zhǔn)確性和完整性，加強銷售業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，防范銷售風(fēng)險，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有銷售業(yè)務(wù)中涉及銷售詢證函的管理活動，包括但不限于應(yīng)收賬款詢證、銷售合同條款確認等相關(guān)詢證工作。（三）基本原則1.真實性原則：銷售詢證函的內(nèi)容必須真實反映公司與客戶之間的銷售交易情況，不得虛假記載或隱瞞重要信息。2.準(zhǔn)確性原則：詢證函中的各項數(shù)據(jù)、信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，確保雙方對銷售業(yè)務(wù)的理解一致，避免因信息不準(zhǔn)確導(dǎo)致的誤解或糾紛。3.及時性原則：應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)發(fā)出和收回銷售詢證函，以保證銷售業(yè)務(wù)信息的時效性，及時發(fā)現(xiàn)和解決潛在問題。4.保密性原則：涉及銷售詢證函的相關(guān)信息應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露給公司造成不利影響。二、詢證函的設(shè)計與內(nèi)容（一）設(shè)計要求1.銷售詢證函應(yīng)根據(jù)不同的詢證目的和客戶類型進行設(shè)計，確保函件內(nèi)容清晰、簡潔，易于理解。2.函件格式應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，包括公司名稱、地址、聯(lián)系方式、客戶名稱、地址、聯(lián)系方式等基本信息，以及詢證事項、明細數(shù)據(jù)、回復(fù)要求等核心內(nèi)容。（二）基本內(nèi)容1.首部：包含公司名稱、地址、聯(lián)系電話、傳真號碼等信息，以及客戶名稱、地址、聯(lián)系電話等信息，明確函件的發(fā)出方和接收方。2.正文：詢證事項說明：清晰闡述本次詢證的目的，如確認應(yīng)收賬款余額、銷售合同執(zhí)行情況等。明細數(shù)據(jù)：按照詢證目的詳細列出相關(guān)銷售業(yè)務(wù)的明細信息，如銷售日期、發(fā)票號碼、金額、產(chǎn)品或服務(wù)描述等，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性?；貜?fù)要求：明確告知客戶應(yīng)如何回復(fù)詢證函，包括回復(fù)的方式（如郵寄、傳真、電子郵件等）、回復(fù)期限、是否需要提供證明材料等。3.尾部：包含公司蓋章、法定代表人或授權(quán)代表簽字、日期等信息，以及對客戶回復(fù)的感謝語。三、詢證函的發(fā)出（一）發(fā)出流程1.業(yè)務(wù)部門發(fā)起：銷售業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員根據(jù)銷售業(yè)務(wù)的實際情況，填寫《銷售詢證函申請表》，詳細說明詢證目的、客戶信息、詢證事項及明細數(shù)據(jù)等內(nèi)容，并提交至部門負責(zé)人審核。2.部門負責(zé)人審核：部門負責(zé)人對《銷售詢證函申請表》進行審核，重點審查詢證目的的合理性、客戶信息的準(zhǔn)確性、詢證事項及明細數(shù)據(jù)的完整性等。審核通過后，簽字確認并提交至財務(wù)部門。3.財務(wù)部門復(fù)核：財務(wù)部門收到《銷售詢證函申請表》后，對其中涉及的財務(wù)數(shù)據(jù)進行復(fù)核，確保數(shù)據(jù)與財務(wù)記錄一致。復(fù)核無誤后，將申請表轉(zhuǎn)交給函件制作人員。4.函件制作與發(fā)出：函件制作人員根據(jù)審核通過的《銷售詢證函申請表》制作銷售詢證函，并按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進行填寫。制作完成后，加蓋公司公章，并由法定代表人或授權(quán)代表簽字。然后，根據(jù)客戶信息選擇合適的發(fā)出方式，如郵寄、傳真或電子郵件等，確保函件能夠及時、準(zhǔn)確地送達客戶手中。（二）發(fā)出記錄1.建立《銷售詢證函發(fā)出臺賬》，詳細記錄每一份詢證函的發(fā)出日期、客戶名稱、地址、聯(lián)系電話、詢證事項、函件編號、發(fā)出方式、快遞單號（如有）等信息。2.對于采用郵寄方式發(fā)出的詢證函，應(yīng)留存郵寄憑證（如快遞單復(fù)印件），作為函件已發(fā)出的證明。對于采用傳真或電子郵件方式發(fā)出的詢證函，應(yīng)記錄傳真號碼或電子郵件地址、發(fā)送時間等信息，并留存相關(guān)的發(fā)送記錄（如傳真報告、郵件發(fā)送成功截圖等）。四、詢證函的接收與處理（一）接收方式與記錄1.客戶應(yīng)按照銷售詢證函中規(guī)定的回復(fù)要求進行回復(fù)。對于采用郵寄方式回復(fù)的詢證函，公司應(yīng)指定專人負責(zé)接收，并及時登記《銷售詢證函接收臺賬》，記錄收到日期、客戶名稱、函件編號、回復(fù)內(nèi)容等信息。2.對于采用傳真或電子郵件方式回復(fù)的詢證函，接收人員應(yīng)及時下載并打印回復(fù)文件，同時在《銷售詢證函接收臺賬》中記錄收到日期、客戶名稱、函件編號、回復(fù)方式、傳真號碼或電子郵件地址等信息。（二）回復(fù)內(nèi)容審核1.財務(wù)部門收到客戶的詢證函回復(fù)后，應(yīng)立即對回復(fù)內(nèi)容進行審核。審核人員應(yīng)仔細核對回復(fù)數(shù)據(jù)與公司銷售記錄、財務(wù)記錄是否一致，對于存在差異的情況，應(yīng)及時與銷售業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員溝通，查明原因。2.如回復(fù)內(nèi)容與公司記錄一致，審核人員應(yīng)在回復(fù)函上簽字確認，并注明審核日期。如回復(fù)內(nèi)容與公司記錄存在差異，審核人員應(yīng)要求銷售業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員對差異情況進行詳細說明，并提供相關(guān)的支持性文件。銷售業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成情況說明，并提交給財務(wù)部門進行再次審核。（三）差異處理1.對于應(yīng)收賬款詢證函的差異處理：客戶確認金額小于公司記錄金額：銷售業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)與客戶溝通，核實差異原因。如因客戶付款未及時到賬、公司記賬錯誤等原因?qū)е虏町?，?yīng)及時調(diào)整公司財務(wù)記錄，并跟蹤款項到賬情況?？蛻舸_認金額大于公司記錄金額：銷售業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)進一步核實銷售業(yè)務(wù)的真實性，檢查是否存在未入賬的銷售業(yè)務(wù)或其他原因?qū)е驴蛻舳啻_認金額。如經(jīng)核實確認為公司記賬錯誤，應(yīng)及時調(diào)整財務(wù)記錄；如存在未入賬的銷售業(yè)務(wù)，應(yīng)按照公司銷售業(yè)務(wù)流程進行處理，并及時入賬。2.對于銷售合同條款確認詢證函的差異處理：客戶對合同條款提出異議：銷售業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)與客戶進行協(xié)商，了解客戶異議的具體內(nèi)容，并根據(jù)合同簽訂時的實際情況進行解釋和說明。如雙方無法達成一致意見，應(yīng)及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報，尋求解決方案。合同條款存在變更但未及時通知公司：銷售業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)核實合同條款變更的真實性和合法性，如變更情況屬實，應(yīng)及時更新公司的銷售合同檔案，并通知相關(guān)部門進行相應(yīng)的調(diào)整。（四）歸檔管理1.經(jīng)審核無誤的銷售詢證函回復(fù)文件應(yīng)按照檔案管理的要求進行歸檔保存。歸檔時，應(yīng)按照客戶名稱、詢證日期、函件編號等順序進行整理，確保檔案資料的完整性和可查閱性。2.銷售詢證函的相關(guān)檔案資料應(yīng)保存一定期限，具體期限按照公司檔案管理制度執(zhí)行。保存期限屆滿后，如需銷毀，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行審批和處理。五、詢證函的跟蹤與監(jiān)督（一）跟蹤機制1.銷售業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)定期跟蹤銷售詢證函的發(fā)出和接收情況，及時了解函件是否被客戶收到、客戶是否已回復(fù)以及回復(fù)內(nèi)容是否符合要求等。對于超過回復(fù)期限仍未收到回復(fù)的詢證函，應(yīng)及時與客戶聯(lián)系，查明原因，并采取相應(yīng)的措施。2.財務(wù)部門應(yīng)建立銷售詢證函跟蹤臺賬，詳細記錄每一份詢證函的跟蹤情況，包括發(fā)出日期、預(yù)計回復(fù)日期、實際收到日期、回復(fù)情況、差異處理情況等信息。通過跟蹤臺賬，及時掌握詢證函的處理進度，發(fā)現(xiàn)問題及時督促相關(guān)人員進行解決。（二）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對銷售詢證函的管理情況進行監(jiān)督檢查，重點檢查詢證函的發(fā)出、接收、處理、跟蹤等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定，是否存在違規(guī)操作或潛在風(fēng)險。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括但不限于詢證函的設(shè)計與內(nèi)容是否合規(guī)、發(fā)出流程是否規(guī)范、回復(fù)內(nèi)容審核是否嚴(yán)格、差異處理是否及時準(zhǔn)確、檔案管理是否完善等。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并督促相關(guān)部門進行整改。六、責(zé)任追究（一）違規(guī)責(zé)任界定1.對于在銷售詢證函管理過程中違反本辦法規(guī)定的行為，如虛假記載、隱瞞重要信息、未按規(guī)定流程操作、泄露客戶信息等，公司將視情節(jié)輕重，對相關(guān)責(zé)任人進行責(zé)任追究。2.責(zé)任追究的對象包括銷售業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員、部門負責(zé)人、財務(wù)人員以及其他參與銷售詢證函管理工作的人員。（二）責(zé)任追究方式1.對于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，公司將給予責(zé)任人警告、批評教育等處理，并要求其立即整改。2.對于情節(jié)較重的違規(guī)行為，公司將給予責(zé)任人罰款、降職、撤職等處分，并要求其承擔(dān)因違規(guī)行為給公司造成的經(jīng)濟損失。3.對于構(gòu)成違法犯