規(guī)范項(xiàng)目采購(gòu)管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司項(xiàng)目采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)行為，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，保證采購(gòu)質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有項(xiàng)目的采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于工程建設(shè)項(xiàng)目、物資采購(gòu)項(xiàng)目、服務(wù)采購(gòu)項(xiàng)目等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購(gòu)過程合法合規(guī)。2.公平公正原則：采購(gòu)過程應(yīng)遵循公平、公正的原則，對(duì)待所有供應(yīng)商，不得偏袒任何一方。3.公開透明原則：采購(gòu)信息應(yīng)公開透明，接受公司內(nèi)部和外部的監(jiān)督。4.效益優(yōu)先原則：在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，追求采購(gòu)效益最大化，降低采購(gòu)成本。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購(gòu)決策委員會(huì)，負(fù)責(zé)對(duì)重大采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行決策。采購(gòu)決策委員會(huì)由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。其職責(zé)包括：1.審議采購(gòu)戰(zhàn)略和政策。2.審批重大采購(gòu)項(xiàng)目的采購(gòu)方案。3.協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過程中的重大問題。（二）采購(gòu)執(zhí)行部門公司設(shè)立采購(gòu)部門，作為采購(gòu)活動(dòng)的執(zhí)行機(jī)構(gòu)。采購(gòu)部門的職責(zé)包括：1.制定采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算。2.組織采購(gòu)活動(dòng)，包括供應(yīng)商選擇、采購(gòu)談判、合同簽訂等。3.負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的驗(yàn)收、入庫(kù)、付款等工作。4.建立供應(yīng)商檔案，管理供應(yīng)商關(guān)系。5.收集、整理采購(gòu)信息，分析采購(gòu)數(shù)據(jù)，為采購(gòu)決策提供支持。（三）其他相關(guān)部門1.需求部門：負(fù)責(zé)提出采購(gòu)需求，參與采購(gòu)方案的制定和評(píng)審，協(xié)助采購(gòu)部門進(jìn)行供應(yīng)商選擇和采購(gòu)談判，負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的使用和驗(yàn)收。2.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算，監(jiān)督采購(gòu)資金的使用，辦理采購(gòu)付款手續(xù)。3.質(zhì)量部門：負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和監(jiān)督，參與供應(yīng)商質(zhì)量管理。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.需求部門根據(jù)項(xiàng)目需求，填寫《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等信息。2.采購(gòu)部門對(duì)《采購(gòu)申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，結(jié)合庫(kù)存情況和采購(gòu)預(yù)算，制定采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)方式等內(nèi)容。3.采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)采購(gòu)決策委員會(huì)審批。（二）供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績(jī)情況、信譽(yù)狀況等。3.組織相關(guān)部門對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，評(píng)估供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制能力、售后服務(wù)能力等。4.根據(jù)考察結(jié)果，選擇合格的供應(yīng)商，確定采購(gòu)方式。采購(gòu)方式包括招標(biāo)采購(gòu)、競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)、詢價(jià)采購(gòu)、單一來(lái)源采購(gòu)等。（三）采購(gòu)談判與合同簽訂1.采購(gòu)部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判，就采購(gòu)物資的價(jià)格、質(zhì)量、交貨時(shí)間、付款方式等條款進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致意見。2.根據(jù)談判結(jié)果，起草采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購(gòu)合同應(yīng)符合法律法規(guī)的要求，內(nèi)容完整、條款清晰。3.采購(gòu)合同經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司法律顧問審查。法律顧問對(duì)合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，并提出修改意見。4.采購(gòu)合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。（四）采購(gòu)執(zhí)行與驗(yàn)收1.采購(gòu)部門按照采購(gòu)合同的要求，組織供應(yīng)商按時(shí)交貨。2.需求部門和質(zhì)量部門對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等。驗(yàn)收合格后，填寫《驗(yàn)收單》。3.如發(fā)現(xiàn)采購(gòu)物資存在質(zhì)量問題或其他不符合合同要求的情況，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取整改措施或退換貨。（五）采購(gòu)付款1.采購(gòu)部門根據(jù)驗(yàn)收合格的《驗(yàn)收單》，填寫《付款申請(qǐng)表》，附上采購(gòu)合同、發(fā)票等相關(guān)資料。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)《付款申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后，按照公司財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)。四、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購(gòu)部門定期對(duì)采購(gòu)過程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)等。2.針對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)：關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃和策略，與供應(yīng)商簽訂價(jià)格調(diào)整條款，以應(yīng)對(duì)市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)：建立供應(yīng)商評(píng)估和管理機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通與合作，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。3.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量檢驗(yàn)和監(jiān)督，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，對(duì)質(zhì)量不合格的物資及時(shí)進(jìn)行處理。4.合同風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格審核合同條款，確保合同的合法性、合規(guī)性和完整性。在合同履行過程中，及時(shí)跟蹤合同執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。五、采購(gòu)監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、采購(gòu)合同的簽訂和履行情況、采購(gòu)資金的使用情況等。2.采購(gòu)部門應(yīng)定期向公司管理層匯報(bào)采購(gòu)工作情況，接受公司內(nèi)部的監(jiān)督和檢查。（二）外部監(jiān)督1.采購(gòu)活動(dòng)應(yīng)接受政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，遵守法律法規(guī)的要求。2.公司應(yīng)積極配合外部監(jiān)督檢查工作，及時(shí)提供相關(guān)資料和信息。六、采購(gòu)信息化管理（一）建立采購(gòu)信息系統(tǒng)公司應(yīng)建立采購(gòu)信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)流程的信息化管理。采購(gòu)信息系統(tǒng)應(yīng)包括采購(gòu)計(jì)劃管理、供應(yīng)商管理、采購(gòu)合同管理、采購(gòu)執(zhí)行管理、采購(gòu)數(shù)據(jù)分析等功能模塊。（二）信息共享與協(xié)同采購(gòu)信息系統(tǒng)應(yīng)與公司內(nèi)部的其他信息系統(tǒng)進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)信息共享和協(xié)同工作。需求部門、采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門、質(zhì)量部門等應(yīng)通過采購(gòu)信息系統(tǒng)進(jìn)行信息傳遞和業(yè)務(wù)協(xié)同，提高工作效率和管理水平。七、附則（一）解釋權(quán)本辦法由公司采購(gòu)部門負(fù)責(zé)解釋。（二