專項合同管理暫行辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織專項合同管理，規(guī)范專項合同的簽訂、履行、變更、解除等行為，維護(hù)公司/組織合法權(quán)益，提高經(jīng)濟(jì)效益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本暫行辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織與外部單位或個人簽訂的各類專項合同，包括但不限于工程項目合同、技術(shù)合作合同、采購合同、服務(wù)合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則專項合同的簽訂、履行、變更、解除等活動必須遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保合同合法有效。2.平等自愿原則合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給對方。3.公平公正原則合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正，保障雙方的合法權(quán)益，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權(quán)益。4.誠實守信原則合同雙方應(yīng)誠實守信，全面履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。二、合同簽訂管理（一）合同立項1.各部門根據(jù)工作需要提出專項合同立項申請，填寫《專項合同立項申請表》，詳細(xì)說明合同項目名稱、內(nèi)容、金額、履行期限、預(yù)期效益等。2.立項申請經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司/組織發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)需求、資金狀況等因素進(jìn)行審批，同意立項的，下達(dá)《專項合同立項批復(fù)》。（二）合同起草1.合同立項批復(fù)下達(dá)后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草合同文本。合同文本應(yīng)包括合同雙方基本信息、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責(zé)任、解決爭議的方法等主要條款。2.合同文本起草過程中，應(yīng)充分考慮合同履行過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險，明確雙方的權(quán)利義務(wù)，確保合同條款合法、合理、明確、具體。3.涉及技術(shù)、法律、財務(wù)等專業(yè)事項的合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)會同相關(guān)專業(yè)部門進(jìn)行會審，確保合同文本的專業(yè)性和準(zhǔn)確性。（三）合同審核1.合同文本起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本提交至公司/組織法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。法務(wù)部門應(yīng)對合同文本的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，提出法律意見和建議。2.涉及重大合同或復(fù)雜法律問題的，法務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行論證，必要時可聘請外部法律顧問提供專業(yè)支持。3.合同文本經(jīng)法務(wù)部門審核通過后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本提交至公司/組織財務(wù)部門進(jìn)行財務(wù)審核。財務(wù)部門應(yīng)對合同價款、支付方式、結(jié)算辦法等財務(wù)條款進(jìn)行審查，提出財務(wù)意見和建議。4.涉及重大資金支出或財務(wù)風(fēng)險的合同，財務(wù)部門應(yīng)會同相關(guān)部門進(jìn)行風(fēng)險評估，制定風(fēng)險防控措施。5.合同文本經(jīng)法務(wù)部門和財務(wù)部門審核通過后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本提交至公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審核意見進(jìn)行審批，同意簽訂合同的，簽署審批意見。（四）合同簽訂1.合同文本經(jīng)審批通過后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與合同對方當(dāng)事人簽訂合同。簽訂合同應(yīng)使用公司/組織統(tǒng)一印制的合同文本，不得使用自制合同文本或口頭協(xié)議。2.簽訂合同應(yīng)加蓋公司/組織公章或合同專用章，并由法定代表人或授權(quán)代表簽字。授權(quán)代表簽訂合同的，應(yīng)出具法定代表人授權(quán)委托書。3.合同簽訂過程中，應(yīng)確保合同雙方當(dāng)事人的身份真實、有效，合同簽訂地點應(yīng)符合法律法規(guī)及公司/組織規(guī)定。4.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同副本送法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門備案。三、合同履行管理（一）合同交底1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行合同交底，向合同履行人員詳細(xì)說明合同的主要內(nèi)容、雙方的權(quán)利義務(wù)、履行要求、風(fēng)險防范措施等。2.合同交底應(yīng)形成書面記錄，由參加交底人員簽字確認(rèn)。（二）履行跟蹤1.合同履行過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同履行跟蹤，及時掌握合同履行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。2.合同履行跟蹤人員應(yīng)定期向業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人匯報合同履行情況，重大問題應(yīng)及時報告公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)。3.合同對方當(dāng)事人未按照合同約定履行義務(wù)的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時發(fā)出書面通知，要求對方當(dāng)事人限期履行義務(wù)，并承擔(dān)違約責(zé)任。（三）變更管理1.合同履行過程中，因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時提出變更申請，填寫《專項合同變更申請表》，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容、金額等。2.變更申請經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)變更的必要性、合理性等因素進(jìn)行審批，同意變更的，下達(dá)《專項合同變更批復(fù)》。3.合同變更申請經(jīng)審批通過后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與合同對方當(dāng)事人協(xié)商簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、雙方的權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任等。4.合同變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同變更協(xié)議副本送法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門備案。（四）解除管理1.合同履行過程中，因法定原因或合同約定原因需要解除合同的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時提出解除申請，填寫《專項合同解除申請表》，詳細(xì)說明解除的原因、依據(jù)等。2.解除申請經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)解除的必要性、合法性等因素進(jìn)行審批，同意解除的，下達(dá)《專項合同解除批復(fù)》。3.合同解除申請經(jīng)審批通過后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與合同對方當(dāng)事人協(xié)商簽訂合同解除協(xié)議。合同解除協(xié)議應(yīng)明確解除的原因、雙方的權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任等。4.合同解除協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同解除協(xié)議副本送法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門備案。四、合同結(jié)算管理（一）結(jié)算申請1.合同履行完畢后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向合同對方當(dāng)事人提交結(jié)算申請，填寫《專項合同結(jié)算申請表》，詳細(xì)說明合同履行情況、結(jié)算金額、結(jié)算依據(jù)等。2.結(jié)算申請應(yīng)附合同副本、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)資料。（二）結(jié)算審核1.業(yè)務(wù)部門提交的結(jié)算申請經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司/組織財務(wù)部門進(jìn)行結(jié)算審核。財務(wù)部門應(yīng)對結(jié)算金額、支付方式、結(jié)算辦法等進(jìn)行審查，核實相關(guān)資料的真實性、完整性、合法性。2.涉及重大結(jié)算項目或復(fù)雜財務(wù)問題的，財務(wù)部門應(yīng)會同相關(guān)部門進(jìn)行會審，必要時可聘請外部審計機(jī)構(gòu)進(jìn)行審計。3.結(jié)算審核通過后，財務(wù)部門應(yīng)出具結(jié)算審核報告，報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）款項支付1.結(jié)算審核報告經(jīng)審批通過后，財務(wù)部門應(yīng)按照合同約定及時支付款項。支付款項時，應(yīng)嚴(yán)格審核付款憑證，確保付款安全。2.涉及預(yù)付款、進(jìn)度款、質(zhì)保金等支付條款的，財務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的比例和時間進(jìn)行支付。3.支付款項后，財務(wù)部門應(yīng)及時進(jìn)行賬務(wù)處理，登記相關(guān)賬簿，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。五、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同文本及相關(guān)資料收集整理，移交至公司/組織檔案管理部門。2.合同履行過程中產(chǎn)生的變更協(xié)議、解除協(xié)議、結(jié)算申請、結(jié)算審核報告、支付憑證等相關(guān)資料，業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期收集整理，移交至檔案管理部門。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到業(yè)務(wù)部門移交的合同檔案后，應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理。整理內(nèi)容包括合同文本及相關(guān)資料的分類、編號、裝訂、編目等。2.合同檔案應(yīng)按照合同類別、時間順序等進(jìn)行分類整理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。（三）檔案保管1.合同檔案整理完成后，檔案管理部門應(yīng)將合同檔案妥善保管。保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)及公司/組織規(guī)定執(zhí)行。2.合同檔案應(yīng)存放在安全、防火、防潮、防蟲、防盜的檔案庫房內(nèi)，確保檔案資料的安全。3.檔案管理部門應(yīng)定期對合同檔案進(jìn)行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，查閱人員應(yīng)填寫《專項合同檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司/組織檔案管理部門審批。2.檔案管理部門應(yīng)按照審批意見提供合同檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記。查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間和地點查閱合同檔案，不得擅自復(fù)印、拍照、涂改、損毀合同檔案。3.涉及商業(yè)秘密、國家機(jī)密等重要合同檔案的查閱，應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)及公司/組織規(guī)定進(jìn)行審批，并采取必要的保密措施。六、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織應(yīng)建立健全專項合同監(jiān)督檢查制度，定期對專項合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂的合法性和合規(guī)性、合同履行的情況、合同變更和解除的程序、合同結(jié)算的情況、合同檔案的管理等。3.監(jiān)督檢查可采取定期檢查、不定期抽查、專項檢查等方式進(jìn)行。檢查結(jié)束后，應(yīng)形成檢查報告，提出整改意見和建議。（二）責(zé)任追究1.對于違反本辦法規(guī)定簽訂、履行、變更、解除專項合同，給公司/組織造成損失的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.責(zé)任