《公文文收管理辦法》一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公文文收管理，確保公文傳遞及時(shí)、準(zhǔn)確、安全，提高公文處理效率和質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門之間以及公司與外部單位之間公文的收文管理。（三）基本原則1.及時(shí)高效原則確保公文在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成簽收、登記、傳閱、辦理等環(huán)節(jié)，避免延誤。2.準(zhǔn)確無(wú)誤原則保證公文內(nèi)容準(zhǔn)確傳達(dá)，避免信息錯(cuò)誤或遺漏。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保公文信息安全。（四）職責(zé)分工1.公司辦公室負(fù)責(zé)公文文收管理的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工作，制定和完善文收管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門文收工作。2.各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門公文的簽收、登記、初審等工作，并及時(shí)將公文傳遞給相關(guān)人員辦理。二、收文登記（一）簽收1.公司收發(fā)人員收到外部來(lái)文后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行簽收。簽收時(shí)要認(rèn)真核對(duì)公文的數(shù)量、封口及包裝等情況，確認(rèn)無(wú)誤后在《公文簽收登記表》上簽字。2.對(duì)于機(jī)要文件，應(yīng)按照機(jī)要文件管理規(guī)定進(jìn)行簽收，確保文件安全。（二）登記1.簽收后的公文應(yīng)立即進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括：公文編號(hào)、來(lái)文單位、發(fā)文日期、標(biāo)題、密級(jí)、份數(shù)、承辦部門、簽收人等。2.登記應(yīng)使用統(tǒng)一的《公文收文登記簿》，做到字跡清晰、內(nèi)容完整、準(zhǔn)確無(wú)誤。三、初審（一）初審內(nèi)容1.公文的格式是否符合要求，包括字體、字號(hào)、排版、印章等。2.公文的內(nèi)容是否符合法律法規(guī)和公司政策規(guī)定。3.公文的主送、抄送單位是否準(zhǔn)確。4.公文的緊急程度是否明確。（二）初審處理1.經(jīng)初審合格的公文，應(yīng)在《公文收文登記簿》上注明“初審合格”，并及時(shí)送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門閱批。2.對(duì)于初審不合格的公文，應(yīng)注明原因，及時(shí)與來(lái)文單位聯(lián)系，要求其補(bǔ)充或修改。四、傳閱（一）傳閱范圍根據(jù)公文內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)分工，確定公文的傳閱范圍。一般公文應(yīng)按照公司組織架構(gòu)依次傳閱，重要公文應(yīng)直接送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批。（二）傳閱方式1.采用紙質(zhì)傳閱的，應(yīng)使用《公文傳閱單》，按照傳閱順序依次傳遞，傳閱人應(yīng)在《公文傳閱單》上簽字，注明傳閱時(shí)間。2.采用電子傳閱的，應(yīng)通過(guò)公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)進(jìn)行，傳閱人應(yīng)及時(shí)查閱并簽署意見。（三）傳閱跟蹤辦公室應(yīng)定期對(duì)公文傳閱情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)提醒傳閱人盡快閱批，避免公文積壓。五、承辦（一）承辦部門公文傳閱后，由辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示意見，將公文交相關(guān)承辦部門辦理。承辦部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)公文的具體承辦工作。（二）承辦要求1.承辦人應(yīng)認(rèn)真閱讀公文內(nèi)容，領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批示精神，按照規(guī)定的時(shí)間和要求完成承辦任務(wù)。2.對(duì)于需要回復(fù)的公文，承辦部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)起草回復(fù)文稿，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.承辦過(guò)程中如遇問(wèn)題或需要協(xié)調(diào)的事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通，確保公文辦理順利進(jìn)行。六、催辦（一）催辦職責(zé)辦公室負(fù)責(zé)對(duì)公文承辦情況進(jìn)行催辦，定期檢查公文辦理進(jìn)度，及時(shí)提醒承辦部門按時(shí)完成任務(wù)。（二）催辦方式1.對(duì)于即將到期的公文，辦公室應(yīng)通過(guò)電話、郵件等方式向承辦部門催辦。2.對(duì)于逾期未辦理的公文，辦公室應(yīng)填寫《公文催辦單》，送達(dá)承辦部門，要求其說(shuō)明原因，并盡快辦理。七、辦結(jié)歸檔（一）辦結(jié)審核公文承辦完畢后，承辦部門應(yīng)將辦理結(jié)果報(bào)辦公室審核。辦公室審核內(nèi)容包括：辦理程序是否合規(guī)、辦理結(jié)果是否符合要求等。（二）歸檔要求1.審核通過(guò)的公文，承辦部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理歸檔。歸檔文件應(yīng)齊全完整、分類準(zhǔn)確、裝訂整齊。2.歸檔文件應(yīng)包括公文的原件、領(lǐng)導(dǎo)批示、辦理結(jié)果等相關(guān)材料。3.辦公室應(yīng)定期對(duì)歸檔文件進(jìn)行檢查，確保檔案質(zhì)量。八、保密管理（一）保密制度1.嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)和公司保密制度，對(duì)公文處理過(guò)程中涉及的國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和工作秘密予以保密。2.未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播公文內(nèi)容。（二）人員管理1.加強(qiáng)對(duì)公文處理人員的保密教育，提高保密意識(shí)。2.對(duì)涉及重要機(jī)密公文的處理，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，嚴(yán)格控制知悉范圍。九、信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)建立公司公文管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)公文的網(wǎng)上簽收、登記、傳閱、辦理、歸檔等功能，提高公文處理效率和信息化水平。（二）數(shù)據(jù)維護(hù)定期對(duì)公文管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。及時(shí)更新系統(tǒng)中的公文信息，保證信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。十、監(jiān)督檢查（一）檢查內(nèi)容定期對(duì)公司公文文收管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括：收文登記是否及時(shí)準(zhǔn)確、傳閱是否規(guī)范、承辦是否按時(shí)完成、歸檔是否符合要求等。（二）結(jié)果處理對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整