采購合同章管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購合同章的管理，規(guī)范采購合同章的使用，防范采購合同風(fēng)險，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在采購業(yè)務(wù)中涉及采購合同章的使用與管理。（三）定義1.采購合同章：指公司用于簽訂采購合同的專用印章，具有法律效力。2.采購合同：指公司與供應(yīng)商就采購商品、服務(wù)等事項達(dá)成的具有權(quán)利義務(wù)關(guān)系的書面協(xié)議。（四）管理原則1.嚴(yán)格審批原則：采購合同章的使用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，確保合同內(nèi)容合法、合規(guī)、合理。2.專人負(fù)責(zé)原則：明確專人負(fù)責(zé)采購合同章的保管與使用，確保印章安全。3.登記備案原則：對采購合同章的使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記備案，以便追溯和查詢。二、采購合同章的刻制與啟用（一）刻制1.采購合同章由公司行政管理部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)刻制。2.刻制采購合同章前，行政管理部門應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定，填寫《采購合同章刻制申請表》，經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)代表批準(zhǔn)后，方可辦理刻制手續(xù)。3.采購合同章的樣式、規(guī)格應(yīng)符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，并在公司內(nèi)部進(jìn)行備案。（二）啟用1.采購合同章刻制完成后，行政管理部門應(yīng)及時通知公司相關(guān)部門，并辦理啟用手續(xù)。2.啟用采購合同章時，應(yīng)填寫《采購合同章啟用申請表》，注明啟用日期、使用范圍、保管人等信息，經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)代表批準(zhǔn)后，方可正式啟用。3.采購合同章啟用后，應(yīng)在公司內(nèi)部進(jìn)行公示，確保各部門知曉。三、采購合同章的保管（一）保管人職責(zé)1.采購合同章由公司指定的專人負(fù)責(zé)保管，保管人應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守公司印章管理規(guī)定。2.保管人應(yīng)妥善保管采購合同章，確保印章安全，防止印章被盜用、丟失或損壞。3.保管人不得擅自將采購合同章轉(zhuǎn)借他人使用，如因工作需要必須轉(zhuǎn)借的，應(yīng)經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)代表批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。4.保管人應(yīng)定期對采購合同章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、變形等情況，應(yīng)及時報告公司行政管理部門，并申請更換。（二）保管場所1.采購合同章應(yīng)存放在安全可靠的保管場所，如保險柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。2.保管場所應(yīng)保持清潔、干燥，嚴(yán)禁存放易燃、易爆、腐蝕性等物品。（三）印章交接1.保管人因工作調(diào)動、離職等原因需要交接采購合同章時，應(yīng)填寫《采購合同章交接清單》，詳細(xì)記錄印章的名稱、數(shù)量、交接時間、交接雙方等信息，并經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。2.交接完成后，原保管人應(yīng)將采購合同章及相關(guān)資料移交給新保管人，并協(xié)助新保管人辦理印章使用的相關(guān)手續(xù)。四、采購合同章的使用（一）使用范圍采購合同章僅用于公司與供應(yīng)商簽訂的采購合同，不得用于其他任何用途。（二）使用流程1.采購部門在簽訂采購合同前，應(yīng)填寫《采購合同審批表》，詳細(xì)說明采購合同的基本情況、采購內(nèi)容、采購金額、付款方式等信息，并提交公司相關(guān)部門進(jìn)行審批。2.審批通過后，采購部門應(yīng)將《采購合同審批表》及采購合同文本一并提交給采購合同章保管人。3.保管人應(yīng)對采購合同文本進(jìn)行審核，確保合同內(nèi)容符合公司相關(guān)規(guī)定及法律法規(guī)要求。審核無誤后，在采購合同文本上加蓋采購合同章，并在《采購合同章使用登記表》上進(jìn)行登記，注明合同名稱、合同編號、簽訂日期、蓋章日期、使用人等信息。4.采購合同蓋章后，采購部門應(yīng)及時將合同文本送達(dá)供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商簽字蓋章確認(rèn)。（三）特殊情況處理1.如因緊急情況需要先簽訂采購合同后補(bǔ)蓋章的，采購部門應(yīng)填寫《采購合同緊急蓋章申請表》，經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)代表批準(zhǔn)后，方可先簽訂合同，但應(yīng)在合同簽訂后的[X]個工作日內(nèi)完成蓋章手續(xù)。2.如采購合同需要修改或補(bǔ)充的，采購部門應(yīng)重新填寫《采購合同審批表》，經(jīng)公司相關(guān)部門審批通過后，對修改或補(bǔ)充后的合同文本進(jìn)行蓋章。五、采購合同章的停用與銷毀（一）停用1.采購合同章因公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因不再使用時，應(yīng)及時辦理停用手續(xù)。2.停用采購合同章時，保管人應(yīng)填寫《采購合同章停用申請表》，注明停用日期、原因等信息，經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)代表批準(zhǔn)后，方可停用。3.采購合同章停用后，保管人應(yīng)將印章妥善保管，不得隨意丟棄或銷毀。（二）銷毀1.采購合同章需要銷毀時，保管人應(yīng)填寫《采購合同章銷毀申請表》，注明銷毀原因、印章名稱、數(shù)量等信息，經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)代表批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.采購合同章銷毀時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，如粉碎、熔化等，確保印章無法恢復(fù)使用。3.采購合同章銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并填寫《采購合同章銷毀記錄》，詳細(xì)記錄銷毀時間、地點、方式、監(jiān)督人等信息。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對采購合同章的管理情況進(jìn)行審計，檢查采購合同章的使用是否符合規(guī)定，審批流程是否健全，登記備案是否完整等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）定期檢查公司行政管理部門應(yīng)定期對采購合同章的保管情況進(jìn)行檢查，確保印章安全。檢查內(nèi)容包括保管場所是否安全、印章是否完好、使用登記是否規(guī)范等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時督促保管人進(jìn)行整改。（三）違規(guī)處理1.對違反本辦法規(guī)定使用采購合同章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。2.如因使用采購合同章不當(dāng)給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事