專業(yè)人員信息管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司專業(yè)人員信息管理，規(guī)范信息收集、整理、存儲(chǔ)、使用和維護(hù)等流程，確保專業(yè)人員信息的準(zhǔn)確性、完整性和安全性，充分發(fā)揮專業(yè)人員信息在公司發(fā)展中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有專業(yè)人員，包括但不限于具有專業(yè)技術(shù)職稱、職業(yè)資格證書或特定專業(yè)技能的員工。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保專業(yè)人員信息管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：保證所收集、記錄的專業(yè)人員信息真實(shí)、準(zhǔn)確，與實(shí)際情況相符。3.完整性原則：全面收集專業(yè)人員的各類相關(guān)信息，避免信息缺失。4.安全性原則：采取有效措施保護(hù)專業(yè)人員信息的安全，防止信息泄露、篡改或丟失。5.保密性原則：對(duì)涉及專業(yè)人員的敏感信息予以嚴(yán)格保密，未經(jīng)授權(quán)不得對(duì)外披露。二、職責(zé)分工（一）人力資源部門1.負(fù)責(zé)制定和完善專業(yè)人員信息管理的相關(guān)制度和流程。2.牽頭組織專業(yè)人員信息的收集、審核、錄入和維護(hù)工作。3.定期對(duì)專業(yè)人員信息進(jìn)行整理和分析，為公司人力資源決策提供支持。4.負(fù)責(zé)專業(yè)人員信息的安全管理，確保信息不被非法獲取或?yàn)E用。（二）各業(yè)務(wù)部門1.協(xié)助人力資源部門開展專業(yè)人員信息的收集工作，及時(shí)提供本部門專業(yè)人員的相關(guān)信息。2.負(fù)責(zé)本部門專業(yè)人員信息的動(dòng)態(tài)更新，確保信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。3.按照公司規(guī)定使用專業(yè)人員信息，不得擅自泄露或違規(guī)使用。（三）信息技術(shù)部門1.提供專業(yè)人員信息管理系統(tǒng)的技術(shù)支持和維護(hù)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。2.保障專業(yè)人員信息在系統(tǒng)中的安全存儲(chǔ)和傳輸，防止信息安全事故。3.根據(jù)公司需求，對(duì)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化和升級(jí)，提高信息管理效率。三、信息收集（一）收集內(nèi)容1.基本信息：包括姓名、性別、出生日期、身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式、學(xué)歷、學(xué)位等。2.專業(yè)技術(shù)信息：專業(yè)技術(shù)職稱、職業(yè)資格證書、專業(yè)技能等級(jí)、取得時(shí)間、頒發(fā)機(jī)構(gòu)等。3.工作經(jīng)歷：以往工作單位、職位、工作時(shí)間、工作職責(zé)等。4.培訓(xùn)經(jīng)歷：參加的各類專業(yè)培訓(xùn)課程、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)等。5.業(yè)績(jī)成果：獲得的獎(jiǎng)項(xiàng)、榮譽(yù)稱號(hào)、發(fā)表的專業(yè)論文、取得的專利等。6.其他信息：如個(gè)人特長(zhǎng)、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等。（二）收集方式1.入職登記：新員工入職時(shí)，填寫《專業(yè)人員信息登記表》，提供相關(guān)證明材料，由人力資源部門進(jìn)行審核和錄入。2.定期更新：每年定期組織專業(yè)人員對(duì)個(gè)人信息進(jìn)行更新，確保信息的時(shí)效性。3.主動(dòng)收集：人力資源部門根據(jù)工作需要，主動(dòng)向各業(yè)務(wù)部門收集專業(yè)人員的相關(guān)信息。4.員工自主申報(bào)：鼓勵(lì)員工主動(dòng)申報(bào)個(gè)人取得的新的專業(yè)技術(shù)成果、培訓(xùn)經(jīng)歷等信息。（三）信息審核1.人力資源部門對(duì)收集到的專業(yè)人員信息進(jìn)行審核，確保信息的真實(shí)性和完整性。2.對(duì)于重要信息，如專業(yè)技術(shù)職稱、職業(yè)資格證書等，需與相關(guān)證書頒發(fā)機(jī)構(gòu)進(jìn)行核實(shí)。3.審核通過(guò)的信息方可錄入專業(yè)人員信息管理系統(tǒng)。四、信息存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)方式1.采用專業(yè)人員信息管理系統(tǒng)進(jìn)行電子存儲(chǔ)，確保信息的集中管理和便捷查詢。2.對(duì)重要的紙質(zhì)信息，如證書原件等，進(jìn)行妥善保管，建立專門的檔案庫(kù)。（二）存儲(chǔ)安全1.信息管理系統(tǒng)設(shè)置嚴(yán)格的用戶權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問和操作專業(yè)人員信息。2.定期對(duì)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.加強(qiáng)檔案庫(kù)的安全管理，配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。五、信息使用（一）內(nèi)部使用1.人力資源部門根據(jù)公司人力資源規(guī)劃、招聘、培訓(xùn)、績(jī)效考核等工作需要，合理使用專業(yè)人員信息。2.各業(yè)務(wù)部門在開展項(xiàng)目申報(bào)、團(tuán)隊(duì)組建、業(yè)務(wù)合作等工作時(shí)，可按照規(guī)定查閱和使用專業(yè)人員信息。3.使用專業(yè)人員信息時(shí)，應(yīng)遵循最小化原則，僅獲取和使用必要的信息。（二）外部提供1.因工作需要向外部單位提供專業(yè)人員信息時(shí)，必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批流程，確保信息提供的合法性和必要性。2.與外部單位簽訂信息保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，防止信息泄露。六、信息維護(hù)（一）動(dòng)態(tài)更新1.專業(yè)人員的基本信息、專業(yè)技術(shù)信息、工作經(jīng)歷等發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)及時(shí)向人力資源部門申報(bào)，進(jìn)行信息更新。2.人力資源部門定期對(duì)專業(yè)人員信息進(jìn)行檢查和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)信息有誤或不完整的，及時(shí)通知相關(guān)人員進(jìn)行更正和補(bǔ)充。（二）信息注銷1.專業(yè)人員離職、退休或因其他原因不再屬于公司管理范圍時(shí)，人力資源部門應(yīng)及時(shí)對(duì)其信息進(jìn)行注銷。2.注銷信息時(shí)，應(yīng)確保信息的徹底刪除或封存，防止信息被誤用。七、信息安全與保密（一）安全措施1.建立健全信息安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒感染等安全事件。2.對(duì)涉及專業(yè)人員信息的計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲(chǔ)介質(zhì)等進(jìn)行嚴(yán)格管理，定期進(jìn)行安全檢查和維護(hù)。3.加強(qiáng)員工的信息安全意識(shí)培訓(xùn)，提高員工對(duì)信息安全的重視程度和防范能力。（二）保密要求1.所有接觸專業(yè)人員信息的人員均需簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.嚴(yán)格限制專業(yè)人員信息的知悉范圍，嚴(yán)禁將信息泄露給無(wú)關(guān)人員。3.在信息傳輸、存儲(chǔ)和使用過(guò)程中，采取加密等技術(shù)手段，確保信息的保密性。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.人力資源部門定期對(duì)專業(yè)人員信息管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門不定期對(duì)專業(yè)人員信息管理情況進(jìn)行審計(jì)，監(jiān)督信息管理的合規(guī)性和有效性。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會(huì)等的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關(guān)信息。2.對(duì)外部監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)進(jìn)行整改，并將整改情況報(bào)告上級(jí)主管部門。九、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)授權(quán)訪問、篡改或刪除專業(yè)人員信息。2.泄露專業(yè)人員信息，給公司或?qū)I(yè)人員造成損失。3.違反信息使用規(guī)定，擅自將專業(yè)人員信息用于非公司業(yè)務(wù)目的。4.不按照規(guī)定進(jìn)行信息收集、審核、存儲(chǔ)、維護(hù)等工作，導(dǎo)致信息不準(zhǔn)確或不完整。（二）處理措施1.對(duì)于違規(guī)行為，視情節(jié)輕重給予警告