行政文書(shū)起草與審核規(guī)范工具一、工具概述行政文書(shū)是企事業(yè)單位、機(jī)關(guān)團(tuán)體實(shí)施管理、傳遞信息、規(guī)范行為的重要載體，其質(zhì)量直接影響工作效率與組織形象。為規(guī)范行政文書(shū)的起草流程與審核標(biāo)準(zhǔn)，保證文書(shū)內(nèi)容的準(zhǔn)確性、合規(guī)性與權(quán)威性，特制定本工具。本工具涵蓋文書(shū)起草全流程操作細(xì)則、審核節(jié)點(diǎn)要求、標(biāo)準(zhǔn)化模板及注意事項(xiàng)，適用于各類組織日常行政管理中的通知、報(bào)告、請(qǐng)示、函、會(huì)議紀(jì)要等文書(shū)的規(guī)范處理，助力提升行政文書(shū)管理水平。二、適用范圍與常見(jiàn)應(yīng)用場(chǎng)景（一）適用組織類型各類企業(yè)、事業(yè)單位、機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體等具有行政管理職能的組織。（二）適用文書(shū)類型下行文書(shū)：通知、通報(bào)、決定、批復(fù)等；上行文書(shū)：請(qǐng)示、報(bào)告等；平行文書(shū)：函、會(huì)議紀(jì)要等；內(nèi)部管理文書(shū)：管理制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、應(yīng)急預(yù)案等。（三）常見(jiàn)應(yīng)用場(chǎng)景日常事務(wù)傳達(dá)：如發(fā)布會(huì)議通知、節(jié)假日安排、工作部署等；事項(xiàng)報(bào)批：如請(qǐng)示資金使用、人員調(diào)配、政策支持等；對(duì)外溝通協(xié)調(diào)：如與合作伙伴函告合作細(xì)節(jié)、與主管部門(mén)匯報(bào)工作進(jìn)展等；內(nèi)部規(guī)范管理：如制定考勤制度、資產(chǎn)管理規(guī)定、安全操作流程等；重要事項(xiàng)記錄：如形成董事會(huì)決議、專題會(huì)議紀(jì)要、專項(xiàng)工作總結(jié)等。三、文書(shū)起草階段操作細(xì)則（一）起草前準(zhǔn)備明確發(fā)文目的與依據(jù)確定文書(shū)需解決的核心問(wèn)題（如“通知2024年春節(jié)放假安排”“請(qǐng)示審批辦公樓裝修項(xiàng)目”）；收集相關(guān)政策法規(guī)、上級(jí)文件、領(lǐng)導(dǎo)指示或會(huì)議決議作為起草依據(jù)，保證文書(shū)內(nèi)容合規(guī)。確定文種與適用范圍根據(jù)行文關(guān)系（上行、下行、平行）和內(nèi)容性質(zhì)選擇正確文種（如“請(qǐng)示”用于請(qǐng)求上級(jí)批準(zhǔn)，“函”用于不相隸屬機(jī)關(guān)商洽工作）；明確文書(shū)主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)及分發(fā)范圍，避免越級(jí)行文或多頭主送。收集基礎(chǔ)信息與數(shù)據(jù)梳理涉及的時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、數(shù)據(jù)等關(guān)鍵信息，保證真實(shí)準(zhǔn)確（如會(huì)議通知需明確時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程）；涉及跨部門(mén)事項(xiàng)時(shí)，提前與相關(guān)部門(mén)溝通確認(rèn)，避免內(nèi)容沖突。（二）文書(shū)內(nèi)容撰寫(xiě)標(biāo)題規(guī)范格式：“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”（如“公司關(guān)于2024年度員工體檢安排的通知”）；要求簡(jiǎn)潔明了，不超過(guò)25字，避免使用模糊或口語(yǔ)化表述（如“關(guān)于那個(gè)事的通知”不合規(guī)）。主送機(jī)關(guān)與主送機(jī)關(guān)：頂格書(shū)寫(xiě)，后加冒號(hào)，多個(gè)機(jī)關(guān)用頓號(hào)分隔（如“各部門(mén)、各子公司：”）；開(kāi)頭：簡(jiǎn)述發(fā)文背景、依據(jù)或目的（如“為保障員工身體健康，根據(jù)公司年度福利計(jì)劃安排，現(xiàn)將2024年度員工體檢事項(xiàng)通知”）；主體：分條列明具體事項(xiàng)，邏輯清晰、條理分明（使用“一、”“（一）”“1.”“（1）”等序號(hào)）；結(jié)尾：根據(jù)文種提出要求或結(jié)束語(yǔ)（如通知常用“特此通知”，請(qǐng)示常用“妥否，請(qǐng)批示”）。附件與落款附件：如內(nèi)容需補(bǔ)充說(shuō)明材料，在后注明“附件：1.X；2.X”，附件標(biāo)題需與一致；落款：包括發(fā)文機(jī)關(guān)全稱（或規(guī)范化簡(jiǎn)稱）和成文日期，日期采用阿拉伯?dāng)?shù)字（如“2024年3月15日”），加蓋單位公章（電子文書(shū)需使用電子公章）。（三）格式排版規(guī)范字體與字號(hào)二號(hào)小標(biāo)宋體；主送機(jī)關(guān)：三號(hào)仿宋_GB2312；三號(hào)仿宋_GB2312，一級(jí)標(biāo)題三號(hào)黑體，二級(jí)標(biāo)題三號(hào)楷體_GB2312；行距：固定值28磅，段前段后間距0行。頁(yè)面設(shè)置紙張：A4紙，頁(yè)邊距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm；頁(yè)碼：頁(yè)碼位于頁(yè)腳居中，格式為“-X-”（X為頁(yè)碼）。四、審核環(huán)節(jié)流程與要點(diǎn)（一）初審：起草部門(mén)負(fù)責(zé)人審核審核動(dòng)作：起草人完成文書(shū)后，提交至本部門(mén)負(fù)責(zé)人（如“行政部經(jīng)理*”）進(jìn)行初審。審核重點(diǎn)：內(nèi)容完整性：是否涵蓋所有必要信息（如通知缺時(shí)間、請(qǐng)示缺附件等）；格式規(guī)范性：標(biāo)題、字體、行距、頁(yè)碼等是否符合排版要求；數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性：涉及數(shù)據(jù)、日期、金額等是否與原始資料一致；職責(zé)匹配性：內(nèi)容是否屬于本部門(mén)職責(zé)范圍，是否存在越權(quán)表述。處理方式：符合要求：簽署“同意”，進(jìn)入復(fù)審環(huán)節(jié)；存在問(wèn)題：退回起草人修改，注明修改意見(jiàn)（如“請(qǐng)補(bǔ)充參會(huì)人員名單”“數(shù)據(jù)核對(duì)后重新提交”）。（二）復(fù)審：相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)或分管領(lǐng)導(dǎo)審核審核動(dòng)作：涉及跨部門(mén)事項(xiàng)的，需提交至相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)（如財(cái)務(wù)部、人力資源部）會(huì)簽；重要文書(shū)需提交至分管領(lǐng)導(dǎo)（如“分管行政副總經(jīng)理*”）審核。審核重點(diǎn)：業(yè)務(wù)合規(guī)性：是否符合相關(guān)業(yè)務(wù)管理規(guī)定（如財(cái)務(wù)支出請(qǐng)示是否符合預(yù)算流程）；職責(zé)交叉性：跨部門(mén)事項(xiàng)是否明確責(zé)任分工，避免推諉；政策一致性：是否與公司現(xiàn)有制度或上級(jí)文件沖突。處理方式：符合要求：簽署“同意”，進(jìn)入終審環(huán)節(jié)；存在問(wèn)題：退回起草人或初審部門(mén)，協(xié)調(diào)修改并記錄爭(zhēng)議點(diǎn)。（三）終審：?jiǎn)挝恢饕?fù)責(zé)人或授權(quán)人審核審核動(dòng)作：涉及重大決策、對(duì)外發(fā)文或重要制度的文書(shū)，需提交至單位主要負(fù)責(zé)人（如“總經(jīng)理”“校長(zhǎng)”）或其授權(quán)人終審。審核重點(diǎn)：戰(zhàn)略一致性：是否符合組織戰(zhàn)略目標(biāo)或年度工作計(jì)劃；法律合規(guī)性：是否違反法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管要求；權(quán)威性表述：是否體現(xiàn)單位意志，用語(yǔ)是否嚴(yán)謹(jǐn)、正式。處理方式：符合要求：簽署“同意批準(zhǔn)”，同意印發(fā)；存在重大問(wèn)題：退回起草部門(mén)重新起草，必要時(shí)召開(kāi)專題會(huì)議討論。五、模板表格示例（一）行政文書(shū)起草審批單文書(shū)名稱起草部門(mén)起草人（*）聯(lián)系電話（內(nèi)部分機(jī)號(hào)）擬稿日期年月日主送機(jī)關(guān)抄送機(jī)關(guān)內(nèi)容摘要（300字內(nèi)）附件清單（名稱、份數(shù)）1.2.初審意見(jiàn)（部門(mén)負(fù)責(zé)人）簽字：*日期：年月日復(fù)審意見(jiàn)（分管領(lǐng)導(dǎo)/部門(mén)）簽字：*日期：年月日終審意見(jiàn)（主要負(fù)責(zé)人）簽字：*日期：年月日印發(fā)情況份數(shù)：分發(fā)范圍：（二）常用行政文書(shū)格式模板（示例）1.通知模板關(guān)于[事由]的通知主送：[相關(guān)單位/部門(mén)]一、背景與目的（簡(jiǎn)述發(fā)文原因和依據(jù)，如“為規(guī)范公司差旅管理，根據(jù)《公司差旅費(fèi)管理辦法》（辦發(fā)〔2023〕5號(hào)）規(guī)定，現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知”）二、具體事項(xiàng)（分條列明，內(nèi)容明確、無(wú)歧義，如“（一）出差審批：?jiǎn)T工出差需提前3個(gè)工作日通過(guò)OA系統(tǒng)提交《出差申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；（二）交通住宿標(biāo)準(zhǔn)：部門(mén)經(jīng)理及以上人員可乘坐飛機(jī)經(jīng)濟(jì)艙，住宿標(biāo)準(zhǔn)不超過(guò)500元/晚……”）三、工作要求（明確責(zé)任、時(shí)限、標(biāo)準(zhǔn)等，如“各部門(mén)需于2024年4月1日前組織完成差旅制度學(xué)習(xí)，保證員工知曉并嚴(yán)格執(zhí)行?！保冻霾钌暾?qǐng)表（模板）》[發(fā)文機(jī)關(guān)全稱]（蓋章）2024年3月20日2.請(qǐng)示模板關(guān)于[請(qǐng)示事項(xiàng)]的請(qǐng)示主送：[上級(jí)機(jī)關(guān)/領(lǐng)導(dǎo)名稱]一、請(qǐng)示事項(xiàng)（明確需批準(zhǔn)的具體內(nèi)容，如“擬申請(qǐng)對(duì)公司辦公樓一樓會(huì)議室進(jìn)行升級(jí)改造，預(yù)算金額30萬(wàn)元?！保┒⒗碛膳c依據(jù)（說(shuō)明請(qǐng)示的必要性，如“現(xiàn)有會(huì)議室設(shè)備老化，無(wú)法滿足視頻會(huì)議需求，影響對(duì)外接待與內(nèi)部溝通。根據(jù)2024年度行政工作計(jì)劃安排……”）三、建議方案（提出具體實(shí)施建議，如“改造內(nèi)容包括更換投影設(shè)備、隔音墻處理、增加視頻會(huì)議系統(tǒng)，預(yù)計(jì)工期15天，由行政部牽頭實(shí)施。”）妥否，請(qǐng)批示。《會(huì)議室改造方案（初稿）》[發(fā)文機(jī)關(guān)全稱]（蓋章）2024年3月18日（三）文書(shū)審核意見(jiàn)表文書(shū)名稱審核環(huán)節(jié)□初審□復(fù)審□終審審核人（*）審核日期年月日審核意見(jiàn)（可勾選：□內(nèi)容完整□格式規(guī)范□數(shù)據(jù)準(zhǔn)確□合規(guī)無(wú)誤）（需修改內(nèi)容：1.2.）修改情況說(shuō)明起草人簽字：*日期：年月日最終審核結(jié)果□通過(guò)□退回重新起草審核人（簽字）*日期：年月日六、操作過(guò)程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）內(nèi)容規(guī)范性要求語(yǔ)言需正式、簡(jiǎn)潔，避免口語(yǔ)化、網(wǎng)絡(luò)用語(yǔ)（如“搞定”“OK”等）或歧義表述（如“盡量完成”改為“于X月X日前完成”）；涉及人名、部門(mén)名稱時(shí)，統(tǒng)一使用規(guī)范全稱（如“人力資源部”而非“人資部”），敏感信息用“*”代替；數(shù)字用法需統(tǒng)一（如日期用“2024年3月15日”，金額用“￥10,000.00”或“10000元”），避免混用“阿拉伯?dāng)?shù)字”與“漢字?jǐn)?shù)字”（如“3名”而非“叁名”）。（二）流程合規(guī)性要求嚴(yán)禁跳過(guò)審核環(huán)節(jié)直接印發(fā)（如緊急文書(shū)需在審核表中注明“緊急”，仍需完成初審、復(fù)審流程）；涉及多個(gè)部門(mén)會(huì)簽的文書(shū)，需保證所有相關(guān)部門(mén)審核通過(guò)后方可終審，避免“先印發(fā)后補(bǔ)簽”；文書(shū)印發(fā)前需由起草人核對(duì)最終版本，保證與審核通過(guò)內(nèi)容一致，杜絕“印發(fā)后修改”。（三）信息準(zhǔn)確性保障涉及數(shù)據(jù)、政策依據(jù)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等內(nèi)容時(shí)，需與原始資料核對(duì)，必要時(shí)附復(fù)印件或截圖作為佐證；對(duì)外發(fā)送的文書(shū)（如函、通知）需提前與接收方確認(rèn)聯(lián)系方式，保證送達(dá)無(wú)誤；文書(shū)歸檔時(shí)需保留起草審批單、審核意見(jiàn)表等過(guò)程材料，保證可追溯。（四）時(shí)效性與歸檔管理緊急文書(shū)需標(biāo)注“特急”字樣，明確截止時(shí)限，審核環(huán)節(jié)需優(yōu)先處理；文書(shū)印發(fā)后3個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔（紙質(zhì)文書(shū)需裝訂成冊(cè)，電子文書(shū)需存儲(chǔ)至指定服務(wù)器）；涉及保密內(nèi)容的文書(shū)，需按照保密規(guī)定進(jìn)行標(biāo)注、傳遞和歸檔，嚴(yán)禁隨意復(fù)制或外傳。（五）特殊文書(shū)處理要求合同類文書(shū)需經(jīng)法務(wù)部門(mén)審核，保證條款合法、權(quán)責(zé)清晰；涉及員工切身利益的文書(shū)（如考勤制