行政公文標準化撰寫格式與示例引言行政公文是政機關(guān)、企事業(yè)單位實施管理、傳達決策、溝通信息的重要載體，其標準化撰寫直接影響公文的權(quán)威性、規(guī)范性和執(zhí)行效率。為幫助撰寫者快速掌握行政公文的格式規(guī)范與寫作要點，本工具類內(nèi)容梳理了常見行政公文的適用場景、操作流程、模板示例及注意事項，旨在提供系統(tǒng)化、可落地的撰寫指導(dǎo)，保證公文內(nèi)容準確、格式規(guī)范、表達清晰。一、適用范圍與典型應(yīng)用場景本工具適用于各級政機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位在行政管理過程中需擬制的法定公文及事務(wù)性公文，涵蓋以下典型場景：（一）部署工作與傳達要求適用于對下級單位或所屬部門安排重要工作、明確任務(wù)分工、提出具體要求時，使用“通知”文種。例如：《關(guān)于開展2024年度安全生產(chǎn)大檢查的通知》。（二）請求指示與批準事項適用于向上級機關(guān)或主管部門請示需要指示、批準的重大事項或未盡事宜，使用“請示”文種。例如：《關(guān)于申請審批辦公樓維修改造資金的請示》。（三）匯報工作與反映情況適用于向上級機關(guān)或相關(guān)單位定期匯報工作進展、反映重要情況、總結(jié)工作經(jīng)驗時，使用“報告”文種。例如：《關(guān)于2024年上半年工作情況的報告》。（四）商洽工作與詢問答復(fù)適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽事務(wù)、詢問或答復(fù)問題時，使用“函”文種。例如：《關(guān)于商請協(xié)助舉辦區(qū)域人才交流會的函》。（五）記錄會議議定事項適用于記載和傳達會議主要精神、議定事項及要求，使用“會議紀要”文種。例如：《公司2024年第3次總經(jīng)理辦公會議紀要》。二、標準化撰寫操作流程行政公文撰寫需遵循“明確目的—收集信息—選擇模板—規(guī)范格式—審核校對—印發(fā)歸檔”的標準化流程，保證各環(huán)節(jié)銜接順暢、內(nèi)容準確。（一）第一步：明確發(fā)文目的與適用文種確定核心目標：清晰界定公文需解決的問題（如部署工作、請求批準、匯報情況等），避免發(fā)文意圖模糊。匹配文種規(guī)范：根據(jù)《政機關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）要求，結(jié)合發(fā)文目的選擇合適文種（如“請示”需一事一請，“報告”不得夾帶請示事項）。（二）第二步：收集整理基礎(chǔ)信息背景資料：收集與公文相關(guān)的政策依據(jù)、上級文件、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、前期工作進展等，保證內(nèi)容有據(jù)可依。要素信息：明確主送機關(guān)（公文的主要受理機關(guān)，頂格標注）、抄送機關(guān)（需要知曉公文內(nèi)容的機關(guān)，標注于成文日期下方）、發(fā)文機關(guān)（全稱或規(guī)范化簡稱）、成文日期（阿拉伯數(shù)字標注，年、月、日完整）等核心要素。（三）第三步：選擇標準模板并填充內(nèi)容根據(jù)文種選擇對應(yīng)模板（詳見第三章），按“標題—主送機關(guān)——附件—發(fā)文機關(guān)—成文日期”結(jié)構(gòu)填充內(nèi)容：一般由“發(fā)文機關(guān)+事由+文種”構(gòu)成，力求簡潔明了（如《局關(guān)于開展年度考核工作的通知》）。開頭：說明發(fā)文依據(jù)或背景（如“根據(jù)《辦法》要求，結(jié)合我單位實際……”）。主體：闡述具體事項、措施、要求，邏輯清晰，層次分明（可分條列項，使用“一、”“（一）”“1.”“（1）”序號）。結(jié)尾：根據(jù)文種規(guī)范使用結(jié)束語（如通知常用“特此通知”，請示常用“妥否，請批示”，報告常用“特此報告”）。附件：內(nèi)容需補充說明的圖表、名單、文件等，標注“附件：1.X”于下方。（四）第四步：格式規(guī)范排版頁面設(shè)置：采用A4紙張，頁邊距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm；行距28磅，字間距默認。字體字號：小標宋體二號，居中；主送機關(guān)：仿宋體三號，頂格；仿宋體三號，首行縮進2字符；一級黑體三號（如“一、”）；二級楷體GB2312三號（如“（一）”）；附件說明：仿宋體三號，標注“附件：”后接附件名稱。頁碼：頁碼位于頁腳居中，阿拉伯數(shù)字數(shù)字“-1-”“-2-”格式。（五）第五步：審核與校對內(nèi)容審核：檢查政策依據(jù)是否準確、數(shù)據(jù)信息是否真實、措施要求是否可行，避免表述歧義。格式校對：核對標題、主送機關(guān)、結(jié)構(gòu)、附件、成文日期等要素是否完整，字體、字號、行距等排版是否符合規(guī)范。復(fù)核簽發(fā)：重要公文需經(jīng)部門負責人初審、辦公室核稿、單位領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后定稿，保證程序合規(guī)。（六）第六步：印發(fā)與歸檔印發(fā)：定稿后通過正式渠道印發(fā)（如紙質(zhì)文件需加蓋發(fā)文機關(guān)公章，電子文件需加密傳輸）。歸檔：公文印發(fā)后，及時將定稿、正本、附件等整理歸檔，按照文書管理規(guī)定保存期限留存。三、常見公文模板及填寫示例（一）模板1：通知結(jié)構(gòu)說明：標題—主送機關(guān)—（發(fā)文依據(jù)+事項要求+執(zhí)行說明）—附件（如有）—發(fā)文機關(guān)—成文日期—印章（右對齊）示例：市人民辦公室關(guān)于開展2024年度政務(wù)公開工作考核的通知各區(qū)人民，市人民各部門、各直屬機構(gòu)：為深入貫徹落實《中華人民共和國信息公開條例》及省關(guān)于政務(wù)公開工作的部署要求，進一步提升我市政務(wù)公開工作質(zhì)效，經(jīng)市同意，現(xiàn)將開展2024年度政務(wù)公開工作考核有關(guān)事項通知一、考核對象各區(qū)人民，市人民各部門、各直屬機構(gòu)。二、考核內(nèi)容重點考核主動公開、依申請公開、信息管理、平臺建設(shè)、監(jiān)督保障等方面工作完成情況（具體評分標準見附件1）。三、考核時間2024年11月1日至11月30日。四、有關(guān)要求（一）各單位要高度重視考核工作，對照評分標準逐項自查，保證數(shù)據(jù)真實、材料規(guī)范。（二）請于2024年11月25日前將自查報告（加蓋公章）及佐證材料報送至市政務(wù)公開辦公室，聯(lián)系人：，聯(lián)系方式：-*。市人民辦公室2024年10月15日（二）模板2：請示結(jié)構(gòu)說明：標題—主送機關(guān)—（背景情況+請示事項+理由依據(jù)）—附件（如有）—發(fā)文機關(guān)—成文日期—印章（右對齊）示例：市財政局關(guān)于申請審批科技產(chǎn)業(yè)園基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目資金的請示市人民：為加快我市科技創(chuàng)新產(chǎn)業(yè)發(fā)展，根據(jù)《市“十四五”科技創(chuàng)新規(guī)劃》（X政發(fā)〔2021〕號），我市擬啟動科技產(chǎn)業(yè)園基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目，主要建設(shè)內(nèi)容包括園區(qū)道路、管網(wǎng)、綠化及配套用房等，項目總投資5000萬元。目前項目可行性研究報告已通過專家評審（評審意見見附件1），但市級財政年度預(yù)算尚未安排該項目資金。為保證項目順利實施，特向市申請批準該項目資金，從市級科技創(chuàng)新發(fā)展專項資金中列支。妥否，請批示。市財政局2024年9月10日（三）模板3：報告結(jié)構(gòu)說明：標題—主送機關(guān)—（工作概況+主要成效+存在問題—下一步措施）—附件（如有）—發(fā)文機關(guān)—成文日期—印章（右對齊）示例：市教育局關(guān)于2024年上半年“雙減”工作情況的報告省教育廳：根據(jù)《教育部關(guān)于進一步加強“雙減”工作的通知》（教基廳〔2024〕X號）要求，現(xiàn)將我市2024年上半年“雙減”工作情況報告一、工作概況上半年，我市聚焦“提質(zhì)增效、規(guī)范管理”目標，累計開展校外培訓(xùn)機構(gòu)專項檢查23次，整改違規(guī)機構(gòu)35家；校內(nèi)課后服務(wù)覆蓋率達100%，參與學(xué)生28.6萬人，占比92.3%。二、主要成效（一）校外培訓(xùn)市場持續(xù)規(guī)范。建立“黑白名單”制度，公布合規(guī)機構(gòu)87家，取締無證機構(gòu)12家。（二）校內(nèi)服務(wù)質(zhì)量穩(wěn)步提升。推行“5+2”課后服務(wù)模式，引入非遺傳承、體育藝術(shù)等特色課程120門。三、存在問題部分學(xué)校課后服務(wù)形式單一，校外培訓(xùn)“隱形變異”問題仍有發(fā)生。四、下一步措施（一）加強師資培訓(xùn)，開發(fā)多元化課后服務(wù)課程。（二）開展“隱形變異”培訓(xùn)專項整治，暢通監(jiān)督舉報渠道。專此報告。市教育局2024年7月5日（四）模板4：會議紀要結(jié)構(gòu)說明：標題—會議時間、地點、參會人員、主持人、記錄人—會議議題—會議主要內(nèi)容（分議題記錄）—議定事項—附件（如有）—分發(fā)范圍示例：公司2024年第3次總經(jīng)理辦公會議紀要時間：2024年6月15日9:00-11:30地點：公司301會議室參會人員：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)、人力資源部經(jīng)理、市場部經(jīng)理*主持人：*記錄人：*會議議題：審議2024年下半年營銷計劃及預(yù)算調(diào)整方案會議主要內(nèi)容：市場部經(jīng)理*匯報了2024年上半年營銷工作完成情況及下半年工作計劃。上半年，公司實現(xiàn)營收3.2億元，同比增長8%；下半年計劃推出3款新產(chǎn)品，預(yù)計新增營收1.5億元。議定事項：（一）原則通過《2024年下半年營銷計劃》，由市場部細化推廣方案，7月20日前提交總經(jīng)理辦公會審議。（二）同意下半年營銷預(yù)算增加500萬元，主要用于新產(chǎn)品宣傳及渠道拓展，財務(wù)部需于6月30日前完成預(yù)算調(diào)整。（三）人力資源部配合市場部招聘10名區(qū)域銷售經(jīng)理，保證8月底前到崗。分發(fā)范圍：公司領(lǐng)導(dǎo)班子、各部門負責人公司辦公室2024年6月15日四、撰寫易錯點與規(guī)范要點（一）內(nèi)容規(guī)范性易錯點標題冗長或要素缺失：標題需包含“發(fā)文機關(guān)+事由+文種”，避免使用“關(guān)于……的申請”“……的報告”等不規(guī)范表述（如“關(guān)于申請審批辦公樓維修改造資金的報告”應(yīng)改為“關(guān)于申請審批辦公樓維修改造資金的請示”）。主送機關(guān)混亂：主送機關(guān)應(yīng)頂格標注，明確單一或多個受理單位，避免使用“各有關(guān)單位”“相關(guān)部門”等模糊表述（如需多部門聯(lián)合辦理，應(yīng)標注“各有關(guān)部門：”）。邏輯不清：內(nèi)容應(yīng)按“背景—事項—要求”邏輯展開，避免事項交叉、表述重復(fù)；請示需“一事一請”，不得在報告中夾帶請示事項。（二）格式排版易錯點字體字號錯誤：標題不得使用黑體或宋體，不得使用楷體（一級標題黑體、二級楷體、仿宋）；頁碼不得標注為“第1頁”“第2頁”或“P1”“P2”。附件標注不規(guī)范：附件名稱需標注于下方，頂格書寫“附件：1.X”，不得使用“附：”“附件”等表述；附件與需一起裝訂，并在附件左上角標注“附件1”及發(fā)文機關(guān)名稱。成文日期與印章不符：成文日期以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準，不得使用擬稿日期或打印日期；印章需加蓋于成文日期上方，居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期（印章頂端距成文日期底部2-4mm）。（三）語言表達易錯點口語化與模糊表述：避免使用“大概”“可能”“盡量”等模糊詞匯，需使用“原則上”“原則上不得”“保證”等規(guī)范表述；不得使用“我們”“你們”等第一、第二人稱（特殊情況可用“本單位”“貴單位”）。標點符號錯誤：標題一般不用標點符號（除法規(guī)、文件名用書名號外）；中“一、”“（一）”“1.”“（1）”后需加頓號或逗號，不得直接跟文字；附件名稱后不加標點符號。（四）審核校對易錯點政策依據(jù)過時：引用文件需核對最新版本，避免使用廢止或修訂后的文件（如引用“國發(fā)〔2010〕號”文件前，需確認該文是否仍有效）。數(shù)據(jù)信息矛盾：涉及時間、金額、數(shù)量等數(shù)據(jù)時，需前后一