環(huán)保公司公章保管管理制度

一、總則本制度旨在加強(qiáng)公司公章的保管與使用管理，確保公章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)公司的正常運(yùn)營秩序與合法權(quán)益。適用于環(huán)保公司全體員工。公司秉持“綠色環(huán)保，創(chuàng)新共贏”的企業(yè)文化，始終將社會效益放在重要位置，致力于通過專業(yè)服務(wù)為客戶提供優(yōu)質(zhì)環(huán)保解決方案，同時追求經(jīng)濟(jì)效益的提升。在公章管理中，也將貫徹這一理念，確保公章使用符合公司整體發(fā)展戰(zhàn)略和價值觀。二、公章的種類與界定公司公章包括但不限于公司行政公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人章等各類具有法律效力的印章。行政公章是公司對外行使權(quán)力的象征，代表公司的整體意志；合同專用章專門用于簽訂各類合同協(xié)議；財務(wù)專用章用于財務(wù)往來的結(jié)算等相關(guān)事務(wù)；法定代表人章根據(jù)法定代表人授權(quán)在特定業(yè)務(wù)中使用。三、保管責(zé)任人及職責(zé)1.保管責(zé)任人的確定行政公章由公司行政主管負(fù)責(zé)保管；合同專用章由業(yè)務(wù)部門指定專人保管；財務(wù)專用章由財務(wù)部門負(fù)責(zé)人保管；法定代表人章由法定代表人或其授權(quán)專人保管。保管責(zé)任人需具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉公司業(yè)務(wù)及相關(guān)法律法規(guī)。2.保管責(zé)任人職責(zé)保管責(zé)任人應(yīng)妥善保管公章，確保公章存放于安全可靠的地點，如專用保險柜等，防止公章被盜、被篡改或損壞。對公章的使用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括使用時間、使用人、使用事由、文件名稱等信息，以備查詢和追溯。不得擅自將公章轉(zhuǎn)借他人，不得在空白紙張、合同等文件上加蓋公章。四、公章使用流程1.用章申請公司員工因工作需要使用公章時，需填寫《公章使用申請表》，詳細(xì)說明用章事由、文件名稱、用章類別、預(yù)計用章時間等信息。申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審批，涉及重要事項或重大合同的，還需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。2.審核環(huán)節(jié)保管責(zé)任人收到《公章使用申請表》后，應(yīng)對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，確保申請事由合理、文件內(nèi)容完整、審批手續(xù)齊全。如發(fā)現(xiàn)申請事項不符合規(guī)定或?qū)徟掷m(xù)不完備，應(yīng)及時退回申請并說明理由。3.用章操作經(jīng)審核通過后，保管責(zé)任人在規(guī)定地點，在申請人的見證下加蓋公章。蓋章位置應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，確保印章完整、有效。對于多頁文件，應(yīng)加蓋騎縫章。用章完畢后，保管責(zé)任人應(yīng)在《公章使用申請表》上簽字確認(rèn)，并注明實際用章時間。五、特殊情況用章規(guī)定1.緊急情況用章在緊急情況下，如無法及時履行正常審批手續(xù)，需使用公章的，使用人應(yīng)通過電話、微信等方式向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)口頭同意后，可先使用公章，但事后需在兩個工作日內(nèi)補(bǔ)辦完整的審批手續(xù)。2.外出用章因業(yè)務(wù)需要將公章帶出公司使用的，使用人應(yīng)填寫《公章外出使用申請表》，詳細(xì)說明外出用章的事由、地點、預(yù)計返回時間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理審批后，方可帶出。外出用章期間，使用人應(yīng)確保公章的安全，嚴(yán)格按照申請用途使用公章。返回公司后，應(yīng)立即將公章交回保管責(zé)任人，并在《公章外出使用申請表》上記錄實際使用情況。六、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制公司行政部門定期對公章保管和使用情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括公章存放是否安全、使用記錄是否完整、審批手續(xù)是否合規(guī)等。財務(wù)部門對財務(wù)專用章的使用情況進(jìn)行專項監(jiān)督，確保財務(wù)資金安全。2.違規(guī)處理若發(fā)現(xiàn)員工違反本制度規(guī)定使用公章，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等處罰；如因違規(guī)使用公章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或法律責(zé)任的，違規(guī)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并依法追究其法律責(zé)任。七、信息管理與保密1.用章信息記錄與存檔保管責(zé)任人應(yīng)妥善保存《公章使用申請表》《公章外出使用申請表》及相關(guān)用章記錄，這些記錄應(yīng)作為公司重要的檔案資料，保存期限不少于五年。行政部門定期對用章信息進(jìn)行整理和歸檔，建立電子和紙質(zhì)檔案，方便查詢和統(tǒng)計分析。2.保密要求參與公章保管和使用的人員應(yīng)對公章使用相關(guān)信息嚴(yán)格保密，不得泄露涉及公司商業(yè)機(jī)密、合同內(nèi)容等重要信息。如因信息泄露給公司造成損失的，將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、安全生產(chǎn)與公章管理1.公章保管的安全措施保管公章的場所應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮設(shè)備等，確保公章存放環(huán)境安全。保管責(zé)任人應(yīng)定期檢查安全設(shè)施的運(yùn)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。2.應(yīng)急處理預(yù)案公司制定公章管理的應(yīng)急處理預(yù)案，如發(fā)生公章被盜、丟失等緊急情況，保管責(zé)任人應(yīng)立即向公司領(lǐng)導(dǎo)報告，并采取掛失、報警等措施，防止公司利益受損。同時，應(yīng)積極配合相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理，盡快恢復(fù)公章的正常使用。九、人文關(guān)懷與員工培訓(xùn)1.人文關(guān)懷公司關(guān)注公章保管責(zé)任人的工作壓力和工作環(huán)境，合理安排工作任務(wù)，提供必要的支持和幫助。對長期認(rèn)真負(fù)責(zé)保管公章的員工，給予適當(dāng)?shù)谋碚煤酮剟?，體現(xiàn)公司對員工的認(rèn)可和關(guān)懷。2.員工培訓(xùn)定期組織員工進(jìn)行公章管理制度培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括法律法規(guī)、公司制度、用章流程等。通過培訓(xùn)，提高員工對公章管理重要性的認(rèn)識，增強(qiáng)員工的法律意識和合規(guī)意識，確保公章管理制