行政公文寫作模板高效撰寫公文指南一、指南概述行政公文是政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在公務(wù)活動(dòng)中具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)貫徹方針政策、部署指導(dǎo)工作、請(qǐng)示答復(fù)問題、交流信息的重要工具。本指南旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化模板與流程化操作，幫助公文撰寫者快速掌握寫作要點(diǎn)，提升公文規(guī)范性、準(zhǔn)確性與效率，適用于各類行政辦公場(chǎng)景中的公文起草工作。二、適用范圍與典型場(chǎng)景本指南適用于機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)及其他組織在以下場(chǎng)景中的公文撰寫：內(nèi)部事務(wù)部署：如發(fā)布工作通知、制定規(guī)章制度、召開會(huì)議等；向上級(jí)匯報(bào)請(qǐng)示：如呈送工作報(bào)告、請(qǐng)示事項(xiàng)、資金申請(qǐng)等；跨單位溝通協(xié)調(diào)：如商洽工作、詢問答復(fù)、函告事項(xiàng)等；對(duì)外正式行文：如發(fā)布公告、函復(fù)問題、聯(lián)合發(fā)文等。典型場(chǎng)景舉例：某單位需召開年度工作總結(jié)會(huì)，需撰寫《關(guān)于召開2023年度工作總結(jié)會(huì)的通知》；某部門需申請(qǐng)采購辦公設(shè)備，需向上級(jí)提交《關(guān)于申請(qǐng)采購辦公設(shè)備的請(qǐng)示》；某單位需與兄弟單位商榷合作事宜，需發(fā)送《關(guān)于商榷聯(lián)合開展活動(dòng)事宜的函》。三、高效撰寫流程與操作說明公文撰寫需遵循“明確目標(biāo)—確定類型—收集素材—套用模板—填充內(nèi)容—審核修改”的標(biāo)準(zhǔn)化流程，具體操作（一）第一步：明確發(fā)文目的與核心訴求操作要點(diǎn)：確定公文要解決的核心問題（如部署工作、請(qǐng)求指示、告知事項(xiàng)等）；明確受文對(duì)象（上級(jí)、下級(jí)、平級(jí)或公眾）及行文關(guān)系（上行文、下行文、平行文）；列出需傳達(dá)的關(guān)鍵信息（如時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、要求等）。示例：若需召開年度總結(jié)會(huì)，核心訴求是“通知相關(guān)人員參會(huì)”，需明確受文對(duì)象為單位全體職工，關(guān)鍵信息包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程及要求。（二）第二步：選擇匹配的公文類型根據(jù)發(fā)文目的與行文關(guān)系，選擇正確的公文類型（依據(jù)《政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》），常見類型及適用場(chǎng)景公文類型適用場(chǎng)景行文關(guān)系通知發(fā)布規(guī)章、部署工作、批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)文件、告知事項(xiàng)下行文、平行文請(qǐng)示向上級(jí)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)上行文報(bào)告向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)詢問上行文函不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問答復(fù)問題、請(qǐng)求批準(zhǔn)平行文決定對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員下行文公告向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)廣泛性下行文注意：避免“請(qǐng)示”與“報(bào)告”混用（請(qǐng)示需上級(jí)批復(fù)，報(bào)告無需批復(fù)）；“函”與“請(qǐng)示”的區(qū)別（向無隸屬關(guān)系的業(yè)務(wù)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)，用函而非請(qǐng)示）。（三）第三步：收集與整理素材操作要點(diǎn)：收集政策依據(jù)：如上級(jí)文件、法律法規(guī)、領(lǐng)導(dǎo)指示等；整理事實(shí)材料：如數(shù)據(jù)、案例、會(huì)議紀(jì)要、部門意見等；核對(duì)關(guān)鍵信息：保證時(shí)間、地點(diǎn)、數(shù)字、人名（同志/部門）、職務(wù)等準(zhǔn)確無誤。示例：撰寫《關(guān)于申請(qǐng)采購辦公設(shè)備的請(qǐng)示》時(shí)，需收集現(xiàn)有設(shè)備使用情況數(shù)據(jù)、市場(chǎng)價(jià)格調(diào)研表、部門需求清單等素材，并核對(duì)設(shè)備型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額等關(guān)鍵信息。（四）第四步：套用標(biāo)準(zhǔn)化模板框架根據(jù)公文類型，套用對(duì)應(yīng)的模板框架（詳見“四、核心模板示例”），框架通常包含：由“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”組成（如“辦公室關(guān)于召開2023年度工作總結(jié)會(huì)的通知”）；主送機(jī)關(guān)：公文的主要受理機(jī)關(guān)，頂格書寫，后加冒號(hào)；包括開頭（發(fā)文依據(jù)/目的）、主體（具體事項(xiàng)/要求）、結(jié)尾（執(zhí)行要求/請(qǐng)示語）；發(fā)文機(jī)關(guān)署名：全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱；成文日期：阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注（如“2023年10月26日”）；印章：加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章（聯(lián)合行文時(shí)，主辦機(jī)關(guān)在前，其余機(jī)關(guān)按發(fā)文順序排列）。（五）第五步：填充內(nèi)容并規(guī)范表述撰寫規(guī)范：開頭：簡(jiǎn)明扼要說明發(fā)文依據(jù)或目的，常用“根據(jù)……”“為……特作如下通知/請(qǐng)示”等句式。主體：條理清晰，分點(diǎn)表述（用“一、”“二、”“（一）”“（二）”等序號(hào)）；內(nèi)容具體，避免空話套話；數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，引用規(guī)范（如“根據(jù)《辦法》第X條規(guī)定”）。結(jié)尾：根據(jù)文種確定，如通知常用“特此通知”，請(qǐng)示常用“妥否，請(qǐng)批示”，報(bào)告常用“專此報(bào)告”，函常用“特此函復(fù)”。語言要求：莊重、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、規(guī)范，避免口語化、模糊表述（如“大概”“可能”），使用公文常用語（如“擬”“請(qǐng)”“予以”“遵照?qǐng)?zhí)行”）。（六）第六步：審核與修改定稿審核重點(diǎn)：格式規(guī)范：標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、落款、日期等要素是否齊全；字體、字號(hào)、行距等排版是否符合標(biāo)準(zhǔn)（一般用小標(biāo)宋體標(biāo)題，仿宋體，一級(jí)標(biāo)題黑體，二級(jí)楷體）；內(nèi)容準(zhǔn)確：政策依據(jù)是否有效，事實(shí)材料是否真實(shí)，關(guān)鍵信息（時(shí)間、數(shù)字、人名）是否有誤；邏輯清晰：層次是否分明，條理是否順暢，是否存在前后矛盾；語言精煉：是否存在冗余表述，錯(cuò)別字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)是否正確。修改建議：可先自查，再交由部門負(fù)責(zé)人或辦公室審核，必要時(shí)征求相關(guān)單位意見，保證公文內(nèi)容嚴(yán)謹(jǐn)、表述規(guī)范。四、核心模板示例以下為行政辦公中最常用的3類公文模板，結(jié)構(gòu)清晰、可直接套用，括號(hào)內(nèi)為填寫說明：（一）通知模板[發(fā)文機(jī)關(guān)全稱]文件[發(fā)文字號(hào)，如：X辦發(fā)〔2023〕X號(hào)][發(fā)文機(jī)關(guān)名稱]關(guān)于[事由]的通知主送機(jī)關(guān)：[如：各部門、各單位全體職工]為[目的，如：總結(jié)2023年工作，部署2024年重點(diǎn)任務(wù)]，根據(jù)[依據(jù)，如：年度工作安排]，現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知一、[事項(xiàng)一，如：會(huì)議時(shí)間]2023年12月15日（星期五）上午9:00，會(huì)期半天。二、[事項(xiàng)二，如：會(huì)議地點(diǎn)]機(jī)關(guān)三樓會(huì)議室。三、[事項(xiàng)三，如：參會(huì)人員]單位領(lǐng)導(dǎo)班子成員；各部門負(fù)責(zé)人；職工代表（各部門推薦2名）。四、[事項(xiàng)四，如：會(huì)議要求]請(qǐng)參會(huì)人員提前15分鐘入場(chǎng)，將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)閉狀態(tài)；各部門于12月10日前將參會(huì)人員名單報(bào)辦公室同志（聯(lián)系方式：-X）；請(qǐng)參會(huì)人員準(zhǔn)備本部門年度工作總結(jié)書面材料（一式10份）。特此通知。（聯(lián)系人：同志，聯(lián)系方式：-X）[發(fā)文機(jī)關(guān)署名]（蓋章）2023年X月X日（二）請(qǐng)示范例[發(fā)文機(jī)關(guān)全稱]文件[發(fā)文字號(hào)，如：X科請(qǐng)〔2023〕X號(hào)][發(fā)文機(jī)關(guān)名稱]關(guān)于[請(qǐng)示事項(xiàng)]的請(qǐng)示[上級(jí)機(jī)關(guān)名稱]：為[目的，如：提升辦公效率，保障日常工作開展]，根據(jù)[依據(jù)，如：《單位固定資產(chǎn)管理辦法》第X條規(guī)定]，我部門[現(xiàn)狀，如：現(xiàn)有辦公電腦已使用5年，部分設(shè)備老化頻繁故障，影響數(shù)據(jù)處理效率]，擬[具體事項(xiàng)，如：采購臺(tái)式電腦10臺(tái)、打印機(jī)2臺(tái)]?，F(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)請(qǐng)示一、采購理由現(xiàn)有設(shè)備老化情況：近半年內(nèi)，部門電腦累計(jì)故障12次，打印機(jī)卡紙問題頻發(fā)，維修成本高且耽誤工作；業(yè)務(wù)需求：年底數(shù)據(jù)匯總、報(bào)表編制等工作量增加，需高功能設(shè)備支撐。二、采購清單及預(yù)算設(shè)備名稱數(shù)量單價(jià)（元）總價(jià)（元）備注臺(tái)式電腦10600060000配置：i5處理器、16G內(nèi)存、512G固態(tài)硬盤打印機(jī)235007000激光打印機(jī)，雙面打印合計(jì)——67000—三、資金來源擬從2023年度部門辦公經(jīng)費(fèi)中列支。妥否，請(qǐng)批示。（聯(lián)系人：同志，聯(lián)系方式：-X）[發(fā)文機(jī)關(guān)署名]（蓋章）2023年X月X日（三）函模板[發(fā)文機(jī)關(guān)全稱]文件[發(fā)文字號(hào)，如：X函〔2023〕X號(hào)][發(fā)文機(jī)關(guān)名稱]關(guān)于[事由]的函[主送機(jī)關(guān)名稱，如：市財(cái)政局]：為[目的，如：推進(jìn)項(xiàng)目順利實(shí)施]，根據(jù)[依據(jù)，如：《省財(cái)政廳關(guān)于做好2023年項(xiàng)目申報(bào)工作的通知》]，我單位[背景情況，如：擬于2024年1月至6月開展“社區(qū)服務(wù)提升項(xiàng)目”]，需[商請(qǐng)事項(xiàng)，如：協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目啟動(dòng)資金50萬元]。現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)函告一、項(xiàng)目概況項(xiàng)目名稱：社區(qū)服務(wù)提升項(xiàng)目；建設(shè)內(nèi)容：社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)站改造、文化活動(dòng)設(shè)施配備、志愿者隊(duì)伍建設(shè)等；預(yù)期效益：覆蓋社區(qū)居民3000余人，提升基層公共服務(wù)水平。二、資金需求及用途用途金額（萬元）說明設(shè)備采購20老年康復(fù)器材、圖書設(shè)備等場(chǎng)地改造25社區(qū)服務(wù)站裝修及水電改造其他5宣傳材料、志愿者補(bǔ)貼等合計(jì)50—三、請(qǐng)支持事項(xiàng)懇貴局協(xié)助解決項(xiàng)目啟動(dòng)資金50萬元，保證項(xiàng)目按期實(shí)施。專此函達(dá)，盼予函復(fù)。（聯(lián)系人：同志，聯(lián)系方式：-X）[發(fā)文機(jī)關(guān)署名]（蓋章）2023年X月X日五、關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）格式規(guī)范不可忽視標(biāo)題應(yīng)居中編排，一般由“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”三要素組成，避免使用“關(guān)于……的申請(qǐng)”“關(guān)于……的匯報(bào)”等非規(guī)范文種；主送機(jī)關(guān)頂格書寫，后加冒號(hào)，如“各部門：”；若涉及多個(gè)機(jī)關(guān)，用頓號(hào)分隔，如“各省、自治區(qū)、直轄市教育廳（教委），新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)教育局：”；一般每段首行空兩格，一級(jí)標(biāo)題用“一、”“二、”（黑體，三號(hào)字），二級(jí)標(biāo)題用“（一）”“（二）”（楷體，三號(hào)字），三級(jí)標(biāo)題用“1.”“2.”（仿宋體，三號(hào)字）；成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，年份應(yīng)標(biāo)全稱，如“2023年10月26日”，不得寫為“23年10月26日”；聯(lián)合行文時(shí)，署機(jī)關(guān)名稱在前，印章對(duì)應(yīng)排列。（二）內(nèi)容務(wù)必準(zhǔn)確嚴(yán)謹(jǐn)政策依據(jù)需引用最新有效文件，避免引用廢止或過時(shí)規(guī)定；數(shù)據(jù)、案例等事實(shí)材料需經(jīng)核實(shí)，保證真實(shí)可靠，禁止虛構(gòu)或夸大；涉及人名、職務(wù)、單位名稱時(shí)，需與組織人事部門或本人確認(rèn)，避免用“某領(lǐng)導(dǎo)”“某部門”等模糊表述；請(qǐng)示應(yīng)“一文一事”，不得在一份請(qǐng)示中請(qǐng)求批準(zhǔn)多個(gè)事項(xiàng)；報(bào)告不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)（如“現(xiàn)將……請(qǐng)示如下”為錯(cuò)誤表述）。（三）語言風(fēng)格需莊重得體使用公文專用語，如“擬”“請(qǐng)”“予以”“遵照?qǐng)?zhí)行”“特此通知”等，避免口語化、網(wǎng)絡(luò)用語（如“搞定”“給力”）；表述簡(jiǎn)潔，避免冗余，如“根據(jù)會(huì)議的安排和要求”可簡(jiǎn)化為“根據(jù)會(huì)議要求”；態(tài)度明確，避免含糊其辭，如“盡量完成”應(yīng)改為“保證完成”，“可能需要”應(yīng)改為“需要”。（四）常見錯(cuò)誤需規(guī)避標(biāo)題錯(cuò)誤：如缺少發(fā)文機(jī)關(guān)（如“關(guān)于召開會(huì)議的通知”應(yīng)為“辦公室關(guān)于召開會(huì)議的通知”）、文種混淆（如“請(qǐng)示”寫成“報(bào)告”）；主送機(jī)關(guān)錯(cuò)誤：如向上級(jí)行文主送“領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人”（應(yīng)為主送機(jī)關(guān)）、越級(jí)行文（特殊情況除外）；邏輯混亂：條理不清，如通知中會(huì)議要求與會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)無邏輯關(guān)聯(lián)；標(biāo)點(diǎn)錯(cuò)誤：標(biāo)題中不加標(biāo)點(diǎn)（除書名號(hào)、引號(hào)外），主送機(jī)關(guān)后用逗號(hào)（應(yīng)用冒號(hào)），段落末尾句號(hào)缺失。六、