檔案資料管理規(guī)章制度一、總則1.為了加強本單位檔案資料管理，有效地保護和利用檔案資料，提高檔案資料管理的科學(xué)化、規(guī)范化水平，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位實際情況，制定本規(guī)章制度。2.本制度所指檔案資料是指本單位在各項工作和活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、會議記錄、項目資料、財務(wù)報表、人事檔案等。3.檔案資料管理工作應(yīng)遵循集中統(tǒng)一管理的原則，確保檔案資料的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用。二、檔案資料管理機構(gòu)與職責1.檔案資料管理部門-設(shè)立專門的檔案資料管理部門（以下簡稱“檔案室”），負責本單位檔案資料的集中管理工作。檔案室應(yīng)配備必要的檔案管理人員，負責檔案資料的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等工作。-檔案室應(yīng)制定檔案資料管理工作流程和操作規(guī)范，建立健全檔案資料管理制度，并組織實施和監(jiān)督檢查。-負責對本單位各部門檔案資料管理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，提高各部門檔案資料管理水平。2.各部門職責-各部門應(yīng)指定專人負責本部門檔案資料的收集、整理和保管工作，并定期向檔案室移交檔案資料。-各部門應(yīng)按照本制度的要求，及時、準確地收集本部門在工作和活動中形成的檔案資料，并進行初步整理和分類，確保檔案資料的完整和準確。-各部門在工作和活動中形成的重要檔案資料，應(yīng)在形成后的規(guī)定時間內(nèi)移交檔案室保管。在移交檔案資料時，應(yīng)填寫檔案資料移交清單，經(jīng)雙方簽字確認后辦理移交手續(xù)。三、檔案資料的收集1.收集范圍-上級機關(guān)頒發(fā)的與本單位工作有關(guān)的文件、指示、決定、命令、條例、規(guī)定等。-本單位制定的規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、報告、請示、批復(fù)等。-本單位召開的各種會議的文件、記錄、紀要等。-本單位簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。-本單位開展的各項業(yè)務(wù)活動的文件、資料、記錄等，如項目申報材料、項目實施報告、業(yè)務(wù)統(tǒng)計報表等。-本單位的財務(wù)會計憑證、賬簿、報表等。-本單位的人事檔案，包括員工的招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、獎懲等資料。-本單位的聲像檔案，如照片、錄音、錄像等。-其他具有保存價值的檔案資料。2.收集要求-各部門應(yīng)建立檔案資料收集制度，明確檔案資料收集的責任人、收集范圍和收集時間要求。-檔案資料收集應(yīng)做到及時、完整、準確。對于重要的檔案資料，應(yīng)在形成后的當天或規(guī)定的時間內(nèi)進行收集；對于零散的檔案資料，應(yīng)定期進行清理和收集。-收集的檔案資料應(yīng)保持其原始性和完整性，不得隨意涂改、損毀或丟失。如有特殊情況需要對檔案資料進行修改或補充的，應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)批準，并在檔案資料上注明修改或補充的原因、時間和人員。-各部門在收集檔案資料時，應(yīng)注意區(qū)分不同類型和不同保管期限的檔案資料，并按照本制度的要求進行分類整理。四、檔案資料的整理1.整理原則-檔案資料整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。-檔案資料整理應(yīng)按照分類、編號、裝訂等步驟進行，做到分類科學(xué)、編號規(guī)范、裝訂整齊。2.分類方法-檔案資料應(yīng)按照年度、組織機構(gòu)、問題等分類方法進行分類。具體分類方法可根據(jù)本單位的實際情況和檔案資料的特點確定。-對于同一類別的檔案資料，應(yīng)按照時間順序或重要程度進行排列。3.編號規(guī)則-檔案資料應(yīng)按照統(tǒng)一的編號規(guī)則進行編號。編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檢索和管理。-編號可采用字母、數(shù)字等組合方式，具體編號規(guī)則可根據(jù)本單位的實際情況和檔案資料的特點確定。4.裝訂要求-對于紙質(zhì)檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進行裝訂。裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得影響檔案資料的閱讀和保管。-對于電子檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進行存儲和管理。存儲介質(zhì)應(yīng)具有可靠性和安全性，便于長期保存和查閱。五、檔案資料的保管1.保管條件-檔案室應(yīng)具備良好的保管條件，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等。檔案室應(yīng)配備必要的保管設(shè)備和設(shè)施，如檔案柜、密集架、除濕機、滅火器等。-檔案室的溫度和濕度應(yīng)符合檔案資料保管的要求，一般溫度應(yīng)控制在14℃-24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%-60%之間。2.保管措施-檔案資料應(yīng)按照分類、編號的順序存放在檔案柜或密集架中，并按照規(guī)定的位置進行排列。檔案柜或密集架應(yīng)標明檔案資料的類別和編號，便于查找和管理。-檔案室應(yīng)建立檔案資料保管臺賬，對檔案資料的入庫、出庫、借閱等情況進行詳細記錄。保管臺賬應(yīng)定期進行核對和清理，確保檔案資料的數(shù)量和狀態(tài)與記錄一致。-檔案資料管理人員應(yīng)定期對檔案資料進行檢查和維護，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、霉變、蟲蛀等情況，應(yīng)及時采取措施進行修復(fù)和處理。3.特殊檔案資料的保管-對于珍貴、重要的檔案資料，應(yīng)采取特殊的保管措施，如單獨存放、加密存儲、定期備份等。-對于聲像檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進行存儲和管理，并定期進行檢查和維護，確保聲像檔案資料的質(zhì)量和完整性。六、檔案資料的鑒定與銷毀1.鑒定工作-成立檔案資料鑒定小組，由檔案資料管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門和專業(yè)人員組成，負責對檔案資料的保存價值進行鑒定。-檔案資料鑒定小組應(yīng)定期對檔案資料進行鑒定，根據(jù)檔案資料的保存價值和保管期限，確定檔案資料的銷毀或繼續(xù)保存。-鑒定工作應(yīng)遵循科學(xué)、客觀、公正的原則，確保鑒定結(jié)果的準確性和可靠性。2.銷毀程序-對于經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀檔案資料應(yīng)填寫檔案資料銷毀清冊，經(jīng)相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案資料管理人員和監(jiān)銷人員共同進行銷毀。-銷毀檔案資料時，應(yīng)采取安全、保密的措施，確保檔案資料的內(nèi)容不被泄露。銷毀后，應(yīng)在檔案資料銷毀清冊上注明銷毀的方式、時間和地點，并由銷毀人員和監(jiān)銷人員簽字確認。七、檔案資料的統(tǒng)計1.統(tǒng)計內(nèi)容-檔案資料統(tǒng)計應(yīng)包括檔案資料的數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等內(nèi)容。-檔案資料管理人員應(yīng)定期對檔案資料進行統(tǒng)計，建立檔案資料統(tǒng)計臺賬，并及時向上級主管部門和領(lǐng)導(dǎo)報送統(tǒng)計報表。2.統(tǒng)計要求-檔案資料統(tǒng)計應(yīng)做到準確、及時、全面。統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)與檔案資料的實際情況相符，不得虛報、瞞報或漏報。-檔案資料統(tǒng)計報表應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進行填寫，報表內(nèi)容應(yīng)清晰、明了，便于查閱和分析。八、檔案資料的利用1.利用原則-檔案資料利用應(yīng)遵循合法、安全、方便的原則，在確保檔案資料安全和保密的前提下，為單位的各項工作和活動提供服務(wù)。-檔案資料利用應(yīng)按照規(guī)定的程序和權(quán)限進行，不得擅自查閱、復(fù)制或提供檔案資料。2.利用程序-本單位員工因工作需要查閱、復(fù)制檔案資料的，應(yīng)填寫檔案資料查閱申請表，經(jīng)部門負責人批準后，到檔案室辦理查閱、復(fù)制手續(xù)。-外單位人員因工作需要查閱、復(fù)制本單位檔案資料的，應(yīng)持單位介紹信和本人有效身份證件，經(jīng)本單位相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)批準后，到檔案室辦理查閱、復(fù)制手續(xù)。-查閱、復(fù)制檔案資料時，檔案資料管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求進行操作，并對查閱、復(fù)制的情況進行記錄。3.利用限制-對于涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案資料，應(yīng)按照國家有關(guān)保密規(guī)定進行管理和利用，嚴格限制查閱、復(fù)制的范圍和權(quán)限。-檔案資料原則上不得外借。如因特殊情況需要外借的，應(yīng)經(jīng)本單位相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)批準，并辦理外借手續(xù)。外借檔案資料應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還，如有損壞或丟失，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定進行賠償。九、檔案資料的保密1.保密制度-建立健全檔案資料保密制度，明確檔案資料保密的范圍、措施和責任。-檔案資料管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案資料的內(nèi)容和機密信息。2.保密措施-對于涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案資料，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等保密措施，確保檔案資料的安全和保密。-檔案室應(yīng)配備必要的保密設(shè)備和設(shè)施，如防盜門、防盜窗、保險柜等，防止檔案資料被盜取或泄露。3.保密責任-對于違反檔案資料保密制度，泄露檔案資料內(nèi)容和機密信息的人員，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定進行嚴肅處理，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任。十、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查-檔案資料管理部門應(yīng)定期對各部門檔案資料管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案資料的收集、整理、保管、利用等方面。-對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并督促相關(guān)部門進行整改。2.考核評價-建立檔案資料管理工作考