企業(yè)文件歸檔與存儲管理制度第一章總則1.1制度目的為規(guī)范企業(yè)各類文件的形成、收集、整理、歸檔與存儲管理，保證文件的真實性、完整性、安全性和可追溯性，提高文件利用效率，防范文件丟失或泄密風(fēng)險，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及公司內(nèi)部管理要求，特制定本制度。1.2依據(jù)與原則依據(jù)：國家檔案管理相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及公司《行政管理制度》《保密管理規(guī)定》。原則：集中統(tǒng)一管理、分類規(guī)范存儲、全程可追溯、安全保密優(yōu)先。第二章制度適用對象2.1適用范圍本制度適用于公司總部、各部門、各分支機構(gòu)及全體員工在履職過程中形成或獲取的各類文件資料，包括但不限于：紙質(zhì)文件：合同、協(xié)議、會議紀(jì)要、規(guī)章制度、項目資料、財務(wù)憑證、人事檔案、客戶資料等；電子文件：電子文檔、郵件、數(shù)據(jù)庫文件、影像資料、設(shè)計圖紙、系統(tǒng)日志等；特殊載體文件：光盤、U盤、移動硬盤、膠片等存儲的文件資料。2.2責(zé)任主體行政部/檔案室：作為文件歸檔與存儲的歸口管理部門，負(fù)責(zé)制度制定、監(jiān)督檢查、檔案保管及利用服務(wù)；各部門：負(fù)責(zé)本部門文件的形成、收集、初步整理及向歸口管理部門移交；全體員工：按本制度要求及時、準(zhǔn)確歸檔個人履職過程中產(chǎn)生的文件，保證文件質(zhì)量。第三章文件歸檔范圍與分類3.1歸檔范圍文件歸檔堅持“應(yīng)歸盡歸、全程留痕”原則，具體包括：行政管理類：公司章程、組織架構(gòu)、紅頭文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、請示報告等；人力資源管理類：勞動合同、員工名冊、薪酬福利記錄、績效考核表、培訓(xùn)資料、離職手續(xù)等；業(yè)務(wù)管理類：業(yè)務(wù)合同、招投標(biāo)文件、項目立項報告、驗收報告、客戶溝通記錄、銷售數(shù)據(jù)等；財務(wù)管理類：會計憑證、賬簿、財務(wù)報表、稅務(wù)資料、審計報告、付款憑證等；科技與研發(fā)類：研發(fā)項目計劃、技術(shù)圖紙、專利文件、軟件著作權(quán)、實驗數(shù)據(jù)、測試報告等；其他類：外部單位來函、榮譽證書、資質(zhì)證明、重要活動影像資料等。3.2文件分類標(biāo)準(zhǔn)采用“年度-機構(gòu)-問題”三級分類法，結(jié)合文件類型與載體特征細(xì)化分類：一級分類：按年度劃分（如“2024年度”）；二級分類：按機構(gòu)或問題劃分（如“行政部”“財務(wù)部”“合同類”）；三級分類：按文件類型或載體劃分（如“會議紀(jì)要”“電子文檔”“紙質(zhì)合同”）。示例：2024年度-行政部-會議紀(jì)要-001號文件。第四章文件歸檔操作步驟4.1文件形成與收集文件形成：各部門在辦理業(yè)務(wù)時，需使用公司統(tǒng)一模板（如合同模板、報告模板），保證文件內(nèi)容規(guī)范、要素齊全（如文號、日期、簽字蓋章等）；文件收集：員工在完成一項工作或項目后，需及時將相關(guān)文件（含原件與復(fù)印件）收集齊全，交至部門指定聯(lián)絡(luò)員；部門聯(lián)絡(luò)員每月末對本部門文件進行匯總，保證無遺漏。4.2文件整理與鑒定文件整理：紙質(zhì)文件：去除金屬夾、回形針等易銹蝕物品，對破損文件進行修補，按“事由-時間-重要性”排序，編寫頁碼；電子文件：檢查文件格式兼容性（如推薦使用PDF、DOCX、XLSX等通用格式），補充文件元數(shù)據(jù)（如形成時間、作者、密級等），保證文件可正常打開；價值鑒定：行政部會同業(yè)務(wù)部門對文件進行價值鑒定，區(qū)分“永久保存”“長期保存（10-30年）”“短期保存（10年以下）”三類保管期限，具體參照《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》。4.3文件移交與接收移交準(zhǔn)備：部門填寫《文件歸檔移交清單》（見表4-1），一式兩份，注明文件名稱、文號、數(shù)量、日期、保管期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字蓋章后，隨同文件一并移交至行政部；交接驗收：行政部接收文件時，對照移交清單逐項核對，檢查文件是否齊全、排序是否規(guī)范、元數(shù)據(jù)是否完整，確認(rèn)無誤后雙方簽字確認(rèn)，各執(zhí)一份留存；若發(fā)覺文件缺失或損壞，移交部門需在3個工作日內(nèi)補充或整改。4.4文件登記與編目登記入庫：行政部對移交文件進行統(tǒng)一登記，錄入檔案管理系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)、專業(yè)檔案管理軟件），賦予唯一檔案號（格式：年度-機構(gòu)分類-流水號，如“2024-XZ-001”）；編目上架：紙質(zhì)文件按檔案號順序裝入檔案盒，標(biāo)注檔案盒名稱（含年度、機構(gòu)、文件類型及起止檔案號），放入密集架；電子文件存儲至公司專用服務(wù)器，定期備份（詳見第五章），并在系統(tǒng)中建立檢索目錄。第五章文件存儲管理規(guī)范5.1存儲環(huán)境要求紙質(zhì)檔案存儲：庫房溫度控制在14-24℃，相對濕度控制在45%-60%，配備溫濕度計、空調(diào)、除濕機，每日記錄溫濕度變化；庫房內(nèi)禁止吸煙、存放易燃易爆物品，配備滅火器、煙霧報警器等消防設(shè)施，定期檢查電路安全性；檔案盒采用無酸材質(zhì)，密集架需防銹處理，定期通風(fēng)除塵（每季度至少1次）。電子檔案存儲：存儲服務(wù)器應(yīng)放置在專用機房，具備防火、防潮、防電磁干擾、防盜措施，實施訪問權(quán)限控制（如IP限制、賬號密碼加密）；電子檔案實行“本地備份+異地備份+云備份”三級備份機制：本地備份：每日增量備份，每周全量備份，備份介質(zhì)為移動硬盤；異地備份：每月將備份數(shù)據(jù)傳輸至分公司或合作單位的專用服務(wù)器；云備份：每季度將核心電子檔案至經(jīng)國家認(rèn)證的云存儲平臺，保證數(shù)據(jù)安全。5.2保管期限與銷毀保管期限：嚴(yán)格按照《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》執(zhí)行，到期前3個月由行政部會同業(yè)務(wù)部門進行鑒定，確無繼續(xù)保存價值的文件，可按規(guī)定銷毀；銷毀流程：行政部編制《文件銷毀清單》，列明文件名稱、檔案號、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；銷毀時需由2名以上監(jiān)銷人員在場，監(jiān)督銷毀過程（紙質(zhì)文件采用碎紙機銷毀，電子文件進行低級格式化或物理銷毀）；監(jiān)銷人員在銷毀清單上簽字確認(rèn)，銷毀清單永久保存。第六章文件借閱與使用管理6.1借閱權(quán)限內(nèi)部借閱：員工因工作需要借閱檔案，需填寫《文件借閱審批表》（見表5-1），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批；涉密文件（絕密、機密）需經(jīng)分管副總經(jīng)理審批，僅限在檔案室閱檔，不得帶出；外部借閱：外部單位因業(yè)務(wù)需要借閱檔案，需持單位介紹信、法定代表人授權(quán)書及本人身份證，經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批，必要時簽訂《檔案保密協(xié)議》。6.2借閱流程與注意事項借閱登記：借閱人憑審批后的《文件借閱審批表》至檔案室辦理登記，簽訂《檔案借閱責(zé)任書》，明確借閱期限（一般不超過5個工作日）、保密義務(wù)及損毀賠償責(zé)任；文件歸還：借閱期滿后，借閱人需按時歸還檔案，檔案管理員檢查文件是否完好、有無缺失，確認(rèn)無誤后辦理注銷手續(xù)；禁止行為：借閱期間不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪文件內(nèi)容，不得復(fù)制涉密文件（經(jīng)審批的特殊情況除外），不得將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出指定區(qū)域。第七章保密與安全管理7.1密級劃分根據(jù)文件內(nèi)容敏感程度，劃分為四個密級：絕密：涉及公司核心商業(yè)秘密、重大決策、未公開并購信息等；機密：涉及財務(wù)數(shù)據(jù)、核心技術(shù)、客戶隱私、重要合同等；秘密：涉及內(nèi)部管理制度、工作計劃、一般業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等；內(nèi)部公開：適用于公司內(nèi)部共享的一般性文件（如通知、公告）。7.2保密措施涉密文件管理：絕密、機密文件需單獨存放，配備密碼鎖保險柜，借閱需經(jīng)總經(jīng)理審批，借閱后及時歸還并登記；電子文件加密：涉密電子文件需進行加密存儲（如使用公司指定的加密軟件），傳輸時通過加密通道進行；人員保密要求：接觸涉密文件的員工需簽訂《保密承諾書》，定期接受保密培訓(xùn)，離職時需辦理保密資料交接手續(xù)。第八章責(zé)任追究8.1獎勵措施對在文件歸檔、保管、利用工作中表現(xiàn)突出的部門或個人，公司將給予通報表揚或物質(zhì)獎勵。8.2處罰措施未及時歸檔：對未按要求及時歸檔導(dǎo)致文件丟失的，扣減部門負(fù)責(zé)人當(dāng)月績效的5%-10%，情節(jié)嚴(yán)重的給予通報批評；損毀或泄密：因故意或過失損毀、丟失、泄密檔案的，視情節(jié)輕重給予警告、降職、解除勞動合同等處分，造成公司損失的需承擔(dān)賠償責(zé)任；涉嫌違法的，依法追究法律責(zé)任。第九章附則9.1制度解釋權(quán)本制度由行政部負(fù)責(zé)解釋，如有修訂需經(jīng)總經(jīng)理辦公會審議通過后發(fā)布。9.2生效日期本制度自2024年X月X日起施行，原有相關(guān)規(guī)定同時廢止。表格清單表4-1文件歸檔移交清單序號文件名稱文號/編號形成日期頁數(shù)/數(shù)量保管期限密級移交部門移交人接收人備注12024年度工作計劃*行辦20242024-01-0515頁長期內(nèi)部行政部*明*華2項目合同*合20242024-03-123份永久機密業(yè)務(wù)部*強*華…………部門負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：____年__月__日行政部接收人簽字：__________日期：____年__月__日表5-1文件借閱審批表借閱人部門聯(lián)系方式借閱日期借閱文件名稱檔案號借閱事由借閱期限至___年_月__日部門負(fù)責(zé)人審批分管領(lǐng)導(dǎo)審批行政部審批借閱人簽字：__________檔案管理員簽字：__________備注：涉密文件需注明“僅限檔案室閱檔”關(guān)鍵操作提示電子文件備份：電子文件形成后24小時內(nèi)需完成首次備份，避免因系統(tǒng)