展覽展示服務公司合同付款管理辦法一、總則1.為規(guī)范公司合同付款流程，確保資金安全、合理、高效使用，特制定本管理辦法。2.本辦法適用于公司所有涉及展覽展示服務的合同付款行為，包括但不限于項目預付款、進度款、尾款等。二、職責分工（一）業(yè)務部門1.負責合同的洽談、簽訂與執(zhí)行跟蹤，及時向財務部門反饋合同執(zhí)行進度及相關付款需求信息。2.按照合同約定及項目實際進展情況，填寫付款申請單，并提供完整、準確的付款依據(jù)，如發(fā)票、驗收報告、工作成果證明等。（二）財務部門1.審核付款申請單及相關付款依據(jù)的真實性、合法性、完整性與合規(guī)性，包括核對合同條款、發(fā)票真?zhèn)?、金額計算準確性等。2.根據(jù)公司資金狀況及財務預算安排，合理安排付款計劃，并及時辦理付款手續(xù)，確保資金按時、足額支付。3.負責對合同付款情況進行賬務處理，建立健全合同付款臺賬，定期與業(yè)務部門核對賬目，確保財務數(shù)據(jù)準確無誤。（三）管理層1.對重大合同付款申請進行審批決策，依據(jù)公司戰(zhàn)略目標、財務狀況及項目重要性等因素綜合考量，確保付款決策符合公司整體利益。2.監(jiān)督檢查合同付款管理辦法的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決存在的問題，保障付款流程的順暢運行與有效控制。三、付款流程1.業(yè)務部門根據(jù)合同約定及項目進度，填寫《付款申請單》，詳細注明合同編號、付款金額、付款用途、付款依據(jù)（如發(fā)票號碼、驗收報告編號等）及收款方信息。2.業(yè)務部門負責人對付款申請進行初步審核，確認付款申請的合理性與準確性，并在《付款申請單》上簽字確認。3.財務部門收到付款申請后，對相關資料進行全面審核，重點審核合同條款與付款申請的一致性、付款依據(jù)的完整性與合規(guī)性、發(fā)票的真實性與有效性等。如審核無誤，財務人員在《付款申請單》上簽署審核意見。4.對于金額在[X]元以下的常規(guī)付款申請，經(jīng)財務部門審核后，由財務總監(jiān)審批簽字即可辦理付款手續(xù)；對于金額超過[X]元的重大付款申請，需在財務總監(jiān)審核通過后，提交公司總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理進行最終審批。5.審批通過后，財務部門依據(jù)審批意見安排付款，通過銀行轉賬、支票、匯票等規(guī)定方式將款項支付給收款方，并及時將付款憑證歸檔保存。同時，財務部門應在合同付款臺賬中詳細記錄付款日期、付款金額、付款方式、付款憑證編號等信息，以便后續(xù)查詢與統(tǒng)計分析。四、付款依據(jù)管理1.預付款：業(yè)務部門需提供合同原件及復印件，合同中應明確約定預付款金額及支付條件，同時提供收款方開具的合法有效預付款發(fā)票。2.進度款：業(yè)務部門應提交項目進度報告，詳細說明已完成的工作內容、工作質量及與合同約定進度的符合情況，經(jīng)客戶或內部驗收部門簽字確認的驗收報告，以及相應金額的發(fā)票。3.尾款：業(yè)務部門需提供項目最終驗收報告，證明項目已全部完成并達到合同約定的質量標準與交付要求，同時提供全額發(fā)票及雙方確認的結算清單等資料。五、特殊情況處理1.如遇合同變更導致付款金額或付款條件發(fā)生變化，業(yè)務部門應及時提交合同變更協(xié)議及相關說明文件，經(jīng)財務部門審核后，按照變更后的合同條款執(zhí)行付款流程。2.對于因質量問題、違約糾紛等原因需暫緩或拒付合同款項的情況，業(yè)務部門應及時書面通知財務部門，并提供詳細的情況說明及相關證據(jù)材料。財務部門在收到通知后，暫停付款流程，并配合業(yè)務部門與收款方進行溝通協(xié)商，根據(jù)協(xié)商結果或法律裁決結果辦理后續(xù)付款事宜。六、監(jiān)督與審計1.公司內部審計部門定期對合同付款管理情況進行審計監(jiān)督，檢查付款流程是否合規(guī)、付款依據(jù)是否充分、財務處理是否準確等，及時發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問題，防范財務風險與舞弊行為。2.管理層應加強對合同付款工作的日常監(jiān)督，定期聽取財務部門與業(yè)務部門關于合同付款情況的匯報，對重大付款事項進行重點關注與跟蹤，確保合同付款管理辦法得到有效