文化傳媒公司合同管理規(guī)范第一章總則第一條目的與依據(jù)為規(guī)范公司合同管理，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，保障公司合法權(quán)益，提高合同履約效率，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及公司實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況，特制定本規(guī)范。本規(guī)范旨在確保公司合同的訂立、履行、變更、終止等全過(guò)程均處于受控狀態(tài)，促進(jìn)公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的健康、有序發(fā)展。第二條適用范圍本規(guī)范適用于公司及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中與自然人、法人或其他組織之間訂立的各類合同、協(xié)議、備忘錄、確認(rèn)函等具有法律約束力的文件（以下統(tǒng)稱“合同”）。第三條基本原則合同管理遵循以下原則：（一）合法性原則：合同的訂立、履行、變更、解除等全過(guò)程必須符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及公司內(nèi)部規(guī)章制度。（二）審慎原則：對(duì)待合同相對(duì)方的選擇、合同條款的擬定與審查、合同履行的監(jiān)控等環(huán)節(jié)，均應(yīng)保持高度審慎，充分評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)。（三）效益原則：在合法合規(guī)的前提下，追求合同利益最大化，降低合同成本，提升管理效率。（四）權(quán)責(zé)對(duì)等原則：明確各部門、各崗位在合同管理中的職責(zé)與權(quán)限，確保責(zé)任到人，獎(jiǎng)懲分明。（五）全程管理原則：對(duì)合同從意向洽談、起草、審核、簽署、履行、監(jiān)控、變更、終止直至歸檔的整個(gè)生命周期進(jìn)行系統(tǒng)性管理。第二章合同管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)第四條管理機(jī)構(gòu)設(shè)置公司合同管理實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)、專業(yè)審查的管理體制。（一）總經(jīng)理辦公會(huì)：是公司合同管理的最高決策機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)審批重大合同、合同管理制度的審定等。（二）法務(wù)部門（或指定法務(wù)專員，下同）：是公司合同管理的歸口管理部門，負(fù)責(zé)合同法律風(fēng)險(xiǎn)的審查、標(biāo)準(zhǔn)合同文本的制定與修訂、合同糾紛的處理指導(dǎo)、合同管理培訓(xùn)等。（三）業(yè)務(wù)部門：是合同的發(fā)起部門和履行主體，負(fù)責(zé)合同相對(duì)方的初步篩選、業(yè)務(wù)需求的明確、合同的初步洽談與起草、合同的履行跟蹤、履約風(fēng)險(xiǎn)的及時(shí)報(bào)告等。（四）財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)對(duì)合同中的付款方式、金額、稅務(wù)條款等財(cái)務(wù)相關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行審核，并根據(jù)合同履行情況辦理收付款業(yè)務(wù)，進(jìn)行相應(yīng)的會(huì)計(jì)核算。（五）其他相關(guān)部門：根據(jù)合同內(nèi)容涉及的業(yè)務(wù)范圍，參與合同的審核與履行配合工作。第五條各部門主要職責(zé)（一）法務(wù)部門：1.制定、修訂公司合同管理相關(guān)制度和流程；2.制定和推廣使用公司標(biāo)準(zhǔn)合同文本；3.對(duì)合同的合法性、合規(guī)性、完整性、嚴(yán)謹(jǐn)性進(jìn)行法律審查；4.參與重大合同的談判和起草工作；5.指導(dǎo)和協(xié)助業(yè)務(wù)部門處理合同履行中的法律問(wèn)題；6.負(fù)責(zé)合同糾紛的應(yīng)對(duì)與處理；7.組織合同管理培訓(xùn)，提供合同法律支持。（二）業(yè)務(wù)部門：1.負(fù)責(zé)合同相對(duì)方的背景調(diào)查、資質(zhì)審查和信用評(píng)估；2.負(fù)責(zé)合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限、履行方式等核心商業(yè)條款的洽談；3.負(fù)責(zé)合同的初步起草（如無(wú)標(biāo)準(zhǔn)文本）或根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)文本填寫具體內(nèi)容；4.負(fù)責(zé)將合同草案提交相關(guān)部門審核，并跟蹤審核進(jìn)度；5.負(fù)責(zé)合同的履行，包括但不限于按約支付款項(xiàng)、提供服務(wù)、交付成果等，并跟蹤對(duì)方履約情況；6.及時(shí)發(fā)現(xiàn)和報(bào)告合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)，并采取初步應(yīng)對(duì)措施；7.負(fù)責(zé)合同履行過(guò)程中的文件往來(lái)、資料收集與保管。（三）財(cái)務(wù)部門：1.對(duì)合同中的資金安排、支付方式、稅務(wù)處理等財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核；2.對(duì)合同涉及的成本、收益進(jìn)行財(cái)務(wù)評(píng)估；3.根據(jù)審批通過(guò)的合同及履行情況辦理收付款手續(xù)；4.對(duì)合同履行過(guò)程中的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控。第三章合同的訂立第六條合同相對(duì)方的選擇與審查業(yè)務(wù)部門在與潛在合同相對(duì)方開(kāi)展合作前，應(yīng)進(jìn)行必要的背景調(diào)查和信用評(píng)估，審查其營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書(shū)、授權(quán)委托書(shū)等證明文件，核實(shí)其履約能力和商業(yè)信譽(yù)。對(duì)于重要或長(zhǎng)期合作的相對(duì)方，應(yīng)建立客戶檔案。法務(wù)部門可提供必要的法律支持。第七條合同的起草（一）合同起草應(yīng)優(yōu)先使用公司發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)合同文本。標(biāo)準(zhǔn)合同文本由法務(wù)部門牽頭制定或?qū)徍?，并根?jù)法律法規(guī)變化及業(yè)務(wù)發(fā)展情況及時(shí)修訂。（二）無(wú)標(biāo)準(zhǔn)合同文本的，由業(yè)務(wù)部門根據(jù)洽談結(jié)果和業(yè)務(wù)需求起草，或委托法務(wù)部門協(xié)助起草。起草時(shí)應(yīng)確保合同要素齊全、權(quán)利義務(wù)明確、違約責(zé)任具體、語(yǔ)言表述準(zhǔn)確嚴(yán)謹(jǐn)。（三）合同文本一般應(yīng)包括以下主要條款：當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、解決爭(zhēng)議的方法以及合同生效條件等。根據(jù)合同性質(zhì)需要約定的其他條款也應(yīng)明確。第八條合同的審核與審批（一）合同在簽署前必須經(jīng)過(guò)審核與審批程序。業(yè)務(wù)部門完成合同草案起草后，應(yīng)填寫《合同審批單》，連同合同草案及相關(guān)背景資料、附件等，按照審批流程依次提交相關(guān)部門審核。（二）法務(wù)部門審核重點(diǎn)：合同主體的合法性、合同內(nèi)容的合規(guī)性、合同條款的完整性與嚴(yán)謹(jǐn)性、權(quán)利義務(wù)的平衡性、違約責(zé)任的明確性、爭(zhēng)議解決方式的適當(dāng)性等。（三）財(cái)務(wù)部門審核重點(diǎn)：合同價(jià)款的合理性、付款方式的合規(guī)性、稅務(wù)處理的準(zhǔn)確性、資金安排的可行性等。（四）其他相關(guān)部門審核：根據(jù)合同內(nèi)容涉及的專業(yè)領(lǐng)域進(jìn)行審核，如技術(shù)部門對(duì)技術(shù)條款的審核，人事部門對(duì)涉及人力資源條款的審核等。（五）審核部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成審核，對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出明確的修改意見(jiàn)，并反饋給業(yè)務(wù)部門。業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)審核意見(jiàn)對(duì)合同草案進(jìn)行修改，修改后再次提交審核。（六）合同審核通過(guò)后，按照公司授權(quán)權(quán)限逐級(jí)報(bào)請(qǐng)審批。重大合同或特殊合同需報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理辦公會(huì)審議批準(zhǔn)。第九條合同的簽署（一）合同經(jīng)最終審批通過(guò)后，方可簽署。（二）簽署合同應(yīng)使用公司公章或合同專用章。公章或合同專用章的使用應(yīng)嚴(yán)格遵守公司印章管理規(guī)定。（三）法定代表人或授權(quán)委托人代表公司簽署合同。授權(quán)委托人必須持有有效的《授權(quán)委托書(shū)》，明確授權(quán)范圍和權(quán)限期限。（四）合同簽署應(yīng)確保各方當(dāng)事人均簽字蓋章齊全，字跡清晰，日期明確。多頁(yè)合同應(yīng)加蓋騎縫章或由各方逐頁(yè)小簽。（五）合同文本原則上應(yīng)采用書(shū)面形式。電子合同的簽署應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)關(guān)于電子簽名的規(guī)定，并確保其真實(shí)性、完整性和可追溯性。（六）業(yè)務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)將簽署完整的合同文本及時(shí)分發(fā)至法務(wù)、財(cái)務(wù)等相關(guān)部門備案。第四章合同的履行、變更與終止第十條合同的履行（一）合同生效后，業(yè)務(wù)部門是合同履行的第一責(zé)任人，應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定全面、及時(shí)、適當(dāng)?shù)芈男屑悍搅x務(wù)，并積極督促合同相對(duì)方履行其義務(wù)。（二）在合同履行過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立履行臺(tái)賬，對(duì)合同履行的進(jìn)度、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)、對(duì)方履約情況等進(jìn)行跟蹤記錄。（三）財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定及履行情況，按照公司財(cái)務(wù)制度辦理收付款手續(xù)。付款前應(yīng)核實(shí)合同履行的階段性成果或付款條件是否成就。（四）對(duì)于履行周期較長(zhǎng)或履行過(guò)程復(fù)雜的合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期進(jìn)行履約檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并報(bào)告潛在風(fēng)險(xiǎn)。法務(wù)部門應(yīng)提供必要的法律支持。（五）合同履行過(guò)程中，所有與合同相關(guān)的通知、函件、批復(fù)、紀(jì)要、變更協(xié)議等文件，均應(yīng)采用書(shū)面形式（包括但不限于傳真、郵件、專人送達(dá)等，并確?？勺匪荩?，并由雙方授權(quán)代表簽字或加蓋公章確認(rèn)。業(yè)務(wù)部門應(yīng)妥善保管這些文件，作為合同履行的依據(jù)。（六）如發(fā)現(xiàn)合同相對(duì)方有違約行為或可能違約的情形，業(yè)務(wù)部門應(yīng)立即采取措施防止損失擴(kuò)大，并及時(shí)將情況報(bào)告法務(wù)部門和公司領(lǐng)導(dǎo)，共同研究應(yīng)對(duì)方案。第十一條合同的變更與解除（一）合同生效后，任何一方不得擅自變更或解除合同。如確需變更或解除，應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書(shū)面的變更協(xié)議或解除協(xié)議，履行與原合同相同的審核審批程序。（二）發(fā)生法律規(guī)定或合同約定的可以單方變更或解除合同的情形時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)報(bào)告法務(wù)部門，在法務(wù)部門指導(dǎo)下依法行使權(quán)利，并保存相關(guān)證據(jù)。（三）變更協(xié)議或解除協(xié)議是原合同不可分割的組成部分，與原合同具有同等法律效力。第十二條合同的終止合同因履行完畢、期限屆滿、雙方協(xié)商一致解除、一方依約或依法解除等原因終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)做好合同終止的善后工作，包括但不限于結(jié)清款項(xiàng)、交接物品、退還保證金等，并將合同終止情況書(shū)面通知法務(wù)、財(cái)務(wù)等相關(guān)部門。第五章合同糾紛處理第十三條糾紛預(yù)警與報(bào)告業(yè)務(wù)部門在合同履行過(guò)程中發(fā)現(xiàn)可能發(fā)生或已經(jīng)發(fā)生合同糾紛的，應(yīng)立即采取措施防止事態(tài)惡化，并在發(fā)現(xiàn)之日起及時(shí)向法務(wù)部門和公司領(lǐng)導(dǎo)書(shū)面報(bào)告。報(bào)告內(nèi)容應(yīng)包括糾紛事由、涉及金額、對(duì)方態(tài)度、已采取措施及初步處理意見(jiàn)等。第十四條糾紛處理原則與方式（一）合同糾紛處理應(yīng)遵循合法、及時(shí)、公平、誠(chéng)信的原則，以維護(hù)公司合法權(quán)益為根本目標(biāo)。（二）糾紛發(fā)生后，應(yīng)優(yōu)先通過(guò)友好協(xié)商或調(diào)解方式解決。協(xié)商或調(diào)解達(dá)成一致的，應(yīng)簽訂書(shū)面協(xié)議。（三）協(xié)商或調(diào)解不成的，應(yīng)根據(jù)合同約定的爭(zhēng)議解決方式（仲裁或訴訟）及時(shí)處理。涉及仲裁或訴訟的，由法務(wù)部門牽頭，業(yè)務(wù)部門配合，必要時(shí)可外聘專業(yè)律師代理。（四）在糾紛處理過(guò)程中，各相關(guān)部門應(yīng)積極配合，及時(shí)提供證據(jù)材料，不得擅自對(duì)外作出承諾或放棄權(quán)利。第十五條證據(jù)管理合同糾紛處理的關(guān)鍵在于證據(jù)。業(yè)務(wù)部門及相關(guān)人員在合同洽談、訂立、履行、變更、終止等全過(guò)程中，應(yīng)注意收集、整理和妥善保管與合同相關(guān)的所有文件資料，包括但不限于合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、往來(lái)函件、通知、會(huì)議紀(jì)要、付款憑證、驗(yàn)收證明、對(duì)方違約證據(jù)等。這些資料是解決糾紛的重要依據(jù)。第六章合同的歸檔管理第十六條歸檔范圍與要求（一）所有正式簽署的合同文本及其附件、變更協(xié)議、解除協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議、重要的往來(lái)函電、履行過(guò)程中的相關(guān)憑證（如送貨單、驗(yàn)收單、付款憑證等）、糾紛處理過(guò)程中的法律文書(shū)等均屬于歸檔范圍。（二）合同歸檔應(yīng)做到資料齊全、分類清晰、裝訂規(guī)范、便于查閱。第十七條歸檔責(zé)任與流程（一）合同履行完畢或終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)將合同全套資料整理完畢，提交法務(wù)部門（或公司檔案管理部門，下同）進(jìn)行歸檔。（二）法務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)歸檔資料的完整性、規(guī)范性進(jìn)行審核，并按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)、登記、裝訂和保管。電子合同應(yīng)進(jìn)行備份存檔。（三）合同檔案的保管期限應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定及公司檔案管理辦法，重要合同應(yīng)永久保存。第十八條檔案查閱與保密（一）查閱合同檔案需履行相應(yīng)的審批手續(xù)，查閱人員應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案材料。（二）合同檔案涉及公司商業(yè)秘密和工作秘密，查閱人和保管人負(fù)有保密義務(wù)。未經(jīng)授權(quán)，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播或向第三方提供。第七章責(zé)任追究第十九條責(zé)任追究情形對(duì)于在合同管理過(guò)程中出現(xiàn)下列情形之一，給公司造成損失的，公司將視情節(jié)輕重，對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育、經(jīng)濟(jì)處罰、行政處分，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任：（一）未經(jīng)授權(quán)或超越權(quán)限簽訂、變更、解除合同的；（二）違反本規(guī)范規(guī)定，未履行審核、審批程序擅自簽訂合同的；（三）在合同談判、起草、審核、履行等環(huán)節(jié)中，因故意或重大過(guò)失導(dǎo)致合同條款存在重大缺陷，或未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)和報(bào)告履約風(fēng)險(xiǎn)，造成公司損失的；（四）在合同履行過(guò)程中，消極履行職責(zé)，或擅自放棄權(quán)利、濫用權(quán)利，造成公司損失的；（五）發(fā)生合同糾紛后，未及時(shí)報(bào)告或處置不當(dāng)，導(dǎo)致?lián)p失擴(kuò)大的；（六）偽造、變?cè)臁G失、損毀、擅自銷毀合同檔案或重要證據(jù)材料的；（七）泄露合同秘密，給公司造成損失的；（八