機(jī)關(guān)單位文件電子歸檔管理辦法第一章總則第一條為規(guī)范本單位文件電子歸檔管理工作，確保電子文件的真實(shí)、完整、可用與安全，有效發(fā)揮電子檔案在單位履職過程中的憑證和參考作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》及國家有關(guān)電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，結(jié)合本單位實(shí)際，制定本辦法。第二條本辦法所稱電子文件，是指本單位在公務(wù)活動(dòng)中形成的，以數(shù)字形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的具有規(guī)范格式的文件。電子歸檔是指將具有保存價(jià)值的電子文件及其元數(shù)據(jù)，按照規(guī)定的程序和要求向檔案部門或指定機(jī)構(gòu)移交，并轉(zhuǎn)化為電子檔案進(jìn)行管理的過程。第三條本單位所有部門及工作人員在公務(wù)活動(dòng)中形成的各類電子文件的收集、整理、歸檔、保管、利用和銷毀等管理工作，適用本辦法。第四條電子歸檔管理工作遵循以下原則：（一）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)負(fù)責(zé)。單位檔案工作機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門電子文件的形成、收集、整理和預(yù)歸檔工作。（二）全程管理，前端控制。將電子文件的管理要求嵌入文件形成、辦理、流轉(zhuǎn)的全過程，確保電子文件從產(chǎn)生之初就符合歸檔條件。（三）真實(shí)可靠，安全保密。采取技術(shù)和管理措施，保證電子文件的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性，嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，防止信息泄露。（四）規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，便于利用。按照國家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行電子文件的歸檔和管理，優(yōu)化檢索手段，提高電子檔案的利用效率。第五條單位應(yīng)將電子歸檔管理工作納入本單位信息化建設(shè)總體規(guī)劃，提供必要的人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備和技術(shù)支持，確保電子歸檔工作的順利開展。第二章電子文件的形成與辦理第六條各部門在公務(wù)活動(dòng)中應(yīng)優(yōu)先采用符合國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的文件格式形成電子文件。鼓勵(lì)使用開放格式或通用格式，避免使用易逝、專用或需特定軟件才能讀取的格式。確需使用專用格式的，應(yīng)同時(shí)形成可長期保存的通用格式副本。第七條電子文件形成時(shí)，應(yīng)同步記錄和維護(hù)其元數(shù)據(jù)。元數(shù)據(jù)應(yīng)至少包括文件名稱、文號(hào)、形成時(shí)間、形成部門、作者、主題、關(guān)鍵詞、關(guān)聯(lián)文件等核心要素，確保電子文件的可追溯性。第八條電子文件的起草、審核、簽發(fā)等辦理過程應(yīng)在單位認(rèn)可的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)或業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行，確保過程可監(jiān)控、修改有痕跡。對(duì)于重要的電子文件，其流轉(zhuǎn)過程信息應(yīng)作為元數(shù)據(jù)的一部分進(jìn)行保存。第九條在電子文件形成和辦理過程中，應(yīng)采取必要的安全保密措施，包括身份認(rèn)證、權(quán)限控制、操作日志記錄等，防止非授權(quán)訪問、篡改或刪除。涉密電子文件的形成和辦理，必須嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)的規(guī)定，使用符合保密要求的信息系統(tǒng)和存儲(chǔ)介質(zhì)。第三章電子文件的歸檔范圍與要求第十條電子文件的歸檔范圍，參照國家關(guān)于機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定執(zhí)行。凡是反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，對(duì)本單位工作、國家建設(shè)和歷史研究具有查考利用價(jià)值的電子文件，均應(yīng)納入歸檔范圍。第十一條電子文件歸檔責(zé)任部門為文件形成部門。各部門應(yīng)指定檔案員或兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門電子文件的收集、整理、審核，并向單位檔案工作機(jī)構(gòu)移交歸檔。第十二條電子文件歸檔應(yīng)符合以下基本要求：（一）真實(shí)性：歸檔的電子文件內(nèi)容應(yīng)與其形成時(shí)的原始內(nèi)容一致，無篡改、偽造。（二）完整性：歸檔的電子文件應(yīng)包括文件本身、相關(guān)的元數(shù)據(jù)以及必要的說明材料，確保文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息的完整。（三）可用性：歸檔的電子文件應(yīng)能被正確讀取和理解，其存儲(chǔ)格式應(yīng)符合長期保存要求，或已轉(zhuǎn)換為符合要求的格式。（四）安全性：歸檔過程應(yīng)保證電子文件在傳輸和存儲(chǔ)中的安全，防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。第十三條電子文件應(yīng)在辦理完畢后及時(shí)歸檔。對(duì)于具有周期性或階段性特點(diǎn)的工作，可按階段或周期歸檔。具體歸檔時(shí)限由單位檔案工作機(jī)構(gòu)根據(jù)實(shí)際情況確定。第十四條電子文件歸檔時(shí)，形成部門應(yīng)填寫《電子文件歸檔移交清單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，連同電子文件及其元數(shù)據(jù)一并向單位檔案工作機(jī)構(gòu)移交。檔案工作機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)接收的電子文件進(jìn)行檢驗(yàn)，符合要求的予以接收登記；不符合要求的，退回形成部門整改。第四章電子檔案的管理與保管第十五條單位檔案工作機(jī)構(gòu)接收電子檔案后，應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行分類、整理、著錄、標(biāo)引，并存儲(chǔ)到指定的電子檔案管理系統(tǒng)中。第十六條電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備以下基本功能：（一）數(shù)據(jù)接收與校驗(yàn)功能；（二）分類組織與存儲(chǔ)管理功能；（三）元數(shù)據(jù)管理與維護(hù)功能；（四）檢索查詢與利用服務(wù)功能；（五）安全保密與權(quán)限控制功能；（六）備份與恢復(fù)功能；（七）日志管理與審計(jì)追蹤功能；（八）格式轉(zhuǎn)換與長期保存支持功能。第十七條電子檔案的保管應(yīng)符合以下要求：（一）存儲(chǔ)載體：應(yīng)選用質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定的存儲(chǔ)載體，如專用硬盤、光盤等。定期對(duì)存儲(chǔ)載體進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。（二）環(huán)境條件：存儲(chǔ)電子檔案的設(shè)備應(yīng)放置在溫度、濕度適宜，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)電場(chǎng)和有害氣體的環(huán)境中。（三）備份策略：電子檔案應(yīng)實(shí)行多重備份制度。至少應(yīng)包括在線備份、近線備份和離線備份。備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，并定期進(jìn)行恢復(fù)測(cè)試，確保備份數(shù)據(jù)的有效性。（四）病毒防護(hù)：定期對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)及存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行病毒查殺，防止病毒感染和破壞。第十八條對(duì)于歸檔的電子檔案，應(yīng)根據(jù)其保管期限進(jìn)行管理。保管期限屆滿的電子檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定，對(duì)確無保存價(jià)值的，履行銷毀程序后予以刪除或銷毀，并做好記錄。涉密電子檔案的銷毀，必須嚴(yán)格按照保密規(guī)定執(zhí)行。第十九條單位檔案工作機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，確保電子檔案的數(shù)量與登記賬目相符，內(nèi)容完整無缺。第二十條因技術(shù)更新或系統(tǒng)升級(jí)等原因需要對(duì)電子檔案進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換或遷移時(shí)，應(yīng)制定詳細(xì)的遷移方案，確保遷移過程中電子檔案的真實(shí)性、完整性和可用性不受影響，并對(duì)遷移過程和結(jié)果進(jìn)行記錄存檔。第五章電子檔案的利用與開發(fā)第二十一條電子檔案的利用應(yīng)遵循“按需提供、嚴(yán)格審批、規(guī)范利用”的原則。單位內(nèi)部人員因工作需要利用電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限和程序辦理。外部單位或人員查閱電子檔案，須持有效證件和單位介紹信，經(jīng)單位檔案工作機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。第二十三條利用電子檔案時(shí)，不得擅自復(fù)制、修改、刪除、傳播檔案內(nèi)容。嚴(yán)禁將涉密電子檔案帶出規(guī)定的閱檔場(chǎng)所或接入互聯(lián)網(wǎng)。第二十四條檔案工作機(jī)構(gòu)應(yīng)建立電子檔案利用登記制度，詳細(xì)記錄利用者、利用時(shí)間、利用內(nèi)容、利用目的等信息，以便追溯。第二十五條鼓勵(lì)對(duì)電子檔案進(jìn)行深度開發(fā)，通過數(shù)據(jù)分析、專題匯編等方式，挖掘電子檔案的價(jià)值，為單位決策和管理提供參考。第六章組織保障與監(jiān)督檢查第二十六條單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子歸檔管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，明確分管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門的職責(zé)。檔案工作機(jī)構(gòu)是電子歸檔管理工作的職能部門，負(fù)責(zé)具體的組織實(shí)施、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。第二十七條加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員和各部門兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其電子文件歸檔和電子檔案管理的專業(yè)素養(yǎng)和技能水平。第二十八條將電子歸檔管理工作納入單位年度考核和相關(guān)工作評(píng)價(jià)體系。對(duì)在電子歸檔管理工作中做出突出成績(jī)的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)不按規(guī)定歸檔、造成電子文件丟失、損壞或泄密的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。第二十九條單位檔案工作機(jī)構(gòu)應(yīng)