企業(yè)合同簽訂流程管理及文檔歸檔規(guī)范一、規(guī)范制定背景與適用范圍為規(guī)范企業(yè)合同全生命周期管理，明確合同簽訂、履行、歸檔各環(huán)節(jié)職責(zé)分工，降低法律風(fēng)險與運營成本，保障企業(yè)合法權(quán)益，特制定本規(guī)范。本規(guī)范適用于企業(yè)所有經(jīng)營類合同（包括但不限于采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、租賃合同、保密協(xié)議等）的簽訂流程管理與文檔歸檔工作，涉及部門包括業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部、財務(wù)部、行政部及分管管理層。二、合同簽訂全流程操作指南（一）合同需求發(fā)起與立項操作主體：業(yè)務(wù)部門業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如采購物料、提供服務(wù)、合作項目等），梳理合同基本要素，包括合同對方主體信息、合作標的、核心需求（數(shù)量、質(zhì)量、交付標準等）、預(yù)算金額、履行期限等。填寫《合同立項申請表》（詳見模板一），附上需求背景說明、對方主體資質(zhì)初步核查材料（如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人身份證明等），經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認后，提交至法務(wù)部進行前置合規(guī)審核。法務(wù)部重點審核對方主體合法性（是否為存續(xù)企業(yè)、有無經(jīng)營異?；蚴庞涗洠?、需求是否符合企業(yè)經(jīng)營范圍及戰(zhàn)略規(guī)劃，審核通過后進入合同起草環(huán)節(jié)。（二）合同文本起草與內(nèi)部評審操作主體：法務(wù)部（主導(dǎo)）、業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部合同起草：法務(wù)部根據(jù)立項需求，結(jié)合企業(yè)《合同標準模板庫》（針對不同類型合同制定的標準模板，如采購合同模板、服務(wù)合同模板等）起草合同文本。合同內(nèi)容需包含《中華人民共和國民法典》規(guī)定的必備條款：當(dāng)事人信息、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限地點方式、違約責(zé)任、解決爭議方法等；同時根據(jù)業(yè)務(wù)特性補充特殊條款（如知識產(chǎn)權(quán)歸屬、保密義務(wù)、不可抗力等）。內(nèi)部評審會簽：法務(wù)部將合同初稿分發(fā)至業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部、技術(shù)部門（如涉及技術(shù)指標）進行會簽評審。業(yè)務(wù)部門重點審核標的、履行期限、交付標準等業(yè)務(wù)條款是否與需求一致；財務(wù)部審核價款支付方式、稅務(wù)條款、預(yù)算匹配度及潛在財務(wù)風(fēng)險；技術(shù)部門審核技術(shù)參數(shù)、驗收標準等是否可行。各部門需在2個工作日內(nèi)反饋書面評審意見，法務(wù)部匯總意見后修改合同文本，形成《合同評審意見表》（詳見模板二）。若存在重大分歧，由法務(wù)部組織召開跨部門協(xié)調(diào)會，達成一致后方可進入下一環(huán)節(jié)。（三）合同談判與文本修訂操作主體：業(yè)務(wù)部門（主導(dǎo)）、法務(wù)部、分管管理層業(yè)務(wù)部門根據(jù)評審后的合同文本，與對方進行商務(wù)談判，重點溝通價款、交付周期、違約責(zé)任等核心條款，談判需形成書面《會議紀要》，明確雙方一致意見及待解決事項。談判過程中，若對方提出與原合同文本重大差異的條款（如變更付款方式、降低違約責(zé)任等），業(yè)務(wù)部門需及時反饋至法務(wù)部，法務(wù)部評估法律風(fēng)險后，提出修訂建議并報分管管理層審批。雙方就所有條款達成一致后，形成合同終稿，由雙方授權(quán)代表簽字蓋章（對方需提供《授權(quán)委托書》，詳見模板三，明確授權(quán)范圍、權(quán)限及期限）。（四）合同審批與用印管理操作主體：行政部（用?。?、分管管理層、總經(jīng)理/董事會填寫《合同審批表》（詳見模板四），附合同終稿、對方主體資質(zhì)材料、《合同評審意見表》、《授權(quán)委托書》等，按審批權(quán)限逐級報批：一般合同：業(yè)務(wù)部門負責(zé)人→法務(wù)部→分管副總→總經(jīng)理；重大合同（如金額超過萬元、涉及核心業(yè)務(wù)或重大資產(chǎn)）：業(yè)務(wù)部門負責(zé)人→法務(wù)部→分管副總→總經(jīng)理→董事會。審批通過后，行政部根據(jù)《合同審批表》辦理用印手續(xù)，核對審批手續(xù)是否齊全、合同文本與審批版本是否一致，確認無誤后加蓋企業(yè)公章或合同專用章（嚴禁在空白合同或未審批合同上用?。Ｓ糜『?，行政部留存合同復(fù)印件1份，原件按份數(shù)分發(fā)給業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部、財務(wù)部（具體份數(shù)根據(jù)實際需求確定）。（五）合同履行與跟蹤操作主體：業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部業(yè)務(wù)部門負責(zé)合同履行過程中的進度跟蹤，如交付驗收、服務(wù)實施等，填寫《合同履行跟蹤表》（詳見模板五），記錄履行情況、存在問題及解決措施，定期向分管管理層匯報。財務(wù)部根據(jù)合同約定的付款條件，審核業(yè)務(wù)部門提交的付款申請（附驗收證明、發(fā)票等材料），按財務(wù)審批流程辦理付款手續(xù)，保證資金支付與合同約定一致。若合同履行過程中出現(xiàn)違約情況（如對方延遲交付、質(zhì)量不達標等），業(yè)務(wù)部門需第一時間書面通知法務(wù)部，法務(wù)部協(xié)助收集證據(jù)（如驗收報告、溝通記錄等），評估是否采取法律措施（如發(fā)送律師函、解除合同等）。（六）合同歸檔與管理操作主體：行政部、法務(wù)部合同簽訂后10個工作日內(nèi)，行政部收集合同原件（含附件、補充協(xié)議等），核對材料完整性（審批表、評審意見、對方資質(zhì)、授權(quán)委托書等），統(tǒng)一編號歸檔（編號規(guī)則：年份-合同類型-序號，如“2024-采-001”）。建立電子臺賬與紙質(zhì)檔案雙軌制：電子臺賬記錄合同編號、名稱、對方主體、簽訂日期、履行期限、歸檔日期、存放位置等信息，存儲于企業(yè)合同管理系統(tǒng)；紙質(zhì)檔案按合同類型分類存放于檔案柜，標注清晰標簽，便于查閱。合同歸檔后，如需借閱，需填寫《合同借閱申請表》（詳見模板六），經(jīng)部門負責(zé)人及法務(wù)部審批，借閱期限不超過7個工作日，到期歸還并記錄借閱情況。三、合同管理常用模板清單及示例模板一：合同立項申請表項目名稱申請部門合同類型□采購□銷售□服務(wù)□租賃□其他申請人對方主體名稱統(tǒng)一社會信用代碼合作標的預(yù)算金額需求背景核心條款（簡述）標的：________；數(shù)量：________；履行期限：________部門負責(zé)人意見簽字：________日期：________法務(wù)部審核意見簽字：________日期：________模板二：合同評審意見表合同名稱合同編號評審部門□業(yè)務(wù)部□法務(wù)部□財務(wù)部□技術(shù)部評審人評審意見（可分點填寫，如：1.價款支付方式建議調(diào)整為分期付款；2.違約責(zé)任條款需補充逾期付款的日萬分之五違約金）評審結(jié)論□通過□修改后通過□不通過簽字日期模板三：授權(quán)委托書委托人信息企業(yè)名稱：________；統(tǒng)一社會信用代碼：________受托人信息姓名：________；身份證號：________委托事項□合同談判□合同簽訂□款項收取□其他：________委托權(quán)限（具體說明，如“全權(quán)處理合同簽訂事宜，包括但不限于協(xié)商價款、簽署合同文件”）委托期限自_年_月_日至_年_月_日委托人（蓋章）日期模板四：合同審批表合同名稱合同編號對方主體簽訂日期合同金額人民幣________元履行期限附件清單□合同文本□評審意見□資質(zhì)材料□授權(quán)委托書□其他：________各部門審批意見業(yè)務(wù)部門：簽字：________日期：________法務(wù)部：簽字：________日期：________財務(wù)部：簽字：________日期：________分管副總：簽字：________日期：________總經(jīng)理/董事會：簽字：________日期：________模板五：合同履行跟蹤表合同名稱/編號履行階段□履行中□驗收中□已完成□異常跟蹤日期責(zé)任人履行情況記錄（如：2024年3月1日，對方交付設(shè)備，數(shù)量10臺，已初步驗收，待安裝調(diào)試）存在問題解決措施（如：設(shè)備安裝調(diào)試延遲，對方需于3月5日前完成）下一步計劃模板六：合同借閱申請表合同名稱/編號借閱部門借閱人借閱用途借閱期限自_年_月_日至_年_月_日歸還日期部門負責(zé)人審批簽字：________日期：________法務(wù)部審批簽字：________日期：________歸還確認經(jīng)辦人簽字：________日期：________四、執(zhí)行過程中的關(guān)鍵風(fēng)險提示與合規(guī)要求（一）法律合規(guī)風(fēng)險防控主體資格審查：合同簽訂前必須核查對方營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書等材料，保證對方具備簽約主體資格，避免與“皮包公司”或無資質(zhì)主體合作。條款合法性審查：合同條款不得違反法律、行政法規(guī)的強制性規(guī)定，如“格式條款”需顯著提示對方注意免責(zé)條款，避免因條款無效導(dǎo)致合同目的無法實現(xiàn)。證據(jù)留存：合同履行過程中的重要溝通（如郵件、會議紀要、驗收單）需書面化并留存，作為發(fā)生爭議時的證據(jù)材料，嚴禁口頭約定替代書面合同。（二）流程節(jié)點控制嚴禁跳過評審環(huán)節(jié)：未完成內(nèi)部評審或評審未通過的合同，一律不得進入審批與用印環(huán)節(jié)，杜絕“先簽后批”現(xiàn)象。審批權(quán)限不得越級：嚴格按照審批權(quán)限流程報批，不得因緊急情況簡化流程或越級審批，重大合同必須經(jīng)董事會審議通過。用印規(guī)范：公章/合同專用章由行政部專人保管，用印時需核對審批表與合同文本一致性，嚴禁帶出企業(yè)或外借使用。（三）檔案管理規(guī)范歸檔材料完整性：合同歸檔時需包含合同文本、審批表、評審意見、對方資質(zhì)、授權(quán)委托書、附件（如技術(shù)協(xié)議、補充協(xié)議）等全套材料，缺失任何一項需補充完整后方可歸檔。電子與紙質(zhì)同步：電子檔案需定期備份（每月至少1次），保證數(shù)據(jù)安全；紙質(zhì)檔案需防潮、防火、防蟲，保管期限一般為合同履行完畢后5年，重大合同保管期限不少于10年。借閱權(quán)限管理：僅合同履行部門、法務(wù)部、財務(wù)部及相關(guān)管理層因工作需要借閱，外部單位借閱需經(jīng)總經(jīng)理批準，并嚴格限定借閱范圍與期限。（四）合同變更與解除管理變更需簽補充協(xié)議：合同履行過程中如需變更條款（如金額、履行期限等），雙方需簽訂書面補充協(xié)議，明確變更內(nèi)容，未經(jīng)雙方書面確認的變更對雙方無約束力。解除合同需書