銷售合同管理標(biāo)準(zhǔn)化模板：合同條款審查與執(zhí)行跟蹤版一、適用業(yè)務(wù)場景與目標(biāo)本模板適用于企業(yè)銷售部門、法務(wù)部門及相關(guān)業(yè)務(wù)人員，針對銷售合同全生命周期管理需求，重點(diǎn)解決合同條款合規(guī)性審查風(fēng)險(xiǎn)、執(zhí)行過程監(jiān)控滯后、責(zé)任主體不清晰等問題。具體場景包括：新客戶合作前的合同起草與審核；老客戶續(xù)簽合同的條款優(yōu)化與風(fēng)險(xiǎn)評估；合同履行過程中的進(jìn)度跟蹤、異常預(yù)警及糾紛處理；合同變更、終止或完成后的歸檔與復(fù)盤。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程與工具，實(shí)現(xiàn)“事前審查防風(fēng)險(xiǎn)、事中跟蹤保執(zhí)行、事后歸檔可追溯”的管理目標(biāo)，降低合同糾紛率，提升履約效率。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程指引（一）合同前期準(zhǔn)備：需求梳理與信息收集明確合同需求銷售人員根據(jù)客戶需求（如產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交付周期等）填寫《銷售合同需求表》，明確合同核心要素（標(biāo)的物、價(jià)款、支付方式、違約責(zé)任等），并附客戶營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（加蓋公章）、法人身份證明（如需）。初步溝通與確認(rèn)與客戶就合同關(guān)鍵條款（如交貨地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、爭議解決方式）進(jìn)行口頭或書面溝通，保證雙方理解一致，避免后續(xù)歧義。溝通結(jié)果需記錄在《客戶溝通記錄表》中，并由客戶方簽字確認(rèn)（或郵件/函件確認(rèn)）。（二）合同條款審查：合規(guī)性與風(fēng)險(xiǎn)排查法務(wù)部門或指定審查人員依據(jù)《合同條款審查清單》（見工具模板），對合同文本進(jìn)行全面審查，重點(diǎn)關(guān)注以下核心條款：主體資格審查：核實(shí)客戶營業(yè)執(zhí)照（是否在有效期內(nèi)、經(jīng)營范圍是否包含交易內(nèi)容）、法定代表人身份、授權(quán)代理人權(quán)限（如簽約人非法定代表人，需提供授權(quán)委托書）。標(biāo)的物條款：明確產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方約定標(biāo)準(zhǔn)），避免模糊表述（如“優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品”）。價(jià)款與支付條款：約定單價(jià)、總價(jià)、幣種，支付方式（如電匯、承兌匯票）、支付節(jié)點(diǎn)（如預(yù)付款比例到貨款、質(zhì)保金比例及返還條件），明確逾期付款的違約責(zé)任（如違約金計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)）。履行期限與地點(diǎn)：明確交貨/服務(wù)時(shí)間（具體日期或時(shí)限）、交付地點(diǎn)（如客戶指定倉庫、項(xiàng)目現(xiàn)場），運(yùn)輸方式及費(fèi)用承擔(dān)方。驗(yàn)收條款：約定驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收期限（如到貨后X日內(nèi)驗(yàn)收）、驗(yàn)收異議處理方式（如逾期未驗(yàn)收視為合格）。違約責(zé)任：明確雙方違約情形（如逾期交貨、質(zhì)量不合格、逾期付款）對應(yīng)的違約責(zé)任（違約金比例、賠償范圍、合同解除權(quán)），避免責(zé)任不對等（如僅約束客戶違約而未約束自身違約）。爭議解決條款：約定爭議解決方式（訴訟或仲裁），明確管轄法院/仲裁機(jī)構(gòu)（如“賣方住所地人民法院管轄”），避免約定“由某地法院管轄”但未明確具體法院的無效情形。審查輸出：審查人員需在《合同條款審查清單》中填寫審查結(jié)果（“通過”“不通過”“修改后通過”），對不通過條款需注明修改意見，并反饋至銷售部門與客戶協(xié)商調(diào)整。（三）合同簽訂與審批：流程規(guī)范與文本固化內(nèi)部審批：銷售部門將審查通過后的合同文本提交至內(nèi)部審批流程（如部門經(jīng)理→法務(wù)→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理），審批人需在《合同審批表》中簽署意見，明確是否同意簽訂。文本核對與簽署：銷售部門與客戶最終確認(rèn)合同文本，保證雙方文本內(nèi)容一致（關(guān)鍵條款需逐條核對），避免“黑白合同”。簽署時(shí)需加蓋雙方公章或合同專用章（騎縫章），法定代表人或授權(quán)代理人簽字。若為電子合同，需保證符合《電子簽名法》要求（如使用第三方電子認(rèn)證服務(wù)）。合同分發(fā)與備案：簽訂后3個(gè)工作日內(nèi)，銷售部門將合同正本（至少2份，雙方各執(zhí)1份）及附件（如技術(shù)協(xié)議、訂單）提交至檔案管理部門備案，同步在《合同臺賬》中登記合同基本信息（見工具模板）。（四）合同執(zhí)行跟蹤：動態(tài)監(jiān)控與風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警建立執(zhí)行臺賬：銷售部門根據(jù)簽訂的合同，在《合同執(zhí)行跟蹤進(jìn)度表》中記錄關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如預(yù)付款到賬、生產(chǎn)排期、發(fā)貨時(shí)間、客戶簽收、驗(yàn)收申請、質(zhì)保金到期時(shí)間），明確各節(jié)點(diǎn)責(zé)任人（如銷售代表、生產(chǎn)主管、物流專員）。節(jié)點(diǎn)監(jiān)控與提醒：責(zé)任人需在節(jié)點(diǎn)到期前3個(gè)工作日提醒相關(guān)方（如提醒財(cái)務(wù)確認(rèn)預(yù)付款到賬、提醒生產(chǎn)部門安排生產(chǎn)），保證按時(shí)履約。若出現(xiàn)延遲（如客戶未按時(shí)支付預(yù)付款、生產(chǎn)原料短缺），需在《合同執(zhí)行異常記錄表》中填寫異常原因、影響評估及應(yīng)對措施（如與客戶協(xié)商延期、尋找替代供應(yīng)商）。履約過程記錄：每次執(zhí)行動作（如發(fā)貨、客戶簽收、驗(yàn)收）需留存書面憑證（如物流簽收單、驗(yàn)收報(bào)告、郵件往來），掃描后至合同管理系統(tǒng)（或紙質(zhì)歸檔），保證執(zhí)行過程可追溯。（五）合同變更與終止：流程規(guī)范與責(zé)任劃分合同變更：因客戶需求變化、政策調(diào)整等原因需變更合同時(shí)雙方需簽訂《合同變更協(xié)議》，明確變更內(nèi)容（如標(biāo)的物數(shù)量、交付時(shí)間、價(jià)款）、生效條件（如雙方簽字蓋章后生效）。變更協(xié)議需履行與原合同相同的審查、審批流程，并在《合同臺賬》中備注變更信息。合同終止：出現(xiàn)法定或約定終止情形（如雙方協(xié)商一致、一方根本違約、不可抗力導(dǎo)致合同無法履行）時(shí)，需書面通知對方（如《合同終止通知書》），明確終止時(shí)間、已履行部分結(jié)算方式、未履行部分處理方案（如退貨、退款），并簽署《合同終止確認(rèn)書》。（六）合同歸檔管理：資料完整與安全保管歸檔范圍：包括合同文本正本/復(fù)印件、審批表、審查清單、溝通記錄、執(zhí)行憑證（簽收單、驗(yàn)收報(bào)告）、變更/終止協(xié)議、往來函件等所有與合同相關(guān)的資料。歸檔要求：合同履行完畢或終止后10個(gè)工作日內(nèi)，銷售部門將資料整理成冊（按合同編號順序），移交至檔案管理部門。檔案管理部門需在《合同歸檔登記表》中記錄歸檔時(shí)間、資料清單、經(jīng)手人，并按“一合同一檔”原則編號存放（電子檔案需加密存儲，設(shè)置訪問權(quán)限）。保管期限：根據(jù)檔案管理規(guī)定，銷售合同保管期限一般為10年（含質(zhì)保期），涉及重大糾紛或訴訟的合同需保存至糾紛/訴訟終結(jié)后5年。三、核心工具模板清單（一）銷售合同基本信息表合同編號客戶名稱（全稱）客戶統(tǒng)一社會信用代碼合同簽訂日期合同簽訂地點(diǎn)標(biāo)的物名稱規(guī)格型號數(shù)量單價(jià)（元）總價(jià)（元）支付方式□預(yù)付款%□到貨款%□質(zhì)保金%（質(zhì)保期月）履行期限交貨/服務(wù)地點(diǎn)爭議解決方式銷售部門銷售代表客戶聯(lián)系人客戶聯(lián)系電話（脫敏）備注（二）合同條款審查清單表審查項(xiàng)目審查標(biāo)準(zhǔn)審查結(jié)果（通過/不通過/修改后通過）修改意見/問題描述審查人審查日期主體資格客戶營業(yè)執(zhí)照有效、經(jīng)營范圍匹配、授權(quán)委托書有效□□□標(biāo)的物條款名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)明確，無歧義□□□價(jià)款與支付單價(jià)、總價(jià)、支付節(jié)點(diǎn)、違約責(zé)任明確□□□履行期限與地點(diǎn)交貨時(shí)間、交付地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、費(fèi)用承擔(dān)方明確□□□驗(yàn)收條款驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、期限、異議處理方式明確□□□違約責(zé)任雙方違約情形、違約金比例、賠償范圍對等、合法□□□爭議解決約定明確管轄法院/仲裁機(jī)構(gòu)，無無效情形□□□（三）合同執(zhí)行跟蹤進(jìn)度表合同編號關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間責(zé)任人完成狀態(tài)（□未開始□進(jìn)行中□已完成□異常）異常原因/備注預(yù)付款到賬合同簽訂后X日內(nèi)財(cái)務(wù)部生產(chǎn)排期預(yù)付款到賬后X日內(nèi)生產(chǎn)部發(fā)貨生產(chǎn)完成后X日內(nèi)物流部客戶簽收發(fā)貨后X日內(nèi)銷售代表驗(yàn)收申請客戶簽收后X日內(nèi)銷售代表驗(yàn)收合格驗(yàn)收申請后X日內(nèi)客戶/質(zhì)檢部質(zhì)保金返還質(zhì)保期滿后X日內(nèi)財(cái)務(wù)部（四）合同變更申請表合同編號原合同主要條款變更后條款變更原因（□客戶需求調(diào)整□政策變化□其他）雙方協(xié)商意見（客戶簽字/蓋章）內(nèi)部審批意見（五）合同終止/解除記錄表合同編號終止/解除原因□協(xié)商一致□一方違約□不可抗力□其他生效時(shí)間已履行部分結(jié)算金額（元）未履行部分處理方案雙方確認(rèn)簽字（客戶/銷售方）后續(xù)跟進(jìn)事項(xiàng)□□□□四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制要點(diǎn)主體審查“零遺漏”：嚴(yán)禁與無民事行為能力或超越經(jīng)營范圍的客戶簽訂合同，授權(quán)委托書需明確授權(quán)范圍、期限，避免“無權(quán)代理”風(fēng)險(xiǎn)。條款表述“零歧義”：避免使用“盡快”“合理”等模糊詞匯，關(guān)鍵條款（如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約金）需量化、可執(zhí)行，防止因條款理解分歧引發(fā)糾紛。執(zhí)行跟蹤“零延遲”：責(zé)任人需按節(jié)點(diǎn)更新《合同執(zhí)行跟蹤進(jìn)度表