陶瓷廠合同簽訂記錄管理規(guī)定第一章總則1.1為規(guī)范陶瓷廠合同簽訂管理，明確合同簽訂、履行、歸檔等環(huán)節(jié)的操作流程，確保合同管理的合法合規(guī)性，防范經(jīng)營風(fēng)險，提升合同履約效率，特制定本規(guī)定。1.2本規(guī)定適用于陶瓷廠與客戶、供應(yīng)商及其他合作方簽訂的所有合同，包括但不限于采購合同、銷售合同、技術(shù)服務(wù)合同、保密協(xié)議等。1.3合同簽訂管理應(yīng)遵循“權(quán)責(zé)明確、流程規(guī)范、全程留痕、高效執(zhí)行”的原則，確保合同簽訂的嚴(yán)肅性和可追溯性。1.4全體員工在合同簽訂過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守本規(guī)定，確保合同內(nèi)容符合法律法規(guī)及公司經(jīng)營策略，維護(hù)公司利益。第二章適用范圍2.1本規(guī)定適用于陶瓷廠所有部門及員工，包括但不限于銷售部、采購部、生產(chǎn)部、技術(shù)部、財務(wù)部、法務(wù)部等部門。2.2本規(guī)定同樣適用于客戶及合作方在合同簽訂過程中的配合要求，確保雙方權(quán)責(zé)清晰、流程順暢。2.3合同簽訂記錄管理涵蓋合同草擬、審批、簽訂、履行、變更、解除、歸檔等全生命周期，確保每環(huán)節(jié)均有完整記錄。第三章合同簽訂權(quán)限與職責(zé)3.1合同簽訂權(quán)限3.1.1一般合同（金額不超過人民幣10萬元）由部門負(fù)責(zé)人審批，總經(jīng)理備案。3.1.2較大金額合同（金額10萬元至100萬元）由總經(jīng)理審批，必要時需董事會討論決定。3.1.3大額合同（金額超過100萬元）需經(jīng)董事會審議通過，并報公司法律顧問審核。3.1.4特殊合同（如涉及知識產(chǎn)權(quán)、重大技術(shù)合作等）需經(jīng)法務(wù)部及相關(guān)部門聯(lián)合審核。3.2職責(zé)分工3.2.1銷售部：負(fù)責(zé)銷售合同草擬、客戶需求對接、合同履行跟蹤。3.2.2采購部：負(fù)責(zé)采購合同草擬、供應(yīng)商談判、合同執(zhí)行監(jiān)督。3.2.3生產(chǎn)部：負(fù)責(zé)生產(chǎn)合同內(nèi)容確認(rèn)、交貨期協(xié)調(diào)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。3.2.4財務(wù)部：負(fù)責(zé)合同金額審核、收款及付款管理、財務(wù)風(fēng)險控制。3.2.5法務(wù)部：負(fù)責(zé)合同法律審核、合同風(fēng)險防控、糾紛處理。3.2.6總經(jīng)理及董事會：負(fù)責(zé)重大合同審批及決策。第四章合同簽訂流程4.1合同草擬4.1.1銷售部或采購部根據(jù)客戶需求或采購需求草擬合同初稿，內(nèi)容包括但不限于合同雙方信息、標(biāo)的物（產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格）、交貨方式、付款條件、違約責(zé)任、爭議解決等。4.1.2合同初稿需經(jīng)部門內(nèi)部審核，確保內(nèi)容完整、合規(guī)，符合公司經(jīng)營策略及行業(yè)慣例。4.1.3特殊合同需法務(wù)部提前介入，進(jìn)行法律風(fēng)險評估。4.2合同審批4.2.1一般合同由部門負(fù)責(zé)人初審，財務(wù)部復(fù)核金額及付款條件，最終由總經(jīng)理審批。4.2.2較大金額合同需經(jīng)總經(jīng)理初審，董事會復(fù)審，必要時召開專題會議討論。4.2.3大額合同需提交董事會審議，法務(wù)部出具法律意見書，財務(wù)部提供資金可行性分析。4.3合同簽訂4.3.1合同審批通過后，由法務(wù)部或銷售部/采購部負(fù)責(zé)與對方簽訂合同，簽訂形式包括但不限于紙質(zhì)合同、電子合同（需符合《電子簽名法》）。4.3.2簽訂過程需全程留影，雙方簽字蓋章原件及電子版均需存檔。4.3.3電子合同需通過合規(guī)的電子簽章平臺進(jìn)行簽署，確保電子簽名的有效性。第五章合同簽訂記錄管理5.1記錄內(nèi)容5.1.1合同基本信息：合同編號、簽訂日期、合同雙方名稱及聯(lián)系方式、合同標(biāo)的、金額等。5.1.2審批記錄：各部門審批意見、審批人、審批日期。5.1.3簽訂記錄：簽訂地點、簽訂形式（紙質(zhì)/電子）、雙方簽字蓋章情況。5.1.4履行記錄：交貨期、付款進(jìn)度、質(zhì)量驗收情況、違約情況等。5.1.5變更及解除記錄：合同變更協(xié)議、解除通知、相關(guān)證明材料。5.1.6歸檔記錄：歸檔時間、歸檔人員、存放位置。5.2記錄方式5.2.1合同簽訂記錄需錄入公司合同管理系統(tǒng)，確保電子化存檔，便于查詢及統(tǒng)計分析。5.2.2關(guān)鍵記錄（如審批意見、簽字蓋章照片）需作為附件存檔，與電子合同或紙質(zhì)合同一并保管。5.2.3合同管理系統(tǒng)需定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。5.3記錄查閱與權(quán)限5.3.1合同記錄僅限公司內(nèi)部授權(quán)人員查閱，外部人員需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查閱。5.3.2法務(wù)部、財務(wù)部、審計部等相關(guān)部門可按需查閱合同記錄，用于風(fēng)險防控或績效考核。第六章合同履行與監(jiān)控6.1履行監(jiān)控6.1.1銷售部或采購部負(fù)責(zé)合同履行跟蹤，確保交貨期、質(zhì)量、付款等條款按合同約定執(zhí)行。6.1.2生產(chǎn)部需根據(jù)合同要求進(jìn)行生產(chǎn)調(diào)度，確保產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量符合約定。6.1.3財務(wù)部負(fù)責(zé)監(jiān)控付款進(jìn)度，確保資金安全。6.2違約處理6.2.1合同一方出現(xiàn)違約行為，需及時記錄違約情況，并啟動違約處理程序。6.2.2違約處理包括但不限于協(xié)商解決、法律訴訟、索賠等，處理過程需形成書面記錄。6.2.3法務(wù)部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)違約處理，確保公司權(quán)益不受損害。6.3履行記錄更新6.3.1合同履行過程中，需及時更新合同管理系統(tǒng)中的履行記錄，確保信息準(zhǔn)確。6.3.2年度合同總結(jié)需由相關(guān)部門提交，內(nèi)容包括合同履約率、違約情況、改進(jìn)建議等。第七章合同歸檔管理7.1歸檔范圍7.1.1所有已簽訂的合同，包括但不限于紙質(zhì)合同、電子合同、合同附件、審批記錄、履行記錄等。7.1.2特殊合同（如涉及重大投資、知識產(chǎn)權(quán)等）需長期保存，必要時需移交檔案室歸檔。7.2歸檔流程7.2.1合同簽訂完成后，需在7個工作日內(nèi)完成歸檔，由法務(wù)部或合同管理部門統(tǒng)一管理。7.2.2紙質(zhì)合同需按合同編號排序，存放于合同柜中，電子合同需上傳至合同管理系統(tǒng)。7.2.3歸檔人員需在歸檔清單中記錄合同編號、存放位置等信息，確?？勺匪?。7.3歸檔期限7.3.1一般合同保存期限為5年，特殊合同保存期限為10年或更長。7.3.2財務(wù)合同需按財務(wù)檔案管理規(guī)定保存，不得提前銷毀。7.4歸檔查閱7.4.1內(nèi)部查閱需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，外部查閱需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。7.4.2查閱需在合同管理系統(tǒng)或檔案室進(jìn)行，不得外借或復(fù)印。第八章監(jiān)督與考核8.1監(jiān)督機(jī)制8.1.1法務(wù)部負(fù)責(zé)定期檢查合同簽訂記錄管理情況，確保符合本規(guī)定要求。8.1.2審計部每年對合同簽訂記錄管理進(jìn)行專項審計，出具審計報告。8.1.3總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門合同管理問題，確保制度執(zhí)行到位。8.2考核制度8.2.1合同簽訂記錄管理納入相關(guān)部門及員工的績效考核，考核內(nèi)容包括合同履約率、違約處理效率、歸檔規(guī)范等。8.2.2考核結(jié)果與績效獎金、評優(yōu)評先掛鉤，對違反規(guī)定者按公司制度進(jìn)行處理。8.2.3每季度召開合同管理工作會議，總結(jié)經(jīng)驗、分析問題、優(yōu)化流程。第九章附則9.1本規(guī)定由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之