IT設(shè)備采購管理規(guī)范IT設(shè)備采購管理規(guī)范

一、總則

IT設(shè)備采購管理規(guī)范旨在建立一套系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的IT設(shè)備采購流程，確保采購效率、成本控制和設(shè)備質(zhì)量，滿足企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)和發(fā)展的需求。本規(guī)范適用于企業(yè)所有類型IT設(shè)備的采購活動(dòng)，包括但不限于計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、辦公設(shè)備等。

（一）適用范圍

1.硬件設(shè)備：計(jì)算機(jī)、筆記本電腦、顯示器、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等辦公設(shè)備。

2.網(wǎng)絡(luò)設(shè)備：路由器、交換機(jī)、防火墻、無線接入點(diǎn)等網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備。

3.存儲(chǔ)設(shè)備：硬盤、固態(tài)硬盤、NAS設(shè)備等數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備。

4.服務(wù)器及配套設(shè)備：服務(wù)器機(jī)柜、UPS不間斷電源等。

5.其他專業(yè)設(shè)備：如測(cè)試儀器、監(jiān)控設(shè)備等。

（二）管理原則

1.需求導(dǎo)向：采購活動(dòng)需基于實(shí)際業(yè)務(wù)需求，避免盲目采購。

2.成本效益：在滿足性能要求的前提下，選擇性價(jià)比最高的設(shè)備。

3.標(biāo)準(zhǔn)化：優(yōu)先采購標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)備，便于維護(hù)和管理。

4.合規(guī)性：確保所有采購活動(dòng)符合企業(yè)內(nèi)部規(guī)定及相關(guān)政策。

5.可持續(xù)性：考慮設(shè)備的能效及環(huán)保因素，優(yōu)先選擇節(jié)能產(chǎn)品。

二、采購流程

（一）需求申請(qǐng)

1.需求提交：各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《IT設(shè)備需求申請(qǐng)表》，明確設(shè)備類型、數(shù)量、用途及預(yù)算。

2.需求審核：部門負(fù)責(zé)人審核需求合理性，確認(rèn)后提交至IT部門。

3.IT部門評(píng)估：IT部門對(duì)需求進(jìn)行技術(shù)評(píng)估，提出建議配置或替代方案。

（二）預(yù)算審批

1.預(yù)算確認(rèn)：財(cái)務(wù)部門根據(jù)需求申請(qǐng)表，核對(duì)預(yù)算是否充足。

2.審批流程：按企業(yè)內(nèi)部審批權(quán)限，逐級(jí)提交審批，直至獲得批準(zhǔn)。

（三）供應(yīng)商選擇

1.供應(yīng)商庫維護(hù)：建立合格供應(yīng)商庫，定期評(píng)估供應(yīng)商表現(xiàn)。

2.招標(biāo)或詢價(jià)：根據(jù)設(shè)備價(jià)值，選擇公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)或詢價(jià)方式。

3.供應(yīng)商評(píng)估：綜合評(píng)估供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、技術(shù)支持、售后服務(wù)等因素。

（四）采購執(zhí)行

1.合同簽訂：與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確設(shè)備規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期等。

2.訂單下達(dá)：合同簽訂后，生成采購訂單，通知供應(yīng)商執(zhí)行。

3.到貨驗(yàn)收：設(shè)備到貨后，IT部門進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)型號(hào)、數(shù)量、外觀等。

（五）入庫管理

1.設(shè)備登記：驗(yàn)收合格后，在《IT設(shè)備臺(tái)賬》中登記設(shè)備信息，包括編號(hào)、型號(hào)、數(shù)量、采購日期等。

2.資產(chǎn)標(biāo)簽：粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽，標(biāo)明設(shè)備編號(hào)及所屬部門。

3.存放管理：將設(shè)備存放于指定倉庫，做好防塵、防潮措施。

三、設(shè)備維護(hù)與管理

（一）日常維護(hù)

1.清潔保養(yǎng)：定期清潔設(shè)備，保持良好運(yùn)行狀態(tài)。

2.性能監(jiān)控：定期檢查設(shè)備運(yùn)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決潛在問題。

3.軟件更新：及時(shí)更新設(shè)備驅(qū)動(dòng)程序及系統(tǒng)補(bǔ)丁。

（二）故障處理

1.故障報(bào)告：設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，使用《IT設(shè)備故障報(bào)告單》記錄故障現(xiàn)象。

2.維修流程：IT部門根據(jù)故障嚴(yán)重程度，決定維修方式（內(nèi)部維修或外部維修）。

3.維修跟蹤：跟蹤維修進(jìn)度，確保問題及時(shí)解決。

（三）報(bào)廢管理

1.使用期限：根據(jù)設(shè)備性能及使用情況，確定設(shè)備使用期限。

2.報(bào)廢申請(qǐng)：設(shè)備達(dá)到報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，提交《IT設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表》。

3.審批流程：按審批權(quán)限逐級(jí)審批，獲得批準(zhǔn)后執(zhí)行報(bào)廢流程。

4.資產(chǎn)處置：報(bào)廢設(shè)備進(jìn)行數(shù)據(jù)銷毀、拆解或回收處理，確保信息安全。

四、附則

（一）文檔更新

本規(guī)范將根據(jù)企業(yè)實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況，定期進(jìn)行評(píng)估和更新，確保持續(xù)適用。

（二）責(zé)任說明

各部門及IT部門需嚴(yán)格遵守本規(guī)范，確保采購活動(dòng)的合規(guī)性和高效性。

（三）培訓(xùn)與支持

定期對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，確保其了解并掌握本規(guī)范要求，IT部門提供必要的技術(shù)支持。

IT設(shè)備采購管理規(guī)范

一、總則

IT設(shè)備采購管理規(guī)范旨在建立一套系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的IT設(shè)備采購流程，確保采購效率、成本控制和設(shè)備質(zhì)量，滿足企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)和發(fā)展的需求。本規(guī)范適用于企業(yè)所有類型IT設(shè)備的采購活動(dòng)，包括但不限于計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、辦公設(shè)備等。

（一）適用范圍

1.硬件設(shè)備：

計(jì)算機(jī)臺(tái)式機(jī)及筆記本電腦：包括日常辦公、開發(fā)測(cè)試、設(shè)計(jì)繪圖等不同場(chǎng)景所需的各類計(jì)算設(shè)備。

輸入輸出設(shè)備：顯示器（如17英寸至27英寸，分辨率至少1080P）、鍵盤、鼠標(biāo)、打印機(jī)（彩色/黑白激光/噴墨）、復(fù)印機(jī)、掃描儀（平板式/卷簾式）、碎紙機(jī)等。

多媒體及通信設(shè)備：攝像頭、麥克風(fēng)、耳機(jī)、音箱、電話、傳真機(jī)等。

其他辦公輔助設(shè)備：碎紙機(jī)、標(biāo)簽打印機(jī)、文件柜、UPS不間斷電源、移動(dòng)硬盤、U盤等。

2.網(wǎng)絡(luò)設(shè)備：

核心層設(shè)備：高性能核心交換機(jī)、路由器。

匯聚層設(shè)備：部門級(jí)或區(qū)域級(jí)交換機(jī)。

接入層設(shè)備：桌面級(jí)交換機(jī)、無線接入點(diǎn)（AP），需考慮覆蓋范圍和容量需求。

防護(hù)設(shè)備：防火墻、入侵檢測(cè)/防御系統(tǒng)（IDS/IPS）、VPN設(shè)備。

管理設(shè)備：網(wǎng)絡(luò)管理服務(wù)器、配置管理工具等。

3.存儲(chǔ)設(shè)備：

個(gè)人及部門級(jí)：移動(dòng)硬盤、NAS（網(wǎng)絡(luò)附加存儲(chǔ)）設(shè)備，容量根據(jù)需求配置（如1TB至10TB）。

數(shù)據(jù)中心級(jí)：SAN（存儲(chǔ)區(qū)域網(wǎng)絡(luò)）設(shè)備、磁盤陣列（如RAID0,1,5配置），需考慮性能、容量和可靠性需求。

4.服務(wù)器及配套設(shè)備：

應(yīng)用服務(wù)器：部署業(yè)務(wù)應(yīng)用的物理服務(wù)器或虛擬化主機(jī)。

基礎(chǔ)設(shè)施服務(wù)器：文件服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、打印服務(wù)器等。

服務(wù)器機(jī)柜：標(biāo)準(zhǔn)機(jī)柜（如42U）或高密度機(jī)柜，需考慮散熱和承重。

配套設(shè)備：UPS不間斷電源（根據(jù)負(fù)載配置額定功率和后備時(shí)間）、機(jī)柜空調(diào)、線纜管理器等。

5.其他專業(yè)設(shè)備：

測(cè)試儀器：網(wǎng)絡(luò)測(cè)試儀、服務(wù)器性能測(cè)試工具、信號(hào)發(fā)生器等。

監(jiān)控設(shè)備：視頻監(jiān)控?cái)z像頭、環(huán)境監(jiān)控傳感器（溫濕度、漏水）等。

特種設(shè)備：如用于特定行業(yè)的專業(yè)軟件所要求的硬件配置（例如，高性能圖形工作站）。

（二）管理原則

1.需求導(dǎo)向：

各部門在提出采購需求時(shí)，必須提供詳細(xì)的業(yè)務(wù)需求說明，包括設(shè)備的具體用途、預(yù)期負(fù)載、使用環(huán)境、所需配置（如CPU型號(hào)和核心數(shù)、內(nèi)存容量、硬盤類型和容量、顯卡類型等）、預(yù)期使用年限等。

需求應(yīng)避免過于個(gè)性化，優(yōu)先考慮與現(xiàn)有IT環(huán)境兼容性好的標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品，以降低集成和維護(hù)成本。

2.成本效益：

在滿足性能和功能需求的前提下，應(yīng)優(yōu)先選擇性價(jià)比高的產(chǎn)品。通過市場(chǎng)調(diào)研、比價(jià)、招標(biāo)等方式，確保采購價(jià)格合理。

考慮設(shè)備的全生命周期成本（TCO），包括采購成本、安裝調(diào)試成本、運(yùn)行維護(hù)成本、能耗成本和未來升級(jí)或更換成本。

鼓勵(lì)采購節(jié)能產(chǎn)品，如具有能源之星（EnergyStar）認(rèn)證或具備高級(jí)電源管理功能的設(shè)備，以降低長(zhǎng)期運(yùn)營(yíng)成本。

3.標(biāo)準(zhǔn)化：

推廣使用統(tǒng)一的設(shè)備型號(hào)、配置和接口標(biāo)準(zhǔn)。例如，統(tǒng)一筆記本電腦的接口類型（如USB-C）、統(tǒng)一服務(wù)器的機(jī)架規(guī)格、統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的操作系統(tǒng)版本等。

標(biāo)準(zhǔn)化有助于簡(jiǎn)化備件管理、降低培訓(xùn)成本、提高技術(shù)支持效率。

4.合規(guī)性：

所有采購活動(dòng)必須遵守企業(yè)內(nèi)部的采購管理制度，包括預(yù)算管理、審批流程、供應(yīng)商選擇流程等。

確保采購的設(shè)備符合國家及行業(yè)的相關(guān)安全標(biāo)準(zhǔn)（如3C認(rèn)證）、環(huán)保標(biāo)準(zhǔn)（如RoHS）和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。

5.可持續(xù)性：

在設(shè)備選型時(shí)，應(yīng)考慮設(shè)備的耐用性、可維修性和可升級(jí)性，延長(zhǎng)設(shè)備的使用壽命。

優(yōu)先選擇環(huán)保材料制造的設(shè)備，并在設(shè)備報(bào)廢時(shí)，遵循環(huán)保要求進(jìn)行回收處理，減少電子垃圾。

二、采購流程

（一）需求申請(qǐng)

1.需求提交：

需求提出部門填寫《IT設(shè)備需求申請(qǐng)表》（見附錄A），內(nèi)容包括：部門名稱、申請(qǐng)日期、申請(qǐng)人、設(shè)備名稱及型號(hào)、數(shù)量、期望到貨日期、具體用途描述、預(yù)算金額、推薦供應(yīng)商（如有）、附件（如設(shè)備配置清單、使用場(chǎng)景說明等）。

電子設(shè)備需求通過內(nèi)部OA系統(tǒng)或指定郵箱提交，紙質(zhì)設(shè)備需求提交至IT部門指定位置。

2.需求審核：

部門負(fù)責(zé)人對(duì)需求的必要性、合理性進(jìn)行初步審核。

IT部門對(duì)技術(shù)需求進(jìn)行審核，評(píng)估是否滿足現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)和系統(tǒng)要求，是否與標(biāo)準(zhǔn)化策略一致，并提出專業(yè)建議或修改意見。對(duì)于復(fù)雜需求，可能需要組織技術(shù)討論會(huì)。

3.IT部門評(píng)估：

IT部門評(píng)估現(xiàn)有資源利用率，判斷是否需要新增設(shè)備。

進(jìn)行技術(shù)可行性分析，包括設(shè)備兼容性、性能匹配度、未來擴(kuò)展性等。

評(píng)估替代方案，如租賃、共享資源、升級(jí)現(xiàn)有設(shè)備等，提出最優(yōu)建議。

（二）預(yù)算審批

1.預(yù)算確認(rèn)：

IT部門根據(jù)審核后的需求申請(qǐng)表，與財(cái)務(wù)部門確認(rèn)相關(guān)預(yù)算是否已分配且充足。

對(duì)于超預(yù)算或無預(yù)算的需求，需按公司規(guī)定申請(qǐng)?zhí)厥鈱徟蛱峁┨娲桨浮?/p>

2.審批流程：

按照公司財(cái)務(wù)制度和授權(quán)矩陣，將《IT設(shè)備需求申請(qǐng)表》及IT部門的評(píng)估意見逐級(jí)提交審批。審批層級(jí)可能包括：部門負(fù)責(zé)人、IT部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人等。

每級(jí)審批人需在申請(qǐng)表上簽署意見并注明日期。

3.審批結(jié)果反饋：

審批完成后，IT部門根據(jù)審批結(jié)果通知需求部門。若批準(zhǔn)，則進(jìn)入供應(yīng)商選擇階段；若不批準(zhǔn)，則與需求部門溝通調(diào)整方案或取消申請(qǐng)。

（三）供應(yīng)商選擇

1.供應(yīng)商庫維護(hù)：

建立并維護(hù)合格供應(yīng)商庫，包括供應(yīng)商基本信息、資質(zhì)證明（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、相關(guān)行業(yè)認(rèn)證）、過往合作評(píng)價(jià)、服務(wù)能力等。

定期（如每年）對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行績(jī)效評(píng)估，根據(jù)評(píng)估結(jié)果更新供應(yīng)商庫。

2.招標(biāo)或詢價(jià)：

詢價(jià)：適用于標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備、采購金額較小的項(xiàng)目。向至少3家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)邀請(qǐng)，要求在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提供報(bào)價(jià)、產(chǎn)品規(guī)格、服務(wù)承諾等。

比價(jià)：在詢價(jià)基礎(chǔ)上，對(duì)收到的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較分析，重點(diǎn)考察性價(jià)比、技術(shù)支持、售后服務(wù)等因素。

公開招標(biāo)：適用于大型、復(fù)雜或金額重大的采購項(xiàng)目。按照招標(biāo)流程發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)多家符合條件的供應(yīng)商參與競(jìng)標(biāo)。

邀請(qǐng)招標(biāo)：適用于技術(shù)復(fù)雜或有特殊要求、或只有少數(shù)供應(yīng)商能夠滿足要求的采購項(xiàng)目。直接邀請(qǐng)3家以上符合資質(zhì)的供應(yīng)商參與投標(biāo)。

3.供應(yīng)商評(píng)估：

成立評(píng)估小組（可包括IT技術(shù)專家、采購人員、財(cái)務(wù)人員）。

制定詳細(xì)的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，通常包括：技術(shù)性能（符合需求、性能指標(biāo)、擴(kuò)展性）、價(jià)格（單價(jià)、總價(jià)、付款條件）、供應(yīng)商資質(zhì)（信譽(yù)、實(shí)力、認(rèn)證）、服務(wù)支持（響應(yīng)時(shí)間、服務(wù)范圍、備件供應(yīng)）、過往案例及客戶評(píng)價(jià)。

對(duì)投標(biāo)或報(bào)價(jià)文件進(jìn)行評(píng)審，可采用綜合評(píng)分法或低價(jià)優(yōu)先法（根據(jù)公司政策）。

評(píng)估結(jié)果形成報(bào)告，推薦合適的供應(yīng)商。

4.供應(yīng)商確定與合同簽訂：

根據(jù)評(píng)估結(jié)果，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。

與選定的供應(yīng)商協(xié)商采購合同條款，包括但不限于：設(shè)備明細(xì)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、質(zhì)量保證、交貨時(shí)間與地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與方法、付款方式、保修期限與范圍、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條款、違約責(zé)任等。

合同經(jīng)雙方授權(quán)代表簽字蓋章后生效。

（四）采購執(zhí)行

1.訂單下達(dá)：

采購部門根據(jù)簽訂的合同，生成正式的采購訂單（PO），編號(hào)并通知供應(yīng)商執(zhí)行。

PO應(yīng)包含合同關(guān)鍵信息，如設(shè)備清單、價(jià)格、交貨要求等。

2.到貨驗(yàn)收：

設(shè)備到貨后，由IT部門指定人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括：

外觀檢查：檢查設(shè)備是否有運(yùn)輸損壞、劃痕、部件缺失等。

數(shù)量核對(duì)：確認(rèn)到貨數(shù)量與訂單一致。

型號(hào)核對(duì)：確認(rèn)設(shè)備型號(hào)、配置與訂單要求一致。

通電測(cè)試：進(jìn)行基本的功能測(cè)試，如開機(jī)、顯示、網(wǎng)絡(luò)連接等。

文檔核對(duì)：檢查是否隨貨附帶完整的說明書、保修卡、合格證等。

驗(yàn)收合格后，在《IT設(shè)備到貨驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)。若發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)立即拍照取證，并書面通知供應(yīng)商處理（更換、維修、退貨等），直至問題解決。

3.發(fā)票與付款：

驗(yàn)收合格后，向供應(yīng)商索取符合公司財(cái)務(wù)要求的發(fā)票。

采購部門將發(fā)票、PO、驗(yàn)收單等結(jié)算資料提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行核對(duì)和付款處理。

（五）入庫管理

1.設(shè)備登記：

將驗(yàn)收合格的設(shè)備信息錄入《IT設(shè)備臺(tái)賬》（電子或紙質(zhì)版）。臺(tái)賬應(yīng)包含：設(shè)備唯一編號(hào)（如：IT-DESK-001）、設(shè)備類型、品牌、型號(hào)、配置詳情、序列號(hào)、采購日期、采購訂單號(hào)、供應(yīng)商、保修期起止日期、所屬部門、存放位置、負(fù)責(zé)人、狀態(tài)（在用、閑置、維修、報(bào)廢）等信息。

2.資產(chǎn)標(biāo)簽：

為每臺(tái)設(shè)備粘貼帶有唯一編號(hào)的資產(chǎn)標(biāo)簽，標(biāo)簽應(yīng)牢固粘貼在設(shè)備易于識(shí)別的位置。

3.存放管理：

對(duì)于暫時(shí)未使用的設(shè)備，應(yīng)存放在指定庫房或設(shè)備間，做好防塵、防潮、防火、防盜措施。

建立庫房管理制度，定期盤點(diǎn)庫存設(shè)備。

三、設(shè)備維護(hù)與管理

（一）日常維護(hù)

1.清潔保養(yǎng)：

制定設(shè)備清潔保養(yǎng)計(jì)劃，定期（如每月或每季度）對(duì)設(shè)備進(jìn)行清潔，特別是顯示器、鍵盤、鼠標(biāo)、散熱風(fēng)口等易臟污部位。

使用專用清潔工具和清潔劑，避免使用腐蝕性或刺激性強(qiáng)的物質(zhì)。

2.性能監(jiān)控：

對(duì)關(guān)鍵設(shè)備（如服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)核心設(shè)備）安裝監(jiān)控軟件，實(shí)時(shí)監(jiān)控其運(yùn)行狀態(tài)、資源使用率（CPU、內(nèi)存、磁盤I/O、網(wǎng)絡(luò)流量）、溫度、濕度等關(guān)鍵指標(biāo)。

定期（如每周或每月）查看設(shè)備日志，分析運(yùn)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常。

3.軟件更新：

建立統(tǒng)一的軟件更新管理機(jī)制。操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、中間件、安全軟件等應(yīng)按照廠商推薦和公司策略，定期進(jìn)行補(bǔ)丁更新和安全加固。

更新前進(jìn)行充分測(cè)試，避免對(duì)業(yè)務(wù)造成影響。保留更新記錄。

4.配置管理：

對(duì)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器等重要設(shè)備進(jìn)行配置管理，記錄配置變更歷史，建立配置備份，以便在配置錯(cuò)誤或設(shè)備故障時(shí)能夠恢復(fù)。

（二）故障處理

1.故障報(bào)告：

用戶發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障時(shí)，應(yīng)立即聯(lián)系IT支持人員。IT支持人員接到報(bào)告后，使用《IT設(shè)備故障報(bào)告單》（見附錄B）詳細(xì)記錄故障設(shè)備信息（編號(hào)、型號(hào)）、故障現(xiàn)象描述（盡量具體）、發(fā)生時(shí)間、影響范圍、已采取的措施等。

2.故障診斷與分級(jí)：

IT支持人員根據(jù)故障報(bào)告，進(jìn)行初步診斷，判斷故障類型（硬件故障、軟件故障、網(wǎng)絡(luò)問題等）和嚴(yán)重程度。

根據(jù)故障對(duì)業(yè)務(wù)的影響程度和緊急性，對(duì)故障進(jìn)行分級(jí)（如：緊急、高、中、低），以便合理安排處理優(yōu)先級(jí)。

3.維修流程：

簡(jiǎn)單問題：對(duì)于操作系統(tǒng)誤操作、網(wǎng)絡(luò)連接問題等簡(jiǎn)單問題，通過遠(yuǎn)程指導(dǎo)或電話支持解決。

硬件故障：

檢查是否有可用的備件。如有，更換備件并測(cè)試。

若無備件或備件無效，聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行維修或送修。

若供應(yīng)商維修周期過長(zhǎng)，評(píng)估是否需要臨時(shí)借用其他部門設(shè)備或外購替代設(shè)備，保障業(yè)務(wù)運(yùn)行。

軟件故障：

嘗試重啟設(shè)備或相關(guān)服務(wù)。

恢復(fù)最近的穩(wěn)定配置或備份。

重新安裝或更新軟件。

4.維修跟蹤與記錄：

整個(gè)維修過程應(yīng)在《IT設(shè)備故障報(bào)告單》上詳細(xì)記錄，包括診斷過程、采取的措施、更換的部件、維修完成時(shí)間、解決情況確認(rèn)等。

跟蹤維修進(jìn)度，及時(shí)向報(bào)告人反饋情況。

5.問題升級(jí)：

若IT支持人員無法在規(guī)定時(shí)間內(nèi)解決故障，應(yīng)將問題升級(jí)至更高級(jí)別的技術(shù)支持或管理員處理。

（三）報(bào)廢管理

1.使用期限評(píng)估：

根據(jù)設(shè)備類型、品牌、型號(hào)、歷史維護(hù)記錄、使用強(qiáng)度、技術(shù)更新速度等因素，制定設(shè)備建議使用年限參考標(biāo)準(zhǔn)（如：臺(tái)式機(jī)5-7年，筆記本電腦3-5年，服務(wù)器3-5年，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備5-8年）。

IT部門定期對(duì)在用設(shè)備進(jìn)行技術(shù)評(píng)估，判斷設(shè)備性能是否滿足當(dāng)前需求，是否存在嚴(yán)重故障隱患，是否達(dá)到物理或技術(shù)淘汰標(biāo)準(zhǔn)。

2.報(bào)廢申請(qǐng)：

確認(rèn)需要報(bào)廢的設(shè)備，由IT部門填寫《IT設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表》（見附錄C），內(nèi)容包括：設(shè)備編號(hào)、名稱、型號(hào)、原值、已使用年限、報(bào)廢原因（如：性能無法滿足需求、達(dá)到使用年限、損壞嚴(yán)重?zé)o法修復(fù)、技術(shù)淘汰）、申請(qǐng)報(bào)廢日期。

附上相關(guān)證明材料，如設(shè)備維護(hù)記錄、性能測(cè)試報(bào)告、損壞照片等。

3.審批流程：

《IT設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表》需按公司規(guī)定流程逐級(jí)審批。審批層級(jí)可能包括：IT部門負(fù)責(zé)人、資產(chǎn)管理部門（如有）、財(cái)務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)等。

審批人需根據(jù)報(bào)廢原因、設(shè)備殘值、環(huán)境影響等因素進(jìn)行評(píng)估，簽署審批意見。

4.資產(chǎn)處置：

報(bào)廢申請(qǐng)獲得批準(zhǔn)后，IT部門安排處置事宜。

數(shù)據(jù)銷毀：對(duì)于存儲(chǔ)過敏感數(shù)據(jù)的硬盤、服務(wù)器等設(shè)備，必須進(jìn)行徹底數(shù)據(jù)銷毀。可采用專業(yè)數(shù)據(jù)銷毀工具、物理銷毀（如粉碎、消磁）等方式，并做好銷毀記錄。需確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。

殘值處理：評(píng)估設(shè)備殘值，如有可能，通過拍賣、二手平臺(tái)等方式變賣。

環(huán)?；厥眨簩o法變賣或涉及保密的設(shè)備，交由有資質(zhì)的電子垃圾回收商進(jìn)行環(huán)保處理，確保有害物質(zhì)（如鉛、汞）得到妥善處理。

登記注銷：在《IT設(shè)備臺(tái)賬》中更新設(shè)備狀態(tài)為“報(bào)廢”，并注銷設(shè)備編號(hào)。

5.記錄存檔：

保留完整的報(bào)廢申請(qǐng)、審批文件、數(shù)據(jù)銷毀證明、殘值處理證明、回收處理合同等記錄，按檔案管理規(guī)定存檔。

四、附則

（一）文檔更新

本規(guī)范將根據(jù)企業(yè)IT環(huán)境的變化、技術(shù)發(fā)展、管理需求的變化，由IT部門負(fù)責(zé)定期（建議每年或每?jī)赡辏┻M(jìn)行審視和修訂。修訂后的規(guī)范需按公司流程發(fā)布并組織培訓(xùn)。

（二）責(zé)任說明

IT部門：負(fù)責(zé)本規(guī)范的制定、執(zhí)行、監(jiān)督和修訂，負(fù)責(zé)需求評(píng)估、供應(yīng)商管理、設(shè)備驗(yàn)收、日常維護(hù)、故障處理、報(bào)廢管理等全過程管理。

需求部門：負(fù)責(zé)根據(jù)業(yè)務(wù)需求提出真實(shí)的、合理的采購申請(qǐng)，配合IT部門進(jìn)行需求溝通和設(shè)備使用反饋。

采購部門：負(fù)責(zé)供應(yīng)商的選擇、合同談判與簽訂、采購訂單下達(dá)等采購執(zhí)行環(huán)節(jié)。

財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)采購預(yù)算管理、發(fā)票審核、付款處理、固定資產(chǎn)核算等財(cái)務(wù)相關(guān)環(huán)節(jié)。

資產(chǎn)管理部門（如有）：負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的登記、盤點(diǎn)、處置等管理。

所有相關(guān)人員均有責(zé)任遵守本規(guī)范，確保IT設(shè)備采購管理的規(guī)范化和高效化。

（三）培訓(xùn)與支持

IT部門應(yīng)定期組織針對(duì)IT人員、需求部門人員、采購部門相關(guān)人員等不同對(duì)象的培訓(xùn)，內(nèi)容包括：

本規(guī)范的具體要求和工作流程。

設(shè)備需求提報(bào)的規(guī)范和方法。

設(shè)備日常維護(hù)的基本知識(shí)和技能。

常見故障的判斷和處理方法。

IT部門應(yīng)設(shè)立專門的渠道（如服務(wù)臺(tái)、郵箱、熱線）提供設(shè)備采購、使用、維護(hù)相關(guān)的咨詢和支持服務(wù)。

IT設(shè)備采購管理規(guī)范

一、總則

IT設(shè)備采購管理規(guī)范旨在建立一套系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的IT設(shè)備采購流程，確保采購效率、成本控制和設(shè)備質(zhì)量，滿足企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)和發(fā)展的需求。本規(guī)范適用于企業(yè)所有類型IT設(shè)備的采購活動(dòng)，包括但不限于計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、辦公設(shè)備等。

（一）適用范圍

1.硬件設(shè)備：計(jì)算機(jī)、筆記本電腦、顯示器、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等辦公設(shè)備。

2.網(wǎng)絡(luò)設(shè)備：路由器、交換機(jī)、防火墻、無線接入點(diǎn)等網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備。

3.存儲(chǔ)設(shè)備：硬盤、固態(tài)硬盤、NAS設(shè)備等數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備。

4.服務(wù)器及配套設(shè)備：服務(wù)器機(jī)柜、UPS不間斷電源等。

5.其他專業(yè)設(shè)備：如測(cè)試儀器、監(jiān)控設(shè)備等。

（二）管理原則

1.需求導(dǎo)向：采購活動(dòng)需基于實(shí)際業(yè)務(wù)需求，避免盲目采購。

2.成本效益：在滿足性能要求的前提下，選擇性價(jià)比最高的設(shè)備。

3.標(biāo)準(zhǔn)化：優(yōu)先采購標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)備，便于維護(hù)和管理。

4.合規(guī)性：確保所有采購活動(dòng)符合企業(yè)內(nèi)部規(guī)定及相關(guān)政策。

5.可持續(xù)性：考慮設(shè)備的能效及環(huán)保因素，優(yōu)先選擇節(jié)能產(chǎn)品。

二、采購流程

（一）需求申請(qǐng)

1.需求提交：各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《IT設(shè)備需求申請(qǐng)表》，明確設(shè)備類型、數(shù)量、用途及預(yù)算。

2.需求審核：部門負(fù)責(zé)人審核需求合理性，確認(rèn)后提交至IT部門。

3.IT部門評(píng)估：IT部門對(duì)需求進(jìn)行技術(shù)評(píng)估，提出建議配置或替代方案。

（二）預(yù)算審批

1.預(yù)算確認(rèn)：財(cái)務(wù)部門根據(jù)需求申請(qǐng)表，核對(duì)預(yù)算是否充足。

2.審批流程：按企業(yè)內(nèi)部審批權(quán)限，逐級(jí)提交審批，直至獲得批準(zhǔn)。

（三）供應(yīng)商選擇

1.供應(yīng)商庫維護(hù)：建立合格供應(yīng)商庫，定期評(píng)估供應(yīng)商表現(xiàn)。

2.招標(biāo)或詢價(jià)：根據(jù)設(shè)備價(jià)值，選擇公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)或詢價(jià)方式。

3.供應(yīng)商評(píng)估：綜合評(píng)估供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、技術(shù)支持、售后服務(wù)等因素。

（四）采購執(zhí)行

1.合同簽訂：與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確設(shè)備規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期等。

2.訂單下達(dá)：合同簽訂后，生成采購訂單，通知供應(yīng)商執(zhí)行。

3.到貨驗(yàn)收：設(shè)備到貨后，IT部門進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)型號(hào)、數(shù)量、外觀等。

（五）入庫管理

1.設(shè)備登記：驗(yàn)收合格后，在《IT設(shè)備臺(tái)賬》中登記設(shè)備信息，包括編號(hào)、型號(hào)、數(shù)量、采購日期等。

2.資產(chǎn)標(biāo)簽：粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽，標(biāo)明設(shè)備編號(hào)及所屬部門。

3.存放管理：將設(shè)備存放于指定倉庫，做好防塵、防潮措施。

三、設(shè)備維護(hù)與管理

（一）日常維護(hù)

1.清潔保養(yǎng)：定期清潔設(shè)備，保持良好運(yùn)行狀態(tài)。

2.性能監(jiān)控：定期檢查設(shè)備運(yùn)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決潛在問題。

3.軟件更新：及時(shí)更新設(shè)備驅(qū)動(dòng)程序及系統(tǒng)補(bǔ)丁。

（二）故障處理

1.故障報(bào)告：設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，使用《IT設(shè)備故障報(bào)告單》記錄故障現(xiàn)象。

2.維修流程：IT部門根據(jù)故障嚴(yán)重程度，決定維修方式（內(nèi)部維修或外部維修）。

3.維修跟蹤：跟蹤維修進(jìn)度，確保問題及時(shí)解決。

（三）報(bào)廢管理

1.使用期限：根據(jù)設(shè)備性能及使用情況，確定設(shè)備使用期限。

2.報(bào)廢申請(qǐng)：設(shè)備達(dá)到報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，提交《IT設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表》。

3.審批流程：按審批權(quán)限逐級(jí)審批，獲得批準(zhǔn)后執(zhí)行報(bào)廢流程。

4.資產(chǎn)處置：報(bào)廢設(shè)備進(jìn)行數(shù)據(jù)銷毀、拆解或回收處理，確保信息安全。

四、附則

（一）文檔更新

本規(guī)范將根據(jù)企業(yè)實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況，定期進(jìn)行評(píng)估和更新，確保持續(xù)適用。

（二）責(zé)任說明

各部門及IT部門需嚴(yán)格遵守本規(guī)范，確保采購活動(dòng)的合規(guī)性和高效性。

（三）培訓(xùn)與支持

定期對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，確保其了解并掌握本規(guī)范要求，IT部門提供必要的技術(shù)支持。

IT設(shè)備采購管理規(guī)范

一、總則

IT設(shè)備采購管理規(guī)范旨在建立一套系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的IT設(shè)備采購流程，確保采購效率、成本控制和設(shè)備質(zhì)量，滿足企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)和發(fā)展的需求。本規(guī)范適用于企業(yè)所有類型IT設(shè)備的采購活動(dòng)，包括但不限于計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、辦公設(shè)備等。

（一）適用范圍

1.硬件設(shè)備：

計(jì)算機(jī)臺(tái)式機(jī)及筆記本電腦：包括日常辦公、開發(fā)測(cè)試、設(shè)計(jì)繪圖等不同場(chǎng)景所需的各類計(jì)算設(shè)備。

輸入輸出設(shè)備：顯示器（如17英寸至27英寸，分辨率至少1080P）、鍵盤、鼠標(biāo)、打印機(jī)（彩色/黑白激光/噴墨）、復(fù)印機(jī)、掃描儀（平板式/卷簾式）、碎紙機(jī)等。

多媒體及通信設(shè)備：攝像頭、麥克風(fēng)、耳機(jī)、音箱、電話、傳真機(jī)等。

其他辦公輔助設(shè)備：碎紙機(jī)、標(biāo)簽打印機(jī)、文件柜、UPS不間斷電源、移動(dòng)硬盤、U盤等。

2.網(wǎng)絡(luò)設(shè)備：

核心層設(shè)備：高性能核心交換機(jī)、路由器。

匯聚層設(shè)備：部門級(jí)或區(qū)域級(jí)交換機(jī)。

接入層設(shè)備：桌面級(jí)交換機(jī)、無線接入點(diǎn)（AP），需考慮覆蓋范圍和容量需求。

防護(hù)設(shè)備：防火墻、入侵檢測(cè)/防御系統(tǒng)（IDS/IPS）、VPN設(shè)備。

管理設(shè)備：網(wǎng)絡(luò)管理服務(wù)器、配置管理工具等。

3.存儲(chǔ)設(shè)備：

個(gè)人及部門級(jí)：移動(dòng)硬盤、NAS（網(wǎng)絡(luò)附加存儲(chǔ)）設(shè)備，容量根據(jù)需求配置（如1TB至10TB）。

數(shù)據(jù)中心級(jí)：SAN（存儲(chǔ)區(qū)域網(wǎng)絡(luò)）設(shè)備、磁盤陣列（如RAID0,1,5配置），需考慮性能、容量和可靠性需求。

4.服務(wù)器及配套設(shè)備：

應(yīng)用服務(wù)器：部署業(yè)務(wù)應(yīng)用的物理服務(wù)器或虛擬化主機(jī)。

基礎(chǔ)設(shè)施服務(wù)器：文件服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、打印服務(wù)器等。

服務(wù)器機(jī)柜：標(biāo)準(zhǔn)機(jī)柜（如42U）或高密度機(jī)柜，需考慮散熱和承重。

配套設(shè)備：UPS不間斷電源（根據(jù)負(fù)載配置額定功率和后備時(shí)間）、機(jī)柜空調(diào)、線纜管理器等。

5.其他專業(yè)設(shè)備：

測(cè)試儀器：網(wǎng)絡(luò)測(cè)試儀、服務(wù)器性能測(cè)試工具、信號(hào)發(fā)生器等。

監(jiān)控設(shè)備：視頻監(jiān)控?cái)z像頭、環(huán)境監(jiān)控傳感器（溫濕度、漏水）等。

特種設(shè)備：如用于特定行業(yè)的專業(yè)軟件所要求的硬件配置（例如，高性能圖形工作站）。

（二）管理原則

1.需求導(dǎo)向：

各部門在提出采購需求時(shí)，必須提供詳細(xì)的業(yè)務(wù)需求說明，包括設(shè)備的具體用途、預(yù)期負(fù)載、使用環(huán)境、所需配置（如CPU型號(hào)和核心數(shù)、內(nèi)存容量、硬盤類型和容量、顯卡類型等）、預(yù)期使用年限等。

需求應(yīng)避免過于個(gè)性化，優(yōu)先考慮與現(xiàn)有IT環(huán)境兼容性好的標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品，以降低集成和維護(hù)成本。

2.成本效益：

在滿足性能和功能需求的前提下，應(yīng)優(yōu)先選擇性價(jià)比高的產(chǎn)品。通過市場(chǎng)調(diào)研、比價(jià)、招標(biāo)等方式，確保采購價(jià)格合理。

考慮設(shè)備的全生命周期成本（TCO），包括采購成本、安裝調(diào)試成本、運(yùn)行維護(hù)成本、能耗成本和未來升級(jí)或更換成本。

鼓勵(lì)采購節(jié)能產(chǎn)品，如具有能源之星（EnergyStar）認(rèn)證或具備高級(jí)電源管理功能的設(shè)備，以降低長(zhǎng)期運(yùn)營(yíng)成本。

3.標(biāo)準(zhǔn)化：

推廣使用統(tǒng)一的設(shè)備型號(hào)、配置和接口標(biāo)準(zhǔn)。例如，統(tǒng)一筆記本電腦的接口類型（如USB-C）、統(tǒng)一服務(wù)器的機(jī)架規(guī)格、統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的操作系統(tǒng)版本等。

標(biāo)準(zhǔn)化有助于簡(jiǎn)化備件管理、降低培訓(xùn)成本、提高技術(shù)支持效率。

4.合規(guī)性：

所有采購活動(dòng)必須遵守企業(yè)內(nèi)部的采購管理制度，包括預(yù)算管理、審批流程、供應(yīng)商選擇流程等。

確保采購的設(shè)備符合國家及行業(yè)的相關(guān)安全標(biāo)準(zhǔn)（如3C認(rèn)證）、環(huán)保標(biāo)準(zhǔn)（如RoHS）和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。

5.可持續(xù)性：

在設(shè)備選型時(shí)，應(yīng)考慮設(shè)備的耐用性、可維修性和可升級(jí)性，延長(zhǎng)設(shè)備的使用壽命。

優(yōu)先選擇環(huán)保材料制造的設(shè)備，并在設(shè)備報(bào)廢時(shí)，遵循環(huán)保要求進(jìn)行回收處理，減少電子垃圾。

二、采購流程

（一）需求申請(qǐng)

1.需求提交：

需求提出部門填寫《IT設(shè)備需求申請(qǐng)表》（見附錄A），內(nèi)容包括：部門名稱、申請(qǐng)日期、申請(qǐng)人、設(shè)備名稱及型號(hào)、數(shù)量、期望到貨日期、具體用途描述、預(yù)算金額、推薦供應(yīng)商（如有）、附件（如設(shè)備配置清單、使用場(chǎng)景說明等）。

電子設(shè)備需求通過內(nèi)部OA系統(tǒng)或指定郵箱提交，紙質(zhì)設(shè)備需求提交至IT部門指定位置。

2.需求審核：

部門負(fù)責(zé)人對(duì)需求的必要性、合理性進(jìn)行初步審核。

IT部門對(duì)技術(shù)需求進(jìn)行審核，評(píng)估是否滿足現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)和系統(tǒng)要求，是否與標(biāo)準(zhǔn)化策略一致，并提出專業(yè)建議或修改意見。對(duì)于復(fù)雜需求，可能需要組織技術(shù)討論會(huì)。

3.IT部門評(píng)估：

IT部門評(píng)估現(xiàn)有資源利用率，判斷是否需要新增設(shè)備。

進(jìn)行技術(shù)可行性分析，包括設(shè)備兼容性、性能匹配度、未來擴(kuò)展性等。

評(píng)估替代方案，如租賃、共享資源、升級(jí)現(xiàn)有設(shè)備等，提出最優(yōu)建議。

（二）預(yù)算審批

1.預(yù)算確認(rèn)：

IT部門根據(jù)審核后的需求申請(qǐng)表，與財(cái)務(wù)部門確認(rèn)相關(guān)預(yù)算是否已分配且充足。

對(duì)于超預(yù)算或無預(yù)算的需求，需按公司規(guī)定申請(qǐng)?zhí)厥鈱徟蛱峁┨娲桨浮?/p>

2.審批流程：

按照公司財(cái)務(wù)制度和授權(quán)矩陣，將《IT設(shè)備需求申請(qǐng)表》及IT部門的評(píng)估意見逐級(jí)提交審批。審批層級(jí)可能包括：部門負(fù)責(zé)人、IT部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人等。

每級(jí)審批人需在申請(qǐng)表上簽署意見并注明日期。

3.審批結(jié)果反饋：

審批完成后，IT部門根據(jù)審批結(jié)果通知需求部門。若批準(zhǔn)，則進(jìn)入供應(yīng)商選擇階段；若不批準(zhǔn)，則與需求部門溝通調(diào)整方案或取消申請(qǐng)。

（三）供應(yīng)商選擇

1.供應(yīng)商庫維護(hù)：

建立并維護(hù)合格供應(yīng)商庫，包括供應(yīng)商基本信息、資質(zhì)證明（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、相關(guān)行業(yè)認(rèn)證）、過往合作評(píng)價(jià)、服務(wù)能力等。

定期（如每年）對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行績(jī)效評(píng)估，根據(jù)評(píng)估結(jié)果更新供應(yīng)商庫。

2.招標(biāo)或詢價(jià)：

詢價(jià)：適用于標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備、采購金額較小的項(xiàng)目。向至少3家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)邀請(qǐng)，要求在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提供報(bào)價(jià)、產(chǎn)品規(guī)格、服務(wù)承諾等。

比價(jià)：在詢價(jià)基礎(chǔ)上，對(duì)收到的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較分析，重點(diǎn)考察性價(jià)比、技術(shù)支持、售后服務(wù)等因素。

公開招標(biāo)：適用于大型、復(fù)雜或金額重大的采購項(xiàng)目。按照招標(biāo)流程發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)多家符合條件的供應(yīng)商參與競(jìng)標(biāo)。

邀請(qǐng)招標(biāo)：適用于技術(shù)復(fù)雜或有特殊要求、或只有少數(shù)供應(yīng)商能夠滿足要求的采購項(xiàng)目。直接邀請(qǐng)3家以上符合資質(zhì)的供應(yīng)商參與投標(biāo)。

3.供應(yīng)商評(píng)估：

成立評(píng)估小組（可包括IT技術(shù)專家、采購人員、財(cái)務(wù)人員）。

制定詳細(xì)的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，通常包括：技術(shù)性能（符合需求、性能指標(biāo)、擴(kuò)展性）、價(jià)格（單價(jià)、總價(jià)、付款條件）、供應(yīng)商資質(zhì)（信譽(yù)、實(shí)力、認(rèn)證）、服務(wù)支持（響應(yīng)時(shí)間、服務(wù)范圍、備件供應(yīng)）、過往案例及客戶評(píng)價(jià)。

對(duì)投標(biāo)或報(bào)價(jià)文件進(jìn)行評(píng)審，可采用綜合評(píng)分法或低價(jià)優(yōu)先法（根據(jù)公司政策）。

評(píng)估結(jié)果形成報(bào)告，推薦合適的供應(yīng)商。

4.供應(yīng)商確定與合同簽訂：

根據(jù)評(píng)估結(jié)果，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。

與選定的供應(yīng)商協(xié)商采購合同條款，包括但不限于：設(shè)備明細(xì)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、質(zhì)量保證、交貨時(shí)間與地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與方法、付款方式、保修期限與范圍、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條款、違約責(zé)任等。

合同經(jīng)雙方授權(quán)代表簽字蓋章后生效。

（四）采購執(zhí)行

1.訂單下達(dá)：

采購部門根據(jù)簽訂的合同，生成正式的采購訂單（PO），編號(hào)并通知供應(yīng)商執(zhí)行。

PO應(yīng)包含合同關(guān)鍵信息，如設(shè)備清單、價(jià)格、交貨要求等。

2.到貨驗(yàn)收：

設(shè)備到貨后，由IT部門指定人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括：

外觀檢查：檢查設(shè)備是否有運(yùn)輸損壞、劃痕、部件缺失等。

數(shù)量核對(duì)：確認(rèn)到貨數(shù)量與訂單一致。

型號(hào)核對(duì)：確認(rèn)設(shè)備型號(hào)、配置與訂單要求一致。

通電測(cè)試：進(jìn)行基本的功能測(cè)試，如開機(jī)、顯示、網(wǎng)絡(luò)連接等。

文檔核對(duì)：檢查是否隨貨附帶完整的說明書、保修卡、合格證等。

驗(yàn)收合格后，在《IT設(shè)備到貨驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)。若發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)立即拍照取證，并書面通知供應(yīng)商處理（更換、維修、退貨等），直至問題解決。

3.發(fā)票與付款：

驗(yàn)收合格后，向供應(yīng)商索取符合公司財(cái)務(wù)要求的發(fā)票。

采購部門將發(fā)票、PO、驗(yàn)收單等結(jié)算資料提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行核對(duì)和付款處理。

（五）入庫管理

1.設(shè)備登記：

將驗(yàn)收合格的設(shè)備信息錄入《IT設(shè)備臺(tái)賬》（電子或紙質(zhì)版）。臺(tái)賬應(yīng)包含：設(shè)備唯一編號(hào)（如：IT-DESK-001）、設(shè)備類型、品牌、型號(hào)、配置詳情、序列號(hào)、采購日期、采購訂單號(hào)、供應(yīng)商、保修期起止日期、所屬部門、存放位置、負(fù)責(zé)人、狀態(tài)（在用、閑置、維修、報(bào)廢）等信息。

2.資產(chǎn)標(biāo)簽：

為每臺(tái)設(shè)備粘貼帶有唯一編號(hào)的資產(chǎn)標(biāo)簽，標(biāo)簽應(yīng)牢固粘貼在設(shè)備易于識(shí)別的位置。

3.存放管理：

對(duì)于暫時(shí)未使用的設(shè)備，應(yīng)存放在指定庫房或設(shè)備間，做好防塵、防潮、防火、防盜措施。

建立庫房管理制度，定期盤點(diǎn)庫存設(shè)備。

三、設(shè)備維護(hù)與管理

（一）日常維護(hù)

1.清潔保養(yǎng)：

制定設(shè)備清潔保養(yǎng)計(jì)劃，定期（如每月或每季度）對(duì)設(shè)備進(jìn)行清潔，特別是顯示器、鍵盤、鼠標(biāo)、散熱風(fēng)口等易臟污部位。

使用專用清潔工具和清潔劑，避免使用腐蝕性或刺激性強(qiáng)的物質(zhì)。

2.性能監(jiān)控：

對(duì)關(guān)鍵設(shè)備（如服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)核心設(shè)備）安裝監(jiān)控軟件，實(shí)時(shí)監(jiān)控其運(yùn)行狀態(tài)、資源使用率（CPU、內(nèi)存、磁盤I/O、網(wǎng)絡(luò)流量）、溫度、濕度等關(guān)鍵指標(biāo)。

定期（如每周或每月）查看設(shè)備日志，分析運(yùn)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常。

3.軟件更新：

建立統(tǒng)一的軟件更新管理機(jī)制。操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、中間件、安全軟件等應(yīng)按照廠商推薦和公司策略，定期進(jìn)行補(bǔ)丁更新和安全加固。

更新前進(jìn)行充分測(cè)試，避免對(duì)業(yè)務(wù)造成影響。保留更新記錄。

4.配置管理：

對(duì)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器等重要設(shè)備進(jìn)行配置管理，記錄配置變更歷史，建立配置備份，以便在配置錯(cuò)誤或設(shè)備故障時(shí)能夠恢復(fù)。

（二）故障處理

1.故障報(bào)告：

用戶發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障時(shí)，應(yīng)立即聯(lián)系IT支持人員。IT支持人員接到報(bào)告后，使用《IT設(shè)備故障報(bào)告單》（見附錄B）詳細(xì)記錄故障設(shè)備信息（編號(hào)、型號(hào)）、故障現(xiàn)象描述（盡量具體）、發(fā)生時(shí)間、影響范圍、已采取的措施等。

2.故障診斷與分級(jí)：

IT支持人員根據(jù)故障報(bào)告，進(jìn)行初步診斷，判斷故障類型（硬件故障、軟件故障、網(wǎng)絡(luò)問題等）和嚴(yán)重程度。

根據(jù)故障對(duì)業(yè)務(wù)的影響程度和緊急性，對(duì)故障進(jìn)行分級(jí)（如：緊急、高、中、低），以便合理安排處理優(yōu)先級(jí)。

3.維修流程：

簡(jiǎn)單問題：對(duì)于操作系統(tǒng)誤操作、網(wǎng)絡(luò)連接問題等簡(jiǎn)單問題，通過遠(yuǎn)程指導(dǎo)或電話支持解決。

硬件故障：

檢查是否有可用的備件。如有，更換備件并測(cè)試。

若無備件或備件無效，聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行維修或送修。

若供應(yīng)商維修周期過長(zhǎng)，評(píng)估是否需要臨時(shí)借用其他部門設(shè)備或外購替代設(shè)備