部門間協(xié)作溝通會(huì)議記錄模板一、適用場(chǎng)景與價(jià)值本模板適用于企業(yè)內(nèi)部跨部門協(xié)作溝通場(chǎng)景，包括但不限于：項(xiàng)目推進(jìn)協(xié)調(diào)：跨部門項(xiàng)目啟動(dòng)、階段性目標(biāo)對(duì)齊、資源分配與進(jìn)度同步；問(wèn)題解決會(huì)議：針對(duì)跨部門協(xié)作中出現(xiàn)的工作接口沖突、流程卡點(diǎn)、職責(zé)不清等問(wèn)題進(jìn)行專項(xiàng)研討；政策/方案宣貫與落地：涉及多部門執(zhí)行的制度、流程或方案的解讀、分工與責(zé)任明確；定期復(fù)盤與規(guī)劃：月度/季度部門協(xié)作復(fù)盤、下階段協(xié)作重點(diǎn)與目標(biāo)共識(shí)。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化記錄會(huì)議信息，保證協(xié)作目標(biāo)清晰、責(zé)任分工明確、問(wèn)題跟蹤閉環(huán)，提升跨部門溝通效率與協(xié)作質(zhì)量。二、會(huì)議記錄全流程操作指南（一）會(huì)前準(zhǔn)備：明確目標(biāo)，夯實(shí)基礎(chǔ)確定會(huì)議核心目的明確本次會(huì)議需解決的核心問(wèn)題（如“確定項(xiàng)目各部門分工”“解決流程交接延誤問(wèn)題”），避免議題發(fā)散。提前與發(fā)起部門確認(rèn)會(huì)議預(yù)期成果（如“形成決議事項(xiàng)3項(xiàng)”“明確待辦事項(xiàng)5項(xiàng)”）。梳理會(huì)議議程與材料根據(jù)會(huì)議目的，梳理結(jié)構(gòu)化議程（如“議題1：項(xiàng)目背景介紹（10分鐘）；議題2：各部門職責(zé)討論（20分鐘）；議題3：決議確認(rèn)（10分鐘）”），并標(biāo)注各環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人。收集與議題相關(guān)的背景資料（如項(xiàng)目計(jì)劃、流程文檔、問(wèn)題數(shù)據(jù)等），提前發(fā)送給參會(huì)人員，保證會(huì)前熟悉內(nèi)容。確認(rèn)參會(huì)人員與會(huì)議安排邀請(qǐng)與議題直接相關(guān)的部門負(fù)責(zé)人及核心執(zhí)行人（避免無(wú)關(guān)人員參會(huì)，提升效率），確認(rèn)參會(huì)人員名單（含部門、姓名、職務(wù)）。明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)（或線上會(huì)議）、時(shí)長(zhǎng)，提前至少1天發(fā)送會(huì)議通知（含議程、材料、參會(huì)人員），并提醒參會(huì)人員提前準(zhǔn)備相關(guān)內(nèi)容。（二）會(huì)中記錄：聚焦核心，精準(zhǔn)抓取記錄會(huì)議基本信息按模板表格要求，準(zhǔn)確填寫會(huì)議名稱（建議包含“協(xié)作主題+部門+日期”，如“項(xiàng)目跨部門協(xié)作啟動(dòng)會(huì)-20240520”）、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、記錄人、參會(huì)部門及人員（用“”代替姓名，如“市場(chǎng)部：張”“研發(fā)部：李”）、缺席人員及原因（如“運(yùn)營(yíng)部：王，因客戶緊急會(huì)議缺席”）。按議程順序記錄討論要點(diǎn)針對(duì)“議題討論內(nèi)容”部分，分議題記錄：匯報(bào)部門/人：明確各議題的主匯報(bào)方（如“議題1：項(xiàng)目背景匯報(bào)-項(xiàng)目管理部：趙*”）；討論要點(diǎn)：客觀記錄各方觀點(diǎn)（避免主觀評(píng)價(jià)），重點(diǎn)標(biāo)注分歧點(diǎn)與共識(shí)點(diǎn)（如“市場(chǎng)部提出需提前1個(gè)月啟動(dòng)推廣，研發(fā)部反饋需預(yù)留2周開發(fā)時(shí)間，最終共識(shí)：推廣提前3周啟動(dòng)，研發(fā)同步啟動(dòng)技術(shù)預(yù)研”）；決議事項(xiàng)：明確最終結(jié)論（需具體、可執(zhí)行，避免“盡快推進(jìn)”“加強(qiáng)溝通”等模糊表述，如“決議：市場(chǎng)部于5月25日前提交推廣方案初稿，研發(fā)部于5月28日前提供技術(shù)可行性評(píng)估報(bào)告”）。明確待辦事項(xiàng)與責(zé)任主體對(duì)會(huì)議中確定的待辦任務(wù)，單獨(dú)記錄在“待辦事項(xiàng)跟蹤”表，明確：任務(wù)描述：清晰說(shuō)明“做什么”（如“完成項(xiàng)目用戶調(diào)研報(bào)告”）；負(fù)責(zé)人：落實(shí)到具體部門及人員（如“用戶研究部：劉*”）；完成時(shí)限：精確到日期（如“2024年6月5日下班前”）；交付成果：明確交付物形式（如“PPT報(bào)告+數(shù)據(jù)表格”）。確認(rèn)下一步行動(dòng)與下次會(huì)議安排（如有）若需后續(xù)會(huì)議，明確下次會(huì)議主題、時(shí)間（暫定）、核心議題及需準(zhǔn)備的材料；若無(wú)下次會(huì)議，標(biāo)注“本次會(huì)議為階段性總結(jié)，后續(xù)按待辦事項(xiàng)推進(jìn)”。（三）會(huì)后整理：及時(shí)分發(fā)，閉環(huán)管理24小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議記錄初稿根據(jù)會(huì)中記錄，整理完整會(huì)議記錄，重點(diǎn)檢查決議事項(xiàng)、待辦任務(wù)是否準(zhǔn)確（與主持人核對(duì)關(guān)鍵信息），保證無(wú)遺漏、無(wú)歧義。經(jīng)主持人審核后分發(fā)將初稿提交會(huì)議主持人審核，確認(rèn)無(wú)誤后，在會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送至所有參會(huì)人員及相關(guān)方（抄送部門負(fù)責(zé)人），并附上“請(qǐng)于24小時(shí)內(nèi)確認(rèn)是否有異議”的說(shuō)明。跟蹤待辦事項(xiàng)進(jìn)度記錄人需在待辦事項(xiàng)截止日前1-2天，提醒負(fù)責(zé)人；截止后3天內(nèi)收集完成情況，更新“待辦事項(xiàng)跟蹤”狀態(tài)（如“進(jìn)行中”“已完成”“延期”），對(duì)延期任務(wù)知曉原因并協(xié)調(diào)解決，保證問(wèn)題閉環(huán)。三、標(biāo)準(zhǔn)化會(huì)議記錄模板部門間協(xié)作溝通會(huì)議記錄一、會(huì)議基本信息項(xiàng)目?jī)?nèi)容會(huì)議名稱會(huì)議時(shí)間年月日時(shí)分至?xí)r分會(huì)議地點(diǎn)（/線上）主持人（部門：姓名*）記錄人（部門：姓名*）參會(huì)部門及人員部門1：姓名（職務(wù)）、姓名（職務(wù)）部門2：姓名（職務(wù)）、姓名（職務(wù)）（依此類推）缺席人員及原因部門：姓名*（職務(wù)），原因：二、會(huì)議議程與議題討論內(nèi)容序號(hào)議題名稱匯報(bào)部門/人討論要點(diǎn)（分歧點(diǎn)/共識(shí)點(diǎn)）決議事項(xiàng)1（部門：姓名*）（具體結(jié)論，如：“明確項(xiàng)目由市場(chǎng)部負(fù)責(zé)需求調(diào)研，研發(fā)部負(fù)責(zé)技術(shù)實(shí)現(xiàn)，雙方需于X月X日前完成方案對(duì)接”）2（部門：姓名*）3…（根據(jù)實(shí)際議題數(shù)量增減）三、待辦事項(xiàng)跟蹤序號(hào)任務(wù)描述負(fù)責(zé)部門/人完成時(shí)限交付成果當(dāng)前狀態(tài)（進(jìn)行中/已完成/延期）備注（如延期原因）1（具體任務(wù)內(nèi)容）（部門：姓名*）年月日（如：文檔）23…（根據(jù)實(shí)際待辦數(shù)量增減）四、下次會(huì)議安排（如有）暫定時(shí)間：年月日時(shí)分暫定地點(diǎn)：核心議題：需準(zhǔn)備材料：五、附件清單附件1：《項(xiàng)目背景資料》附件2：《流程優(yōu)化方案（討論稿）》…六、簽字確認(rèn)主持人簽字：日期：年月日記錄人簽字：日期：年月日四、使用關(guān)鍵提示（一）記錄原則：客觀準(zhǔn)確，重點(diǎn)突出避免記錄主觀評(píng)價(jià)（如“市場(chǎng)部意見(jiàn)不切實(shí)際”），客觀呈現(xiàn)各方觀點(diǎn)；重點(diǎn)標(biāo)注“決議事項(xiàng)”“待辦任務(wù)”，而非泛泛的討論內(nèi)容，保證記錄對(duì)后續(xù)工作有直接指導(dǎo)價(jià)值。（二）責(zé)任明確：避免“模糊主體”決議事項(xiàng)與待辦任務(wù)需明確到“具體部門+具體人員”（避免“相關(guān)部門”“負(fù)責(zé)人”等模糊表述），防止責(zé)任推諉；完成時(shí)限需精確到“日期+時(shí)間”（如“2024年6月10日17:00前”），避免“下周內(nèi)”“月底前”等不確定性表述。（三）閉環(huán)管理：跟蹤與反饋同步會(huì)議記錄分發(fā)后，需收集參會(huì)人員反饋，對(duì)有異議的內(nèi)容及時(shí)修正；待辦事項(xiàng)到期后，無(wú)論是否完成均需反饋結(jié)果（如“已完成，交付物見(jiàn)附件”或“延期，因原因，預(yù)計(jì)X月X日完成”），保證事事有跟進(jìn)、件件有落實(shí)。（四）保密與歸檔涉及敏感信息（如未公開項(xiàng)目數(shù)據(jù)、人員調(diào)整等）的會(huì)議