行政后勤管理標準化流程手冊一、手冊說明與適用范圍（一）手冊目的為規(guī)范公司行政后勤管理工作，明確各環(huán)節(jié)職責與操作標準，提高行政服務(wù)效率與資源利用效益，保障日常辦公有序運行，特制定本手冊。本手冊旨在為行政管理人員、各部門行政對接人及相關(guān)崗位人員提供標準化操作指引，保證行政后勤工作“流程清晰、責任到人、規(guī)范高效”。（二）適用范圍本手冊適用于公司總部及各分支機構(gòu)行政后勤管理工作，涵蓋辦公物資管理、固定資產(chǎn)管理、會務(wù)組織、車輛調(diào)度、辦公環(huán)境與安全管理等核心場景。適用對象包括：行政部門全體工作人員（如行政經(jīng)理、行政專員、后勤主管*等）；各業(yè)務(wù)部門行政對接人（如部門助理、綜合管理員等）；涉及行政后勤支持的其他崗位人員（如前臺接待、IT支持等）。（三）工作場景概述行政后勤管理貫穿企業(yè)日常運營全流程，常見典型場景包括：新員工入職需配置辦公物資（文具、電腦、工位等）；部門日常辦公物資（紙張、墨盒、飲用水等）申領(lǐng)與補充；公司級會議（如年會、季度總結(jié)會）或部門會議的組織與保障；員工公務(wù)用車（客戶接待、外出調(diào)研等）的申請與調(diào)度；辦公區(qū)域（前臺、會議室、辦公區(qū)）環(huán)境維護與安全檢查；固定資產(chǎn)（電腦、打印機、辦公家具等）的新增、調(diào)撥、報廢處置。二、核心流程模塊與操作說明模塊一：辦公物資管理流程（一）流程概述辦公物資管理包括需求提報、審批、采購、入庫、領(lǐng)用、盤點六大環(huán)節(jié)，旨在保障物資供應(yīng)及時、成本可控、賬實相符。適用場景：新員工入職物資配置、部門日常物資申領(lǐng)、應(yīng)急物資補充等。（二）分步驟操作說明1.需求提報操作主體：各部門行政對接人或申請人（如新員工入職由部門助理*提報，日常申領(lǐng)由部門員工提報）。操作內(nèi)容：（1）登錄OA系統(tǒng)“辦公物資管理”模塊，或填寫《辦公物資需求申請表》（模板見第四章），明確以下信息：物資名稱（如“A4復印紙”“簽字筆”“筆記本”等）、規(guī)格型號（如“70g/500張”“黑色0.5mm”等）、單位（如“包”“支”“本”）；需求數(shù)量（根據(jù)部門實際消耗或新員工標準配置確定，新員工入職物資按《新員工辦公物資配置標準》執(zhí)行）；用途說明（如“部門日常辦公”“新員工張*入職配置”）；預估單價與總價（系統(tǒng)自動帶歷史采購價或手動填寫）。（2）特殊物資（如定制禮品、專業(yè)設(shè)備）需附詳細需求說明及比價依據(jù)（如3家供應(yīng)商報價單）。2.審批審批層級：（1）常規(guī)物資（單價≤200元，月累計≤1000元）：部門負責人審批→行政部專員審核；（2）特殊物資（單價＞200元或月累計＞1000元）：部門負責人審批→行政部經(jīng)理審核→分管行政副總*審批。操作要求：審批人需在1個工作日內(nèi)完成審批，對需求合理性（如數(shù)量是否符合標準、用途是否真實）進行審核；駁回需注明原因，退回申請人修改。3.采購操作主體：行政部采購專員*。操作內(nèi)容：（1）審批通過后，采購專員*根據(jù)“性價比優(yōu)先、合規(guī)采購”原則執(zhí)行采購：常規(guī)物資：從公司合格供應(yīng)商名錄（如京東企業(yè)購、晨光文具合作商）下單，優(yōu)先選擇“批量采購折扣”方案；特殊物資：需進行至少3家供應(yīng)商比價（比價表需存檔），選擇最優(yōu)供應(yīng)商簽訂采購合同（金額≥5000元需簽訂合同）。（2）采購完成后，在OA系統(tǒng)更新采購狀態(tài)，同步預計到貨時間（常規(guī)物資1-3個工作日，特殊物資按合同約定）。4.入庫操作主體：行政部倉庫管理員*。操作內(nèi)容：（1）物資到貨后，倉庫管理員*核對實物與采購單信息（名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量），確認無誤后入庫；（2）在OA系統(tǒng)“庫存管理”模塊錄入入庫信息（入庫單），更新庫存臺賬；（3）若發(fā)覺數(shù)量不符或質(zhì)量問題，需在24小時內(nèi)聯(lián)系采購專員*處理（如退換貨、補發(fā)），并記錄《物資異常處理表》。5.領(lǐng)用操作主體：申請人或部門行政對接人。操作內(nèi)容：（1）登錄OA系統(tǒng)提交“領(lǐng)用申請”（關(guān)聯(lián)已審批的《需求申請表》），或至倉庫現(xiàn)場填寫《物資領(lǐng)用登記表》；（2）倉庫管理員*核對領(lǐng)用信息與審批單，發(fā)放物資并領(lǐng)用人簽字確認；（3）系統(tǒng)自動扣減庫存，實時更新物資余量，領(lǐng)用人需在3個工作日內(nèi)領(lǐng)取超期未領(lǐng)物資將自動退回庫存。6.盤點操作主體：行政部倉庫管理員、財務(wù)部會計。操作內(nèi)容：（1）月度盤點：每月最后一個工作日，倉庫管理員*對庫存物資進行全面盤點，編制《月度庫存盤點表》，與系統(tǒng)數(shù)據(jù)核對，差異率＞5%需分析原因（如損耗、漏記）并提交《庫存差異報告》；（2）季度抽盤：每季度由財務(wù)部會計*牽頭，隨機抽取20%物資進行抽盤，保證賬實相符；（3）年度大盤點：每年12月下旬，行政部與財務(wù)部聯(lián)合開展全庫存盤點，結(jié)果作為下一年度采購計劃編制依據(jù)。模塊二：固定資產(chǎn)管理流程（一）流程概述固定資產(chǎn)管理包括新增登記、日常維護、盤點、報廢處置四大環(huán)節(jié)，規(guī)范資產(chǎn)從“入庫使用”到“退出”的全生命周期管理，防止資產(chǎn)流失。適用場景：新購電腦、打印機、辦公家具等固定資產(chǎn)的入賬與領(lǐng)用，資產(chǎn)調(diào)撥、維修、報廢等。（二）分步驟操作說明1.新增登記操作主體：行政部資產(chǎn)管理專員*、使用部門行政對接人。操作內(nèi)容：（1）資產(chǎn)采購到貨后，行政部資產(chǎn)管理專員*核對采購單與實物信息，保證資產(chǎn)“票、賬、物”一致；（2）在OA系統(tǒng)“固定資產(chǎn)管理”模塊錄入資產(chǎn)信息，唯一資產(chǎn)編碼（規(guī)則：部門拼音-資產(chǎn)類別-年份-序號，如“XZ-DB-2024-001”），信息包括：資產(chǎn)名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、采購日期、原值、供應(yīng)商、使用部門、使用人、存放地點；（3）打印《固定資產(chǎn)標簽》（含資產(chǎn)編碼、名稱、責任人），粘貼于資產(chǎn)顯眼位置；（4）使用部門領(lǐng)用時，需在《固定資產(chǎn)領(lǐng)用登記表》簽字確認，明保證管責任。2.日常維護操作主體：使用人、行政部IT支持、后勤維修主管。操作內(nèi)容：（1）使用人需妥善保管資產(chǎn)，日常清潔（如電腦定期除塵、辦公家具避免刮擦），發(fā)覺故障及時報修；（2）IT設(shè)備故障：使用人通過OA系統(tǒng)提交《IT設(shè)備維修申請單》，IT支持*在2個工作日內(nèi)響應(yīng)，維修后更新資產(chǎn)狀態(tài)（如“維修中”“正常使用”）；（3）其他資產(chǎn)故障（如空調(diào)、打印機）：使用人聯(lián)系后勤維修主管*，維修人員需在4個工作日內(nèi)上門處理，重大故障需告知預計修復時間。3.盤點操作主體：行政部資產(chǎn)管理專員、財務(wù)部審計員、使用部門負責人*。操作內(nèi)容：（1）半年度盤點：每年6月，資產(chǎn)管理專員*發(fā)起半年度盤點，使用部門配合核對部門內(nèi)資產(chǎn)臺賬與實物，填寫《固定資產(chǎn)半年度盤點表》；（2）年度盤點：每年12月，行政部聯(lián)合財務(wù)部開展全公司盤點，逐項核對資產(chǎn)編碼、名稱、數(shù)量、使用人等信息，對盤盈、盤虧、閑置資產(chǎn)編制《固定資產(chǎn)盤點報告》，報分管領(lǐng)導*審批后處理。4.報廢處置操作主體：使用部門、行政部資產(chǎn)管理專員、財務(wù)部、行政副總。操作內(nèi)容：（1）使用部門提出報廢申請：填寫《固定資產(chǎn)報廢申請表》，說明報廢原因（如達到使用年限、損壞無法修復）、資產(chǎn)信息、原值、殘值預估；（2）技術(shù)鑒定：行政部IT支持或維修主管對報廢資產(chǎn)進行技術(shù)鑒定，確認無法修復后簽字；（3）審批流程：部門負責人→行政部經(jīng)理→財務(wù)部審核（確認折舊計提完畢）→行政副總*審批；（4）處置執(zhí)行：審批通過后，行政部聯(lián)系合規(guī)回收商（需具備資質(zhì)）進行殘值變賣，變賣收入上交財務(wù)部，并在系統(tǒng)中更新資產(chǎn)狀態(tài)為“已報廢”，同步注銷臺賬。模塊三：會務(wù)組織與保障流程（一）流程概述會務(wù)管理包括會前籌備、會中執(zhí)行、會后總結(jié)三大環(huán)節(jié)，保證會議“有序、高效、專業(yè)”。適用場景：公司級會議（如年度總結(jié)會、董事會）、部門例會、外部客戶會議、培訓會等。（二）分步驟操作說明1.會前籌備操作主體：會議發(fā)起部門（或行政部）、行政部會務(wù)專員*。操作內(nèi)容：（1）會議需求確認：會議發(fā)起人提前3-5個工作日向行政部提交《會議需求申請表》，明確以下信息：會議名稱、時間、地點（如“總部1號會議室”“線上騰訊會議”）、參會人員（名單及職務(wù)）；會議議程（含各環(huán)節(jié)時長）、所需物料（如投影儀、麥克風、橫幅、席卡、飲用水、會議資料袋）；特殊需求（如同聲傳譯、設(shè)備調(diào)試、茶歇/餐飲安排）。（2）場地與物料準備：會務(wù)專員*根據(jù)需求預訂會議室（優(yōu)先使用內(nèi)部場地，外部場地需提前考察并簽訂租賃協(xié)議），布置會場（調(diào)試設(shè)備、擺放席卡、設(shè)置簽到臺、懸掛橫幅等）；會議資料：需打印的資料提前2個工作日完成打印、裝訂，電子資料提前1天發(fā)送至參會人郵箱或預裝至會議電腦。2.會中執(zhí)行操作主體：會務(wù)專員*、會議發(fā)起部門對接人。操作內(nèi)容：（1）簽到與引導：參會人員簽到時發(fā)放會議資料、席卡，引導至指定座位；（2）設(shè)備保障：會務(wù)專員*全程在場，保證投影、音響、麥克風等設(shè)備正常運行，突發(fā)故障5分鐘內(nèi)響應(yīng)處理；（3）流程把控：會議發(fā)起人按議程主持，會務(wù)專員*負責計時、提醒發(fā)言時長，記錄會議紀要要點；（4）茶歇/餐飲：若安排茶歇，提前15分鐘擺放至會場側(cè)廳；餐飲需按預定時間送至會議室，保證溫度適宜。3.會后總結(jié)操作主體：會務(wù)專員*、會議發(fā)起部門。操作內(nèi)容：（1）場地復原：會議結(jié)束后1小時內(nèi)，會務(wù)專員*清理會場（回收物料、關(guān)閉設(shè)備、整理桌椅），保證場地恢復原狀；（2）資料歸檔：會議紀要（經(jīng)會議發(fā)起人確認）、簽到表、照片/視頻等資料整理存檔（電子檔存OA系統(tǒng)，紙質(zhì)檔交行政部檔案室）；（3）反饋與改進：會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)，向參會人員發(fā)送《會議滿意度調(diào)查表》（含場地、服務(wù)、流程等維度），收集反饋并優(yōu)化后續(xù)會務(wù)工作。模塊四：車輛調(diào)度與使用流程（一）流程概述車輛管理包括用車申請、審批、調(diào)度、使用、歸還、費用核算六大環(huán)節(jié)，保障公務(wù)用車“合規(guī)、高效、安全”。適用場景：員工外出公務(wù)（如客戶拜訪、項目調(diào)研、機場接送）、公司集體活動用車等。（二）分步驟操作說明1.用車申請操作主體：用車人（員工）、部門行政對接人。操作內(nèi)容：（1）用車人提前1-2個工作日通過OA系統(tǒng)提交《公務(wù)用車申請表》，信息包括：用車人姓名、部門、職務(wù)、聯(lián)系方式；用車時間（起始/結(jié)束時間）、出發(fā)地、目的地、行車路線；用車事由（如“接待客戶*來訪，前往機場接送”）、乘車人數(shù)、所需車型（如“轎車7座”“商務(wù)車”）。（2）緊急用車（如臨時客戶接待）：需電話請示部門負責人及行政部經(jīng)理，事后1個工作日內(nèi)補錄系統(tǒng)申請。2.審批審批層級：（1）日常公務(wù)用車：部門負責人審批→行政部車輛調(diào)度專員審核；（2）長途用車（單程≥100公里）或特殊車型（如大巴車）：部門負責人→行政部經(jīng)理→分管行政副總*審批。審批要求：審批人需核對用車合理性（如是否可合并用車、是否為非必要公務(wù)用車），駁回需注明原因。3.調(diào)度操作主體：行政部車輛調(diào)度專員*。操作內(nèi)容：（1）審批通過后，調(diào)度專員*根據(jù)“先內(nèi)部后外部、先急后緩”原則安排車輛：內(nèi)部車輛（公司自有）：優(yōu)先調(diào)度，確認司機*availability及車輛狀態(tài)（如油量、年檢有效期）；外部車輛（租賃車輛）：聯(lián)系合作租車公司，保證車輛按時到位，簽訂《租車協(xié)議》（單次租賃≥1天需簽訂）。（2）提前4小時通知用車人及司機*，告知車輛信息（車牌號、司機聯(lián)系方式、?？康攸c）。4.使用操作主體：用車人、司機*。操作內(nèi)容：（1）用車人需憑《用車申請表》領(lǐng)取車輛（內(nèi)部車輛）或與司機*對接（外部車輛），檢查車輛狀況（如車況、油量、隨車工具）；（2）司機*需遵守交通規(guī)則，安全駕駛，按預定路線行駛，不得擅自改變路線或搭載非申請人員；（3）用車人需配合司機*確認實際用車時間、里程，并在《車輛使用登記表》簽字。5.歸還操作主體：司機、車輛調(diào)度專員。操作內(nèi)容：（1）用車結(jié)束后，司機*將車輛停回指定地點，檢查車輛有無損壞、油量是否充足（內(nèi)部車輛需加油至取車時油量）；（2）調(diào)度專員*檢查車輛狀況，確認無誤后簽字收車，若有損壞或異常，需記錄《車輛異常情況表》，責任方承擔維修費用。6.費用核算操作主體：行政部車輛調(diào)度專員、財務(wù)部會計。操作內(nèi)容：（1）內(nèi)部車輛：每月匯總《車輛使用登記表》，核算費用（油費、路橋費、停車費），司機*提交費用票據(jù)（需與行程一致），財務(wù)部審核后報銷；（2）外部車輛：根據(jù)《租車協(xié)議》約定，按月或按次結(jié)算租金，附加司機勞務(wù)費、燃油附加費等，需附租車發(fā)票及行程確認單。模塊五：辦公環(huán)境與安全管理流程（一）流程概述辦公環(huán)境與安全管理包括日常維護、安全檢查、應(yīng)急處理三大環(huán)節(jié)，保障辦公區(qū)域“整潔、安全、有序”。適用場景：辦公區(qū)/前臺/會議室環(huán)境維護、消防/用電安全檢查、突發(fā)安全事件（如火災、漏水）處理等。（二）分步驟操作說明1.日常維護操作主體：行政部后勤主管、保潔人員、綠化養(yǎng)護人員*。操作內(nèi)容：（1）辦公區(qū)：每日8:30前，保潔人員*完成地面清潔、垃圾清理、桌面擦拭（公共區(qū)域），每周五進行深度清潔（如玻璃擦拭、設(shè)備除塵）；（2）前臺：每日9:00前整理完畢，保證綠植鮮活、宣傳物料擺放整齊、訪客座椅整潔；（3）會議室：會議結(jié)束后30分鐘內(nèi)清理，桌面、地面無污漬，設(shè)備關(guān)閉，座椅歸位，白板擦凈；（4）公共區(qū)域：茶水間每日3次清潔（上午、下午、下班前），衛(wèi)生間每2小時清潔一次，保證無異味、無積水。2.安全檢查操作主體：行政部安全專員、后勤主管、IT支持*。操作內(nèi)容：（1）每日巡檢：每日下班前，安全專員*檢查辦公區(qū)電源關(guān)閉情況（電腦、打印機、空調(diào)等）、門窗鎖閉情況、消防器材（滅火器、消防栓）是否完好，填寫《每日安全檢查表》；（2）專項檢查：每月組織一次消防安全隱患排查（如消防通道是否暢通、應(yīng)急照明是否正常），每季度聯(lián)合IT部檢查用電安全（如線路老化、超負荷用電），檢查結(jié)果通報各部門并限期整改。3.應(yīng)急處理操作主體：全體員工、行政部應(yīng)急小組（組長：行政經(jīng)理，成員：安全專員、后勤主管、IT支持）。操作內(nèi)容：（1）火災應(yīng)急：發(fā)覺火情，第一目擊人立即大聲呼救并撥打119，應(yīng)急小組立即組織人員疏散（沿安全通道至樓下集合點），使用滅火器滅火（初期火情），同時關(guān)閉電源、燃氣總閥，疏散后清點人數(shù)，上報公司領(lǐng)導*；（2）漏水應(yīng)急：發(fā)覺漏水（如水管破裂、空調(diào)漏水），立即通知后勤主管*，關(guān)閉水源總閥，用沙袋/拖把堵水，轉(zhuǎn)移附近物資（如文件、設(shè)備），聯(lián)系維修人員處理，事后清理現(xiàn)場并檢查受損情況；（3）突發(fā)停電：立即聯(lián)系物業(yè)確認停電原因，若為外部停電，啟用應(yīng)急照明（如應(yīng)急燈、手電筒），安撫員工情緒，暫停非必要工作，待恢復供電后檢查設(shè)備運行情況。三、通用模板表格表3.1辦公物資需求申請表申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期物資名稱規(guī)格型號單位需求數(shù)量用途說明部門負責人審批行政部審核意見：意見：表3.2固定資產(chǎn)領(lǐng)用登記表資產(chǎn)編碼資產(chǎn)名稱型號規(guī)格原值采購日期使用部門使用人存放地點領(lǐng)用日期領(lǐng)用人簽字資產(chǎn)管理員簽字表3.3會議需求申請表會議名稱會議時間會議地點參會人員（名單/人數(shù)）會議議程所需物料□投影儀□麥克風□橫幅□席卡□會議資料□飲用水□茶歇□其他：特殊需求申請人簽字部門負責人審批行政部審核日期：日期：日期：表3.4公務(wù)用車申請表用車人部門聯(lián)系方式用車日期出發(fā)地目的地行車路線乘車人數(shù)用車事由車型需求（□轎車□商務(wù)車□其他）用車起止時間申請人簽字部門負責人審批行政部審核分管領(lǐng)導審批日期：日期：日期：日期：表3.5每日安全檢查表檢查日期檢查人檢查區(qū)域檢查項目檢查結(jié)果（正常/異常）處理措施辦公區(qū)電源關(guān)閉情況前臺門窗鎖閉情況消防器材滅火器壓力、有效期異常情況記錄：四、通用注意事項與風險提示（一）合規(guī)性要求采購管理：所有物