會議紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)化記錄與編寫模板引言會議紀(jì)要作為會議過程的核心輸出，是傳遞決策、明確分工、追溯工作的重要依據(jù)。為規(guī)范會議記錄流程，提升紀(jì)要的規(guī)范性、實(shí)用性和可追溯性，特制定本標(biāo)準(zhǔn)化模板。本模板適用于各類工作會議（如項(xiàng)目啟動會、周例會、專題研討會、決策評審會等），通過統(tǒng)一記錄結(jié)構(gòu)和內(nèi)容要求，保證會議成果清晰、責(zé)任明確、執(zhí)行落地。一、適用范圍與應(yīng)用場景本模板適用于企業(yè)內(nèi)部各類正式會議，包括但不限于：項(xiàng)目類會議：項(xiàng)目啟動會、階段評審會、風(fēng)險復(fù)盤會等，用于同步項(xiàng)目進(jìn)展、明確里程碑任務(wù)、解決關(guān)鍵問題；運(yùn)營類會議：周/月度工作例會、部門協(xié)調(diào)會等，用于總結(jié)前期工作、規(guī)劃后續(xù)計劃、協(xié)調(diào)跨部門資源；決策類會議：方案評審會、預(yù)算審批會、戰(zhàn)略研討會等，用于記錄決策過程、決策依據(jù)及后續(xù)執(zhí)行方向；專項(xiàng)會議：問題解決會、客戶需求溝通會、制度宣貫會等，用于聚焦特定議題，形成具體解決方案或行動共識。二、標(biāo)準(zhǔn)化編寫流程與操作步驟（一）會前準(zhǔn)備：奠定記錄基礎(chǔ)明確會議核心目的提前與會議主持人溝通，確認(rèn)會議目標(biāo)（如“評審Q3營銷方案”“解決供應(yīng)鏈斷供問題”）、需達(dá)成的成果（如“確定方案最終版”“明確供應(yīng)商對接責(zé)任人”）及關(guān)鍵議題優(yōu)先級，避免記錄偏離核心方向。準(zhǔn)備會議材料與工具收集會議議程、背景資料（如項(xiàng)目計劃書、數(shù)據(jù)報表）、參會人員名單（含部門、職務(wù)），提前熟悉議題內(nèi)容；準(zhǔn)備記錄工具（如電腦、錄音設(shè)備，需提前告知參會人員錄音事宜）或標(biāo)準(zhǔn)化紙質(zhì)模板，保證記錄高效。分配記錄角色明確記錄人（建議由熟悉業(yè)務(wù)的人員擔(dān)任），必要時可設(shè)“輔助記錄人”，分別負(fù)責(zé)討論要點(diǎn)、決議事項(xiàng)、行動計劃的記錄，避免遺漏關(guān)鍵信息。（二）會中記錄：精準(zhǔn)捕捉關(guān)鍵信息記錄會議基本信息在紀(jì)要開頭實(shí)時填寫會議名稱、時間（精確到分鐘，如“2023年10月15日14:00-16:00”）、地點(diǎn)（線下會議室/線上會議）、參會人員（含缺席人員及原因）、主持人、記錄人，保證基礎(chǔ)信息完整。按議程順序記錄討論內(nèi)容采用“議題+討論要點(diǎn)+關(guān)鍵觀點(diǎn)”結(jié)構(gòu)，每個議題下記錄：討論背景：簡要說明議題提出的緣由（如“因Q2客戶投訴率上升，需優(yōu)化售后流程”）；核心爭議：記錄不同意見的關(guān)鍵分歧點(diǎn)（如“市場部主張增加客服人員，財務(wù)部建議優(yōu)先優(yōu)化現(xiàn)有系統(tǒng)”）；結(jié)論共識：明確最終達(dá)成的一致意見（如“同意優(yōu)先優(yōu)化售后系統(tǒng)，預(yù)算由財務(wù)部另行評估”）。注意：避免逐字記錄發(fā)言，提煉核心觀點(diǎn)，用簡潔語言概括（如“經(jīng)理認(rèn)為，當(dāng)前系統(tǒng)響應(yīng)速度慢是主因，需在11月前完成升級”）。*突出決議事項(xiàng)與行動計劃對會議形成的決策、需執(zhí)行的任務(wù)，單獨(dú)記錄并標(biāo)注關(guān)鍵要素：任務(wù)描述：明確做什么（如“完成售后系統(tǒng)響應(yīng)速度優(yōu)化方案”）；負(fù)責(zé)人：具體到姓名及職務(wù)（如“*主管（研發(fā)部）”）；截止時間：精確到日期（如“2023年10月30日前”）；所需資源/支持：如需跨部門配合，注明協(xié)作方（如“市場部提供客戶投訴數(shù)據(jù)”）。（三）會后整理：完善內(nèi)容并確認(rèn)核對與補(bǔ)充信息會議結(jié)束后2小時內(nèi)，根據(jù)記錄及錄音（如有）補(bǔ)充遺漏信息，重點(diǎn)核對決議事項(xiàng)的負(fù)責(zé)人、時間、描述是否準(zhǔn)確；對模糊表述（如“盡快完成”）與主持人溝通明確，改為具體時限（如“10個工作日內(nèi)完成”）。結(jié)構(gòu)化排版與潤色按模板結(jié)構(gòu)整理內(nèi)容，保證層次清晰：會議基本信息→會議議程與討論記錄→決議事項(xiàng)與行動計劃→待辦事項(xiàng)跟蹤→附件清單；語言簡潔、客觀，避免主觀評價（如“經(jīng)理的提議不合理”改為“經(jīng)理提出不同意見，認(rèn)為需優(yōu)先考慮成本”）。審核與分發(fā)初稿完成后提交會議主持人審核，保證內(nèi)容與會議結(jié)論一致；審核通過后，24小時內(nèi)分發(fā)至所有參會人員及相關(guān)方，并同步存檔（建議電子版存于共享服務(wù)器，命名格式為“會議名稱_日期_版本號”）。三、會議紀(jì)要模板表格結(jié)構(gòu)（一）會議基本信息表項(xiàng)目內(nèi)容會議名稱[如：2023年Q3產(chǎn)品迭代項(xiàng)目啟動會]會議時間[如：2023年10月15日14:00-16:00]會議地點(diǎn)[如：公司總部3樓會議室A/騰訊會議（會議號：X–）]主持人[如：*總監(jiān)（產(chǎn)品部）]記錄人[如：*專員（運(yùn)營部）]參會人員[如：經(jīng)理（市場部）、主管（研發(fā)部）、專員（設(shè)計部）、主管（測試部）]缺席人員及原因[如：*主管（運(yùn)營部），因外出培訓(xùn)]會議目標(biāo)[如：明確Q3產(chǎn)品迭代需求優(yōu)先級，確定開發(fā)計劃及責(zé)任人]（二）會議議程與討論記錄表議題序號議題名稱討論背景簡述關(guān)鍵討論內(nèi)容（發(fā)言人+觀點(diǎn)）結(jié)論共識1Q3產(chǎn)品核心需求確定基于用戶調(diào)研反饋，需明確迭代優(yōu)先級經(jīng)理（市場部）：用戶反饋“搜索功能響應(yīng)慢”占比40%，需優(yōu)先優(yōu)化；主管（研發(fā)部）：當(dāng)前技術(shù)架構(gòu)下，優(yōu)化需2周，可能影響其他需求優(yōu)先優(yōu)化搜索功能，同步推進(jìn)“用戶界面改版”，兩者并行開發(fā)，不延期Q3整體上線2開發(fā)資源分配研發(fā)部人力緊張，需協(xié)調(diào)任務(wù)優(yōu)先級主管（研發(fā)部）：現(xiàn)有5名開發(fā)人員，同時支持2個項(xiàng)目，建議增加2名臨時開發(fā)；總監(jiān)（產(chǎn)品部）：臨時招聘流程長，建議先調(diào)整現(xiàn)有任務(wù)優(yōu)先級暫不增加人力，將“用戶界面改版”非核心功能延后1周，保證搜索功能按時完成3測試時間安排開發(fā)計劃需匹配測試周期主管（測試部）：搜索功能測試需5個工作日，建議開發(fā)提前3天提測；主管（研發(fā)部）：可提前3天提測，但需減少1天功能開發(fā)時間開發(fā)團(tuán)隊提前3天提測，測試部同步準(zhǔn)備測試用例，壓縮功能開發(fā)1天（減少非核心功能）（三）決議事項(xiàng)與行動計劃表序號任務(wù)描述負(fù)責(zé)人截止時間所需資源/支持完成狀態(tài)（初始為“未開始”）1完成搜索功能優(yōu)化方案設(shè)計*主管（研發(fā)部）2023年10月20日市場部提供用戶投訴數(shù)據(jù)明細(xì)未開始2調(diào)整Q3開發(fā)計劃，明確界面改版非核心功能清單*經(jīng)理（產(chǎn)品部）2023年10月18日無未開始3準(zhǔn)備搜索功能測試用例*主管（測試部）2023年10月25日研發(fā)部提供功能需求文檔（V1.2）未開始（四）待辦事項(xiàng)跟蹤表（后續(xù)更新）序號任務(wù)描述責(zé)任人原定截止時間實(shí)際完成時間完成情況（如“已完成/延期/進(jìn)行中”）備注（如延期原因）1完成搜索功能優(yōu)化方案設(shè)計*主管（研發(fā)部）2023年10月20日[待更新][待更新]2調(diào)整Q3開發(fā)計劃，明確界面改版非核心功能清單*經(jīng)理（產(chǎn)品部）2023年10月18日[待更新][待更新]（五）附件清單序號附件名稱格式備注（如“詳見附件1”）1Q3用戶調(diào)研數(shù)據(jù)報告PDF市場部提供2產(chǎn)品當(dāng)前技術(shù)架構(gòu)圖PPT研發(fā)部提供3會議議程（初稿）Word會前同步材料四、編寫過程中的關(guān)鍵要點(diǎn)與注意事項(xiàng)（一）信息準(zhǔn)確性：杜絕模糊與歧義時間與責(zé)任人明確：決議事項(xiàng)的截止時間需具體到“年/月/日”，負(fù)責(zé)人需具體到姓名及職務(wù)，避免“盡快”“相關(guān)負(fù)責(zé)人”等模糊表述；數(shù)據(jù)與事實(shí)核對：涉及數(shù)據(jù)（如“客戶投訴率上升15%”）需與提供部門確認(rèn)，避免記錄錯誤；結(jié)論與發(fā)言一致：提煉觀點(diǎn)時需忠實(shí)于原意，避免主觀臆斷（如將“建議暫緩”改為“決定取消”）。（二）結(jié)構(gòu)化呈現(xiàn)：提升閱讀效率邏輯分層清晰：按“基本信息→討論過程→決議行動→待辦跟蹤”順序排版，每個議題下采用“背景-討論-結(jié)論”結(jié)構(gòu)，便于快速抓取重點(diǎn)；重點(diǎn)內(nèi)容突出：對決議事項(xiàng)、行動計劃可加粗或單獨(dú)列表標(biāo)注，避免關(guān)鍵信息淹沒在文字中；語言簡潔專業(yè)：避免口語化表達(dá)（如“哥覺得”改為“經(jīng)理認(rèn)為”），使用書面語，保證跨部門人員無理解障礙。（三）可執(zhí)行性：推動成果落地行動要素完整：每個行動計劃需包含“做什么、誰負(fù)責(zé)、何時完成、需要什么支持”，保證接收方明確執(zhí)行路徑；閉環(huán)管理設(shè)計：待辦事項(xiàng)跟蹤表需在后續(xù)會議中更新完成情況，形成“計劃-執(zhí)行-反饋”閉環(huán)，避免任務(wù)“石沉大海”；分發(fā)與存檔規(guī)范：明確紀(jì)要分發(fā)范圍（如僅參會人員/相關(guān)部門/公司管理層），存檔時注明會議日期及版本號，便于后續(xù)追溯。（四）保密與合規(guī)：規(guī)避風(fēng)險敏感