企業(yè)資料存檔與電子化管理制度一、總則1.1制度目的為規(guī)范企業(yè)各類資料的收集、整理、存檔與電子化管理，保證資料完整性、安全性及可追溯性，提高資料利用效率，降低管理成本，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等法律法規(guī)，結(jié)合企業(yè)實際情況，制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于企業(yè)總部各部門、各分支機構(gòu)（含子公司、項目部）在業(yè)務運營、管理活動中形成的有保存價值的各類紙質(zhì)資料、電子資料的存檔與電子化管理。1.3基本原則統(tǒng)一管理：由行政部統(tǒng)籌負責，各部門協(xié)同配合，保證存檔流程標準化。全程可控：資料從形成到歸檔、利用、銷毀的全過程可追溯、可監(jiān)督。安全保密：嚴格落實保密規(guī)定，防止資料泄露、損毀或丟失。高效便捷：通過電子化手段提升資料檢索、傳遞、利用效率。二、制度適用范圍與核心應用場景2.1資料類型覆蓋本制度管理資料包括但不限于：行政管理類：公司章程、股東會決議、年度工作報告、內(nèi)部管理制度、會議紀要、請示批復等；業(yè)務合同類：采購合同、銷售合同、服務協(xié)議、招投標文件、補充協(xié)議等；人力資源類：員工勞動合同、錄用材料、離職證明、薪酬檔案、培訓記錄、績效考核表等；財務審計類：會計憑證、賬簿、報表、稅務申報資料、審計報告、預算文件等；項目管理類：項目立項文件、可行性研究報告、進度計劃、驗收報告、項目總結(jié)等；其他有保存價值的資料：如知識產(chǎn)權(quán)證書、資質(zhì)證明、客戶資料、供應商檔案等。2.2核心應用場景日常業(yè)務資料存檔：各部門在業(yè)務處理中形成的即時性資料（如合同、報表），需按規(guī)范完成電子化后歸檔；歷史資料電子化改造：對已存檔的紙質(zhì)資料進行批量掃描、識別、存儲，實現(xiàn)電子化管理；跨部門資料共享：通過電子化檔案系統(tǒng)，實現(xiàn)授權(quán)部門間的資料查閱、傳遞，避免重復提交；審計與合規(guī)檢查：快速調(diào)取指定時間段、類別的檔案資料，配合內(nèi)外部審計、合規(guī)審查工作；災難恢復與長期保存：對重要電子檔案進行多介質(zhì)備份，保證因意外事件（如火災、系統(tǒng)故障）導致的資料損失可恢復。三、管理職責分工3.1行政部（檔案管理部門）負責制定、修訂本制度及配套操作流程；統(tǒng)籌檔案管理系統(tǒng)建設(shè)與維護，提供電子化技術(shù)支持；監(jiān)督各部門資料歸檔與電子化執(zhí)行情況，定期組織檢查；負責檔案庫房的日常管理（含紙質(zhì)檔案存放、電子檔案備份）；組織檔案管理培訓，提升各部門人員操作規(guī)范。3.2各業(yè)務部門指定專人（資料管理員）負責本部門資料的收集、整理、初步審核；按制度要求及時完成資料電子化，并提交至檔案管理系統(tǒng)；保證本部門資料的真實性、完整性，對資料內(nèi)容負責；配合行政部完成檔案借閱、移交、銷毀等工作。3.3IT部門負責檔案管理系統(tǒng)的硬件配置、網(wǎng)絡保障及日常維護；提供電子檔案加密、備份、權(quán)限管理等技術(shù)支持；定期檢查電子檔案存儲介質(zhì)（如服務器、云存儲）的安全性，及時處理系統(tǒng)故障。3.4法務與合規(guī)部門對存檔資料的合規(guī)性、合法性進行審核，特別是合同類、涉密類資料；指導各部門處理檔案管理中的法律風險問題（如保密協(xié)議、知識產(chǎn)權(quán)保護）。四、資料存檔與電子化全流程操作規(guī)范4.1資料收集與初審操作步驟：資料形成：各部門在業(yè)務活動完成后，由經(jīng)辦人將需存檔的原始資料（紙質(zhì)/電子）整理齊全，保證內(nèi)容清晰、簽字蓋章完整、無缺頁漏項。部門初審：部門負責人或資料管理員對資料的完整性、真實性、合規(guī)性進行審核，重點檢查：紙質(zhì)資料是否為正本（需加蓋“正本”章），復印件是否注明“與原件一致”并由經(jīng)辦人簽字；電子資料是否為最終版本（如合同是否為雙方簽字蓋章掃描件），格式是否符合要求（詳見4.3節(jié)）；涉密資料是否按《企業(yè)保密管理制度》標注密級。問題處理：對初審不合格的資料，退回經(jīng)辦人補充完善，直至符合要求。責任人：經(jīng)辦人→部門負責人/資料管理員→行政部復核。4.2資料分類與編號操作步驟：分類標準：采用“年度-部門-類別-流水號”四級分類法，具體分類編碼年度：4位數(shù)字，如“2024”；部門：2位字母（如行政部“XZ”、財務部“CW”），具體編碼由行政部統(tǒng)一制定；類別：2位數(shù)字（如行政管理類“01”、合同類“02”），詳見附件1《企業(yè)資料分類目錄》；流水號：3位數(shù)字，按部門、類別順序從“001”起編，每年重新編號。示例：2024年行政部行政管理類第5份資料，編號為“2024-XZ-01-005”。編號標注：紙質(zhì)資料：在首頁右上角用鉛筆標注檔案編號，避免污染原件；電子資料：以檔案編號作為文件名前綴，如“2024-XZ-01-005_公司年度工作報告.pdf”。責任人：部門資料管理員→行政部檔案員審核。4.3紙質(zhì)資料整理操作步驟：排序裝訂：按資料形成時間順序排序，使用無酸紙夾或裝訂夾裝訂（禁止使用金屬夾，防止銹蝕），厚度超過2cm的資料需分冊裝訂，每冊標注“共X冊第X冊”。標注信息：在每冊資料封面標注檔案編號、資料名稱、形成部門、形成日期、頁數(shù)、密級、保管期限（詳見附件2《檔案保管期限表》），并由部門負責人簽字確認。移交準備：整理完成的紙質(zhì)資料放入檔案盒，盒脊標注檔案編號及名稱，按編號順序存放于部門臨時檔案柜，等待移交。責任人：部門資料管理員→行政部驗收。4.4電子化掃描與處理操作步驟：設(shè)備要求：使用高速掃描儀（分辨率≥300DPI），彩色資料需用彩色模式掃描，黑白文字資料用黑白模式掃描，保證圖像清晰、無歪斜、無黑邊。格式規(guī)范：掃描文件統(tǒng)一轉(zhuǎn)換為PDF/A格式（長期保存格式），禁止使用JPG等易損壞格式；單頁文件≤10MB，多頁文件合并為單個PDF，每頁插入頁碼（如“-1-”“-2-”）；涉密資料需加密存儲（加密權(quán)限由行政部根據(jù)密級設(shè)定）。OCR識別：對掃描后的PDF文件進行OCR文字識別，保證內(nèi)容可檢索（除特殊圖片資料外）。質(zhì)量檢查：掃描完成后，由部門資料管理員逐頁核對，保證圖像完整、清晰，文字識別準確率≥99%，發(fā)覺問題立即重新掃描。責任人：部門資料管理員→行政部技術(shù)審核。4.5電子檔案存儲與備份操作步驟：系統(tǒng)存儲：將處理后的電子檔案至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，按“年度-部門-類別”建立文件夾結(jié)構(gòu)，時填寫《電子檔案信息表》（詳見附件3），包含檔案編號、文件名、形成日期、密級、存儲路徑、責任人等信息。多介質(zhì)備份：本地備份：每日將電子檔案備份至企業(yè)本地服務器，保留近30天版本；異地備份：每月將檔案刻錄成DVD或存儲至異地云服務器，保留1年；涉密檔案：單獨存儲于加密移動硬盤，由行政部專人保管，密碼定期更換。權(quán)限管理：通過檔案管理系統(tǒng)設(shè)置查閱權(quán)限（如“僅查閱”“可”“可編輯”），普通員工僅能查閱本部門資料，部門負責人可查閱本部門全部資料，跨部門查閱需提交《檔案借閱申請表》（詳見附件4）經(jīng)審批。責任人：部門資料管理員→IT部門執(zhí)行備份→行政部監(jiān)督。4.6歸檔登記與移交操作步驟：登記臺賬：紙質(zhì)檔案：填寫《資料歸檔登記表》（詳見附件5），記錄檔案編號、資料名稱、形成部門、頁數(shù)、移交人、接收人、移交日期等信息；電子檔案：在檔案管理系統(tǒng)中錄入歸檔信息，電子臺賬，與紙質(zhì)臺賬同步更新。實物移交：紙質(zhì)檔案：部門資料管理員將整理好的檔案盒移交至行政部檔案庫房，雙方核對《資料歸檔登記表》無誤后簽字確認；電子檔案：完成后，由行政部檔案員在系統(tǒng)中確認歸檔狀態(tài)，反饋給部門資料管理員。責任人：部門資料管理員→行政部檔案員。4.7檔案利用與借閱操作步驟：借閱申請：內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案，填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案名稱、編號、用途、借閱期限（一般不超過3個工作日），部門負責人簽字后提交行政部；跨部門借閱需經(jīng)借閱部門負責人及檔案管理部門負責人審批；涉密檔案借閱需經(jīng)總經(jīng)理審批，且僅限在指定場所查閱，不得帶出。借閱登記：紙質(zhì)檔案：借閱人到檔案庫房辦理手續(xù)，檔案管理員核對身份后提供檔案，借閱人在《檔案借閱登記簿》上簽字；電子檔案：經(jīng)審批后，由檔案管理員在系統(tǒng)中開通借閱權(quán)限，借閱人通過系統(tǒng)查閱或（需記錄IP地址、操作時間）。歸還與檢查：借閱到期后，借閱人需及時歸還，檔案管理員檢查檔案完整性（紙質(zhì)無涂改、電子無篡改）；如需續(xù)借，需提前1天提交續(xù)借申請，續(xù)借期不超過3個工作日，逾期未還且未說明原因的，暫停其借閱權(quán)限1個月。責任人：借閱人→部門負責人→行政部檔案員。4.8檔案鑒定與銷毀操作步驟：鑒定組織：行政部每2年組織一次檔案鑒定，由檔案管理員、法務專員、業(yè)務部門代表組成鑒定小組，對到期檔案進行價值評估。鑒定標準：保存期限屆滿且無繼續(xù)保存價值的檔案，經(jīng)鑒定確認后可銷毀；涉及法律糾紛、審計追溯、知識產(chǎn)權(quán)等具有潛在價值的檔案，需延長保存期限。銷毀流程：填寫《檔案銷毀審批表》，列明銷毀檔案清單、鑒定意見、銷毀方式（如碎紙機銷毀、數(shù)據(jù)覆寫），經(jīng)總經(jīng)理審批后實施；銷毀時需由2人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人簽字確認《檔案銷毀記錄表》（詳見附件6），紙質(zhì)記錄保存5年；電子檔案銷毀需使用專業(yè)數(shù)據(jù)銷毀工具，保證數(shù)據(jù)無法恢復，銷毀后更新臺賬。責任人：行政部→鑒定小組→總經(jīng)理→監(jiān)銷人。五、常用管理模板示例附件1：企業(yè)資料分類目錄（節(jié)選）一級分類二級分類分類編碼資料類型示例行政管理制度文件XZ-01公司章程、管理制度行政管理會議紀要XZ-02董事會會議紀要業(yè)務合同采購合同HT-01原材料采購合同業(yè)務合同銷售合同HT-02產(chǎn)品銷售合同人力資源勞動合同RL-01員工勞動合同人力資源培訓記錄RL-03員工培訓簽到表財務審計會計憑證CW-01記賬憑證、原始憑證財務審計審計報告CW-03年度審計報告附件2：檔案保管期限表（節(jié)選）資料類別保管期限備注公司章程永久企業(yè)設(shè)立時形成年度工作報告永久每年1份勞動合同員工離職后10年員工離職后歸檔采購合同合同終止后5年涉及訴訟的延長至訴訟結(jié)束后2年會計憑證30年從年度終了之日起計算審計報告永久內(nèi)外部審計均適用附件3：電子檔案信息表檔案編號資料名稱形成部門形成日期文件格式文件大小存儲路徑密級責任人備注2024-CW-01-0032024年第一季度財務報表財務部2024-03-31PDF/A8.5MB/2024/CW/01/普通張*含附注附件4：檔案借閱申請表借閱部門借閱人聯(lián)系方式借閱日期銷售部李05-20檔案名稱及編號2024-HT-02-005_產(chǎn)品銷售合同借閱用途客戶投訴處理借閱期限3個工作日（至2024-05-23）部門負責人審批簽字：王*檔案管理部門審批簽字：*（行政部）歸還日期2024-05-22經(jīng)辦人*（檔案管理員）附件5：資料歸檔登記表序號檔案編號資料名稱形成部門頁數(shù)移交人接收人移交日期存放位置（紙質(zhì)/電子）12024-XZ-01-0012024年度工作計劃行政部25趙*錢*2024-01-05紙質(zhì)：A區(qū)01柜；電子：/2024/XZ/01/22024-HT-02-008設(shè)備采購補充協(xié)議采購部8孫*錢*2024-02-18紙質(zhì)：B區(qū)03柜；電子：/2024/HT/02/附件6：檔案銷毀記錄表銷毀日期銷毀理由檔案清單（編號及名稱）鑒定小組意見審批人監(jiān)銷人銷毀方式2024-04-10保管期限屆滿2020-CW-01-001~020_會計憑證同意銷毀總經(jīng)理周、吳碎紙機銷毀六、執(zhí)行過程中的關(guān)鍵管控要點6.1數(shù)據(jù)安全與保密電子檔案傳輸需使用企業(yè)內(nèi)部加密系統(tǒng)，禁止通過QQ等非加密渠道發(fā)送涉密資料；檔案管理系統(tǒng)登錄需采用“賬號+密碼+動態(tài)驗證碼”三重認證，密碼每90天更換一次；涉密檔案的存儲設(shè)備（如加密硬盤）需專人保管，使用后立即存放于保險柜，嚴禁帶出辦公區(qū)域。6.2電子檔案真實性保障掃描件需與原件核對一致，重要文件（如合同、公章頁）需在掃描件上加蓋“檔案與原件一致”章，掃描人簽字確認；電子檔案元數(shù)據(jù)（如創(chuàng)建時間、修改記錄、操作人）需全程保留，任何修改均需操作日志，不可刪除。6.3紙質(zhì)與電子檔案一致性管理每季度由行政部組織一次紙質(zhì)與電子檔案核對，抽查比例不低于10%，重點檢查編號、名稱、頁數(shù)是否一致，發(fā)覺問題及時修正；紙質(zhì)檔案損毀或丟失的，需在24小時內(nèi)書面報告行政部，說明原因并補辦手續(xù)，電子檔案同步更新標注。6.4存儲介質(zhì)維護定期（每季度）檢查電子檔案存儲介質(zhì)的完好性，如服務器運行狀態(tài)、云存儲空間占用、備份光盤可讀性等，發(fā)覺問題立即修復；存儲介質(zhì)達到使用年限（如硬盤3年、光盤5年）需及時更換，舊介質(zhì)經(jīng)數(shù)據(jù)銷毀后作廢品處理。6.5人員培訓與考核行政部每年組織2次檔案管理培訓，內(nèi)容包括制度解讀、電子化操作規(guī)范、保密要求等，新員工入職時必須接受培訓并考核；將檔案管理納入部門年度績效考核，對及時歸檔、規(guī)范操作的個人給予表揚，對遲歸、漏歸、資料損毀的部門或個人進行通報批評。6.6合規(guī)性審查法務部每半年對檔案管理制度的執(zhí)行情況進行合規(guī)性審查，重點檢查檔案銷毀流程、涉密資料管理是否符合