企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)操作手冊前言歡迎使用本企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)（以下簡稱“系統(tǒng)”）。為確保您能夠高效、準(zhǔn)確地運(yùn)用系統(tǒng)各項功能，提升人力資源管理工作的質(zhì)量與效率，我們特編制此操作手冊。本手冊旨在為系統(tǒng)用戶提供清晰、實用的操作指引，涵蓋了從系統(tǒng)登錄到日常業(yè)務(wù)處理的各個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。請在使用系統(tǒng)前仔細(xì)閱讀本手冊，并建議將其作為日常操作的參考資料。隨著系統(tǒng)的不斷優(yōu)化與升級，本手冊內(nèi)容也將定期更新，敬請關(guān)注最新版本。第一章系統(tǒng)概述與快速入門1.1系統(tǒng)定位與價值本系統(tǒng)是集人力資源信息整合、業(yè)務(wù)流程自動化、數(shù)據(jù)分析與決策支持于一體的綜合性管理平臺。其核心價值在于打破傳統(tǒng)人力資源管理的信息孤島，實現(xiàn)員工信息的集中化管理，規(guī)范HR業(yè)務(wù)流程，減輕事務(wù)性工作負(fù)擔(dān)，并為管理層提供及時、準(zhǔn)確的人力資源數(shù)據(jù)洞察，從而支撐企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)。1.2基本操作環(huán)境要求為確保系統(tǒng)穩(wěn)定高效運(yùn)行，建議您的操作環(huán)境滿足以下基本要求：*瀏覽器：推薦使用主流瀏覽器的最新穩(wěn)定版本，以獲得最佳兼容性與安全性。*網(wǎng)絡(luò)環(huán)境：穩(wěn)定的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)連接。*權(quán)限配置：請聯(lián)系系統(tǒng)管理員獲取相應(yīng)的用戶賬號及操作權(quán)限。1.3用戶登錄與界面導(dǎo)覽1.3.1登錄流程1.打開瀏覽器，在地址欄輸入系統(tǒng)指定的訪問網(wǎng)址。2.系統(tǒng)顯示登錄界面，輸入您的用戶名和密碼。3.（若啟用）根據(jù)提示完成驗證碼或動態(tài)口令的驗證。4.點擊“登錄”按鈕，成功后進(jìn)入系統(tǒng)主界面。*注意：連續(xù)多次輸入錯誤密碼可能導(dǎo)致賬號臨時鎖定，請聯(lián)系管理員解鎖。1.3.2主界面構(gòu)成成功登錄后，系統(tǒng)主界面通常包含以下幾個主要區(qū)域：*頂部導(dǎo)航欄：展示系統(tǒng)核心功能模塊入口，如組織管理、員工管理、招聘管理等。*左側(cè)菜單欄：在選定頂部模塊后，左側(cè)將顯示該模塊下的具體功能菜單層級。*中央工作區(qū)：進(jìn)行各項業(yè)務(wù)操作和數(shù)據(jù)展示的主要區(qū)域。*右上角工具欄：通常包含用戶信息、密碼修改、消息通知、幫助中心及退出系統(tǒng)等功能入口。1.3.3快速退出如需退出系統(tǒng)，請點擊右上角工具欄中的“退出”按鈕。為保障信息安全，離開工作崗位時，請務(wù)必鎖定計算機(jī)或退出系統(tǒng)。第二章核心業(yè)務(wù)模塊操作指南2.1組織管理組織管理模塊用于維護(hù)企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)框架，是人力資源管理的基礎(chǔ)。2.1.1組織結(jié)構(gòu)視圖系統(tǒng)提供樹形結(jié)構(gòu)視圖，直觀展示企業(yè)各部門/層級的隸屬關(guān)系。點擊節(jié)點可展開或折疊下一級組織。2.1.2部門信息維護(hù)*新增部門：在組織結(jié)構(gòu)樹的相應(yīng)父節(jié)點上，通過右鍵菜單或功能按鈕選擇“新增部門”。填寫部門名稱、部門編碼（若有）、負(fù)責(zé)人、所屬層級、成立日期、部門職能描述等關(guān)鍵信息。確認(rèn)無誤后提交保存。*編輯部門：選中需要修改的部門節(jié)點，點擊“編輯”按鈕。在彈出的編輯界面中修改相關(guān)信息，注意負(fù)責(zé)人變更可能涉及審批流程。*調(diào)整部門結(jié)構(gòu)：通過拖拽功能或指定上級部門的方式，可以調(diào)整部門在組織結(jié)構(gòu)樹中的位置。此類操作需謹(jǐn)慎，可能影響相關(guān)員工的組織歸屬。*部門撤銷/啟用：對于不再使用的部門，建議采用“撤銷”而非直接刪除的方式，以保留歷史數(shù)據(jù)。撤銷的部門可在特定條件下重新啟用。2.2員工信息管理員工信息管理是系統(tǒng)的核心功能之一，用于全生命周期的員工數(shù)據(jù)維護(hù)。2.2.1員工信息錄入*單個新增：在“員工管理”菜單下選擇“新增員工”。系統(tǒng)將呈現(xiàn)員工信息錄入表單，通常包括：*基本信息：姓名、性別、出生日期、身份證號、聯(lián)系方式、民族、婚姻狀況等。*入職信息：入職日期、聘用形式、所屬部門、崗位、職級、薪酬類型等。*教育背景與工作經(jīng)歷：可在此處或后續(xù)單獨(dú)模塊補(bǔ)充。請確保錄入信息的準(zhǔn)確性與完整性，帶星號（*）的為必填項。2.2.2員工信息查詢與瀏覽*基本查詢：可通過姓名、員工編號、所屬部門等常用條件進(jìn)行快速查詢。*高級查詢：點擊“高級查詢”，可設(shè)置多維度組合條件（如入職日期范圍、學(xué)歷、職稱等）進(jìn)行精準(zhǔn)篩選。*員工列表與詳情：查詢結(jié)果以列表形式展示，點擊員工姓名或“詳情”按鈕，可進(jìn)入員工信息詳情頁面，查看該員工的完整信息檔案。2.2.3員工信息變更員工信息發(fā)生變動時（如聯(lián)系方式更新、部門調(diào)動、崗位調(diào)整、職級晉升、學(xué)歷提升等），應(yīng)及時在系統(tǒng)中進(jìn)行更新。*進(jìn)入員工詳情頁，點擊“編輯”或?qū)?yīng)信息模塊的“修改”按鈕。*修改相關(guān)字段內(nèi)容，部分關(guān)鍵信息變更（如部門調(diào)動、崗位變動）可能觸發(fā)相應(yīng)的審批流程。*保存變更并記錄變更原因（若系統(tǒng)要求）。2.2.4員工離職與退休管理*離職處理：在員工詳情頁或?qū)ｉT的“離職管理”菜單中，發(fā)起員工離職申請。填寫離職日期、離職原因、工作交接情況等信息。根據(jù)企業(yè)流程，離職申請可能需要經(jīng)過多級審批。審批通過后，系統(tǒng)將自動或手動完成員工狀態(tài)的變更（如轉(zhuǎn)為“離職”），并可觸發(fā)后續(xù)的離職清算流程。*退休管理：對于達(dá)到法定退休年齡的員工，系統(tǒng)可提供預(yù)警提示。管理員可據(jù)此發(fā)起退休辦理流程，維護(hù)退休日期等信息。2.3招聘管理（適用于HR招聘專員/主管）招聘管理模塊支持從需求提報到候選人錄用的全流程管理。2.3.1招聘需求管理各部門可通過系統(tǒng)提交招聘需求，注明所需崗位、人數(shù)、任職要求、期望到崗時間、薪酬預(yù)算等。HR部門對需求進(jìn)行審核、匯總與發(fā)布。2.3.2候選人信息管理*可手動錄入候選人信息，或通過招聘網(wǎng)站接口同步、簡歷解析等方式獲取候選人數(shù)據(jù)。*記錄候選人來源、意向崗位、聯(lián)系方式、簡歷等關(guān)鍵信息。*對候選人進(jìn)行分類標(biāo)簽管理，以便快速篩選。2.3.3面試流程管理*面試官可在線填寫面試評價。*系統(tǒng)可根據(jù)預(yù)設(shè)規(guī)則或手動操作，推進(jìn)候選人進(jìn)入下一環(huán)節(jié)或淘汰。2.3.4錄用管理對通過所有面試環(huán)節(jié)的候選人，發(fā)起錄用流程。生成錄用通知書（可使用模板），明確崗位、薪酬、報到日期等錄用條件。候選人確認(rèn)后，轉(zhuǎn)為“待入職”狀態(tài)，相關(guān)信息將為后續(xù)的入職辦理提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。2.4薪酬管理（適用于HR薪酬專員/主管）薪酬管理模塊用于薪資的核算、發(fā)放記錄及相關(guān)報表生成。2.4.1薪酬項目與結(jié)構(gòu)設(shè)置系統(tǒng)管理員或薪酬管理員會預(yù)先配置企業(yè)的薪酬項目（如基本工資、績效工資、津貼、補(bǔ)貼、扣款項等）及薪酬結(jié)構(gòu)模板，不同崗位或職級序列可能對應(yīng)不同的薪酬結(jié)構(gòu)。2.4.2薪資數(shù)據(jù)準(zhǔn)備與錄入*固定薪資：如基本工資等，在員工入職或調(diào)薪時確定，系統(tǒng)自動帶入。*變動薪資：如績效工資、加班費(fèi)、各類補(bǔ)貼等，需在核算周期內(nèi)收集、錄入或通過接口同步。*考勤數(shù)據(jù)對接：系統(tǒng)通常會與考勤管理模塊對接，自動獲取員工的出勤情況，用于計算缺勤扣款、加班費(fèi)等。2.4.3薪資核算與審批*在指定的核算周期（如每月固定日期），啟動薪資核算流程。*系統(tǒng)根據(jù)預(yù)設(shè)的計算公式和當(dāng)前周期的各項數(shù)據(jù)（人員、考勤、績效、異動等）自動計算員工薪資。*核算完成后，生成薪資明細(xì)表。HR薪酬專員需仔細(xì)核對，特別是異常數(shù)據(jù)。*核對無誤后，提交薪資審批流程，按企業(yè)規(guī)定報相關(guān)負(fù)責(zé)人審批。2.4.4薪資發(fā)放與記錄審批通過后，可生成薪資發(fā)放表、銀行代發(fā)文件（若采用銀行代發(fā)）。薪資發(fā)放完成后，系統(tǒng)記錄發(fā)放狀態(tài)，并可將薪資條推送給員工（通過員工自助端）。2.5績效管理（適用于HR績效專員/主管及各級管理者）績效管理模塊支持企業(yè)績效周期的設(shè)定、績效目標(biāo)的下達(dá)、績效評估的實施以及評估結(jié)果的應(yīng)用。2.5.1績效周期與方案設(shè)置HR部門根據(jù)企業(yè)管理需求，設(shè)置績效周期（如季度、半年度、年度），并配置相應(yīng)的績效評估方案（包括評估指標(biāo)、權(quán)重、評估關(guān)系、評估流程等）。2.5.2績效目標(biāo)設(shè)定與溝通在績效周期開始時，員工與直接上級通過系統(tǒng)進(jìn)行績效目標(biāo)的設(shè)定與溝通，明確本周期內(nèi)的關(guān)鍵績效指標(biāo)（KPI）或工作任務(wù)（OKR）。目標(biāo)確認(rèn)后記錄在系統(tǒng)中。2.5.3績效評估過程管理*績效周期結(jié)束后，系統(tǒng)將自動或手動啟動績效評估流程。*員工首先進(jìn)行自評，然后上級進(jìn)行評估，部分企業(yè)還會涉及同事評估、下級評估（360度評估）等。*評估人根據(jù)被評估人的實際表現(xiàn)和預(yù)設(shè)的評估標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行打分和撰寫評語。*評估結(jié)果通常需要經(jīng)過評估人與被評估人溝通、以及上級審批等環(huán)節(jié)。2.5.4績效結(jié)果應(yīng)用績效評估結(jié)果可應(yīng)用于薪酬調(diào)整、職級變動、培訓(xùn)發(fā)展、評優(yōu)評先等人力資源決策。系統(tǒng)可提供績效結(jié)果分析報表。2.6培訓(xùn)管理（適用于HR培訓(xùn)專員/主管）培訓(xùn)管理模塊用于規(guī)劃、組織、實施和跟蹤企業(yè)的培訓(xùn)活動。2.6.1培訓(xùn)需求與計劃*收集各部門及員工的培訓(xùn)需求。*基于需求分析，制定企業(yè)年度、季度或?qū)ｍ椗嘤?xùn)計劃。2.6.2培訓(xùn)活動組織*創(chuàng)建培訓(xùn)項目，錄入培訓(xùn)主題、目標(biāo)、對象、培訓(xùn)方式、時間、地點、講師、課程內(nèi)容、預(yù)算等信息。*發(fā)布培訓(xùn)通知，組織員工報名?？稍O(shè)置報名條件和名額限制。*管理培訓(xùn)物料、講師資料等。2.6.3培訓(xùn)實施與記錄*培訓(xùn)簽到：可通過系統(tǒng)掃碼、手動記錄等方式進(jìn)行參訓(xùn)人員簽到。*培訓(xùn)效果評估：培訓(xùn)結(jié)束后，組織學(xué)員填寫培訓(xùn)反饋問卷，評估培訓(xùn)內(nèi)容、講師表現(xiàn)、組織安排等。*記錄員工的培訓(xùn)經(jīng)歷、獲得的證書等，形成個人培訓(xùn)檔案。2.7考勤管理（適用于HR考勤專員/主管及員工）考勤管理模塊用于記錄員工的出勤情況，為薪資核算和紀(jì)律管理提供依據(jù)。2.7.1考勤規(guī)則設(shè)置系統(tǒng)管理員會根據(jù)企業(yè)制度預(yù)設(shè)考勤規(guī)則，如工作日歷、上下班時間、打卡規(guī)則、加班規(guī)則、請假類別及審批流程、曠工認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)等。2.7.2員工打卡與數(shù)據(jù)采集*員工通過企業(yè)指定的打卡方式（如考勤機(jī)、移動端APP、網(wǎng)頁端）進(jìn)行上下班打卡。*系統(tǒng)自動采集或手動導(dǎo)入打卡數(shù)據(jù)。2.7.3請假與出差管理*員工可通過員工自助端發(fā)起請假（如年假、病假、事假等）或出差申請，填寫申請事由、時間、天數(shù)等信息，并提交給指定審批人。*審批人在系統(tǒng)中處理審批請求，可批準(zhǔn)、駁回或退回修改。*審批通過的請假/出差記錄將自動關(guān)聯(lián)到員工的考勤數(shù)據(jù)中。2.7.4考勤異常處理與匯總HR考勤專員定期（如每日或每月）檢查考勤數(shù)據(jù)，處理遲到、早退、曠工、漏打卡等異常情況。與員工確認(rèn)后，進(jìn)行相應(yīng)的考勤補(bǔ)錄或修正。月末生成考勤匯總報表。2.8員工自助服務(wù)員工自助服務(wù)模塊允許員工查詢和維護(hù)個人相關(guān)信息，發(fā)起標(biāo)準(zhǔn)化請求，減少HR部門的事務(wù)性工作量。2.8.1個人信息查詢與更新員工可登錄系統(tǒng)自助端，查看個人基本信息、薪酬記錄（薪資條）、考勤記錄、培訓(xùn)經(jīng)歷、績效結(jié)果等。部分非關(guān)鍵個人信息（如聯(lián)系方式、緊急聯(lián)系人等）可自行修改并提交HR審核或直接更新。2.8.2自助業(yè)務(wù)申請員工可通過自助端發(fā)起請假、出差、加班（若適用）、辦公用品申領(lǐng)、流程申訴等申請，并跟蹤審批進(jìn)度。2.8.3消息通知與提醒系統(tǒng)會將與員工相關(guān)的重要事項（如待辦審批、生日提醒、培訓(xùn)通知、薪資到賬通知等）以消息形式推送到員工自助端。第三章系統(tǒng)管理與日常維護(hù)（主要針對系統(tǒng)管理員）3.1用戶與權(quán)限管理系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)維護(hù)用戶賬號及權(quán)限分配，確保信息安全與操作可控。3.1.1用戶賬號維護(hù)包括新增用戶、修改用戶信息、啟用/禁用用戶賬號、重置用戶密碼等。用戶賬號通常應(yīng)與員工工號關(guān)聯(lián)。3.1.2角色定義與權(quán)限分配*角色：系統(tǒng)預(yù)設(shè)或管理員自定義的功能集合，如“HR專員”、“部門經(jīng)理”、“普通員工”等。*權(quán)限分配：將用戶分配到不同角色，用戶即擁有該角色所包含的所有操作權(quán)限。也可基于角色進(jìn)行權(quán)限的微調(diào)。建議采用“最小權(quán)限原則”進(jìn)行權(quán)限配置。3.2基礎(chǔ)數(shù)據(jù)與流程配置3.2.1基礎(chǔ)數(shù)據(jù)字典維護(hù)如民族、學(xué)歷、職稱、崗位序列、薪酬項目、請假類型等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的增刪改查。3.2.2工作流程配置對于如入職、離職、調(diào)崗、調(diào)薪、請假等需要審批的業(yè)務(wù)，管理員可通過系統(tǒng)的流程引擎工具，可視化配置審批節(jié)點、審批人規(guī)則（如直接上級、部門負(fù)責(zé)人、HR負(fù)責(zé)人等）、審批方式（串行、并行）等。3.3數(shù)據(jù)備份與安全系統(tǒng)管理員應(yīng)定期關(guān)注系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份情況，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。同時，監(jiān)督用戶密碼策略的執(zhí)行，定期進(jìn)行安全審計。第四章常見問題解答與支持4.1常見操作問題*忘記密碼怎么辦？請聯(lián)系系統(tǒng)管理員進(jìn)行密碼重置。*無法登錄系統(tǒng)？檢查網(wǎng)絡(luò)連接、瀏覽器設(shè)置、用戶名密碼是否正確，或賬號是否被鎖定。*提交的數(shù)據(jù)無法保存？檢查必填項是否均已填寫，數(shù)據(jù)格式是否符合要求，或是否存在網(wǎng)絡(luò)中斷。4