項(xiàng)目竣工文件歸檔規(guī)范指引一、總則項(xiàng)目竣工文件是項(xiàng)目建設(shè)全過程的真實(shí)記錄，是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收、后期維護(hù)、改擴(kuò)建以及歷史追溯的重要依據(jù)，具有不可替代的憑證價(jià)值和參考價(jià)值。為確保項(xiàng)目竣工文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和規(guī)范，明確歸檔要求與流程，特制定本指引。本指引適用于各類新建、改建、擴(kuò)建項(xiàng)目的竣工文件管理工作。各相關(guān)單位及人員在項(xiàng)目實(shí)施過程中，應(yīng)高度重視文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作，將其視為項(xiàng)目管理的重要組成部分，確保歸檔文件的質(zhì)量。二、歸檔范圍與分類（一）歸檔范圍界定項(xiàng)目竣工文件的歸檔范圍應(yīng)全面覆蓋項(xiàng)目從立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收的各個(gè)階段。具體包括但不限于：項(xiàng)目前期的審批文件、可行性研究報(bào)告、勘察設(shè)計(jì)文件；項(xiàng)目實(shí)施過程中的招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、施工組織設(shè)計(jì)、技術(shù)交底記錄、工程變更文件、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、質(zhì)量評(píng)定資料、安全文明施工資料、監(jiān)理文件；以及項(xiàng)目竣工驗(yàn)收階段的驗(yàn)收申請(qǐng)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖、工程總結(jié)、財(cái)務(wù)決算等。凡對(duì)項(xiàng)目后續(xù)運(yùn)營(yíng)、維護(hù)、管理、審計(jì)及歷史查證具有保存價(jià)值的各種載體形式的文件材料，均屬歸檔范圍。（二）歸檔文件分類為便于管理和利用，歸檔文件應(yīng)進(jìn)行科學(xué)分類。通?？砂错?xiàng)目建設(shè)程序劃分為：1.綜合管理類：包括項(xiàng)目立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、合同、竣工驗(yàn)收等綜合性文件。2.勘察設(shè)計(jì)類：包括工程地質(zhì)勘察報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)說明、設(shè)計(jì)變更等。3.施工技術(shù)類：按專業(yè)（如建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣、暖通等）劃分，包括施工組織設(shè)計(jì)、技術(shù)交底、施工記錄、試驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量評(píng)定等。4.監(jiān)理文件類：包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理通知單、監(jiān)理報(bào)告、旁站記錄等。5.竣工驗(yàn)收類：包括驗(yàn)收申請(qǐng)、驗(yàn)收方案、驗(yàn)收會(huì)議紀(jì)要、驗(yàn)收鑒定書、竣工圖等。6.財(cái)務(wù)審計(jì)類：包括工程概預(yù)算、工程款支付憑證、竣工決算報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等。具體分類可結(jié)合項(xiàng)目特點(diǎn)和檔案管理部門的要求進(jìn)行調(diào)整和細(xì)化。三、歸檔文件質(zhì)量要求（一）真實(shí)性與準(zhǔn)確性歸檔文件必須真實(shí)反映項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，內(nèi)容與事實(shí)相符。文件的形成、修改、簽批等過程應(yīng)符合相關(guān)規(guī)定，不得偽造、變?cè)旎蛏米猿閾Q。原始憑證、檢測(cè)報(bào)告、驗(yàn)收記錄等關(guān)鍵文件，其數(shù)據(jù)和結(jié)論必須真實(shí)可靠。（二）完整性與系統(tǒng)性歸檔文件應(yīng)齊全完整，能夠全面反映項(xiàng)目的建設(shè)過程和成果。每一環(huán)節(jié)、每一專業(yè)的文件材料均應(yīng)收集齊全，避免遺漏。文件之間應(yīng)保持有機(jī)聯(lián)系，系統(tǒng)整理，形成完整的檔案體系。例如，工程變更應(yīng)與原設(shè)計(jì)圖紙、變更依據(jù)、變更實(shí)施記錄等一并歸檔。（三）規(guī)范性與有效性1.載體要求：紙質(zhì)文件應(yīng)使用符合檔案保管要求的紙張，字跡清晰、耐久，不得使用易褪色的書寫材料。電子文件應(yīng)采用通用格式，確保長(zhǎng)期可讀，并應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件或符合要求的電子簽名。2.格式要求：文件格式、幅面、書寫、裝訂等應(yīng)符合國(guó)家及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。表格應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)制式，填寫規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.簽署要求：各類文件的簽署手續(xù)必須完備，責(zé)任明確。需要簽字的地方，必須由相關(guān)責(zé)任人親筆簽名，不得代簽；需要蓋章的，應(yīng)加蓋單位有效公章。（四）竣工圖的特殊要求竣工圖是反映項(xiàng)目最終實(shí)際狀況的重要依據(jù)，必須做到圖物相符。凡施工圖有變更的，均應(yīng)按規(guī)范要求編制竣工圖，并在圖標(biāo)欄內(nèi)注明“竣工圖”字樣，加蓋竣工圖章，由編制單位、審核單位相關(guān)責(zé)任人簽字。修改內(nèi)容應(yīng)清晰、規(guī)范，無遺漏。四、歸檔流程與時(shí)限（一）文件材料的形成與積累項(xiàng)目各參與單位（建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等）應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本單位文件材料的形成、收集和積累工作，確保文件材料的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。文件材料應(yīng)隨項(xiàng)目進(jìn)度同步形成，避免事后補(bǔ)制。（二）文件材料的整理與組卷1.整理原則：遵循文件材料的自然形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于查閱利用。2.組卷要求：將具有共同特征或聯(lián)系密切的文件材料組合成案卷。案卷內(nèi)文件應(yīng)按一定順序排列（如時(shí)間順序、邏輯順序或重要程度），編寫頁號(hào)，填寫卷內(nèi)目錄和備考表。案卷封面應(yīng)填寫規(guī)范、清晰，注明項(xiàng)目名稱、案卷題名、編制單位、日期、保管期限等信息。（三）歸檔審核與移交1.內(nèi)部審核：文件材料整理組卷完成后，由各單位內(nèi)部進(jìn)行審核，確保符合歸檔質(zhì)量要求。2.匯總審查：建設(shè)單位（或項(xiàng)目管理單位）負(fù)責(zé)對(duì)各參建單位提交的歸檔文件進(jìn)行匯總和最終審查。3.移交歸檔：審查合格后，按照規(guī)定的時(shí)限向檔案管理部門辦理正式移交手續(xù)，填寫移交清單，雙方簽字蓋章，明確責(zé)任。一般情況下，項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作，具體時(shí)限可根據(jù)項(xiàng)目規(guī)模和合同約定確定。五、歸檔管理與利用（一）檔案保管檔案管理部門應(yīng)具備符合要求的保管條件，做好防火、防潮、防蟲、防盜、防高溫、防光、防塵等工作，確保檔案的安全與完好。對(duì)于電子檔案，還應(yīng)注意數(shù)據(jù)備份、防病毒、防篡改，保障其長(zhǎng)期可讀性。（二）檢索與利用建立健全檔案檢索體系，編制必要的檢索工具（如案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、分類目錄等），方便檔案的查閱利用。嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，明確借閱范圍、審批權(quán)限和歸還期限，確保檔案的安全和保密。（三）數(shù)字化管理鼓勵(lì)采用檔案數(shù)字化管理手段，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、著錄，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案管理效率和利用便捷性。電子檔案的管理應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)電子檔案管理規(guī)范。六、責(zé)任與獎(jiǎng)懲項(xiàng)目各參與單位應(yīng)明確各自在竣工文件歸檔工作中的責(zé)任。建設(shè)單位對(duì)項(xiàng)目竣工文件歸檔工作負(fù)總責(zé)；勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位負(fù)責(zé)各自形成文件的收集、整理、組卷和移交。對(duì)在竣工文件歸檔工作中認(rèn)真負(fù)責(zé)、成績(jī)顯著的單位和個(gè)人，應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)因工作失職導(dǎo)致文件材料丟失、損壞、泄密或未按規(guī)定期限和要求歸檔，造成不良后果的，應(yīng)追究相關(guān)單位和人員的責(zé)任。七、附則本指引為通用規(guī)范，各項(xiàng)目可結(jié)合自身特點(diǎn)和具體要求，參照本指引制定詳細(xì)的實(shí)施細(xì)則。本指引由項(xiàng)目建設(shè)單位（