建筑工程資料歸檔與管理規(guī)范一、引言建筑工程資料是建筑工程項目在規(guī)劃、設計、施工、監(jiān)理及竣工驗收全過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它不僅是工程質量的直接體現(xiàn)，是工程竣工驗收和后續(xù)維護、管理、改擴建的重要依據，更是明確工程建設各方責任、處理工程糾紛的關鍵憑證。因此，建立健全并嚴格執(zhí)行建筑工程資料的歸檔與管理規(guī)范，對于確保工程建設的順利進行、提升工程管理水平、保障工程質量與安全具有至關重要的現(xiàn)實意義和長遠價值。本規(guī)范旨在為建筑工程資料的系統(tǒng)化、規(guī)范化管理提供指導性框架，以確保資料的真實性、完整性、系統(tǒng)性和可追溯性。二、建筑工程資料管理的基本原則建筑工程資料的歸檔與管理工作應遵循以下基本原則，以確保其質量和效用：（一）真實性原則資料必須真實反映工程建設的實際情況，數據準確無誤，簽字手續(xù)完備，不得偽造、篡改或事后補做。這是資料管理的生命線，任何虛假資料都將失去其存在的意義，并可能導致嚴重的后果。（二）完整性原則資料應全面覆蓋工程建設的各個階段和各個方面，從項目立項到竣工驗收，從技術文件到管理文件，均應收集齊全，避免遺漏。完整的資料體系是對工程全貌的忠實記錄。（三）系統(tǒng)性原則資料的收集、整理、組卷應遵循工程建設的自然規(guī)律和內在邏輯，形成有機聯(lián)系的整體。不同階段、不同專業(yè)的資料應有序排列，便于查閱和利用。（四）規(guī)范性原則資料的格式、內容、簽署、編號、裝訂等均應符合國家、行業(yè)及地方相關標準和規(guī)定。統(tǒng)一的規(guī)范是保證資料質量、實現(xiàn)信息共享的基礎。（五）及時性原則資料的形成應與工程建設進度同步，做到及時收集、及時整理、及時歸檔，避免事后突擊，確保資料的時效性和準確性。（六）安全性原則采取必要的措施，確保資料在形成、流轉、保管過程中的安全，防止損壞、丟失、泄密。對于涉密資料，應嚴格遵守國家保密規(guī)定。三、建筑工程資料的歸檔范圍與分類建筑工程資料的歸檔范圍廣泛，應根據工程規(guī)模、性質及相關規(guī)定確定。通常包括但不限于以下主要類別：（一）工程準備階段文件指在工程立項、審批、招投標、勘察、設計等階段形成的文件材料。如項目建議書、可行性研究報告、立項批復、地質勘察報告、設計圖紙及說明、招投標文件、合同協(xié)議等。（二）監(jiān)理文件指監(jiān)理單位在工程監(jiān)理過程中形成的文件。如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理通知單、監(jiān)理報告、旁站記錄、平行檢驗記錄、工程款支付證書、監(jiān)理工作總結等。（三）施工文件指施工單位在工程施工過程中形成的文件，這是工程資料的核心部分。主要包括：1.施工管理資料：施工組織設計、施工方案、開工報告、施工日志、項目部組織機構及人員資質等。2.施工技術資料：圖紙會審記錄、設計變更通知單、技術交底記錄、工程測量記錄等。3.施工物資資料：工程材料、構配件、設備的出廠合格證、質量證明文件、進場檢驗（試驗）報告等。4.施工測量記錄：工程定位測量、放線記錄等。5.施工記錄：隱蔽工程驗收記錄、地基驗槽記錄、混凝土澆筑記錄、構件安裝記錄、施工檢查記錄等。6.施工試驗記錄及檢測報告：混凝土試塊試驗報告、砂漿試塊試驗報告、鋼筋原材及焊接接頭試驗報告、防水材料試驗報告、實體檢測報告等。7.施工質量驗收記錄：檢驗批質量驗收記錄、分項工程質量驗收記錄、分部（子分部）工程質量驗收記錄等。（四）竣工圖指工程竣工驗收后，根據工程實際情況繪制的反映工程最終狀況的圖紙?？⒐D應清晰、準確、完整，如實反映施工后的工程面貌。凡有重大設計變更或施工工藝改變，應重新繪制或在原圖上進行修改，并加蓋竣工圖章。（五）竣工驗收文件指工程竣工驗收階段形成的文件。如單位工程質量竣工驗收記錄、竣工驗收報告、規(guī)劃、消防、環(huán)保等專項驗收文件、工程質量保修書、竣工結算文件等。四、建筑工程資料的收集與形成資料的收集與形成是資料管理的基礎環(huán)節(jié)，應貫穿于工程建設的全過程，并確保其真實性和規(guī)范性。（一）責任主體各參建單位是其職責范圍內工程資料收集與形成的責任主體。施工單位對施工文件的真實性、完整性、規(guī)范性負直接責任；監(jiān)理單位對監(jiān)理文件負責，并對施工文件的形成過程進行監(jiān)督和審核；建設單位對工程準備階段文件及竣工驗收文件負責。（二）收集要求1.同步性：資料的形成應與工程進度同步，不得后補或偽造。2.真實性：原始數據、記錄必須真實可靠，簽字手續(xù)齊全，不得弄虛作假。3.規(guī)范性：文件材料的格式、內容、簽署應符合相關標準和規(guī)定。手寫記錄應字跡清晰、工整，不得潦草。4.完整性：確保各環(huán)節(jié)、各專業(yè)的資料無遺漏。（三）過程控制施工單位應建立健全資料管理制度，明確專人負責資料的收集、整理和管理。監(jiān)理單位應加強對施工資料的日常檢查和審核，對不符合要求的資料及時提出整改意見。五、建筑工程資料的整理與編目資料整理與編目是將零散的資料系統(tǒng)化、條理化，便于歸檔和利用的關鍵步驟。（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和內在聯(lián)系，保持卷內文件的系統(tǒng)聯(lián)系，便于查閱。（二）組卷要求1.同一類別的文件材料可根據數量多少組成一卷或多卷。2.不同載體的文件材料（如文字、圖紙、照片、光盤）一般應分別組卷。3.卷內文件應排列有序，一般按事項、時間或重要程度排列。4.案卷應有規(guī)范的題名，能準確反映卷內文件的內容。（三）編目要求1.卷內目錄：每卷文件應有卷內目錄，列出文件序號、文件編號、文件名稱、形成單位、形成日期、頁次等。2.頁號編寫：卷內文件應有連續(xù)的頁號，單面書寫的文件在右下角編寫頁號，雙面書寫的文件正面在右下角，背面在左下角編寫頁號。3.案卷封面與脊背：案卷封面應注明工程名稱、案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限、密級等。案卷脊背應注明工程名稱、案卷號、案卷題名。4.備考表：置于卷末，注明卷內文件的件數、頁數，以及在組卷和使用過程中需要說明的問題。六、建筑工程資料的歸檔與移交工程竣工驗收合格后，應及時辦理資料的歸檔與移交手續(xù)。（一）歸檔時限一般應在工程竣工驗收后規(guī)定期限內完成歸檔工作。具體時限應符合當地建設行政主管部門或城建檔案管理機構的規(guī)定。（二）移交要求1.施工單位應將整理成冊的工程竣工資料向建設單位移交。2.建設單位在收到施工單位移交的竣工資料并審核無誤后，應會同監(jiān)理單位等，按照規(guī)定向當地城建檔案管理機構或其他指定接收單位移交一套完整的工程檔案。3.移交時應辦理移交手續(xù)，填寫移交清單，雙方簽字蓋章，各執(zhí)一份備查。（三）歸檔份數應根據相關規(guī)定和實際需要確定歸檔份數，一般至少應歸檔一套原件。七、建筑工程資料的保管與利用歸檔后的工程資料是重要的信息資源，應妥善保管，便于日后查閱利用。（一）保管要求1.庫房條件：檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防鼠、防盜、防高溫、防光、防塵等條件。2.裝具要求：檔案應存放在規(guī)范的檔案柜、架內。3.管理制度：建立健全檔案庫房管理制度，明確保管責任，定期對檔案進行清點和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.電子檔案保管：對于電子檔案，應采取異地備份、定期檢測等措施，確保其安全性和可讀性。（二）利用管理1.建立檔案查閱利用制度，明確查閱權限和程序。2.查閱檔案時，應愛護檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案材料。3.涉密檔案的查閱利用，應嚴格遵守國家保密規(guī)定。4.檔案一般不得外借，確需外借的，須經相關負責人批準，并限期歸還。八、建筑工程資料的信息化管理隨著信息技術的發(fā)展，工程資料的信息化管理已成為必然趨勢。（一）信息化平臺建設鼓勵采用符合行業(yè)標準的工程資料管理軟件或信息平臺，實現(xiàn)資料的在線形成、流轉、審批、存儲和共享。（二）電子檔案管理1.電子檔案的形成、收集、整理、歸檔應符合國家相關電子文件管理標準。2.確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。3.電子檔案與紙質檔案具有同等效力，應妥善保管。（三）數據共享與利用通過信息化手段，促進工程建設各方之間的信息共享，提高管理效率。同時，為工程運營維護、城市規(guī)劃等提供數據支持。九、責任與監(jiān)督建筑工程資料的歸檔與管理是一項系統(tǒng)工程，需要各相關單位高度重視，明確責任，加強監(jiān)督。（一）責任追究對于在資料形成、收集、整理、歸檔過程中弄虛作假、玩忽職守，造成資料失真、缺失或損壞的，應按照相關規(guī)定追究責任單位和責任人的責任。（二）監(jiān)督檢查建設行政主管部門、