經(jīng)銷商信用保證金管理操作流程手冊第一章總則1.1目的與依據(jù)為規(guī)范公司經(jīng)銷商信用保證金（以下簡稱“保證金”）的管理，防范和控制經(jīng)營風(fēng)險，保障公司合法權(quán)益，維護(hù)公平、有序的市場環(huán)境，促進(jìn)與經(jīng)銷商的長期穩(wěn)定合作，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司《經(jīng)銷商管理辦法》、《合同管理規(guī)定》等制度，特制定本手冊。1.2定義本手冊所稱經(jīng)銷商信用保證金，是指經(jīng)銷商為獲取公司給予的信用額度支持，或為保證其嚴(yán)格履行與公司簽訂的《經(jīng)銷合同》及相關(guān)補充協(xié)議（以下統(tǒng)稱“合同”）項下的各項義務(wù)，按照合同約定向公司繳納的一定金額的資金。該資金具有擔(dān)保性質(zhì)，用于在經(jīng)銷商發(fā)生違約行為時，彌補公司可能遭受的損失。1.3適用范圍本手冊適用于公司所有簽訂經(jīng)銷合同并涉及信用保證金繳納、管理、使用及退還等相關(guān)業(yè)務(wù)的部門和員工，以及與公司建立合作關(guān)系的經(jīng)銷商。1.4基本原則1.風(fēng)險控制原則：保證金管理以有效控制經(jīng)銷商信用風(fēng)險、降低壞賬損失為首要目標(biāo)。2.公平公正原則：保證金的核定、調(diào)整、退還等政策對所有經(jīng)銷商一視同仁，標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，程序規(guī)范。3.動態(tài)管理原則：根據(jù)經(jīng)銷商的經(jīng)營狀況、信用記錄、合作年限及市場變化等因素，對保證金進(jìn)行動態(tài)評估與調(diào)整。4.?？顚Ｓ迷瓌t：保證金屬于經(jīng)銷商所有，公司僅在合同約定的特定情形下有權(quán)動用，嚴(yán)禁挪作他用。5.規(guī)范高效原則：保證金管理流程應(yīng)清晰、規(guī)范，各部門職責(zé)明確，操作便捷高效。第二章信用保證金的核定與繳納2.1保證金的核定1.初次核定：*新經(jīng)銷商申請信用額度時，由銷售部門（或市場部門，根據(jù)公司架構(gòu)確定，下同）牽頭，會同財務(wù)部門、風(fēng)控部門（如設(shè)有）對經(jīng)銷商進(jìn)行綜合資質(zhì)評估，包括但不限于經(jīng)銷商的注冊資本、經(jīng)營規(guī)模、財務(wù)狀況、行業(yè)聲譽、銷售能力及以往合作記錄（如有）等。*基于評估結(jié)果，參照公司《經(jīng)銷商信用評級及額度管理標(biāo)準(zhǔn)》，初步確定經(jīng)銷商的信用等級、信用額度及對應(yīng)的保證金金額。保證金金額一般不低于其最高信用額度的一定比例，或根據(jù)合作規(guī)模、風(fēng)險等級設(shè)定固定金額。*銷售部門將初步核定結(jié)果及相關(guān)評估材料提交至公司有權(quán)審批人（或?qū)徟瘑T會）審批。審批通過后，將結(jié)果書面通知經(jīng)銷商。2.年度/定期核定：*公司每年（或根據(jù)實際情況設(shè)定周期）對存量經(jīng)銷商的信用等級、信用額度及保證金金額進(jìn)行重新評估與核定。*評估流程參照初次核定執(zhí)行。根據(jù)經(jīng)銷商在上一合作周期的表現(xiàn)，可對其保證金金額進(jìn)行維持、上調(diào)或下調(diào)。2.2保證金的繳納1.繳納通知：經(jīng)銷合同簽訂后，或信用額度/保證金調(diào)整審批通過后，銷售部門應(yīng)向經(jīng)銷商發(fā)出書面的《信用保證金繳納通知書》，明確繳納金額、繳納賬戶信息、繳納期限及逾期未繳的后果。2.繳納方式：經(jīng)銷商應(yīng)按照通知書要求，以銀行轉(zhuǎn)賬（電匯、支票等）方式將保證金足額繳納至公司指定的專用銀行賬戶。原則上不接受現(xiàn)金繳納。3.賬戶管理：公司財務(wù)部應(yīng)設(shè)立專門的保證金管理賬戶，對各經(jīng)銷商繳納的保證金進(jìn)行專戶管理、獨立核算，清晰記錄每筆保證金的收支情況。4.確認(rèn)與收據(jù)：財務(wù)部在收到經(jīng)銷商繳納的保證金后，應(yīng)在規(guī)定工作日內(nèi)進(jìn)行賬務(wù)處理，并向經(jīng)銷商開具正式的保證金收據(jù)。收據(jù)中應(yīng)注明“信用保證金”字樣及對應(yīng)的經(jīng)銷商名稱。5.逾期處理：經(jīng)銷商未按規(guī)定期限足額繳納保證金的，銷售部門應(yīng)及時進(jìn)行催告。逾期仍未繳納的，公司有權(quán)暫停或取消其信用額度，直至解除經(jīng)銷合同。第三章信用保證金的日常管理與調(diào)整3.1臺賬管理1.財務(wù)部職責(zé)：財務(wù)部應(yīng)建立健全信用保證金管理臺賬，詳細(xì)記錄經(jīng)銷商名稱、繳納金額、繳納日期、保證金余額、歷次調(diào)整記錄、抵扣記錄、退還記錄等信息，并定期與銀行對賬單進(jìn)行核對，確保賬實相符。2.銷售部協(xié)同：銷售部門應(yīng)建立經(jīng)銷商檔案，記錄與保證金相關(guān)的溝通、通知、審批等文件，并與財務(wù)部定期進(jìn)行信息核對，確保數(shù)據(jù)一致。3.2保證金的調(diào)整1.上調(diào)調(diào)整：當(dāng)經(jīng)銷商出現(xiàn)經(jīng)營狀況惡化、信用評級下降、發(fā)生重大違約行為、申請擴大信用額度或公司認(rèn)為有必要增加風(fēng)險保障等情況時，銷售部門可提議上調(diào)其保證金金額。2.下調(diào)調(diào)整：對于長期合作良好、信用記錄優(yōu)良、經(jīng)營穩(wěn)定且風(fēng)險較低的經(jīng)銷商，銷售部門可根據(jù)評估結(jié)果提議下調(diào)其保證金金額或申請部分減免。3.調(diào)整流程：保證金的調(diào)整需履行與初次核定相同的評估、審批程序，并向經(jīng)銷商發(fā)出書面的《信用保證金調(diào)整通知書》，明確調(diào)整后的金額及繳納或退還（如有）要求。3.3利息處理1.經(jīng)銷商繳納的信用保證金，其所有權(quán)歸經(jīng)銷商所有。公司可根據(jù)合同約定或公司政策，決定是否向經(jīng)銷商支付利息。如支付，利息計算方式及支付周期應(yīng)在合同中明確。2.若支付利息，財務(wù)部應(yīng)按約定時間和方式進(jìn)行利息結(jié)算與支付，并做好相應(yīng)賬務(wù)處理。第四章信用保證金的抵扣與追補4.1保證金的抵扣情形當(dāng)經(jīng)銷商發(fā)生以下違約行為，導(dǎo)致公司產(chǎn)生損失或可能產(chǎn)生損失時，公司有權(quán)根據(jù)合同約定，經(jīng)內(nèi)部審批程序后，動用其繳納的信用保證金進(jìn)行抵扣：1.拖欠公司貨款，經(jīng)多次催告仍未在約定期限內(nèi)支付的；2.因經(jīng)銷商原因?qū)е仑浳飺p壞、丟失，需向公司賠償?shù)模?.違反合同約定的價格政策、區(qū)域銷售政策等，給公司造成損失的；4.未經(jīng)公司許可擅自終止合作，或因經(jīng)銷商嚴(yán)重違約導(dǎo)致公司解除合同的；5.其他合同約定或法律法規(guī)規(guī)定可以抵扣保證金的情形。4.2保證金的抵扣流程1.申請與審核：相關(guān)業(yè)務(wù)部門（通常為銷售部門或法務(wù)部門）在確認(rèn)經(jīng)銷商發(fā)生違約行為并造成公司損失后，應(yīng)收集相關(guān)證據(jù)材料，填寫《信用保證金抵扣申請表》，說明違約事實、損失金額、擬抵扣金額等，提交至財務(wù)部審核。2.審批：財務(wù)部審核無誤后，按公司權(quán)限審批流程提交有權(quán)審批人審批。對于重大或特殊的抵扣事項，可能需要法務(wù)部門出具意見。3.抵扣執(zhí)行：審批通過后，財務(wù)部憑審批文件進(jìn)行賬務(wù)處理，從該經(jīng)銷商的保證金余額中直接抵扣相應(yīng)金額，沖減公司應(yīng)收款項或計入相關(guān)損失科目。4.通知經(jīng)銷商：抵扣完成后，財務(wù)部應(yīng)會同銷售部門向經(jīng)銷商發(fā)出《信用保證金抵扣通知書》，書面告知其抵扣原因、抵扣金額、抵扣日期及剩余保證金余額（如有）。4.3保證金的追補1.經(jīng)銷商信用保證金因抵扣而導(dǎo)致余額低于合同約定標(biāo)準(zhǔn)或公司要求時，銷售部門應(yīng)立即向經(jīng)銷商發(fā)出《信用保證金追補通知書》，要求其在規(guī)定期限內(nèi)補足差額。2.經(jīng)銷商應(yīng)按通知書要求及時補足保證金。逾期未補足的，公司有權(quán)采取暫停發(fā)貨、縮減信用額度、收取滯納金甚至終止合作等措施。3.財務(wù)部在收到追補款項后，應(yīng)及時更新臺賬并通知銷售部門。第五章信用保證金的退還5.1退還條件符合以下條件之一時，經(jīng)銷商可向公司申請退還信用保證金：1.經(jīng)銷合同期限屆滿，雙方不再續(xù)約，且經(jīng)銷商已結(jié)清所有與公司的往來款項（包括貨款、違約金、賠償金等），并履行完畢合同約定的全部義務(wù)；2.經(jīng)雙方協(xié)商一致提前終止經(jīng)銷合同，且經(jīng)銷商已結(jié)清所有與公司的往來款項，并履行完畢合同約定的全部義務(wù)；3.因公司原因?qū)е潞贤瑹o法繼續(xù)履行，雙方協(xié)商解除合同的；4.經(jīng)銷商信用等級提升或信用額度下調(diào)，經(jīng)公司審批同意降低保證金金額，需退還差額部分的；5.其他符合合同約定或法律法規(guī)規(guī)定的退還情形。5.2退還流程1.申請與審核：經(jīng)銷商向銷售部門提交書面的《信用保證金退還申請書》，并附相關(guān)證明材料（如合同終止協(xié)議、款項結(jié)清證明等）。銷售部門對經(jīng)銷商的履約情況、款項結(jié)清情況進(jìn)行核實，確認(rèn)無誤后簽署意見，連同相關(guān)材料一并提交財務(wù)部。2.財務(wù)復(fù)核：財務(wù)部對經(jīng)銷商的往來賬目進(jìn)行最終復(fù)核，確認(rèn)所有款項已結(jié)清，無未處理完畢的糾紛或遺留問題。3.審批：財務(wù)部復(fù)核通過后，按公司資金支付審批流程提交有權(quán)審批人審批。4.退還支付：審批通過后，財務(wù)部在規(guī)定工作日內(nèi)，將保證金余額（如有利息，一并支付）按原繳納路徑或經(jīng)銷商指定的合規(guī)賬戶一次性退還。5.收據(jù)收回與賬務(wù)處理：退還保證金時，財務(wù)部應(yīng)收回原開具的保證金收據(jù)（或由經(jīng)銷商出具收據(jù)已遺失的聲明），并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理，核銷該經(jīng)銷商的保證金臺賬。第六章風(fēng)險防范與責(zé)任追究6.1風(fēng)險防范1.定期對賬：財務(wù)部應(yīng)定期（如每季度）與經(jīng)銷商就保證金余額進(jìn)行對賬，并將對賬結(jié)果書面確認(rèn)。2.動態(tài)監(jiān)控：銷售部門應(yīng)密切關(guān)注經(jīng)銷商的經(jīng)營動態(tài)和履約情況，對可能出現(xiàn)的風(fēng)險隱患及時預(yù)警，并采取相應(yīng)措施。3.保密義務(wù)：公司相關(guān)人員應(yīng)對經(jīng)銷商的保證金信息及財務(wù)狀況予以保密，不得擅自泄露給無關(guān)第三方。6.2責(zé)任追究對于在信用保證金管理過程中出現(xiàn)以下行為的，公司將視情節(jié)輕重對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處理：1.未按規(guī)定流程進(jìn)行保證金核定、審批，導(dǎo)致決策失誤或風(fēng)險增加的；2.違規(guī)挪用、占用、截留經(jīng)銷商信用保證金的；3.在保證金抵扣、退還等