企業(yè)勞動(dòng)合同及員工花名冊(cè)管理規(guī)范第一章總則1.1目的與依據(jù)為構(gòu)建和諧穩(wěn)定的勞動(dòng)關(guān)系，保障企業(yè)與員工的合法權(quán)益，優(yōu)化人力資源管理流程，依據(jù)《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)法》、《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)合同法》及其實(shí)施條例等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際情況，特制定本規(guī)范。1.2適用范圍本規(guī)范適用于本企業(yè)及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)與全體在職員工（包括正式員工、試用期員工、勞務(wù)派遣員工及其他用工形式的人員）的勞動(dòng)合同管理及員工花名冊(cè)的建立與維護(hù)。1.3基本原則勞動(dòng)合同及員工花名冊(cè)管理遵循合法合規(guī)、真實(shí)準(zhǔn)確、及時(shí)規(guī)范、動(dòng)態(tài)管理、安全保密的原則。企業(yè)與員工訂立、履行、變更、解除或者終止勞動(dòng)合同，均應(yīng)遵守本規(guī)范及相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。第二章勞動(dòng)合同管理2.1勞動(dòng)合同的訂立2.1.1合同文本勞動(dòng)合同文本應(yīng)采用符合國(guó)家法律法規(guī)要求的標(biāo)準(zhǔn)文本，企業(yè)可根據(jù)自身特點(diǎn)及崗位需求，在法定框架內(nèi)補(bǔ)充約定相應(yīng)條款。補(bǔ)充條款不得違反法律強(qiáng)制性規(guī)定，并應(yīng)向員工明確說明。2.1.2訂立時(shí)間與流程企業(yè)應(yīng)在用工之日起一個(gè)月內(nèi)與員工訂立書面勞動(dòng)合同。人力資源部門負(fù)責(zé)勞動(dòng)合同的具體組織與簽訂工作。流程包括：向員工提供勞動(dòng)合同文本并進(jìn)行必要解釋、員工閱讀確認(rèn)、雙方協(xié)商一致后簽字蓋章、合同文本歸檔。2.1.3合同內(nèi)容勞動(dòng)合同應(yīng)明確約定以下主要內(nèi)容：（一）用人單位的名稱、住所和法定代表人或者主要負(fù)責(zé)人；（二）勞動(dòng)者的姓名、住址和居民身份證或者其他有效身份證件號(hào)碼；（三）勞動(dòng)合同期限；（四）工作內(nèi)容和工作地點(diǎn)；（五）工作時(shí)間和休息休假；（六）勞動(dòng)報(bào)酬；（七）社會(huì)保險(xiǎn)；（八）勞動(dòng)保護(hù)、勞動(dòng)條件和職業(yè)危害防護(hù)；（九）法律、法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)納入勞動(dòng)合同的其他事項(xiàng)。除前款規(guī)定的必備條款外，企業(yè)與員工可以約定試用期、培訓(xùn)、保守秘密、補(bǔ)充保險(xiǎn)和福利待遇等其他事項(xiàng)。2.1.4試用期約定試用期應(yīng)嚴(yán)格按照法律法規(guī)規(guī)定與勞動(dòng)合同期限相匹配，同一用人單位與同一勞動(dòng)者只能約定一次試用期。試用期工資不得低于本單位相同崗位最低檔工資或者勞動(dòng)合同約定工資的百分之八十，并不得低于企業(yè)所在地的最低工資標(biāo)準(zhǔn)。試用期內(nèi)，企業(yè)應(yīng)對(duì)員工進(jìn)行考核評(píng)估。2.2勞動(dòng)合同的履行與變更2.2.1合同履行企業(yè)與員工應(yīng)按照勞動(dòng)合同的約定，全面履行各自的義務(wù)。企業(yè)應(yīng)按時(shí)足額支付勞動(dòng)報(bào)酬，提供必要的勞動(dòng)條件和勞動(dòng)保護(hù)；員工應(yīng)遵守企業(yè)規(guī)章制度，認(rèn)真履行工作職責(zé)。2.2.2合同變更因生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要或員工個(gè)人情況變化，確需變更勞動(dòng)合同內(nèi)容的（如工作崗位、工作地點(diǎn)、勞動(dòng)報(bào)酬等），應(yīng)由雙方協(xié)商一致，并采用書面形式變更勞動(dòng)合同。變更后的勞動(dòng)合同文本由雙方各執(zhí)一份。未經(jīng)雙方協(xié)商一致，任何一方不得單方面變更勞動(dòng)合同約定內(nèi)容。2.3勞動(dòng)合同的解除與終止2.3.1合同解除勞動(dòng)合同的解除分為協(xié)商解除、員工單方解除和企業(yè)單方解除。企業(yè)單方解除勞動(dòng)合同，必須符合法律法規(guī)規(guī)定的情形，并履行相應(yīng)的程序，如提前通知、工會(huì)程序等。解除勞動(dòng)合同時(shí)，應(yīng)向員工出具解除勞動(dòng)合同的證明，并在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理檔案和社會(huì)保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移手續(xù)。2.3.2合同終止勞動(dòng)合同期滿、員工達(dá)到法定退休年齡、員工死亡或被人民法院宣告死亡或宣告失蹤、企業(yè)被依法宣告破產(chǎn)、企業(yè)被吊銷營(yíng)業(yè)執(zhí)照、責(zé)令關(guān)閉、撤銷或者企業(yè)決定提前解散等情形下，勞動(dòng)合同終止。企業(yè)應(yīng)在終止勞動(dòng)合同時(shí)出具終止勞動(dòng)合同的證明，并辦理相關(guān)手續(xù)。2.3.3經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償與賠償符合法律法規(guī)規(guī)定情形的勞動(dòng)合同解除或終止，企業(yè)應(yīng)依法向員工支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。員工違反法律法規(guī)規(guī)定或勞動(dòng)合同約定解除勞動(dòng)合同，給企業(yè)造成損失的，應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任。2.4勞動(dòng)合同的續(xù)訂與歸檔2.4.1合同續(xù)訂勞動(dòng)合同期滿前，人力資源部門應(yīng)提前對(duì)員工的工作表現(xiàn)、考核結(jié)果及崗位需求進(jìn)行評(píng)估，就是否續(xù)訂勞動(dòng)合同與員工進(jìn)行溝通。雙方同意續(xù)訂的，應(yīng)在原勞動(dòng)合同期滿前辦理續(xù)訂手續(xù)。2.4.2合同歸檔勞動(dòng)合同簽訂后，原件應(yīng)由人力資源部門統(tǒng)一保管，建立勞動(dòng)合同臺(tái)賬。合同履行過程中的變更、解除、終止等相關(guān)文件材料，應(yīng)與原合同一并歸檔。勞動(dòng)合同檔案的保管期限應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定。第三章員工花名冊(cè)管理3.1花名冊(cè)的建立人力資源部門是員工花名冊(cè)的歸口管理部門，應(yīng)在員工入職后及時(shí)為其建立花名冊(cè)信息?；麅?cè)應(yīng)包含但不限于以下基本信息：?jiǎn)T工姓名、性別、出生日期、民族、身份證號(hào)碼、戶籍所在地及現(xiàn)住址、聯(lián)系方式、政治面貌、學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職稱、入職日期、勞動(dòng)合同期限、崗位名稱、部門、工資等級(jí)、社會(huì)保險(xiǎn)及住房公積金繳納情況、聯(lián)系方式、緊急聯(lián)系人及聯(lián)系方式、離職日期（如有）等。3.2信息采集與核實(shí)花名冊(cè)信息的采集應(yīng)以員工入職時(shí)提交的真實(shí)、有效證件和材料為依據(jù)。人力資源部門應(yīng)對(duì)員工提供的信息進(jìn)行認(rèn)真核實(shí)，確保準(zhǔn)確無誤。對(duì)于關(guān)鍵信息（如身份證號(hào)碼、學(xué)歷學(xué)位等），必要時(shí)可通過適當(dāng)途徑進(jìn)行查驗(yàn)。3.3動(dòng)態(tài)維護(hù)與更新員工花名冊(cè)實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。當(dāng)員工個(gè)人信息發(fā)生變更（如住址變動(dòng)、聯(lián)系方式更改、學(xué)歷提升、職稱評(píng)定、崗位調(diào)整、獎(jiǎng)懲情況、婚姻狀況等），或發(fā)生入職、轉(zhuǎn)正、調(diào)動(dòng)、晉升、降職、離職、退休等情形時(shí)，人力資源部門應(yīng)在相關(guān)事項(xiàng)發(fā)生后及時(shí)更新花名冊(cè)信息，確保信息的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。各部門應(yīng)積極配合人力資源部門，及時(shí)報(bào)送員工變動(dòng)信息。3.4信息保管與保密員工花名冊(cè)信息屬于企業(yè)重要人力資源數(shù)據(jù)，也是員工個(gè)人敏感信息。人力資源部門應(yīng)建立嚴(yán)格的保管制度，采用電子檔案與紙質(zhì)檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行管理。電子檔案應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限，防止信息泄露、丟失或被篡改。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放于安全地點(diǎn)。相關(guān)工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露、傳播員工個(gè)人信息。3.5花名冊(cè)的應(yīng)用與查詢員工花名冊(cè)是企業(yè)人力資源規(guī)劃、統(tǒng)計(jì)分析、薪酬福利發(fā)放、社會(huì)保險(xiǎn)辦理等工作的重要依據(jù)。企業(yè)內(nèi)部因工作需要查詢花名冊(cè)信息的，應(yīng)履行相應(yīng)的審批手續(xù)。外部單位（如政府部門）因公務(wù)需要查詢的，應(yīng)出具有效證明文件，并按規(guī)定程序辦理。第四章管理責(zé)任與監(jiān)督檢查4.1管理責(zé)任人力資源部門是勞動(dòng)合同及員工花名冊(cè)管理的直接責(zé)任部門，負(fù)責(zé)本規(guī)范的組織實(shí)施、指導(dǎo)和監(jiān)督。各部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門員工勞動(dòng)合同的履行情況及所提供信息的真實(shí)性負(fù)有管理責(zé)任。全體員工應(yīng)配合企業(yè)做好勞動(dòng)合同及花名冊(cè)信息的管理工作，如實(shí)提供相關(guān)信息并及時(shí)報(bào)告信息變更情況。4.2監(jiān)督檢查企業(yè)應(yīng)定期或不定期對(duì)勞動(dòng)合同及員工花名冊(cè)管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容包括但不限于：勞動(dòng)合同的簽訂率、規(guī)范性、履行情況，花名冊(cè)信息的完整性、準(zhǔn)確性、更新及時(shí)性等。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)通報(bào)并督促整改。4.3責(zé)任追究對(duì)于在勞動(dòng)合同及員工花名冊(cè)管理工作中出現(xiàn)失職、瀆職行為，或因管理不當(dāng)導(dǎo)致企業(yè)或員工合法權(quán)益受損、造成不良影響或經(jīng)濟(jì)損失的，企業(yè)將視情節(jié)輕重對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育、通報(bào)批評(píng)直至紀(jì)律處分；構(gòu)成違法的，將依法追究法律責(zé)任。第五章附則5.1術(shù)語(yǔ)解釋本規(guī)范所稱“企業(yè)”指本公司及其所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)。本規(guī)范所稱“員工”指與本企業(yè)建立勞動(dòng)關(guān)系的所有人員。5.2規(guī)范解釋本規(guī)范由企業(yè)人力資源部門負(fù)責(zé)解釋。5.3施行日期