行政文件歸檔管理制度文檔分類與存儲通用工具模板一、制度概述本制度旨在規(guī)范企業(yè)行政文件的分類、歸檔、存儲及管理工作，保證文件的完整性、安全性及可追溯性，提高行政工作效率，滿足合規(guī)性要求。適用于公司各部門在日常運(yùn)營中形成的各類行政文件，包括但不限于綜合管理、人事、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)、法務(wù)等領(lǐng)域的紙質(zhì)及電子文件。二、制度適用范圍與核心目標(biāo)（一）適用范圍文件類型：涵蓋公司各類行政性文件，如會議紀(jì)要、通知通報(bào)、請示報(bào)告、規(guī)章制度、合同協(xié)議、人事檔案、財(cái)務(wù)憑證、資產(chǎn)臺賬、審計(jì)報(bào)告等。責(zé)任主體：公司各部門為文件歸檔的第一責(zé)任部門，行政部統(tǒng)籌監(jiān)督，檔案管理員負(fù)責(zé)具體執(zhí)行。文件形式：包括紙質(zhì)文件、電子文檔（含郵件、掃描件、辦公系統(tǒng)的文件等）及聲像資料（如會議錄音、照片等）。（二）核心目標(biāo)規(guī)范文件分類標(biāo)準(zhǔn)，保證同類文件集中管理；明確歸檔流程，避免文件遺漏或丟失；優(yōu)化存儲方式，保障文件安全與長期可讀性；建立高效檢索機(jī)制，提升文件查閱效率；符合《檔案法》及行業(yè)監(jiān)管要求，規(guī)避合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。三、行政文件歸檔全流程操作指引（一）第一步：文件收集與移交收集責(zé)任：各部門在文件辦理完畢后3個(gè)工作日內(nèi)，由經(jīng)辦人*整理文件正本（含附件），保證內(nèi)容完整、字跡清晰（紙質(zhì)文件無涂改、破損，電子文件無病毒）。移交要求：紙質(zhì)文件：填寫《文件移交清單》（一式兩份），注明文件標(biāo)題、形成日期、頁數(shù)、密級等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，連同文件一并提交至行政部檔案管理員某；電子文件：通過公司辦公系統(tǒng)“檔案管理模塊”，或刻錄至光盤/存儲U盤（標(biāo)注文件名稱及歸檔編號），同步提交電子版《文件移交清單》。交接確認(rèn)：檔案管理員*某核對文件與清單信息一致后，雙方簽字確認(rèn)，各自留存一份清單備查。（二）第二步：文件分類與編號分類標(biāo)準(zhǔn)：采用“年度-部門-問題級-保管期限”四級分類法，具體一級分類（年度）：以文件形成自然年度為單位，如“2024年”；二級分類（部門）：按文件形成部門劃分，代碼為部門名稱首字母縮寫（如行政部-XZ、人事部-RS、財(cái)務(wù)部-CW）；三級分類（問題級）：按文件內(nèi)容主題細(xì)分，參考《行政文件分類表》（見附件1），如“綜合管理類-會議紀(jì)要（01）”“人事管理類-勞動合同（02）”；四級分類（保管期限）：分為永久（Y）、長期（C，10年以上）、短期（D，10年及以下）。編號規(guī)則：紙質(zhì)文件編號格式：年度-部門代碼-問題級代碼-流水號-保管期限示例：2024-XZ-01-001-Y（2024年行政部會議紀(jì)要第1號，永久保管）電子文件編號格式：在紙質(zhì)編號后加“-D”，如2024-XZ-01-001-D分類操作：檔案管理員*某根據(jù)上述標(biāo)準(zhǔn)，對移交文件逐一分類、編號，并在文件右上角（紙質(zhì)）或文件名首部（電子）標(biāo)注編號。（三）第三步：文件整理與裝訂紙質(zhì)文件整理：去除文件中的金屬夾、回形針等易銹蝕物品，修復(fù)破損頁面（使用檔案修復(fù)膠帶）；按編號順序排列，檢查頁碼是否連續(xù)，缺失頁需由經(jīng)辦人*補(bǔ)充說明并簽字；采用“三孔一線”裝訂方式（左側(cè)裝訂，距左邊緣2.5cm，三個(gè)孔均勻分布），加裝統(tǒng)一規(guī)格檔案卷皮（填寫標(biāo)題、編號、日期、部門等信息）。電子文件整理：按編號創(chuàng)建文件夾（如“2024-XZ-01會議紀(jì)要”），將電子文件存入對應(yīng)文件夾；文件名格式：編號-文件標(biāo)題-形成日期（如“2024-XZ-01年度工作總結(jié)會議紀(jì)要”）；檢查電子文件可讀性，保證格式為PDF、DOC、XLS等通用格式，加密文件需解密后歸檔。（四）第四步：文件登記與入庫登記造冊：紙質(zhì)文件：錄入《文件歸檔總臺賬》（見附件2），記錄歸檔編號、文件標(biāo)題、形成部門、形成日期、頁數(shù)、密級、存放位置（檔案柜-層數(shù)-格子）、移交人、移交日期等信息；電子文件：同步錄入《電子文件歸檔登記表》（見附件3），注明存儲路徑、備份情況及訪問權(quán)限。入庫存儲：紙質(zhì)文件：按編號順序存入專用檔案柜，檔案柜標(biāo)簽標(biāo)注“年度-部門-問題級”（如“2024-XZ-01會議紀(jì)要”），檔案庫房配備溫濕度計(jì)（溫度14-24℃，濕度45-60%）、防火柜、防蟲劑等設(shè)施；電子文件：存儲于公司服務(wù)器專用檔案分區(qū)，每周進(jìn)行增量備份，每月進(jìn)行全量備份（備份介質(zhì)包括移動硬盤及云端存儲），備份文件需加密并標(biāo)注備份日期。（五）第五步：文件借閱與利用借閱申請：內(nèi)部員工因工作需要借閱文件，需填寫《文件借閱申請表》（見附件4），說明借閱理由、文件名稱、借閱期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*審批；涉密文件（如未公開合同、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)）需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*某審批，借閱期限不超過3天；外部單位借閱需持單位介紹信，經(jīng)行政部*經(jīng)理及總經(jīng)理審批。借閱管理：檔案管理員*某核對審批手續(xù)后，登記借閱信息（借閱人、借閱日期、歸還日期等），紙質(zhì)文件需當(dāng)面清點(diǎn)無誤后借出；借閱人不得涂改、抽取、復(fù)制、摘抄文件（特殊情況需經(jīng)審批），歸還時(shí)檔案管理員檢查文件完整性，確認(rèn)無誤后簽字收回；電子文件借閱需通過辦公系統(tǒng)申請，審批通過后授予在線查看權(quán)限，禁止（經(jīng)審批可的，需添加水?。?。（六）第六步：文件鑒定與銷毀鑒定流程：檔案管理員*某每年年底對到期文件進(jìn)行鑒定，編制《文件銷毀清冊》（見附件5），注明文件名稱、歸檔編號、形成日期、頁數(shù)、保管期限、銷毀理由；由行政部經(jīng)理、法務(wù)部某及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成鑒定小組，對清冊內(nèi)容進(jìn)行審核，確認(rèn)無保存價(jià)值后報(bào)總經(jīng)理審批。銷毀執(zhí)行：紙質(zhì)文件：由兩人以上（含檔案管理員、行政部*代表）監(jiān)銷，使用碎紙機(jī)粉碎，監(jiān)銷人需在《文件銷毀審批表》（見附件6）簽字確認(rèn)；電子文件：徹底刪除服務(wù)器及備份介質(zhì)中的文件，并填寫《電子文件銷毀記錄》，注明刪除時(shí)間、操作人、監(jiān)銷人；銷毀過程需全程記錄，相關(guān)審批表及記錄保存期限不少于10年。四、常用管理模板與表單附件1：行政文件分類表（示例）一級分類二級分類三級分類（問題級）代碼保管期限綜合管理行政部會議紀(jì)要01永久/長期通知通報(bào)02短期規(guī)章制度03長期人事管理人事部勞動合同01永久員工檔案02永久培訓(xùn)記錄03長期財(cái)務(wù)管理財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)報(bào)表01長期報(bào)銷憑證02短期審計(jì)報(bào)告03永久附件2：文件歸檔總臺賬（示例）歸檔編號文件標(biāo)題形成部門形成日期頁數(shù)密級存放位置移交人移交日期備注2024-XZ-01-001-Y年度工作總結(jié)會議紀(jì)要行政部2024-01-155內(nèi)部A柜-2層-3格張*2024-01-18含附件2份2024-RS-02-005-C李*勞動合同人事部2024-02-203內(nèi)部B柜-1層-5格劉*2024-02-22-附件3：電子文件歸檔登記表（示例）歸檔編號文件標(biāo)題存儲路徑備份情況訪問權(quán)限歸檔日期備注2024-CW-01-002-D2024年第一季度財(cái)務(wù)報(bào)表服務(wù)器/檔案/2024/CW/012024-04-01全量備份財(cái)務(wù)部可查看2024-04-01含Excel及PDF版2024-FW-03-001-D供應(yīng)商合作協(xié)議服務(wù)器/檔案/2024/FW/032024-03-15增量備份法務(wù)部、行政部可查看2024-03-18加密密碼：*附件4：文件借閱申請表（示例）借閱人部門借閱日期歸還日期王*市場部2024-05-102024-05-15文件名稱及編號年度工作總結(jié)會議紀(jì)要（2024-XZ-01-001-Y）借閱理由編制部門季度工作總結(jié)審批意見部門負(fù)責(zé)人：（簽字）分管領(lǐng)導(dǎo)：（簽字，涉密文件需填寫）檔案管理員意見文件已借出，歸還時(shí)檢查完整性：*（簽字）附件5：文件銷毀清冊（示例）序號文件名稱歸檔編號形成日期頁數(shù)保管期限銷毀理由審批人12022年辦公用品采購清單2022-XZ-04-010-D2022-12-058短期保管期限已滿*（行政部經(jīng)理）2臨時(shí)會議通知（2023年）2023-XZ-02-005-D2023-03-102短期無保存價(jià)值*（行政部經(jīng)理）附件6：文件銷毀審批表（示例）銷毀文件清單名稱《2022年度短期文件銷毀清冊》銷毀日期2024-06-15銷毀理由保管期限已滿，經(jīng)鑒定無保存價(jià)值鑒定小組意見經(jīng)審核，該批文件符合銷毀條件，同意銷毀。成員：（行政部）、（法務(wù)部）、*（財(cái)務(wù)部）總經(jīng)理審批同意銷毀。*（簽字）監(jiān)銷人簽字（檔案管理員）、（行政部代表）五、執(zhí)行過程中的關(guān)鍵管理要點(diǎn)（一）保密管理涉密文件（如未公開合同、核心財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、高管人事檔案）需單獨(dú)存放，檔案柜加裝密碼鎖，鑰匙由檔案管理員某及行政部經(jīng)理分別保管；涉密文件借閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*某審批，借閱范圍限定于工作必需人員，借閱后及時(shí)歸還；禁止在非保密設(shè)備上處理、存儲涉密文件，電子涉密文件需加密傳輸。（二）及時(shí)性與準(zhǔn)確性各部門須在文件辦理完畢后3日內(nèi)移交，檔案管理員*某每周對逾期未移交文件進(jìn)行催收；分類編號需嚴(yán)格遵循標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理員*某定期對已歸檔文件進(jìn)行復(fù)核，保證無錯編、漏編；電子文件需與紙質(zhì)文件同步歸檔，避免“只歸紙質(zhì)不歸電子”或“只歸電子不歸紙質(zhì)”。（三）存儲環(huán)境維護(hù)檔案庫房實(shí)行“雙人雙鎖”管理，非檔案管理員某進(jìn)入需經(jīng)行政部經(jīng)理批準(zhǔn)；每日記錄庫房溫濕度（上午、下午各一次），超出范圍需及時(shí)采取措施（如開啟除濕機(jī)、空調(diào)）；定期檢查檔案柜、消防設(shè)備、防蟲劑等，保證設(shè)施完好，每季度進(jìn)行一次全面清潔。（四）人員培訓(xùn)與責(zé)任追究行政部每年組織1-2次檔案管理培訓(xùn)，內(nèi)容包括制度解讀、分類標(biāo)準(zhǔn)、操作流程等，各部門負(fù)責(zé)人及經(jīng)辦人必須參加；對