企業(yè)采購(gòu)管理流程與審批模板一、引言為規(guī)范企業(yè)采購(gòu)行為，保證采購(gòu)活動(dòng)的合規(guī)性、經(jīng)濟(jì)性和效率，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本采購(gòu)管理流程與審批模板。本模板涵蓋從采購(gòu)需求提出到最終付款結(jié)算的全流程，適用于各類企業(yè)日常采購(gòu)業(yè)務(wù)，企業(yè)可根據(jù)自身規(guī)模、行業(yè)特點(diǎn)及管理需求調(diào)整具體環(huán)節(jié)和審批權(quán)限。二、適用范圍與應(yīng)用場(chǎng)景（一）適用企業(yè)類型本模板適用于中小型企業(yè)、集團(tuán)子公司、事業(yè)單位及各類組織的采購(gòu)管理部門，涵蓋生產(chǎn)型企業(yè)原材料采購(gòu)、服務(wù)型企業(yè)服務(wù)外包采購(gòu)、行政型企業(yè)辦公用品采購(gòu)等多種場(chǎng)景。（二）適用采購(gòu)類型日常采購(gòu)：辦公耗材、低值易耗品、后勤服務(wù)（如保潔、維修）等常規(guī)性采購(gòu)；生產(chǎn)/運(yùn)營(yíng)采購(gòu)：原材料、零部件、設(shè)備配件等直接影響生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的物資采購(gòu)；項(xiàng)目采購(gòu)：專項(xiàng)項(xiàng)目所需設(shè)備、技術(shù)支持、工程服務(wù)等一次性或階段性采購(gòu)；固定資產(chǎn)采購(gòu)：辦公設(shè)備、生產(chǎn)設(shè)備、運(yùn)輸工具等單價(jià)較高、使用周期長(zhǎng)的資產(chǎn)采購(gòu)。（三）特殊場(chǎng)景應(yīng)用緊急采購(gòu)：因突發(fā)情況（如設(shè)備故障、生產(chǎn)急需）需縮短流程的采購(gòu)，需注明緊急原因并經(jīng)更高層級(jí)審批；戰(zhàn)略采購(gòu)：長(zhǎng)期合作供應(yīng)商、框架協(xié)議采購(gòu)，可簡(jiǎn)化重復(fù)審批環(huán)節(jié)，重點(diǎn)聚焦價(jià)格與條款審核；小額采購(gòu)：?jiǎn)喂P金額低于規(guī)定閾值（如2000元）的采購(gòu)，可合并審批或采用線上快批流程。三、采購(gòu)管理全流程操作步驟（一）第一步：采購(gòu)需求提出與部門初審操作主體：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部、項(xiàng)目部）操作流程：填寫《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，明確采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、用途、到貨時(shí)間等關(guān)鍵信息，并附相關(guān)支撐材料（如技術(shù)參數(shù)圖紙、項(xiàng)目立項(xiàng)批文、庫(kù)存盤點(diǎn)表等）。部門負(fù)責(zé)人初審：需求部門負(fù)責(zé)人審核采購(gòu)需求的必要性、合理性及預(yù)算匹配度，簽字確認(rèn)后提交至采購(gòu)部。關(guān)鍵輸出：《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》（附件1）及相關(guān)支撐材料。（二）第二步：采購(gòu)部需求復(fù)核與預(yù)算核查操作主體：采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部操作流程：需求復(fù)核：采購(gòu)部對(duì)《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》中的規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等技術(shù)參數(shù)進(jìn)行審核，保證描述清晰、可執(zhí)行；對(duì)市場(chǎng)常規(guī)品類提出采購(gòu)建議（如標(biāo)準(zhǔn)替代型號(hào)）。預(yù)算核查：財(cái)務(wù)部同步核查采購(gòu)申請(qǐng)是否在年度/月度預(yù)算額度內(nèi)，對(duì)超預(yù)算申請(qǐng)需需求部門說(shuō)明原因并提交額外預(yù)算審批。特殊情況：若需求不明確或預(yù)算不足，采購(gòu)部與需求部門溝通調(diào)整，補(bǔ)充材料后重新提交。（三）第三步：采購(gòu)方式確定與供應(yīng)商選擇操作主體：采購(gòu)部、需求部門、審計(jì)監(jiān)察部（如需）操作流程：確定采購(gòu)方式：根據(jù)采購(gòu)金額、品類風(fēng)險(xiǎn)及企業(yè)制度，選擇以下采購(gòu)方式：詢價(jià)采購(gòu)：?jiǎn)喂P金額5000-50000元的標(biāo)準(zhǔn)品，至少向3家合格供應(yīng)商詢價(jià)，形成《詢價(jià)比價(jià)表》；招標(biāo)采購(gòu)：?jiǎn)喂P金額50000元以上或涉及重大項(xiàng)目的采購(gòu)，采用公開招標(biāo)或邀請(qǐng)招標(biāo)，需遵循《招標(biāo)投標(biāo)法》及企業(yè)招標(biāo)管理辦法；單一來(lái)源采購(gòu)：僅能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)（如專利產(chǎn)品、緊急維修），需提供唯一性說(shuō)明并經(jīng)總經(jīng)理審批；框架協(xié)議采購(gòu)：對(duì)于長(zhǎng)期重復(fù)采購(gòu)的品類（如辦公用品），可與供應(yīng)商簽訂年度框架協(xié)議，按月/季度下單。供應(yīng)商篩選：優(yōu)先選擇在《合格供應(yīng)商名錄》內(nèi)的供應(yīng)商；新供應(yīng)商需提交營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證明、產(chǎn)品檢測(cè)報(bào)告等材料，經(jīng)采購(gòu)部、需求部門聯(lián)合評(píng)審后入庫(kù)。關(guān)鍵輸出：《詢價(jià)比價(jià)表》《招標(biāo)評(píng)審報(bào)告》《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》等。（四）第四步：采購(gòu)合同擬定與審批操作主體：采購(gòu)部、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、總經(jīng)理操作流程：擬定合同：采購(gòu)部根據(jù)談判結(jié)果，使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板擬定采購(gòu)合同，明確標(biāo)的物名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。部門會(huì)簽：法務(wù)部審核合同條款的合規(guī)性、法律風(fēng)險(xiǎn)；財(cái)務(wù)部審核價(jià)格、付款方式與預(yù)算、財(cái)務(wù)制度的匹配度；需求部門審核技術(shù)參數(shù)與交付要求的符合性。最終審批：根據(jù)合同金額及審批權(quán)限，報(bào)部門總監(jiān)、總經(jīng)理或董事會(huì)審批（如：10萬(wàn)元以下由總經(jīng)理審批，10萬(wàn)元以上需董事會(huì)審批）。關(guān)鍵輸出：經(jīng)審批的《采購(gòu)合同》（一式三份，采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部、供應(yīng)商各執(zhí)一份）。（五）第五步：訂單下達(dá)與訂單執(zhí)行操作主體：采購(gòu)部、供應(yīng)商操作流程：下達(dá)訂單：審批通過(guò)后，采購(gòu)部向供應(yīng)商簽發(fā)《采購(gòu)訂單》，明確交貨時(shí)間、地點(diǎn)、運(yùn)輸方式及聯(lián)系人，同步跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨進(jìn)度。進(jìn)度跟蹤：采購(gòu)部定期與供應(yīng)商溝通，保證按期交付；若遇延遲風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)協(xié)調(diào)或啟動(dòng)備選方案，并通知需求部門。關(guān)鍵輸出：《采購(gòu)訂單》、供應(yīng)商生產(chǎn)進(jìn)度反饋記錄。（六）第六步：貨物/服務(wù)驗(yàn)收與差異處理操作主體：需求部門、采購(gòu)部、質(zhì)檢部（如需）操作流程：現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收：貨物送達(dá)后，需求部門聯(lián)合采購(gòu)部、質(zhì)檢部（涉及質(zhì)量檢測(cè)時(shí)）對(duì)照《采購(gòu)訂單》《合同》進(jìn)行驗(yàn)收：數(shù)量驗(yàn)收：清點(diǎn)實(shí)物數(shù)量與訂單是否一致；質(zhì)量驗(yàn)收：檢查規(guī)格型號(hào)、外觀、功能是否符合要求，必要時(shí)送檢或提供第三方檢測(cè)報(bào)告；服務(wù)驗(yàn)收：服務(wù)類項(xiàng)目需對(duì)照服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收成果（如維修完成后的設(shè)備運(yùn)行報(bào)告）。填寫驗(yàn)收單：驗(yàn)收合格后，三方共同簽字確認(rèn)《物品驗(yàn)收單》（附件2）；若存在數(shù)量不符、質(zhì)量問(wèn)題，需在驗(yàn)收單中注明差異，并要求供應(yīng)商在3個(gè)工作日內(nèi)處理（補(bǔ)貨、退貨或折價(jià)）。關(guān)鍵輸出：《物品驗(yàn)收單》（合格/不合格）、差異處理記錄。（七）第七步：發(fā)票核對(duì)與付款申請(qǐng)操作主體：財(cái)務(wù)部、采購(gòu)部操作流程：發(fā)票接收：供應(yīng)商開具合規(guī)增值稅發(fā)票，采購(gòu)部核對(duì)發(fā)票信息（抬頭、稅號(hào)、金額、商品名稱）與《采購(gòu)訂單》《驗(yàn)收單》是否一致。付款申請(qǐng)：采購(gòu)部整理發(fā)票、訂單、驗(yàn)收單等全套資料，填寫《付款審批單》（附件3），按審批流程提交財(cái)務(wù)部及管理層審批。資金支付：財(cái)務(wù)部審批通過(guò)后，通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬或承兌匯票等方式支付款項(xiàng)，并在付款后3個(gè)工作日內(nèi)更新應(yīng)付賬款臺(tái)賬。關(guān)鍵輸出：《付款審批單》、發(fā)票、付款憑證。（八）第八步：采購(gòu)檔案歸檔操作主體：采購(gòu)部、行政部操作流程：采購(gòu)活動(dòng)結(jié)束后，采購(gòu)部將《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》《詢價(jià)比價(jià)表》《采購(gòu)合同》《訂單》《驗(yàn)收單》《付款審批單》等資料整理成冊(cè)，交行政部歸檔保存，保存期限不少于5年（涉及固定資產(chǎn)或重大項(xiàng)目檔案保存期限不少于10年）。四、核心模板表格附件1：采購(gòu)需求申請(qǐng)表申購(gòu)部門申購(gòu)日期年月日申請(qǐng)人聯(lián)系方式采購(gòu)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)需求數(shù)量預(yù)估單價(jià)預(yù)算總價(jià)用途說(shuō)明到貨時(shí)間要求年月日前緊急程度□普通□緊急□特急附件清單□技術(shù)參數(shù)□圖紙□立項(xiàng)批文□其他：部門負(fù)責(zé)人審批意見：簽字：日期：采購(gòu)部審核意見：簽字：日期：財(cái)務(wù)部審核意見：簽字：日期總經(jīng)理審批意見：簽字：日期附件2：物品驗(yàn)收單驗(yàn)收日期年月日驗(yàn)收地點(diǎn)供應(yīng)商名稱采購(gòu)訂單號(hào)物品名稱規(guī)格型號(hào)應(yīng)收數(shù)量實(shí)收數(shù)量驗(yàn)收結(jié)果□合格□不合格（差異說(shuō)明：）質(zhì)量檢測(cè)□通過(guò)□不通過(guò)（檢測(cè)報(bào)告編號(hào)：）需求部門驗(yàn)收簽字：日期：采購(gòu)部驗(yàn)收簽字：日期：質(zhì)檢部驗(yàn)收（如需）簽字：日期：處理意見□入庫(kù)□退貨□折價(jià)（金額：）附件3：付款審批單供應(yīng)商名稱付款方式□轉(zhuǎn)賬□承兌□現(xiàn)金采購(gòu)合同號(hào)申請(qǐng)日期年月日付款金額（大寫）付款金額（小寫）付款事由□貨款□預(yù)付款□質(zhì)保金□其他：附件清單□發(fā)票□驗(yàn)收單□合同□訂單□其他：采購(gòu)部意見簽字：日期：財(cái)務(wù)部意見簽字：日期：總經(jīng)理審批意見：簽字：日期：董事會(huì)審批（如需）意見：簽字：日期：五、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）預(yù)算控制與審批權(quán)限采購(gòu)申請(qǐng)必須控制在年度預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算采購(gòu)需提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，經(jīng)財(cái)務(wù)部及總經(jīng)理審批后方可執(zhí)行；嚴(yán)格執(zhí)行分級(jí)審批制度，明確不同金額的審批權(quán)限（如：5000元以下由采購(gòu)部經(jīng)理審批，5000-50000元由分管副總審批，50000元以上由總經(jīng)理審批），嚴(yán)禁越權(quán)審批。（二）供應(yīng)商管理風(fēng)險(xiǎn)建立《合格供應(yīng)商名錄》，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行績(jī)效評(píng)估（包括價(jià)格、質(zhì)量、交期、服務(wù)等），評(píng)估不合格的供應(yīng)商及時(shí)清退；禁止與未經(jīng)審核的供應(yīng)商開展合作，尤其關(guān)注供應(yīng)商的資質(zhì)真實(shí)性（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、3C認(rèn)證等）。（三）合同與驗(yàn)收合規(guī)性合同條款需完整、明確，避免模糊表述（如“盡快交貨”“質(zhì)量良好”等），違約責(zé)任需量化；驗(yàn)收環(huán)節(jié)需需求部門、采購(gòu)部、質(zhì)檢部共同參與，嚴(yán)禁單人驗(yàn)收或“先付款后驗(yàn)收”，杜絕不合格產(chǎn)品入庫(kù)。（四）檔案與信息保密采購(gòu)全過(guò)程資料需妥善保管，保證可追溯性，嚴(yán)禁遺失或損毀；涉及商業(yè)秘密的采購(gòu)信息（如供應(yīng)商報(bào)價(jià)、核心技術(shù)參數(shù)）需嚴(yán)格保密，嚴(yán)禁泄露給無(wú)關(guān)人員。（五）廉潔與反舞弊采購(gòu)人員需遵守廉潔從業(yè)規(guī)定，禁止收受供應(yīng)商回扣、禮品或接受宴請(qǐng)；發(fā)覺采購(gòu)過(guò)程中的違規(guī)行為（如圍標(biāo)、串標(biāo)、虛假采購(gòu)），需及時(shí)向?qū)?/p>