合同管理與審批標(biāo)準(zhǔn)化流程模板一、適用范圍與核心價(jià)值本模板適用于各類企業(yè)（中小型企業(yè)、集團(tuán)化公司、事業(yè)單位等）的合同全生命周期管理，涵蓋采購(gòu)、銷售、服務(wù)、租賃、合作等類型合同的標(biāo)準(zhǔn)化審批流程。通過明確各環(huán)節(jié)職責(zé)、規(guī)范操作動(dòng)作、統(tǒng)一輸出標(biāo)準(zhǔn)，可實(shí)現(xiàn)合同管理的“流程化、標(biāo)準(zhǔn)化、可視化”，有效降低合同法律風(fēng)險(xiǎn)、提升審批效率、明確責(zé)任追溯，同時(shí)為企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策提供數(shù)據(jù)支撐。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解合同管理從需求發(fā)起到最終歸檔，共分為9個(gè)核心階段，每個(gè)階段明確責(zé)任主體、操作動(dòng)作及輸出成果，保證流程閉環(huán)管理。（一）需求發(fā)起與合同立項(xiàng)責(zé)任主體：業(yè)務(wù)需求部門（如采購(gòu)部、銷售部、項(xiàng)目部）核心操作動(dòng)作：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)計(jì)劃（如采購(gòu)申請(qǐng)、銷售訂單、合作項(xiàng)目），填寫《合同需求申請(qǐng)表》，明確合同目的、合作方基本信息（名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人等）、預(yù)估金額、核心需求條款（如標(biāo)的、數(shù)量、履行期限）。需求部門負(fù)責(zé)人對(duì)需求的必要性、合理性進(jìn)行初審，簽字確認(rèn)后提交至合同歸口管理部門（如行政部、法務(wù)部）。輸出成果：《合同需求申請(qǐng)表》（含部門負(fù)責(zé)人初審意見）（二）合同起草責(zé)任主體：法務(wù)部或業(yè)務(wù)部門（根據(jù)企業(yè)規(guī)模，法務(wù)部統(tǒng)一起草或業(yè)務(wù)部門起草后法務(wù)審核）核心操作動(dòng)作：起草人根據(jù)《合同需求申請(qǐng)表》，使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化合同模板（如《采購(gòu)合同模板》《服務(wù)合同模板》），結(jié)合合作方提供的基礎(chǔ)信息，擬定合同文本。合同內(nèi)容需包含核心要素：合同主體信息、標(biāo)的描述、數(shù)量/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)款/報(bào)酬及支付方式、履行期限/地點(diǎn)/方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式、附件清單等。對(duì)非標(biāo)準(zhǔn)條款或特殊需求，需在合同中備注說(shuō)明，并附相關(guān)支撐材料（如技術(shù)協(xié)議、報(bào)價(jià)單）。輸出成果：合同初稿（含起草人簽字）、標(biāo)準(zhǔn)化模板使用說(shuō)明（如有偏離）（三）業(yè)務(wù)部門初審責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人核心操作動(dòng)作：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對(duì)照《合同需求申請(qǐng)表》，審核合同初稿的“業(yè)務(wù)匹配性”，包括：標(biāo)的、數(shù)量、履行期限是否與需求一致；合作方資質(zhì)（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證）是否齊全（如需）；價(jià)款、付款方式是否符合公司定價(jià)政策及財(cái)務(wù)制度；附件材料（如技術(shù)參數(shù)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)）是否完整。審核通過后，在合同文本上簽署“業(yè)務(wù)審核意見”；如需修改，反饋至起草人調(diào)整。輸出成果：合同初審稿（含業(yè)務(wù)部門審核意見）（四）法務(wù)合規(guī)審核責(zé)任主體：法務(wù)部（或外聘法律顧問）核心操作動(dòng)作：法務(wù)專員重點(diǎn)審核合同的“合法性與合規(guī)性”，包括：合同主體是否具備完全民事行為能力（如企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)、法定代表人身份是否真實(shí)）；合同條款是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管要求；權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等，是否存在“霸王條款”；違約責(zé)任是否明確、可執(zhí)行，爭(zhēng)議解決方式（訴訟/仲裁）是否約定清晰；知識(shí)產(chǎn)權(quán)、保密條款等特殊約定是否符合企業(yè)利益。審核通過后，簽署“法務(wù)審核意見”；如存在重大法律風(fēng)險(xiǎn)，退回業(yè)務(wù)部門重新談判或起草。輸出成果：合同法務(wù)審核稿（含法務(wù)審核意見及修改建議）（五）財(cái)務(wù)審核責(zé)任主體：財(cái)務(wù)部核心操作動(dòng)作：財(cái)務(wù)專員重點(diǎn)審核合同的“財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)與資金安排”，包括：合同金額是否在預(yù)算范圍內(nèi)（如需預(yù)算審批）；價(jià)款構(gòu)成是否清晰（如含稅/不含稅、費(fèi)用明細(xì)）；付款方式、節(jié)點(diǎn)是否與公司資金政策匹配（如預(yù)付款比例、進(jìn)度款審核條件）；稅費(fèi)承擔(dān)方式是否符合稅法規(guī)定，發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）約定是否明確；涉及保函、保證金條款的，資金安排是否合理。審核通過后，簽署“財(cái)務(wù)審核意見”；如存在資金風(fēng)險(xiǎn)，提出調(diào)整建議（如降低預(yù)付款比例、增加分期付款節(jié)點(diǎn)）。輸出成果：合同財(cái)務(wù)審核稿（含財(cái)務(wù)審核意見）（六）審批決策責(zé)任主體：根據(jù)合同金額/類型分級(jí)審批（如總經(jīng)理、分管副總、董事會(huì)）核心操作動(dòng)作：合同歸口管理部門匯總業(yè)務(wù)、法務(wù)、財(cái)務(wù)審核意見，根據(jù)《合同授權(quán)審批表》的權(quán)限劃分，提交至對(duì)應(yīng)審批人。示例：金額≤10萬(wàn)元，由分管副總審批；10萬(wàn)元＜金額≤50萬(wàn)元，由總經(jīng)理審批；金額＞50萬(wàn)元或重大合同（如對(duì)外投資、并購(gòu)），提交董事會(huì)審批。審批人重點(diǎn)審核合同的“整體合理性及戰(zhàn)略匹配性”，包括是否符合公司年度經(jīng)營(yíng)目標(biāo)、合作方是否為核心戰(zhàn)略伙伴等。審批通過后，簽署“最終審批意見”；如未通過，退回需求部門重新啟動(dòng)流程。輸出成果：《合同授權(quán)審批表》（含各層級(jí)審批意見）、合同終稿（七）合同簽署責(zé)任主體：授權(quán)簽署人（法定代表人或其授權(quán)代表）、行政部（蓋章管理）核心操作動(dòng)作：授權(quán)簽署人核對(duì)合同終稿與審批意見一致后，在合同指定位置簽字（如法定代表人簽字、授權(quán)代表簽字需附《授權(quán)委托書》）。行政部（或公章管理部門）檢查審批手續(xù)是否齊全（《合同授權(quán)審批表》及各環(huán)節(jié)審核意見完整），核對(duì)合同文本與審批版本一致后，加蓋公司公章或合同專用章（騎縫章）。禁止“先蓋章后審批”或“空白章蓋章”，嚴(yán)禁越權(quán)簽署。輸出成果：簽署版合同（原件至少一式兩份，雙方各執(zhí)一份）（八）履行與跟蹤管理責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部核心操作動(dòng)作：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同履行，按約定節(jié)點(diǎn)跟蹤交付進(jìn)度（如貨物驗(yàn)收、服務(wù)完成），填寫《合同履行記錄表》，保存相關(guān)憑證（如驗(yàn)收單、簽收單）。財(cái)務(wù)部根據(jù)合同約定付款節(jié)點(diǎn)，審核履行憑證后安排付款，同步登記《合同臺(tái)賬》。如出現(xiàn)履行異常（如延遲交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)），業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)書面通知對(duì)方，協(xié)商解決方案（如違約金、解除合同），并同步法務(wù)部留存證據(jù)。輸出成果：《合同履行記錄表》、履行異常處理報(bào)告（如有）（九）歸檔與數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)責(zé)任主體：行政部（檔案管理部門）、法務(wù)部核心操作動(dòng)作：合同履行完畢或終止后，業(yè)務(wù)部門將簽署版合同、審批流程文件、履行憑證等資料整理齊全，提交至行政部。行政部按“一合同一檔”原則編號(hào)歸檔（編號(hào)規(guī)則：年份-部門-合同類型-序號(hào)，如2024-采購(gòu)-001），登記《合同歸檔臺(tái)賬》，保證檔案完整、可追溯。法務(wù)部定期匯總合同數(shù)據(jù)（如合同類型分布、金額統(tǒng)計(jì)、履行率），形成《合同管理月度/季度報(bào)表》，提交管理層參考。輸出成果：合同檔案（電子+紙質(zhì)）、《合同歸檔臺(tái)賬》、《合同管理報(bào)表》三、關(guān)鍵模板工具清單（一）合同審批流程表合同編號(hào)合同名稱對(duì)方主體合同金額（元）發(fā)起部門起草人業(yè)務(wù)審核意見法務(wù)審核意見財(cái)務(wù)審核意見審批結(jié)果簽署狀態(tài)歸檔日期2024-采-001辦公設(shè)備采購(gòu)合同科技有限公司50,000采購(gòu)部*小明需求匹配，同意條款合法，建議補(bǔ)充驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)付款方式符合財(cái)務(wù)制度總經(jīng)理批準(zhǔn)已簽署2024-03-15（二）合同基本信息表合同編號(hào)簽訂日期合同類型甲方信息乙方信息合同金額（元）履行期限主要條款摘要（標(biāo)的、支付方式）附件清單2024-銷-0022024-02-20銷售合同有限公司（統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：X）YY集團(tuán)（統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：X）200,0002024-03-01-2024-06-30銷售A產(chǎn)品100件，貨到付款30%，驗(yàn)收后付70%產(chǎn)品規(guī)格書、報(bào)價(jià)單（三）合同變更記錄表變更編號(hào)原合同編號(hào)變更內(nèi)容變更原因業(yè)務(wù)審核意見法務(wù)審核意見財(cái)務(wù)審核意見審批結(jié)果變更生效日期2024-變-0012024-采-001履行期限延長(zhǎng)15天供應(yīng)商生產(chǎn)延遲需求匹配，同意不涉及法律條款不影響付款計(jì)劃總經(jīng)理批準(zhǔn)2024-03-20四、核心風(fēng)險(xiǎn)與執(zhí)行要點(diǎn)（一）資質(zhì)審核風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：合作方不具備履約能力（如無(wú)資質(zhì)、超范圍經(jīng)營(yíng)），導(dǎo)致合同無(wú)效或無(wú)法履行。控制措施：業(yè)務(wù)部門在需求發(fā)起時(shí)需收集合作方營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證、業(yè)績(jī)證明等資質(zhì)文件，法務(wù)部審核資質(zhì)有效性，必要時(shí)通過“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”核實(shí)企業(yè)狀態(tài)。（二）條款審核風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：合同條款模糊（如“驗(yàn)收合格以甲方滿意為準(zhǔn)”）、違約責(zé)任不對(duì)等，引發(fā)爭(zhēng)議?？刂拼胧悍▌?wù)部審核時(shí)需保證條款明確、可量化（如“驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：符合ISO9001質(zhì)量體系”），違約責(zé)任對(duì)等（如雙方逾期付款的違約金比例一致），禁止使用“大概”“左右”等模糊表述。（三）審批流程風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：越權(quán)審批、漏審（如財(cái)務(wù)未審核付款條款），導(dǎo)致合同存在隱性風(fēng)險(xiǎn)?？刂拼胧簢?yán)格執(zhí)行《合同授權(quán)審批表》，明確各層級(jí)審批權(quán)限，歸口管理部門需核對(duì)審批流程完整性（業(yè)務(wù)-法務(wù)-財(cái)務(wù)-決策），缺一不可。（四）履行跟蹤風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：履行過程未記錄、異常情況未及時(shí)處理，導(dǎo)致證據(jù)缺失、損失擴(kuò)大?？?/p>