采購流程標(biāo)準(zhǔn)化操作手冊（供應(yīng)商管理版）前言本手冊旨在規(guī)范供應(yīng)商全生命周期管理流程，明確各部門職責(zé)分工，保證供應(yīng)商選擇、評估、合作及退出等環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化、合規(guī)化與高效化，通過系統(tǒng)化管理提升采購質(zhì)量、降低運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)，保障供應(yīng)鏈穩(wěn)定。本手冊適用于公司采購部、質(zhì)量部、財(cái)務(wù)部及使用部門，涵蓋原材料、零部件、服務(wù)等各類供應(yīng)商的管理場景。一、供應(yīng)商準(zhǔn)入管理流程（一）需求提出與尋源責(zé)任部門：采購部、使用部門操作內(nèi)容：使用部門根據(jù)生產(chǎn)/運(yùn)營需求，提交《物料/服務(wù)需求明細(xì)表》，明確技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付周期、數(shù)量等要求；采購部結(jié)合需求明細(xì)，通過公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、行業(yè)推薦、自主尋源等方式初步篩選潛在供應(yīng)商，形成《潛在供應(yīng)商名錄》。輸出成果：《物料/服務(wù)需求明細(xì)表》《潛在供應(yīng)商名錄》（二）資質(zhì)審核責(zé)任部門：采購部、質(zhì)量部、法務(wù)部操作內(nèi)容：采購部向潛在供應(yīng)商發(fā)放《供應(yīng)商資質(zhì)調(diào)查表》，收集營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量體系認(rèn)證（如ISO9001）、行業(yè)資質(zhì)證書、財(cái)務(wù)報(bào)表、過往合作案例（如有）等資料；質(zhì)量部審核供應(yīng)商質(zhì)量保證能力（如質(zhì)檢流程、設(shè)備配置、人員資質(zhì)）；法務(wù)部審核供應(yīng)商合規(guī)性（如無重大訴訟、無失信記錄、符合行業(yè)法規(guī)要求）。輸出成果：《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》（需采購、質(zhì)量、法務(wù)三方簽字確認(rèn)）（三）現(xiàn)場考察責(zé)任部門：采購部、質(zhì)量部、使用部門操作內(nèi)容：對資質(zhì)審核通過的供應(yīng)商，由采購部牽頭組織現(xiàn)場考察，重點(diǎn)關(guān)注生產(chǎn)環(huán)境、工藝流程、質(zhì)量控制點(diǎn)、產(chǎn)能匹配度、倉儲物流條件等；填寫《供應(yīng)商現(xiàn)場考察記錄表》，對考察中發(fā)覺的問題（如設(shè)備老化、流程不規(guī)范）要求供應(yīng)商限期整改。輸出成果：《供應(yīng)商現(xiàn)場考察記錄表》《整改反饋報(bào)告》（如適用）（四）樣品測試與小批量試用責(zé)任部門：質(zhì)量部、使用部門操作內(nèi)容：供應(yīng)商按要求提供樣品，質(zhì)量部依據(jù)《物料檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)》進(jìn)行全項(xiàng)檢測，出具《樣品測試報(bào)告》；測試合格后，使用部門組織小批量試用（通常為1-3批次），驗(yàn)證產(chǎn)品在實(shí)際場景中的適用性，填寫《小批量試用反饋表》。輸出成果：《樣品測試報(bào)告》《小批量試用反饋表》（五）商務(wù)談判與合同簽訂責(zé)任部門：采購部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部操作內(nèi)容：采購部與供應(yīng)商就價(jià)格、付款方式、交付周期、違約責(zé)任等商務(wù)條款進(jìn)行談判，形成《商務(wù)談判紀(jì)要》；法務(wù)部審核采購合同條款，保證符合《民法典》及公司制度要求；雙方簽字蓋章后，合同生效，采購部將合同掃描件歸檔并同步至ERP系統(tǒng)。輸出成果：《商務(wù)談判紀(jì)要》《采購合同》（正本歸檔）（六）供應(yīng)商信息錄入責(zé)任部門：采購部、IT部操作內(nèi)容：采購部填寫《供應(yīng)商信息登記表》，錄入供應(yīng)商基本信息（名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式）、資質(zhì)文件、合同信息等；IT部在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建供應(yīng)商檔案，分配唯一編碼，保證信息準(zhǔn)確、權(quán)限可控。輸出成果：《供應(yīng)商信息登記表》（電子+紙質(zhì)）、ERP系統(tǒng)供應(yīng)商檔案模板1：供應(yīng)商資質(zhì)審核表供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會信用代碼申請準(zhǔn)入品類資質(zhì)材料清單材料名稱是否齊全營業(yè)執(zhí)照□是□否生產(chǎn)許可證（如適用）□是□否質(zhì)量體系認(rèn)證證書□是□否行業(yè)特殊資質(zhì)（如3C認(rèn)證）□是□否審核結(jié)論□通過□整改后通過□不通過審核人：采購部意見負(fù)責(zé)人簽字：日期：質(zhì)量部意見負(fù)責(zé)人簽字：日期：法務(wù)部意見負(fù)責(zé)人簽字：日期：二、供應(yīng)商績效評估管理流程（一）評估周期與指標(biāo)體系評估周期：季度（日常跟蹤）、年度（綜合評級）評估指標(biāo)（總分100分）：質(zhì)量表現(xiàn)（40分）：來料批次合格率、質(zhì)量問題整改及時(shí)率、客戶投訴次數(shù)；交付表現(xiàn)（30分）：訂單準(zhǔn)時(shí)交付率、緊急訂單響應(yīng)速度、交付數(shù)量準(zhǔn)確性；價(jià)格與成本（15分）：價(jià)格競爭力、成本優(yōu)化配合度（如提供降價(jià)方案）；服務(wù)配合度（15分）：溝通響應(yīng)效率、技術(shù)支持能力、合同履約率。（二）評估實(shí)施步驟數(shù)據(jù)收集：質(zhì)量部每月統(tǒng)計(jì)供應(yīng)商來料檢驗(yàn)數(shù)據(jù)（合格率、質(zhì)量問題）；采購部每月統(tǒng)計(jì)交付數(shù)據(jù)（準(zhǔn)時(shí)率、數(shù)量偏差）、價(jià)格數(shù)據(jù)及服務(wù)反饋；使用部門每季度反饋供應(yīng)商配合度評分。評分與評級：采購部匯總各部門數(shù)據(jù)，對照《供應(yīng)商績效評分表》計(jì)算總分；根據(jù)總分劃分評級：優(yōu)秀（≥90分）、良好（80-89分）、合格（60-79分）、不合格（＜60分）。結(jié)果反饋與改進(jìn)：采購部向供應(yīng)商出具《績效評估結(jié)果通知書》，對評級為“良好”及以下的供應(yīng)商提出書面改進(jìn)要求；供應(yīng)商15個(gè)工作日內(nèi)提交《改進(jìn)計(jì)劃》，采購部跟蹤整改落實(shí)情況。（三）結(jié)果應(yīng)用優(yōu)秀供應(yīng)商：增加訂單份額、優(yōu)先參與新項(xiàng)目合作、頒發(fā)“年度優(yōu)秀供應(yīng)商”證書；良好供應(yīng)商：維持現(xiàn)有合作，鼓勵(lì)持續(xù)改進(jìn)；合格供應(yīng)商：限期整改，整改期間減少訂單比例；不合格供應(yīng)商：啟動淘汰流程（詳見供應(yīng)商退出管理）。模板2：供應(yīng)商年度績效評估表供應(yīng)商名稱供應(yīng)商編碼評估周期評估指標(biāo)權(quán)重實(shí)際得分質(zhì)量表現(xiàn)40%交付表現(xiàn)30%價(jià)格與成本15%服務(wù)配合度15%總分100%綜合評級□優(yōu)秀□良好□合格□不合格評估部門：改進(jìn)建議供應(yīng)商確認(rèn)簽字日期：三、供應(yīng)商合作管理流程（一）訂單下達(dá)與交付管理責(zé)任部門：采購部、供應(yīng)商、倉儲部操作內(nèi)容：采購部根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建采購訂單，明確物料編碼、名稱、規(guī)格、數(shù)量、交付時(shí)間、交付地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等，經(jīng)采購經(jīng)理*審批后發(fā)送至供應(yīng)商；供應(yīng)商確認(rèn)訂單后，按約定時(shí)間交付至公司指定倉庫，隨貨提供《送貨單》（注明訂單號、批次號、數(shù)量）。（二）到貨驗(yàn)收責(zé)任部門：倉儲部、質(zhì)量部操作內(nèi)容：倉儲部核對《送貨單》與采購訂單信息（數(shù)量、規(guī)格），確認(rèn)無誤后辦理入庫；質(zhì)量部按《物料檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)》進(jìn)行抽樣檢驗(yàn)，填寫《到貨檢驗(yàn)報(bào)告》，判定結(jié)果為“合格”“讓步接收”或“不合格”；檢驗(yàn)不合格的物料，倉儲部隔離存放，質(zhì)量部通知供應(yīng)商24小時(shí)內(nèi)響應(yīng)，協(xié)商處理方案（退貨、換貨、返工）。（三）異常處理責(zé)任部門：采購部、質(zhì)量部、供應(yīng)商操作內(nèi)容：出現(xiàn)質(zhì)量異議時(shí)，質(zhì)量部出具《質(zhì)量異常處理單》，描述問題現(xiàn)象、檢驗(yàn)數(shù)據(jù)及影響；采購部組織供應(yīng)商、質(zhì)量部召開異常分析會，明確根本原因及責(zé)任歸屬；供應(yīng)商承擔(dān)責(zé)任的，需在3個(gè)工作日內(nèi)提交《糾正預(yù)防措施報(bào)告》，采購部跟蹤驗(yàn)證效果。模板3：到貨驗(yàn)收單采購訂單號供應(yīng)商名稱到貨日期物料編碼物料名稱規(guī)格檢驗(yàn)項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)要求檢驗(yàn)結(jié)果外觀尺寸功能參數(shù)檢驗(yàn)結(jié)論□合格□讓步接收□不合格檢驗(yàn)員：倉儲部意見□入庫□拒收主管簽字：采購部意見經(jīng)理簽字：四、供應(yīng)商退出管理流程（一）觸發(fā)條件績效評估連續(xù)2次“不合格”；嚴(yán)重違約（如交付假冒偽劣產(chǎn)品、泄露公司商業(yè)秘密、拒不承擔(dān)質(zhì)量責(zé)任）；破產(chǎn)、停產(chǎn)或喪失履約能力；公司戰(zhàn)略調(diào)整或物料品類淘汰。（二）退出實(shí)施步驟退出申請：采購部根據(jù)觸發(fā)條件，填寫《供應(yīng)商退出申請表》，說明退出原因、評估依據(jù)及處理建議，經(jīng)采購總監(jiān)*審批后啟動退出流程。評估與通知：采購部組織質(zhì)量部、財(cái)務(wù)部對供應(yīng)商進(jìn)行清算（未完成訂單、質(zhì)量索賠、貨款結(jié)算等），形成《供應(yīng)商退出評估報(bào)告》；向供應(yīng)商發(fā)出《退出通知書》，明確退出生效日期、后續(xù)事項(xiàng)（如退回剩余物料、提供最終結(jié)算清單）。結(jié)算與檔案清理：財(cái)務(wù)部核對雙方往來款項(xiàng)，完成最終結(jié)算；采購部在ERP系統(tǒng)中凍結(jié)供應(yīng)商檔案，標(biāo)注“已退出”，紙質(zhì)資料移交檔案室歸檔（保存期限不少于5年）。模板4：供應(yīng)商退出申請表供應(yīng)商名稱供應(yīng)商編碼退出類型退出原因□績效不合格□嚴(yán)重違約□破產(chǎn)□戰(zhàn)略調(diào)整詳細(xì)說明：未完成訂單情況訂單號物料名稱質(zhì)量索賠金額元責(zé)任認(rèn)定：財(cái)務(wù)結(jié)算狀態(tài)□已結(jié)清□部分未結(jié)應(yīng)付金額：退出生效日期審批人：五、關(guān)鍵控制點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）合規(guī)性控制供應(yīng)商準(zhǔn)入必須經(jīng)過資質(zhì)審核、現(xiàn)場考察、樣品測試全流程，嚴(yán)禁“先合作后審核”；商務(wù)談判需全程留痕（如會議紀(jì)要、郵件往來），避免口頭承諾；嚴(yán)禁采購人員接受供應(yīng)商宴請、禮品等不正當(dāng)利益，違反者按公司制度追責(zé)。（二）信息準(zhǔn)確性控制供應(yīng)商信息變更（如地址、聯(lián)系人、銀行賬戶）需及時(shí)更新至ERP系統(tǒng)，并由采購部驗(yàn)證變更材料的真實(shí)性；績效評估數(shù)據(jù)需各部門共同確認(rèn)，保證客觀公正，嚴(yán)禁虛報(bào)、瞞報(bào)。（三）風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防對單一供應(yīng)商依賴度過高的品類（占比超50%），需開發(fā)備用供應(yīng)商，降低斷供風(fēng)險(xiǎn)；定期對供應(yīng)商進(jìn)行合規(guī)性復(fù)查（如營業(yè)執(zhí)照年檢、行業(yè)資質(zhì)更新），避免因資質(zhì)過期導(dǎo)致合作