一、適用場景與核心價值在企業(yè)運營中，跨部門協(xié)作、外部合作對接、項目推進(jìn)等場景常需通過溝通協(xié)調(diào)會議統(tǒng)一共識、明確分工。本工具模板適用于：內(nèi)部協(xié)同：如跨部門項目推進(jìn)會、資源協(xié)調(diào)會、流程優(yōu)化研討會等；外部聯(lián)動：如客戶需求溝通會、供應(yīng)商合作對接會、第三方機(jī)構(gòu)協(xié)調(diào)會等。其核心價值在于通過標(biāo)準(zhǔn)化記錄保證會議信息不遺漏，通過執(zhí)行跟進(jìn)機(jī)制推動決議落地，提升溝通效率與責(zé)任閉環(huán)管理水平。二、全流程操作指南（一）會前籌備：明確目標(biāo)與準(zhǔn)備確定會議核心目標(biāo)：明確本次會議需解決的關(guān)鍵問題（如明確項目分工、協(xié)調(diào)資源沖突、確認(rèn)外部合作細(xì)節(jié)等），避免議題發(fā)散。梳理參會人員：根據(jù)議題邀請內(nèi)部相關(guān)部門負(fù)責(zé)人（如市場部經(jīng)理、研發(fā)部主管）及外部合作方代表（如客戶方總監(jiān)、供應(yīng)商經(jīng)理），提前確認(rèn)參會意愿，避免關(guān)鍵人員缺席。制定會議議程：按“議題背景-現(xiàn)狀分析-討論環(huán)節(jié)-決議確認(rèn)-下一步行動”邏輯梳理議程，預(yù)估各環(huán)節(jié)時長，提前1-2天發(fā)送給參會人。準(zhǔn)備會議材料：整理背景資料（如項目進(jìn)度表、需求文檔）、待討論問題清單、歷史會議決議執(zhí)行情況等，提前分發(fā)供參會人預(yù)覽。（二）會中記錄：聚焦關(guān)鍵與共識記錄基本信息：準(zhǔn)確填寫會議時間（年/月/日上/下午X:-X:）、地點（會議室/線上會議）、主持人（如總監(jiān)）、記錄人（如助理）、參會人員（含內(nèi)外部人員，標(biāo)注“內(nèi)部/外部”）。梳理議題討論內(nèi)容：按議程順序記錄各議題的討論要點，包括：現(xiàn)狀描述（如“當(dāng)前項目進(jìn)度滯后30%，主要因研發(fā)資源不足”）；不同觀點（如“市場部建議優(yōu)先推廣A功能，研發(fā)部建議優(yōu)先解決Bbug”）；達(dá)成共識（如“同意優(yōu)先解決Bbug，研發(fā)部調(diào)配2名工程師支持，3日內(nèi)完成”）。明確決議事項：對討論結(jié)果進(jìn)行歸納，形成“決議清單”，需包含：決議內(nèi)容（具體行動項，如“完成方案修訂”）；責(zé)任人（明確到具體崗位及姓名，如“市場部*經(jīng)理”）；完成時限（精確到日期，如“2024年X月X日前”）；所需資源（如“需財務(wù)部配合審批預(yù)算”）。確認(rèn)遺留問題：對未達(dá)成一致或需進(jìn)一步討論的事項，記錄“待辦問題”及后續(xù)跟進(jìn)計劃（如“客戶方需提供數(shù)據(jù)，由*助理對接，X月X日前反饋”）。（三）會后整理：規(guī)范輸出與歸檔完善會議記錄：會后24小時內(nèi)，根據(jù)會中筆記補(bǔ)充細(xì)節(jié)（如討論中的關(guān)鍵數(shù)據(jù)、具體行動項描述），保證內(nèi)容準(zhǔn)確、語言簡潔，避免模糊表述（如“盡快完成”改為“X月X日前完成初稿”）。分發(fā)與確認(rèn)：將會議記錄（含決議清單、待辦問題）通過企業(yè)內(nèi)部協(xié)作工具（如OA系統(tǒng)、釘釘群）發(fā)送給所有參會人，明確“如有異議請在X小時內(nèi)反饋”，確認(rèn)無異議后歸檔（標(biāo)注會議日期、主題）。同步給相關(guān)方：若會議涉及外部合作方，需將涉及外部責(zé)任的決議事項（如交付時間、合作條款）整理成《會議紀(jì)要（外部版）》，經(jīng)內(nèi)部負(fù)責(zé)人審核后發(fā)送給對方，并要求對方簽收確認(rèn)。（四）執(zhí)行跟進(jìn)：閉環(huán)管理與動態(tài)更新任務(wù)分解與下達(dá)：將決議清單中的行動項分解為具體任務(wù)，通過項目管理工具（如飛書項目、Teambition）分配給責(zé)任人，設(shè)置“任務(wù)提醒”（如截止日前3天提醒）。定期跟蹤進(jìn)度：短期任務(wù)：責(zé)任人每日更新進(jìn)度，記錄“已完成/進(jìn)行中/受阻”；長期任務(wù)：每周召開5-10分鐘“進(jìn)度碰頭會”，由記錄人匯總各任務(wù)進(jìn)展，同步給相關(guān)方。處理執(zhí)行問題：若任務(wù)受阻（如資源不足、外部方未配合），責(zé)任需及時上報（如向*總監(jiān)反饋），24小時內(nèi)組織協(xié)調(diào)會解決，并更新執(zhí)行計劃。閉環(huán)確認(rèn)：任務(wù)完成后，責(zé)任人提交《完成情況說明》（含成果物、驗收標(biāo)準(zhǔn)），由記錄人核對無誤后，在表格中標(biāo)注“已完成”，并同步給所有相關(guān)方。三、標(biāo)準(zhǔn)化模板表格企業(yè)內(nèi)外部溝通協(xié)調(diào)會議記錄及執(zhí)行跟進(jìn)表會議基本信息會議主題會議時間年月日時分會議地點（會議室/線上）主持人記錄人參會人員（內(nèi)部）部門1：經(jīng)理；部門2：主管；…參會人員（外部）客戶方：總監(jiān)；供應(yīng)商：經(jīng)理；…議題與討論記錄序號議題名稱討論要點（現(xiàn)狀、觀點、共識）1項目進(jìn)度協(xié)調(diào)現(xiàn)狀：當(dāng)前研發(fā)進(jìn)度滯后30%，因測試資源不足；共識：測試部調(diào)配2名工程師，*經(jīng)理負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)，X月X日前完成當(dāng)前階段測試2客戶需求對接客戶方要求增加功能，研發(fā)部評估需5個工作日；共識：*助理與客戶確認(rèn)功能細(xì)節(jié)，X月X日前提交方案，客戶X月X日前反饋3供應(yīng)商交付時間供應(yīng)商原定X月X日交付，因生產(chǎn)問題需延期3天；共識：供應(yīng)商提交延期說明，*經(jīng)理確認(rèn)后同步客戶，爭取客戶諒解決議事項清單序號決議內(nèi)容責(zé)任人（部門/姓名）完成時限所需資源1完成項目測試研發(fā)部*主管2024年X月X日測試工程師2名2提交客戶需求方案市場部*經(jīng)理2024年X月X日客戶需求文檔3供應(yīng)商延期確認(rèn)采購部*助理2024年X月X日供應(yīng)商生產(chǎn)計劃執(zhí)行反饋記錄序號任務(wù)進(jìn)展當(dāng)前狀態(tài)（已完成/進(jìn)行中/受阻）存在問題更新時間1項目測試進(jìn)行中已完成60%，剩余模塊需X月X日前完成2024年X月X日2客戶需求方案進(jìn)行中待客戶確認(rèn)功能細(xì)節(jié)，*助理已發(fā)送郵件2024年X月X日3供應(yīng)商延期確認(rèn)已完成供應(yīng)商提交延期說明，已同步客戶2024年X月X日備注說明遺留問題：客戶方未明確功能優(yōu)先級，需X月X日前再次確認(rèn)；下次會議時間：X月X日14:00四、關(guān)鍵注意事項與風(fēng)險規(guī)避記錄準(zhǔn)確性優(yōu)先：避免使用“大概”“可能”等模糊詞匯，決議事項需明確“誰、做什么、何時完成”，責(zé)任到人，避免推諉。跟進(jìn)及時性：任務(wù)進(jìn)度需每日更新，長期任務(wù)每周同步，若出現(xiàn)延遲，24小時內(nèi)啟動協(xié)調(diào)機(jī)制，防止問題積壓。內(nèi)外部信息區(qū)分：內(nèi)部記錄可包含詳細(xì)討論過程，外部紀(jì)要需聚焦對外承諾的決議