機(jī)關(guān)單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)操作手冊(cè)前言隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和電子政務(wù)建設(shè)的不斷深化，辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)已成為機(jī)關(guān)單位提升工作效率、規(guī)范辦公流程、強(qiáng)化內(nèi)部管理、促進(jìn)信息共享的重要支撐平臺(tái)。為確保本單位全體工作人員能夠熟練、規(guī)范地使用OA系統(tǒng)，充分發(fā)揮其在日常辦公中的效能，我們組織編寫(xiě)了本操作手冊(cè)。本手冊(cè)旨在為使用者提供清晰、詳實(shí)的操作指引，內(nèi)容涵蓋系統(tǒng)登錄、公文處理、信息發(fā)布、日程安排、會(huì)議管理等核心功能模塊。我們力求語(yǔ)言通俗易懂，步驟明確具體，同時(shí)兼顧專(zhuān)業(yè)性與實(shí)用性。希望通過(guò)本手冊(cè)的學(xué)習(xí)，各位同事能夠快速掌握系統(tǒng)操作要領(lǐng)，切實(shí)提升辦公效率與協(xié)作水平。請(qǐng)各位使用者在實(shí)際操作中結(jié)合本手冊(cè)，并注意保護(hù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全與信息保密。如遇操作問(wèn)題或有改進(jìn)建議，請(qǐng)及時(shí)與系統(tǒng)管理員聯(lián)系。第一章系統(tǒng)概述與基本環(huán)境1.1系統(tǒng)功能簡(jiǎn)介本辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是面向機(jī)關(guān)單位日常辦公需求開(kāi)發(fā)的綜合性管理平臺(tái)，主要功能包括但不限于：公文流轉(zhuǎn)（收文、發(fā)文）、信息發(fā)布（通知公告、新聞動(dòng)態(tài)）、內(nèi)部通訊（郵件、即時(shí)消息）、日程安排、會(huì)議管理、檔案管理、常用辦公工具等。系統(tǒng)設(shè)計(jì)遵循“規(guī)范、高效、安全、易用”的原則，旨在構(gòu)建無(wú)紙化、網(wǎng)絡(luò)化、協(xié)同化的現(xiàn)代辦公環(huán)境。1.2運(yùn)行環(huán)境要求為確保系統(tǒng)穩(wěn)定高效運(yùn)行，客戶端計(jì)算機(jī)建議滿足以下基本配置：*操作系統(tǒng)：Windows系列主流操作系統(tǒng)，或macOS的較新版本。*瀏覽器：推薦使用主流瀏覽器的較新版本，如Chrome、Edge、Firefox等，以獲得最佳兼容性和體驗(yàn)。建議定期清理瀏覽器緩存。*網(wǎng)絡(luò)環(huán)境：需連接單位內(nèi)部局域網(wǎng)，確保網(wǎng)絡(luò)通暢。1.3系統(tǒng)登錄與退出1.3.1系統(tǒng)登錄1.打開(kāi)瀏覽器，在地址欄輸入本單位OA系統(tǒng)的官方網(wǎng)址（由系統(tǒng)管理員提供），按回車(chē)鍵。2.系統(tǒng)將顯示登錄界面，通常包含用戶名輸入框、密碼輸入框及驗(yàn)證碼輸入框（如啟用）。3.在“用戶名”欄輸入您的工號(hào)或分配的用戶名；在“密碼”欄輸入您的初始密碼（首次登錄后請(qǐng)立即修改）。4.如頁(yè)面提示輸入驗(yàn)證碼，請(qǐng)根據(jù)圖片顯示內(nèi)容準(zhǔn)確填寫(xiě)。5.點(diǎn)擊“登錄”按鈕。若信息無(wú)誤，將成功進(jìn)入系統(tǒng)主界面。1.3.2密碼修改與安全提示*首次登錄系統(tǒng)后，務(wù)必通過(guò)“個(gè)人設(shè)置”或“密碼修改”功能及時(shí)更改初始密碼。密碼建議包含大小寫(xiě)字母、數(shù)字及特殊符號(hào)，長(zhǎng)度適中，并定期更換，以保障賬戶安全。*切勿將個(gè)人密碼告知他人，或在公共電腦上勾選“記住密碼”選項(xiàng)。*如遺忘密碼，請(qǐng)聯(lián)系系統(tǒng)管理員進(jìn)行重置。1.3.3系統(tǒng)退出*完成辦公操作后，為確保信息安全，請(qǐng)點(diǎn)擊系統(tǒng)界面右上角的“退出”或“注銷(xiāo)”按鈕正常退出系統(tǒng)。*關(guān)閉瀏覽器窗口前，建議先執(zhí)行正常退出操作。1.4主界面介紹成功登錄后，系統(tǒng)主界面通常包含以下幾個(gè)主要區(qū)域：*頂部導(dǎo)航欄：展示系統(tǒng)主要功能模塊，如公文處理、信息中心、日程會(huì)議、個(gè)人辦公等，點(diǎn)擊可進(jìn)入相應(yīng)模塊。*左側(cè)菜單欄：在特定功能模塊下，顯示該模塊的詳細(xì)功能列表，方便快速定位操作項(xiàng)。*中央工作區(qū)：顯示當(dāng)前操作模塊的具體內(nèi)容和操作界面，是主要的交互區(qū)域。*右側(cè)信息欄（部分系統(tǒng)有）：可能包含待辦事項(xiàng)提醒、通知公告預(yù)覽、天氣預(yù)報(bào)等輔助信息。*個(gè)人信息區(qū)：位于界面右上角，顯示當(dāng)前登錄用戶姓名、部門(mén)等信息，通常包含個(gè)人設(shè)置、密碼修改、退出系統(tǒng)等入口。第二章公文處理公文處理是OA系統(tǒng)的核心功能之一，主要包括收文管理和發(fā)文管理兩大模塊，旨在實(shí)現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)的電子化、規(guī)范化和高效化。2.1收文管理收文管理主要處理從外部單位接收的各類(lèi)公文，或單位內(nèi)部產(chǎn)生需按收文流程辦理的文件。2.1.1收文登記與擬辦*接收文件：系統(tǒng)管理員或指定人員將外部來(lái)文（如紙質(zhì)文件掃描件或電子文件）錄入系統(tǒng)，完成收文登記。登記信息通常包括來(lái)文單位、文號(hào)、標(biāo)題、成文日期、主送機(jī)關(guān)、附件等。*擬辦意見(jiàn)：辦公室或相關(guān)負(fù)責(zé)人在系統(tǒng)中查看新收文件，根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，提出初步的擬辦意見(jiàn)，包括建議分辦的部門(mén)、承辦人、辦理要求和時(shí)限等。*操作路徑：通常在“公文處理”->“收文管理”->“收文登記”或“待擬辦文件”中進(jìn)行。2.1.2收文流轉(zhuǎn)與辦理*分辦：根據(jù)擬辦意見(jiàn)，將文件分發(fā)給相關(guān)承辦部門(mén)或承辦人。*承辦：承辦人接收到待辦文件后，應(yīng)及時(shí)查看文件內(nèi)容，根據(jù)要求進(jìn)行辦理。辦理過(guò)程中，可在系統(tǒng)內(nèi)填寫(xiě)辦理意見(jiàn)、上傳辦理材料。*會(huì)辦：如需多個(gè)部門(mén)協(xié)同辦理，可通過(guò)系統(tǒng)發(fā)起會(huì)辦流程，相關(guān)會(huì)辦部門(mén)依次或并行提出會(huì)辦意見(jiàn)。*審核/審批：承辦人辦理完畢后，將文件提交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核或?qū)徟?。領(lǐng)導(dǎo)在系統(tǒng)中查看文件及辦理意見(jiàn)，簽署審批意見(jiàn)。*辦結(jié)與歸檔：文件經(jīng)審批同意或按規(guī)定辦理完成后，由相關(guān)人員進(jìn)行辦結(jié)處理，并根據(jù)檔案管理要求進(jìn)行電子化歸檔。*查看流程：在文件辦理過(guò)程中，用戶可隨時(shí)查看文件當(dāng)前所處的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)、辦理人及辦理意見(jiàn)。2.1.3收文查詢與跟蹤*用戶可通過(guò)“收文查詢”功能，根據(jù)文號(hào)、標(biāo)題、來(lái)文單位、日期范圍、辦理狀態(tài)等條件，查詢已登記的收文信息。*可查看文件的完整流轉(zhuǎn)軌跡和辦理結(jié)果，便于跟蹤督辦。2.2發(fā)文管理發(fā)文管理主要處理本單位對(duì)外發(fā)出或在內(nèi)部發(fā)布的各類(lèi)正式公文的擬制、審核、簽發(fā)、編號(hào)、排版、用印、分發(fā)等全過(guò)程。2.2.1發(fā)文擬稿*承辦人根據(jù)工作需要，在系統(tǒng)中發(fā)起發(fā)文流程。點(diǎn)擊“發(fā)文管理”->“擬稿”，選擇相應(yīng)的公文模板（如請(qǐng)示、報(bào)告、通知、函等）。*按照模板要求填寫(xiě)公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)、正文內(nèi)容，如需添加附件（如相關(guān)說(shuō)明材料、支撐數(shù)據(jù)等），可通過(guò)附件上傳功能添加。*填寫(xiě)完畢并檢查無(wú)誤后，點(diǎn)擊“提交”或“送審”按鈕，將文稿提交給下一環(huán)節(jié)處理人（通常是部門(mén)負(fù)責(zé)人審核）。2.2.2審稿與簽發(fā)*部門(mén)審核：部門(mén)負(fù)責(zé)人接收到待審文稿后，對(duì)文稿內(nèi)容、格式、表述等進(jìn)行審核。如同意，簽署審核意見(jiàn)并提交給下一環(huán)節(jié)（如辦公室核稿或分管領(lǐng)導(dǎo)審稿）；如不同意或需修改，可退回?cái)M稿人修改。*辦公室核稿（根據(jù)單位流程設(shè)置）：辦公室對(duì)文稿的格式規(guī)范、文種使用、編號(hào)等進(jìn)行審核把關(guān)。*領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)：文稿經(jīng)審核通過(guò)后，提交給相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽發(fā)。簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)在系統(tǒng)中審閱文稿，簽署明確的簽發(fā)意見(jiàn)。2.2.3編號(hào)、排版與用印*編號(hào)：簽發(fā)通過(guò)后，由辦公室或指定人員在系統(tǒng)中為公文分配正式文號(hào)。*排版校對(duì)：擬稿人或指定人員根據(jù)公文格式要求，在系統(tǒng)中對(duì)公文進(jìn)行最終的排版調(diào)整（如字體、字號(hào)、行距、頁(yè)碼等），并進(jìn)行仔細(xì)校對(duì)。*電子用印：對(duì)于需要加蓋電子印章的公文，在排版校對(duì)無(wú)誤后，由有權(quán)限的人員在系統(tǒng)中調(diào)用電子印章功能進(jìn)行蓋章。電子印章的使用需嚴(yán)格遵守單位相關(guān)規(guī)定。2.2.4分發(fā)與歸檔*分發(fā)：公文用印完成后，可通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行分發(fā)。對(duì)外發(fā)文可生成正式電子文件發(fā)送或?qū)С龃蛴?；?nèi)部發(fā)文則直接在系統(tǒng)內(nèi)分發(fā)給相關(guān)部門(mén)和人員。*歸檔：發(fā)文流程全部完成后，系統(tǒng)自動(dòng)或手動(dòng)將該公文及其流轉(zhuǎn)過(guò)程信息進(jìn)行電子化歸檔，以便后續(xù)查閱。2.3公文流轉(zhuǎn)通用操作在公文流轉(zhuǎn)過(guò)程中，各環(huán)節(jié)處理人會(huì)用到一些通用操作：*查看文件：點(diǎn)擊待辦文件列表中的文件標(biāo)題，即可打開(kāi)文件查看詳細(xì)內(nèi)容、附件及歷史流轉(zhuǎn)意見(jiàn)。*填寫(xiě)意見(jiàn)：在辦理界面，通常有“辦理意見(jiàn)”或“審批意見(jiàn)”輸入框，在此填寫(xiě)具體的處理意見(jiàn)或?qū)徟庖?jiàn)。意見(jiàn)應(yīng)明確、規(guī)范。*提交/發(fā)送：完成意見(jiàn)填寫(xiě)后，點(diǎn)擊“提交”、“發(fā)送”或“下一步”按鈕，將文件流轉(zhuǎn)給下一環(huán)節(jié)指定人員。*退回：如認(rèn)為文件需退回上一環(huán)節(jié)或擬稿人修改，可點(diǎn)擊“退回”按鈕，并填寫(xiě)退回理由。*暫存：在填寫(xiě)過(guò)程中，如暫時(shí)無(wú)法完成，可點(diǎn)擊“暫存”按鈕保存當(dāng)前內(nèi)容，待后續(xù)繼續(xù)編輯。*加簽：某些情況下，可通過(guò)“加簽”功能將文件臨時(shí)發(fā)送給其他人員審閱或協(xié)辦。*打?。喝缧杓堎|(zhì)文件，可在文件查看界面點(diǎn)擊“打印”按鈕進(jìn)行打印。第三章信息發(fā)布與內(nèi)部通訊OA系統(tǒng)是單位內(nèi)部信息共享和溝通交流的重要平臺(tái)，主要通過(guò)信息發(fā)布和內(nèi)部通訊功能實(shí)現(xiàn)。3.1信息發(fā)布信息發(fā)布模塊用于單位內(nèi)部各類(lèi)通知公告、新聞動(dòng)態(tài)、政策法規(guī)、學(xué)習(xí)資料等信息的統(tǒng)一發(fā)布和管理。3.1.1通知公告*發(fā)布通知：有權(quán)限的部門(mén)（如辦公室）或人員登錄系統(tǒng)后，進(jìn)入“信息發(fā)布”->“通知公告”->“發(fā)布通知”，填寫(xiě)通知標(biāo)題、正文內(nèi)容，可上傳附件（如會(huì)議議程、相關(guān)表格等），設(shè)置通知的發(fā)布范圍（如全體人員、特定部門(mén)、特定人員）、發(fā)布時(shí)間和是否置頂?shù)取?審核發(fā)布：部分重要通知可能需要經(jīng)過(guò)審核流程方可發(fā)布。通知提交后，由指定審核人審核通過(guò)后正式發(fā)布。*查看通知：普通用戶登錄系統(tǒng)后，在首頁(yè)或“信息發(fā)布”->“通知公告”欄目中可查看已發(fā)布的通知公告列表，點(diǎn)擊標(biāo)題查看詳情。系統(tǒng)通常會(huì)對(duì)新收到的通知進(jìn)行提醒。3.1.2新聞動(dòng)態(tài)與其他信息*單位內(nèi)部新聞、工作動(dòng)態(tài)、活動(dòng)報(bào)道等信息的發(fā)布流程與通知公告類(lèi)似。*政策法規(guī)、業(yè)務(wù)知識(shí)、學(xué)習(xí)資料等欄目，根據(jù)單位實(shí)際需求設(shè)置，用于共享各類(lèi)參考資料。3.2內(nèi)部通訊內(nèi)部通訊功能方便單位內(nèi)部人員之間的信息交流和溝通協(xié)作。3.2.1內(nèi)部郵件*發(fā)送郵件：進(jìn)入“內(nèi)部通訊”->“內(nèi)部郵件”->“寫(xiě)郵件”，填寫(xiě)收件人（可從通訊錄選擇）、郵件主題、郵件內(nèi)容，可添加附件。*收件箱與郵件管理：收到的郵件會(huì)顯示在“收件箱”中，用戶可查看、回復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)、刪除郵件，也可創(chuàng)建文件夾對(duì)郵件進(jìn)行分類(lèi)管理。*通訊錄：系統(tǒng)通常集成了單位內(nèi)部通訊錄，可按部門(mén)或姓名快速查找同事的聯(lián)系方式（如分機(jī)號(hào)、內(nèi)部郵箱等），方便發(fā)起郵件或其他聯(lián)系。3.2.2即時(shí)通訊工具（如系統(tǒng)集成）部分OA系統(tǒng)可能集成了即時(shí)通訊插件或模塊，允許在線用戶之間進(jìn)行實(shí)時(shí)文字聊天、文件傳輸?shù)瓤焖贉贤?。具體操作方式與常用即時(shí)通訊軟件類(lèi)似。第四章日程安排與會(huì)議管理4.1個(gè)人日程個(gè)人日程功能幫助用戶規(guī)劃和管理個(gè)人工作安排，提高時(shí)間管理效率。*新增日程：進(jìn)入“日程會(huì)議”->“個(gè)人日程”->“新增”，填寫(xiě)日程主題、開(kāi)始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員（可選，用于邀約他人）、日程內(nèi)容描述、設(shè)置提醒時(shí)間等。*查看與管理：日程可按日、周、月視圖查看。用戶可對(duì)已創(chuàng)建的日程進(jìn)行編輯、刪除、標(biāo)記完成等操作。系統(tǒng)會(huì)在設(shè)置的提醒時(shí)間發(fā)出提醒。4.2會(huì)議管理會(huì)議管理模塊用于單位內(nèi)部會(huì)議的申請(qǐng)、安排、通知、紀(jì)要整理等全過(guò)程管理。4.2.1會(huì)議申請(qǐng)與安排*發(fā)起會(huì)議申請(qǐng)：會(huì)議發(fā)起人進(jìn)入“日程會(huì)議”->“會(huì)議管理”->“會(huì)議申請(qǐng)”，填寫(xiě)會(huì)議主題、會(huì)議類(lèi)型、建議召開(kāi)時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、參會(huì)人員（從通訊錄選擇）、會(huì)議議程、所需設(shè)備等信息，提交申請(qǐng)。*會(huì)議審批：根據(jù)單位規(guī)定，會(huì)議申請(qǐng)可能需要經(jīng)過(guò)部門(mén)負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，方可進(jìn)行后續(xù)安排。*會(huì)議室預(yù)訂：如需使用會(huì)議室，可在會(huì)議申請(qǐng)時(shí)或單獨(dú)在“會(huì)議室管理”模塊中查詢會(huì)議室空閑情況并進(jìn)行預(yù)訂。4.2.2會(huì)議通知與回執(zhí)*會(huì)議安排確定后，系統(tǒng)可自動(dòng)向所有參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知（通常通過(guò)內(nèi)部郵件和系統(tǒng)消息提醒）。*參會(huì)人員收到通知后，可在系統(tǒng)中查看會(huì)議詳情，并反饋參會(huì)回執(zhí)（如確定參會(huì)、請(qǐng)假、待定等）。4.2.3會(huì)議紀(jì)要會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人可在系統(tǒng)中錄入會(huì)議紀(jì)要，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、主要議題、討論情況、形成的決議、待辦事項(xiàng)及責(zé)任人等。會(huì)議紀(jì)要經(jīng)審核后，可分發(fā)給相關(guān)人員查閱和落實(shí)。第五章常用辦公工具與系統(tǒng)管理5.1電子簽章電子簽章是保障電子公文有效性和嚴(yán)肅性的重要工具，其使用效力等同于實(shí)物印章。*獲取與授權(quán)：電子簽章通常由單位統(tǒng)一制作和發(fā)放，通過(guò)系統(tǒng)管理員為特定人員授權(quán)使用。*使用方法：在公文排版完成并確認(rèn)無(wú)誤后，在發(fā)文界面找到“電子簽章”按鈕，選擇對(duì)應(yīng)的電子印章，將其拖拽至公文指定位置（通常為落款處），點(diǎn)擊確認(rèn)完成簽章。使用時(shí)需確保電腦已連接安全介質(zhì)（如UKey）并正確輸入密碼。*管理規(guī)定：嚴(yán)格遵守單位電子簽章管理規(guī)定，妥善保管個(gè)人簽章設(shè)備和密碼，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借他人或?yàn)E用。5.2檔案管理（簡(jiǎn)要）OA系統(tǒng)中的檔案管理模塊用于對(duì)已辦結(jié)的公文、重要資料等進(jìn)行電子化歸檔、整理、保管和利用。*歸檔范圍：主要包括經(jīng)OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)辦結(jié)的收文、發(fā)文，以及其他有保存價(jià)值的電子文件和資料。*歸檔操作：公文辦結(jié)后，系統(tǒng)可自動(dòng)或手動(dòng)將其歸入檔案庫(kù)。歸檔時(shí)可對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)、著錄（添加關(guān)鍵詞、主題等檢索信息）。*檔案查詢：授權(quán)用戶可通過(guò)檔案管理模塊，根據(jù)文件標(biāo)題、文號(hào)、日期、關(guān)鍵詞等條件查詢已歸檔的檔案資料。5.3個(gè)人設(shè)置與個(gè)性化用戶可根據(jù)個(gè)人習(xí)慣對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行一些個(gè)性化設(shè)置。*個(gè)人信息維護(hù)：在“個(gè)人辦公”->“個(gè)人設(shè)置”中，可查看和修改個(gè)人基本信息（如聯(lián)系電話、郵箱等）。*界面風(fēng)格設(shè)置：部分系統(tǒng)支持選擇不同的界面主題、布局等。*快捷方式：可將常用功能模塊添加到個(gè)人首頁(yè)或設(shè)置為快捷入口，方便快速訪問(wèn)。5.4系統(tǒng)安全與注意事項(xiàng)*信息保密：嚴(yán)格遵守國(guó)家及單位信息保密規(guī)定，不得利用系統(tǒng)處理、存儲(chǔ)、傳輸涉密信息（除非系統(tǒng)具備相應(yīng)保密資質(zhì)）。涉密文件處理應(yīng)遵循涉密信息系統(tǒng)管理規(guī)定。*賬戶安全：妥善保管個(gè)人登錄賬戶和密碼，定期更換，不在非工作電腦上登錄系統(tǒng)，離開(kāi)工作崗位時(shí)及時(shí)鎖定計(jì)算機(jī)或退出系統(tǒng)。*數(shù)據(jù)備份：重要的個(gè)人工作數(shù)據(jù)，除系統(tǒng)自動(dòng)保存外，建議定期自行備份。*規(guī)范操作：嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作流程和單位規(guī)章制度使用系統(tǒng)功能，不進(jìn)行未經(jīng)授權(quán)的操作或嘗試破解系統(tǒng)限制。第六章常見(jiàn)問(wèn)題處理與技術(shù)支持6.1常見(jiàn)問(wèn)題及解決方法*無(wú)法登錄系統(tǒng)：檢查網(wǎng)絡(luò)連