汽車俱樂部會議室預(yù)約細則第一章總則汽車俱樂部會議室作為俱樂部內(nèi)部及對外交流活動的重要場所，為規(guī)范會議室的使用管理，提高資源利用效率，保障會議活動順利進行，特制定本細則。本細則適用于汽車俱樂部全體員工及受邀客戶、合作伙伴等外部人員，旨在通過制度化、精細化的管理，實現(xiàn)會議室資源的合理分配與高效利用。第二章適用范圍本細則適用于汽車俱樂部所有會議室的預(yù)約、使用及維護管理，包括但不限于主會議室、小型討論室、培訓(xùn)室等。俱樂部員工需遵循本細則進行會議室預(yù)約；外部人員需經(jīng)俱樂部批準(zhǔn)后方可預(yù)約使用。第三章會議室分類及功能3.1主會議室主會議室配備投影儀、視頻會議系統(tǒng)、音響設(shè)備等，適用于大型會議、年會、客戶答謝會等正式活動，容納人數(shù)上限50人。3.2小型討論室小型討論室配備白板、錄音設(shè)備，適用于內(nèi)部培訓(xùn)、小組討論等，容納人數(shù)上限15人。3.3培訓(xùn)室培訓(xùn)室配備電腦、網(wǎng)絡(luò)接口，適用于技能培訓(xùn)、講座等，可根據(jù)需求調(diào)整布置，容納人數(shù)上限30人。第四章預(yù)約流程4.1預(yù)約方式-俱樂部員工通過內(nèi)部OA系統(tǒng)或聯(lián)系行政部提交預(yù)約申請；-外部人員需提前3個工作日通過郵件或電話提交預(yù)約申請，經(jīng)俱樂部審批后確認(rèn)。4.2預(yù)約時間-會議室使用時間以小時為單位，最低預(yù)約1小時，最長預(yù)約4小時，特殊情況需報備行政主管審批；-預(yù)約時間段需與現(xiàn)有會議沖突，需提前調(diào)整或取消原會議。4.3預(yù)約申請內(nèi)容-申請部門/單位；-會議主題；-預(yù)計參會人數(shù)；-需用設(shè)備清單（如投影儀、麥克風(fēng)等）；-預(yù)約時間段及時長。第五章使用規(guī)范5.1設(shè)備操作-使用前需熟悉會議室設(shè)備操作流程，如遇故障及時聯(lián)系行政部；-會議結(jié)束后需恢復(fù)設(shè)備至初始狀態(tài)，確保電源關(guān)閉、線纜歸位。5.2環(huán)境衛(wèi)生-會議期間需保持室內(nèi)整潔，禁止吸煙、飲食；-會議結(jié)束后需自行清理垃圾，行政部定期檢查維護。5.3安全管理-使用期間需確保門窗關(guān)閉，離開時確認(rèn)設(shè)備電源關(guān)閉；-嚴(yán)禁擅自拆卸或改造會議室設(shè)備，違者將承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。第六章責(zé)任與考核6.1員工責(zé)任-俱樂部員工需按時提交預(yù)約申請，未按規(guī)定預(yù)約導(dǎo)致資源浪費，將納入績效考核；-會議期間需愛護設(shè)備，違反使用規(guī)范將通報批評并扣減績效分。6.2外部人員管理-外部人員需遵守俱樂部會議室使用規(guī)范，逾期未歸還或損壞設(shè)備需承擔(dān)賠償責(zé)任；-俱樂部有權(quán)拒絕不符合規(guī)范的預(yù)約申請。第七章績效考核7.1內(nèi)部員工考核-行政部每月統(tǒng)計會議室使用情況，對預(yù)約及時率、設(shè)備完好率進行評估；-考核結(jié)果與績效獎金掛鉤，連續(xù)兩次違反規(guī)定者將調(diào)崗或降級。7.2外部人員評估-通過客戶滿意度調(diào)查評估外部人員會議室使用反饋，優(yōu)化預(yù)約管理。第八章安全與應(yīng)急處理8.1設(shè)備故障應(yīng)急-設(shè)備故障需第一時間聯(lián)系行政部，行政部24小時內(nèi)響應(yīng)維修；-嚴(yán)重故障需緊急更換設(shè)備，確保會議不受影響。8.2突發(fā)事件處理-會議期間如遇火災(zāi)等突發(fā)事件，需立即啟動應(yīng)急預(yù)案，確保人員安全撤離；-行政部定期組織安全演練，提高應(yīng)急處理能力。第九章企業(yè)文化與人文關(guān)懷9.1文化宣傳-會議室布置需體現(xiàn)俱樂部企業(yè)文化，如張貼俱樂部Logo、價值觀標(biāo)語等；-定期舉辦主題會議，增強員工凝聚力。9.2人文關(guān)懷-為參會人員提供飲水、紙筆等基礎(chǔ)物資，體現(xiàn)俱樂部服務(wù)精神；-鼓勵員工在會議中分享汽車文化，提升專業(yè)素養(yǎng)。第十章附則10.1本細則自發(fā)布之日起