適用范圍與業(yè)務(wù)場景本工具模板適用于各類企業(yè)內(nèi)部的采購成本控制與規(guī)范化審批管理，涵蓋生產(chǎn)原材料、辦公設(shè)備、服務(wù)外包、固定資產(chǎn)等各類采購需求。特別適用于需多部門協(xié)同、成本敏感型或流程管控要求較高的企業(yè)場景，如制造業(yè)、零售業(yè)、服務(wù)業(yè)等，旨在通過標準化流程實現(xiàn)采購成本透明化、審批高效化，同時規(guī)避重復(fù)采購、預(yù)算超支、供應(yīng)商選擇不當?shù)蕊L險。適用于月度/季度集中采購或單筆采購金額達到企業(yè)設(shè)定標準（如5000元以上）的采購活動。標準化操作流程一、需求發(fā)起與初審需求提出：采購申請人（如部門主管經(jīng)理、項目負責人主管）根據(jù)實際工作需要，填寫《采購需求申請表》，明確物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、用途、期望交付時間等關(guān)鍵信息，并附上相關(guān)技術(shù)參數(shù)或需求說明文檔。部門初審：申請部門負責人（如*總監(jiān)）對需求的必要性、合理性進行審核，重點確認需求是否符合部門年度工作計劃，是否存在替代方案（如租賃、維修而非新購），并在申請表上簽署意見。初審?fù)ㄟ^后，提交至采購部。二、預(yù)算與成本評估預(yù)算核對：采購部收到申請后，首先核對財務(wù)部提供的《部門預(yù)算臺賬》，確認該采購項目是否在預(yù)算范圍內(nèi)，預(yù)算余額是否充足。若超預(yù)算，需申請人提交《預(yù)算超支說明》，詳細闡述超支原因及必要性，由財務(wù)部初審后報總經(jīng)理審批。成本調(diào)研：采購部通過市場詢價、歷史采購數(shù)據(jù)對比、行業(yè)價格指數(shù)分析等方式，對預(yù)估單價進行評估。對于金額較大或首次采購的物品，需至少聯(lián)系3家合格供應(yīng)商獲取報價，填寫《供應(yīng)商比價表》，記錄報價、供貨周期、質(zhì)保條款等信息，保證成本合理性。三、供應(yīng)商選擇與確認供應(yīng)商篩選：采購部根據(jù)“資質(zhì)優(yōu)先、價格合理、服務(wù)保障”原則，從《合格供應(yīng)商名錄》中選擇候選供應(yīng)商。若名錄內(nèi)無合適供應(yīng)商，需啟動供應(yīng)商資質(zhì)審核（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)、過往合作評價等），評估其履約能力。確定供應(yīng)商：結(jié)合比價結(jié)果、供應(yīng)商資質(zhì)及交付能力，采購部擬定建議供應(yīng)商，填寫《供應(yīng)商選擇報告》，說明選擇理由（如“供應(yīng)商A報價最低且質(zhì)保期最長，符合成本控制要求”），提交采購負責人（如*采購經(jīng)理）審核。四、分級審批流程根據(jù)采購金額大小，執(zhí)行差異化審批（以下為示例，企業(yè)可自行調(diào)整金額標準）：小額采購（≤2萬元）：部門負責人→采購部→財務(wù)部中額采購（2萬-10萬元）：部門負責人→采購部→財務(wù)部→分管副總大額采購（＞10萬元）：部門負責人→采購部→財務(wù)部→分管副總→總經(jīng)理審批人需在《采購審批單》上簽署明確意見（如“同意”“不同意，需重新比價”“補充材料”），并在2個工作日內(nèi)完成審批，避免流程延誤。五、合同簽訂與執(zhí)行合同擬定：審批通過后，采購部根據(jù)供應(yīng)商報價及談判結(jié)果，擬定采購合同，明確標的物詳情、價格、付款方式、交付時間、違約責任等條款，法務(wù)部（或指定人員）審核合同合規(guī)性。合同簽訂：雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章，合同原件交采購部、財務(wù)部、使用部門存檔。訂單下達：采購部向供應(yīng)商發(fā)出《采購訂單》，同步確認交付細節(jié)，要求供應(yīng)商按訂單履約。六、驗收入庫與結(jié)算貨物驗收：貨物送達后，由使用部門、采購部、倉庫部（或指定驗收小組）共同驗收，核對數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量是否符合合同要求，填寫《驗收單》，三方簽字確認。若存在質(zhì)量問題，需在24小時內(nèi)通知供應(yīng)商退換貨，并記錄問題詳情。入庫登記：驗收合格后，倉庫部辦理入庫手續(xù)，更新庫存臺賬，使用部門領(lǐng)用并填寫《領(lǐng)用單》。付款結(jié)算：財務(wù)部核對《采購合同》《驗收單》《發(fā)票》（合規(guī)發(fā)票）、《付款申請單》等單據(jù)無誤后，按合同約定安排付款，并在《采購臺賬》中登記付款狀態(tài)。采購審批流程表模板申請信息物品/服務(wù)信息預(yù)算信息供應(yīng)商信息審批流程執(zhí)行情況申請單號：__________名稱：__________________預(yù)算科目：__________名稱：__________________部門負責人：______________合同編號：__________申請部門：__________規(guī)格型號：________________預(yù)算編號：__________聯(lián)系人：______________采購部：__________________驗收日期：__________申請人：*__________數(shù)量：__________________預(yù)算余額：__________報價：__________________財務(wù)部：__________________驗收人：*__________申請日期：__________預(yù)估單價：______________是否超預(yù)算：□是□否供貨周期：______________分管副總：__________________付款日期：__________期望交付時間：________總價：__________________超支說明（如有）：______資質(zhì)編號：______________總經(jīng)理：__________________付款金額：__________需求用途：__________采購方式：□比價□招標□單一來源付款方式：______________備注：______________關(guān)鍵控制點與風險提示預(yù)算剛性約束：嚴禁無預(yù)算采購，超預(yù)算采購必須履行專項審批流程，財務(wù)部對預(yù)算執(zhí)行情況進行實時監(jiān)控，保證不突破年度總預(yù)算。審批時效管理：各審批環(huán)節(jié)需在規(guī)定時限內(nèi)完成，如遇特殊情況需延遲，需提前通知下一環(huán)節(jié)并說明原因，避免流程卡頓。供應(yīng)商動態(tài)管理：建立供應(yīng)商準入、評價、退出機制，每年對合作供應(yīng)商進行綜合評估（價格、質(zhì)量、交付、服務(wù)），淘汰不合格供應(yīng)商，更新《合格供應(yīng)商名錄》。驗收與責任追溯：驗收環(huán)節(jié)需堅持“雙人驗收”原則，保證數(shù)量質(zhì)量準確；驗收不合格的貨物需及時處理，明確供應(yīng)商違約責任，避免企業(yè)損失