集團公司檔案管理規(guī)范方案前言在集團公司的運營與發(fā)展進程中，檔案作為記錄企業(yè)歷史、承載知識資產(chǎn)、支撐決策管理的關(guān)鍵信息載體，其重要性不言而喻。為進一步規(guī)范集團及各下屬單位檔案管理工作，確保檔案的真實、完整、安全與有效利用，提升檔案管理科學化、制度化、規(guī)范化水平，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、戰(zhàn)略規(guī)劃及可持續(xù)發(fā)展中的基礎(chǔ)性作用，特制定本規(guī)范方案。本方案旨在為集團檔案管理提供統(tǒng)一指導原則與操作框架，適用于集團總部及所有成員單位。一、基本原則與管理體制（一）基本原則檔案管理工作應(yīng)遵循以下核心原則：1.統(tǒng)一領(lǐng)導，分級管理：集團檔案管理部門對全集團檔案工作實施統(tǒng)一規(guī)劃、監(jiān)督與指導；各成員單位依據(jù)本方案，結(jié)合自身實際情況，負責本單位檔案的具體管理工作。2.真實準確，完整系統(tǒng)：檔案的形成、收集、整理必須保證其真實性、準確性，確保檔案材料的齊全完整和有機聯(lián)系，能夠全面反映各項活動的全過程。3.安全保密，規(guī)范利用：建立健全檔案安全保密制度，采取有效措施保障檔案實體與信息安全；在確保安全的前提下，簡化利用手續(xù)，為企業(yè)各項工作提供便捷、高效的檔案服務(wù)。4.依法依規(guī)，與時俱進：嚴格遵守國家及地方關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)，積極適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展趨勢，推動檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型。（二）管理體制與職責1.集團層面：設(shè)立或明確檔案管理職能部門（可設(shè)在總裁辦、行政部或信息部等），配備專職檔案管理人員。該部門負責制定和完善集團檔案管理規(guī)章制度，組織檔案業(yè)務(wù)培訓與交流，監(jiān)督檢查各成員單位檔案管理工作的落實情況，統(tǒng)籌規(guī)劃集團檔案信息化建設(shè)，并負責集團總部形成檔案的直接管理。2.成員單位層面：各成員單位應(yīng)明確分管檔案工作的領(lǐng)導，設(shè)立檔案管理崗位（可專職或兼職），配備相應(yīng)的檔案管理人員。其主要職責是執(zhí)行集團檔案管理規(guī)定，負責本單位各類檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定和移交等工作，并定期向集團檔案管理部門匯報工作。3.各業(yè)務(wù)部門：各部門應(yīng)指定專人（通常為部門內(nèi)勤或業(yè)務(wù)骨干）擔任兼職檔案員，負責本部門日常工作中形成的文件材料的收集、整理、預歸檔，并定期向本單位檔案管理部門移交。二、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍檔案收集應(yīng)覆蓋集團及各成員單位在各項經(jīng)營管理活動中形成的，具有保存價值的各種形式和載體的文件材料，主要包括但不限于：1.行政管理類：各類決議、決定、命令、指示、通知、報告、請示、批復、會議紀要、工作計劃、總結(jié)等。2.經(jīng)營管理類：戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營決策、市場分析、營銷方案、合同協(xié)議、客戶資料、招投標文件、財務(wù)報告、審計報告等。3.生產(chǎn)技術(shù)類：產(chǎn)品設(shè)計、工藝文件、技術(shù)標準、研發(fā)項目資料、生產(chǎn)計劃、質(zhì)量控制記錄、設(shè)備管理檔案等。4.人力資源類：人事任免、招聘錄用、薪酬福利、績效考核、培訓記錄、員工檔案等。5.黨群工作類：黨建、工會、共青團、紀檢監(jiān)察等工作中形成的文件材料。6.其他具有保存價值的文件材料：包括聲像檔案、實物檔案、電子檔案等。（二）檔案整理要求檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。1.分類：按照檔案內(nèi)容的屬性和特點，結(jié)合集團實際情況，制定統(tǒng)一的檔案分類方案。通常可采用年度-機構(gòu)（或部門）-類別（或問題）的分類方法。2.編號：依據(jù)分類方案，對檔案進行系統(tǒng)化編號，編制檔號。檔號應(yīng)具有唯一性和可追溯性。3.組卷/件：根據(jù)文件材料的多少和關(guān)聯(lián)性，組成案卷或按件整理。案卷應(yīng)填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表，并擬寫案卷標題。4.著錄：對檔案的題名、責任者、形成時間、檔號、保管期限、密級等核心要素進行著錄，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，為檢索利用奠定基礎(chǔ)。5.裝訂：歸檔文件材料應(yīng)去除易銹蝕的金屬物，采用符合檔案保護要求的裝訂材料和方法進行裝訂。三、檔案的保管與保護（一）檔案庫房管理1.檔案庫房應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》要求，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防高溫、防光、防塵等“八防”措施。2.庫房內(nèi)保持適宜的溫濕度，配備必要的溫濕度調(diào)控設(shè)備和監(jiān)測儀器。3.檔案庫房應(yīng)與辦公區(qū)域分開設(shè)置，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入。4.嚴格執(zhí)行庫房管理制度，建立庫房出入登記制度。（二）檔案實體保管1.檔案應(yīng)存放在符合標準的檔案裝具（如檔案柜、檔案盒）中，排列有序，便于存取。2.不同載體的檔案應(yīng)分別存放，特別是磁性載體檔案、光盤檔案等應(yīng)采取特殊的保管措施。3.定期對檔案進行清點核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理并記錄。4.對破損、褪色、霉變的檔案應(yīng)及時進行修復和復制。（三）檔案保密管理1.嚴格執(zhí)行國家保密法律法規(guī)，明確檔案的密級劃分標準和管理辦法。2.涉密檔案應(yīng)單獨存放，專人管理，嚴格履行借閱、復制、傳遞手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)嚴守保密紀律，不得泄露檔案內(nèi)容。（四）檔案數(shù)字化與備份1.積極推進檔案數(shù)字化工作，對重要的紙質(zhì)檔案進行掃描、著錄、存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.電子檔案的形成、收集、整理、歸檔應(yīng)符合《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》要求，確保其真實性、完整性、可用性和安全性。3.建立健全檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對電子檔案數(shù)據(jù)進行備份，異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。四、檔案的利用與開發(fā)（一）檔案利用制度1.建立健全檔案借閱制度，明確借閱范圍、審批權(quán)限和借閱期限。2.集團內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，須持有效證明并履行相應(yīng)借閱手續(xù)。3.外部單位或人員查閱檔案，須持單位介紹信及有效身份證件，經(jīng)檔案管理部門負責人批準。4.查閱涉密檔案，須經(jīng)集團分管領(lǐng)導批準。5.檔案一般不得帶出檔案庫房。確因工作需要借出的，須嚴格審批，并限期歸還。6.利用檔案時，應(yīng)愛護檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案材料。（二）檔案利用方式提供檔案閱覽、復制、摘錄、咨詢等多種利用服務(wù)。積極利用檔案管理系統(tǒng)，逐步實現(xiàn)檔案的在線查詢與利用，提高利用效率。（三）檔案信息開發(fā)1.定期對檔案信息進行分析、研究和加工，編纂檔案參考資料、專題匯編、大事記等，為集團領(lǐng)導決策和各項工作提供參考。2.挖掘檔案中的歷史經(jīng)驗和文化價值，服務(wù)于企業(yè)文化建設(shè)。五、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及分管領(lǐng)導組成，負責對檔案的保管期限進行鑒定。2.檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定及檔案的實際價值，合理確定每一份（卷）檔案的保管期限。3.對已到保管期限的檔案，由鑒定小組進行復查，確定其是否具有繼續(xù)保存的價值。（二）檔案銷毀1.對經(jīng)鑒定確無繼續(xù)保存價值的檔案，應(yīng)按規(guī)定程序進行銷毀。2.銷毀檔案前，須填寫《檔案銷毀清冊》，報集團分管領(lǐng)導批準。3.檔案銷毀應(yīng)有兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。嚴禁個人私自銷毀檔案材料。4.電子檔案的銷毀，應(yīng)確保信息無法恢復。六、電子檔案管理特別規(guī)定隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，電子檔案已成為集團檔案的重要組成部分。除遵守本方案上述各項規(guī)定外，電子檔案管理還應(yīng)特別注意：1.元數(shù)據(jù)管理：確保電子檔案元數(shù)據(jù)的完整采集、規(guī)范著錄和長期保存，以保證電子檔案的真實性和可理解性。2.格式規(guī)范：選擇符合長期保存要求的開放型文件格式或通用格式。對特殊格式的電子檔案，應(yīng)同時保存其讀取軟件和相關(guān)說明。3.存儲介質(zhì)與環(huán)境：選擇質(zhì)量可靠的存儲介質(zhì)，定期檢測介質(zhì)的完好性，并注意存儲環(huán)境的溫濕度控制。4.安全防護：建立電子檔案訪問權(quán)限控制體系，采用加密、數(shù)字簽名等技術(shù)手段，防止電子檔案被非法訪問、篡改或泄露。定期進行病毒查殺和安全漏洞掃描。七、保障措施（一）組織保障集團各級領(lǐng)導應(yīng)高度重視檔案管理工作，將其納入企業(yè)管理的重要議事日程。明確各單位、各部門檔案管理的職責，確保檔案工作有人抓、有人管。（二）制度保障根據(jù)本方案，結(jié)合集團實際，進一步制定和完善檔案管理實施細則、電子檔案管理辦法、檔案保密制度等相關(guān)配套制度，形成完整的檔案管理制度體系。（三）人員保障加強檔案管理人員隊伍建設(shè)，配備具有專業(yè)知識和技能的檔案人員。定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓和學習交流，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力。檔案管理人員工作調(diào)動時，必須辦理嚴格的檔案交接手續(xù)。（四）技術(shù)與經(jīng)費保障加大對檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，配備必要的檔案裝具、庫房設(shè)備、數(shù)字化掃描設(shè)備、計算機及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等。保障檔案管理所需經(jīng)費，包括檔案庫房維護、設(shè)備購置、數(shù)字化加工、人員培訓、檔案用品等費用。（五）監(jiān)督檢查集團檔案管理部門定期對各成員單位的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查和考核評估，對在檔案管理工作中成績突出的單