行政工作行政例會報告通用模板一、適用場景與價值本模板適用于各類企事業(yè)單位、機關及社會組織的行政例會場景，包括但不限于：定期例會：如周行政例會、月度工作總結(jié)會、季度/半年度/年度工作推進會；專項協(xié)調(diào)會：針對跨部門協(xié)作事項、重點項目推進、突發(fā)問題處理等召開的專題行政會議；臨時會議：因緊急工作部署或突發(fā)情況需快速決策時召開的行政例會。通過標準化模板的使用，可規(guī)范會議流程、明確責任分工、提升決策效率，同時為后續(xù)工作跟蹤與復盤提供依據(jù)，保證行政工作閉環(huán)管理。二、模板使用流程詳解（一）會前準備：保證會議有序啟動明確會議目的與議題根據(jù)階段性工作重點，梳理會議核心議題（如上周工作復盤、本周計劃部署、跨部門問題協(xié)調(diào)等），提前3-5天通過郵件或辦公系統(tǒng)同步給參會人員。示例議題：①上周行政重點工作完成情況通報；②辦公區(qū)域安全檢查問題整改協(xié)調(diào)；③下月行政費用預算審議；④員工福利優(yōu)化方案討論。確認參會人員與會議安排確定主持人（通常為行政負責人或分管領導）、記錄人（行政專員），明確參會部門及人員（如各部門負責人、行政相關崗位人員），提前確認參會并收集請假信息（需注明請假原因及委托參會人）。安排會議時間（建議固定每周/每月固定時間，如周一上午9:00）、地點（會議室/線上會議平臺），提前調(diào)試設備（投影儀、麥克風、會議軟件等）。準備會議材料收集各議題相關背景資料（如上周工作數(shù)據(jù)、問題整改清單、預算明細表等），整理成《會議材料包》，提前1天分發(fā)至參會人員，保證其提前熟悉內(nèi)容、準備意見。（二）會中記錄：全面捕捉關鍵信息記錄會議基本信息按模板“基本信息表”記錄會議名稱、時間、地點、主持人、記錄人、參會/缺席人員及原因、會議主題等核心要素，保證信息完整（如缺席人員需注明“因出差請假，委托*參會”）。逐項記錄議題討論內(nèi)容按“議題討論記錄表”格式，記錄每個議題的匯報人（如“行政部*主管”）、討論要點（包括各部門發(fā)言摘要、分歧意見、共識方向），重點標注需決策的關鍵問題（如“預算調(diào)整需經(jīng)財務部復核后提交總經(jīng)理審批”）。明確決議與待辦事項對每個議題的結(jié)論性意見（決議）進行清晰記錄，同步提取待辦事項，明確“責任部門/負責人”“協(xié)作人”“完成時限”等要素（如“責任部門：行政部；負責人：*經(jīng)理；完成時限：X月X日前”）。（三）會后整理：形成規(guī)范報告并跟蹤落實整理會議記錄初稿會后2個工作日內(nèi)，根據(jù)會議記錄核對各議題內(nèi)容，保證討論要點、決議、待辦事項準確無誤，形成《行政例會報告（初稿）》。審核與分發(fā)報告將初稿提交主持人（行政負責人）審核，確認無誤后定稿，通過辦公系統(tǒng)或郵件分發(fā)至所有參會人員及相關部門抄送人（如公司領導、財務部等）。跟蹤待辦事項進度建立“決議及待辦事項跟蹤表”，在每周/月例會上優(yōu)先匯報待辦事項完成情況，對逾期未完成的任務及時提醒并協(xié)調(diào)解決，保證閉環(huán)管理。三、模板結(jié)構與內(nèi)容示例（一）行政例會報告基本信息表項目內(nèi)容會議名稱公司2024年X月第X周行政例會會議時間2024年X月X日（星期X）上午9:00-10:30會議地點公司總部301會議室（線上會議：X）主持人行政部*經(jīng)理記錄人行政部*專員參會人員行政部、人力資源部、財務部、后勤部、IT部負責人及專員（共12人）缺席人員及原因人力資源部主管（因外出培訓，委托專員參會）會議主題總結(jié)上周行政工作，部署本周重點，協(xié)調(diào)辦公區(qū)域安全整改事項（二）議題討論記錄表議題編號議題名稱匯報人討論要點決議/結(jié)論01上周行政重點工作完成情況行政部*主管1.辦公用品采購：完成90%，剩余10因供應商延遲未到貨；2.固定資產(chǎn)盤點：發(fā)覺3臺電腦未貼標簽，已聯(lián)系IT部處理；3.員工食堂滿意度：85分，主要反饋菜品單一。1.供應商延遲問題：行政部今日內(nèi)與供應商溝通，保證明日到貨；2.電腦標簽：IT部今日內(nèi)完成補貼；3.食堂菜品：下周起增加2種菜品，每周更新菜單。02辦公區(qū)域安全檢查問題整改后勤部*專員1.消防通道堆放雜物：3樓東側(cè)通道有紙箱未清理；2.應急照明故障：2樓西側(cè)2盞燈不亮；3.電氣線路：1樓會議室插座松動，已臨時斷電。1.消防通道：后勤部今日內(nèi)清理，行政部抽查；2.應急照明：聯(lián)系維保單位今日內(nèi)修復；3.電氣線路：IT部今日內(nèi)檢修，保證正常使用。03下月行政費用預算審議財務部*經(jīng)理1.上月預算執(zhí)行率92%，主要節(jié)約在差旅費；2.下月預算申請：辦公用品增加5000元（因采購量上升），維修費增加3000元（空調(diào)設備檢修）；3.建議：嚴格控制招待費，預計可壓縮2000元。1.預算調(diào)整：辦公用品、維修費按申請額度批復，招待費壓縮2000元；2.執(zhí)行要求：各部門超預算支出需提前3天提交申請說明。（三）決議及待辦事項跟蹤表任務編號任務內(nèi)容責任部門/負責人協(xié)作人完成時限當前狀態(tài)備注20240501供應商延遲辦公用品催收行政部/*經(jīng)理*專員2024-05-08進行中今日內(nèi)聯(lián)系供應商20240502辦公區(qū)域消防通道雜物清理后勤部/*主管-2024-05-07已完成行政部已抽查通過20240503應急照明設備修復后勤部/*專員維保單位2024-05-07已完成2樓西側(cè)照明恢復正常20240504下月食堂菜品更新方案制定行政部/*主管后勤部/*專員2024-05-10待啟動需收集員工意見20240505電氣線路安全檢修IT部/*經(jīng)理后勤部/*專員2024-05-08進行中今日內(nèi)完成1樓會議室檢修四、使用要點與注意事項（一）內(nèi)容真實性與準確性會議記錄需客觀反映討論內(nèi)容，避免主觀臆斷，特別是決議和待辦事項需經(jīng)參會人員確認，保證信息無誤；數(shù)據(jù)、問題描述需有依據(jù)（如“食堂滿意度85分”需附調(diào)查數(shù)據(jù)支撐）。（二）時效性與規(guī)范性報告整理需遵守“會后2個工作日內(nèi)定稿”的時間要求，避免拖延；格式統(tǒng)一（如字體、字號、編號規(guī)則），可參考公司《公文管理辦法》規(guī)范排版。（三）責任明確與閉環(huán)管理待辦事項必須明確“責任部門/負責人”和“完成時限”，避免模糊表述（如“盡快完成”需改為“X月X日前完成”）；后續(xù)跟蹤需在下次例會中通報進度，對未完成任務需說明原因及調(diào)整計劃。（四）保密與分發(fā)范圍涉及敏感信息